Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права Орехов С.А.

Документационное обеспечение управления.

Москва, 2003 УДК ББК О 651 65.050.2 654 Орехов С.А. Документационное обеспечение управления. (учебный курс). / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2003. - 31 с.

й Орехов С.А., 2003 й Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003 2 СОДЕРЖАНИЕ Раздел 1. Сущность документирования. Этапы становления делопроизводства в россии................................................................................4 Раздел 2. Нормативно-методическая база документооборота.......................8 Раздел 3. Правила оформления управленческих документов......................12 Раздел 4. Организация работ с документами.................................................18 Раздел 5. Материально-техническое обеспечение документооборота........23 Литература......................................................................................................... РАЗДЕЛ 1. СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ. ЭТАПЫ СТАНОВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ. Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин "делопроизводство" в России возник во второй половине XVIII в. Этот термин образован от сочетания слов "производство дела". Термин "дело" обозначал не папку с документами, а вопрос (судебный или административный), который необходимо решить органу управления, т.е. при возникновении термин "делопроизводство" обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел). Этапы становления делопроизводства в России. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложились журнальные формы регистрации документов. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами. Коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда. В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. В настоящее время сложившаяся система делопроизводства развивается с учетом специфики рыночных отношений. В наше время термин "делопроизводство" определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Появления понятия "документационное обеспечение управления" связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам, т.е. это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. Важное значение при документировании имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов: простые орудия, механические и электромеханические, средства автоматизации. В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фотофонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого этапа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего ее органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению организационнораспорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97) "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов"). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, обеспечивая при этом единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, аналитической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, что и позволяет отличать документы от других источников информации. Возможность сохранять информацию во времени, позволяет различать документы - носители оперативной информации и документы - носители ретроспективной информации. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся: информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа;

социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями;

культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества. К специфическим функциям документа относятся: управленческая: документ является инструментом управления;

этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;

функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества;

эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив. Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (личная переписка, мемуары, дневники). Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация;

документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например, на производственном предприятии - это производственная документация, и т.д. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами. Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам;

например, регистрируемые и нерегистрируемые документы;

входящие, исходящие и внутренние документы;

документы, направляемые в и поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделения и работников учреждения. Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия "номенклатура дел" и "дело". Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения;

под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку. С целью однозначного понимания терминов, в сфере документационного обеспечения управления разработан и действует ГОСТ 1644 87-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Новая редакция этого стандарта, подготовленная для утверждения Госстандартом России, содержит около 150 терминов из области делопроизводства и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

РАЗДЕЛ 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДОКУМЕНТООБОРОТА. Нормативно-методическая база документооборота - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. Нормативно-методическая база документооборота и делопроизводства включает в себя: законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов. Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс российской Федерации, который определяет гражданские правоотношения и тем самым устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений. Наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федерации "О стандартизации" от 10.06.93 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Федеральный Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 г. № 24-Ф3 устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации;

право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов;

документы и массивы документов в информационных системах;

категории информации по уровню доступа к ней;

порядок правовой защиты информации. Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента "Об основах государственной политики в сфере информации" от 20.01.94 и постановлениях Правительства. Федеральный Закон "Об участии в международном информационном обмене" от 4.07.96 № 85-Ф3 определяет: объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного обмена. Закон РФ "О государственной тайне" 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей и другие вопросы. Основные законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993 г.) направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу;

регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов и т.д. Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, например, создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем и т.д. Огромное количество документов привело к необходимости их унификации и стандартизации. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Таким образом, стандартизация в соответствии с законом РФ "О стандартизации" от 10.06.93 г. - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии;

единство измерений;

экономии всех видов ресурсов;

и т.д. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся: государственные стандарты РФ (ГОСТ);

применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации;

;

стандарты отраслей;

стандарты предприятий;

стандарты научно-0технических инженерных обществ и других общественных объединений. Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России;

они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Все государственные стандарты объединены в единую Государственную систему стандартизации. стандарты как унифицированные системы документации и Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации составляют самостоятельный комплекс, а именно: ГОСТ 6.01-87;

ГОСТ 6.10.3-83;

ГОСТ 1648783;

ГОСТ 6.10.44-84;

ГОСТ 6.10.5-87;

ГОСТ 6.10.6-87;

ГОСТ 6.107-90 и ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов. В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД, одна из них унифицированная система организационно-распорядительной документации. важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, научно-методические и нормативно-экономические документы по их разработке, ведению и внедрению;

службы, осуществляющие работы по классификации и кодированию составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. С точки зрения содержания классификаторы подразделяются на три группы: 1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях. Один из них - общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). 2. Классификаторы информации об организационных структурах. 3. Классификаторы информации о населении и кадрах. ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков;

сокращения количества применяемых форм;

;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;

документов на основе их регистрации;

контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками УСД. Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р6.30-944 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" представляются в унифицированных формах документов. Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда. К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания). Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995). Эти нормативы предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях. Нормативная часть этого документа содержит следующие разделы: затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатуры дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение карточек, формирование и оформление дел в подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив);

затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ). Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (М.: ВНИИДАД, 1992). Документ содержит нормативы, предназначенные для работников организаций и подразделений, занимающихся работами по совершенствованию документационного обеспечения управления: для составления планов работ, заключения договоров, расчета трудозатрат, анализа производительности труда работников и расчета их численности.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению. органов управления (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993). Нормы времени предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения современных средств вычислительной техники в органах управления. Нормы времени распространяются на все виды работ (комплексы задач), включенные в Государственную систему документационного обеспечения управления. Они разделены на два блока: нормы времени на работы по документационному обеспечению управления и нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии. РАЗДЕЛ 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.) Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов;

оперативное и качественное составление и исполнение документов;

организацию быстрого поиска документов;

более активное использование ПЭВМ при составлении документов. Для того, чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа. Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности. Как правило, документы оформляются на бланках. Установлены три вида бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма. В некоторых организациях существуют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Гербовые бланки изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Эти бланки подлежат учету. При их выдаче учитываются следующие сведения: наименование вида гербового бланка;

количество;

серия и номер гербовых бланков;

получатель бланка;

расписка в получении;

примечания (отметка об уничтожении и т.д.). Остальные бланки изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии, с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении документа. Общий бланк включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации. Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов: Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или ее товарный знак;

код организации;

наименование организации;

справочные данные об организации. Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают реквизиты: Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак;

код формы документа;

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа. Реквизиты служебных документов. Правила их составления государственный стандарт Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций и объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов документов: 1. Государственный герб Российской Федерации. 2. герб субъекта Российской Федерации. 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). 4. Код организации. 5. Код формы документа. 6. Наименование организации. 7. Справочные данные об организации. 8. Наименование вида документа. 9. Дата документа. 10. Регистрационный номер документа. 11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. 12. Место составления или издания документа. 13. Гриф ограничения доступа к документу. 14. Адресат. 15. Гриф утверждения документа. 16. Резолюция. 17. Заголовок к тексту. 18. Отметка о контроле. 19. Текст документа. 20. Отметка о наличии приложения. 21. Подпись. 22. Гриф согласования документа. 23. Визы согласования документа. 24. Печать. 25. Отметка о завершении копии. 26. Отметка об исполнителе. 27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 28. Отметка о поступлении документа в организацию. 29. Отметка автоматического поиска документа. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части: заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

основную часть (реквизиты "текст" и "приложения");

оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). Реквизит "эмблема организации" - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. Реквизиты "код организации" и "код формы документа", "код организации" проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Реквизит "наименование организации". Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре;

свидетельстве Регистрационной палаты. Реквизит "Справочные данные об организации". Он указывается на бланках для служебных писем, включает в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счета в банке, адрес электронной почты и др.). Реквизит "Наименование вида документа". Он является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Реквизит "Дата документа". Он является обязательным реквизитом всех видов документов и обеспечивает юридическую силу документа. Реквизит "Регистрационной номер документа" проставляется при регистрации внутренних и исходящих документов. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа. Реквизит "Место составления или издания документа". Этот реквизит указывают в том случае, если невозможно по реквизиту "Наименование организации" определить место составления или издания документа. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу". Этот гриф проставляется на документах, содержащих секретную информацию, информацию ограниченного распространения. Реквизит "Адресат". Реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др. Существует несколько вариантов оформления реквизита "адресат": документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения;

документ можно адресовать должностному лицу;

иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. В этом случае их названия указывают обобщенно;

реквизит "адресат" может иметь в своем составе и почтовый адрес. Реквизит "Гриф утверждения документа" - особый способ введения документа в действие. Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Реквизит "Резолюция". Резолюция - это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Она должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. Реквизит "Заголовок к тексту". Заголовок - краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации. реквизит "Отметка о контроле" проставляется на документах, взятых на контроль исполнения. Ее делают от руки или специальным штампом "контроль". Реквизит "текст документа". Содержание управленческих действий в документах передается через текст, который является основной содержательной частью документа. Текст служебного документа может быть посвящен одному вопросу или нескольким. Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убедительной и корректной форме. Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты, в виде таблицы, в виде связного текста, в виде соединения этих структур. Анкета - унифицированный текст, в котором представлена характеристика одного объекта, по определенным признакам. В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. В анкете постоянной информацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Анкетные тексты часто применяются в организационно-распорядительных, финансовых и других видах документов. Таблица - унифицированный текст, содержащий словесную или цифровую информацию, которая характеризует несколько объектов по ряду признаков. Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом (в акте - в заключительной части текста, в приказах - в распорядительной части, в служебных письмах и др.). Связный текст - это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо изложенная информация. Тон связного текста служебных документов должен быть нейтральным. Таким образом оформляются тексты приказов, служебных писем, инструкций, других организационно-распорядительных документов. Управленческие ситуации часто повторяются, и это дало возможность унифицировать тексты для некоторых видов организационно-распорядительной документации. Трафаретные, типовые тексты - это информационно емкие, ясные и убедительные тексты, которые получают широкое распространение в современном делопроизводстве. Типовые тексты могут быть сформированы в виде сборника унифицированных текстов. Реквизит "отметка о наличии приложения". В документе, имеющем приложение, оформляется отметка о его наличии. Реквизит "Подпись" - обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организации или замещающие их должностные лица. Несколько подписей ставят на документах в том случае, когда за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. При отсутствии руководителя документ подписывается его заместителем (в этом случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ). Реквизит "Гриф согласования документа". Этим грифом оформляется внешнее согласование документа. Внешнее согласование может осуществляться с подчиненными и неподчиненными организациями;

с организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями;

с органами госконтроля и надзора, с вышестоящими органами. Реквизит "Визы согласования документа". Данный реквизит используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления. Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, работниками, ответственными за исполнение документа, финансовыми подразделениями организации, с юридической службой и т.д. Реквизит "Печать". На некоторых видах документов ставится печать организации, которая удостоверяет их подлинность. Печать проставляется на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, на документах, удостоверяющих права лиц, на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Печати бывают гербовые и простые. Реквизит "Отметка о завершении копии". Правильность соответствия копии документа подлиннику оформляется специальной отметкой о завершении копии. Эта отметка включает в себя заверительную надпись "Верно", должность лица, завершившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату завершения. Реквизит "Отметка об исполнении". В левом нижнем углу последнего листа документа располагают сведения об исполнителе. Эта отметка дает возможность адресату быстро связаться с непосредственным исполнителем документа, что ускоряет подготовку управленческого решения. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Документы, подписываемые для хранения в дело, должны обязательно иметь данную отметку, которая включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении или краткие сведения об исполнении;

слова "В дело";

номер дела, в котором будет храниться документ;

подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, дату проставления отметки. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию". Данный реквизит содержит название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа". Эта отметка содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Стиль и содержание текста служебных документов во многом определяется видом документа. Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления. Одно из главных требований к тексту - краткость изложения. Тексты писем, фактов и др. документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающих двояких толкований. Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами. Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей: вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения. Однако психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.п., а затем указать, что явилось основанием составления документа. В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера. Написание текста наиболее трудоемкий процесс при составлении документа. Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм. В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста: от первого лица единственного числа: приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладах и объяснительных записках);

от третьего лица единственного числа: решил (в решениях);

от первого лица множественного числа: решили, предлагаем (в совместном решении). Основные документы управления. Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает центральное место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность, главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД. ОРД является наиболее многочисленным видом документации. ОРД классифицируется на четыре группы: организационная документация (уставы, положения, правила инструкции, штатные расписания);

распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

справочно-информационная документация (служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и др. документы);

документация по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные карточки, учетные формы). Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги). Классификация ОРД позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов. Организационные документы. В уставе, который относится к организационным документам изложены правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и принципов деятельности организации, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию органов управления, срок действия и порядок прекращения договора и др. На основании устава организации разрабатывается ее структура и определяется штатная численность. В штабном расписании закрепляется должностной, численный состав организации и указывается фонд заработной платы. В правилах внутреннего трудового распорядка организации указываются следующие разделы: общее положение;

порядок приема, перевода и увольнения служащих;

основные обязанности служащих;

основные обязанности администрации;

рабочее время и его использование;

поощрение за успехи в работе;

взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

внутриобъектный режим;

организация работы. Должностные инструкции четко очерчивают круг вопросов и указывают должностных лиц, на которых распространяются эти инструкции. Внесение изменений в организационные документы производятся приказом руководителя организации. Распорядительная документация - одна из наиболее многочисленных групп документов. В организациях распорядительными документами являются приказы по основной деятельности и по личному составу, инструкции, указания. В приказах по основной деятельности решаются вопросы производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования и т.п. В приказах по личному составу рассматриваются вопросы, связанные с прохождением службы сотрудниками организации. Указания администрации в основном рассматривают и решают оперативные административно-хозяйственные вопросы. В инструкциях - нормативных актах, утверждаемых руководителем организации, излагаются различные правила или регламентирующие правовые отношения между организацией и работником. Информационно-справочные документы содержат информацию, которая может побуждать к каким-либо действиям, иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются предприятия (работодатель) и работник (контрактант). Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу. Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего на руководителей и ведущих специалистов. В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность и т.д. РАЗДЕЛ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ С ДОКУМЕНТАМИ Организация работы с документами в организации включает в себя национальный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив. Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Основные принципы организации документооборота следующие: прохождение документов должно быть оперативным;

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения. Входящий документопоток составляют: документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

документы подведомственных организаций (фирм, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы);

документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления граждан. Входящие документы проходят следующие этапы движения внутри организации: прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение;

регистрация;

рассмотрение документов руководителем организации;

доставка документов исполнителям;

контроль исполнения;

подшивка исполненного документа в дело. Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки. Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы. Порядок прохождения внутренних документов следующий: составление проекта документа;

его изготовление;

визирование проекта документа;

подписание;

регистрация;

размножение и доставка приказа исполнителям;

контроль исполнения;

подшивка исполненного документа в дело. Маршруты прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел;

протоколы не требуют составления проекта;

докладные записки, справки поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Для совершенствования документооборота необходимо производить учет количества документов: входящих, исходящих, внутренних. Такой учет позволяет по возможности сократить количество документов и выбрать наиболее целесообразные технические средства для механизации работ с документами. Регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации. Регистрация необходима для учета и контроля, а также при поиске документов. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, материалы постоянного срока хранения;

приказы, протоколы, докладные;

ценная и заказная корреспонденция. Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм, фиксации учетных данных и индексации документов. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие исходящие номера. В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - карточная и журнальная. При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям, что приводит к потерям времени. Достоинством карточной формы служит принцип однократности регистрации, а также возможность механизации работы с картами, начиная от их заполнения и заканчивая сортировкой. Контроль исполнения документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения, т.е. наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя. Контроль осуществляется как по существу вопроса, поставленного в документе, так и за сроками исполнения. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения поставленных в нем задач. Номенклатура дел. В деятельности любой организации возникает огромное количество различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы в дела, а при необходимости быстро их найти, необходим классификатор, которым является номенклатура дел организации. Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Существует три вида номенклатурных дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации. Типовая номенклатура дел составляется для определенных категорий организаций и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году. Она составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации, намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве. Реквизиты номенклатуры дел следующие: - наименование организации;

- наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

грифы согласования и утверждения. Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале текущего года. Она разрабатывается службой документационного обеспечения организации или лицами, ответственными за документацию на основе типовых и примерных номенклатур дел, типовых и ведомственных Перечней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов. Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации. В конкретную номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются в деятельности организации в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация). По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения. Формирование дел. Исполнительные документы группируются в дела. Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел возлагается на службу документационного обеспечения организации. Документы организации группируются в дела по определенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности. Признаки заведения дел следующие: номинальный (по названию разновидности документа);

авторский (по названию автора документов дела);

корреспондентский (по названию корреспондента);

предметно-вопросный (в дело группируются разные документы, относящиеся к решению одного вопроса);

географический (документы разных корреспондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов). С целью ускорения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности: в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов);

в порядке алфавита по фамилиям;

по номерам;

в вопросно-логической последовательности. При формировании дел необходимо соблюдать основные правила: 1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены. 2. Формируют дело из документов одного календарного года (в виде исключений могут быть переходящие дела и личные дела). 3. Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения. 4. В дело подшиваются документы-подлинники в одном экземпляре (исключения - черновики особо ценных документов). 5. документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело. 6. В дело помещают основные документы и приложения к ним.

7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации. В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии. Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок. Подготовка и передача дел в архив. Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Экспертная комиссия организации изучает документы с целью отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек. Дела при сдаче в архив должны быть правильно оформлены. Оформление дел. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов. Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ: документы в деле располагают в хронологической последовательности;

документы в деле нумеруются;

составляется заверительная надпись дела;

составляется внутренняя опись документов дела;

дело пришивается или переплетается в твердую обложку;

оформляется обложка дела. На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются на: дела постоянного хранения;

временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу;

дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.);

служебные ведомственные издания. Описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью описи должны быть занесены: порядковый номер дела по описи;

регистрационный номер дела;

заголовок дела, который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;

дата дела;

количество листов в деле, срок хранения дела. В конце описи делается итоговая запись, подписывается составителем и утверждается руководителем структурного подразделения. По описям дел производится их передача в ведомственный архив. Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Служба ДОУ. Документационное обеспечение управления в крупных организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации, а в небольших - делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь. Основными задачами службы ДОУ являются внедрение единого порядка работы с документами в организации и совершенствование форм и методов работы с документами с учетом механизации и автоматизации документационных процессов. Деятельность службы документационного обеспечения управления отражается в Положении о службе документационного обеспечения управлений и в инструкции по делопроизводству организации. Эти документы утверждаются руководителем организации. Работники службы ДОУ должны иметь соответствующее (высшее, среднее специальное) образование. Наименование должностей работников службы документационного обеспечения управления должны соответствовать "Общесоюзному классификатору рабочих профессий, должностей служащих и тарифных разрядов.". РАЗДЕЛ 5. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА. Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации. В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, расширению возможности средств и систем электронной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники. Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах применяются для выполнения различных операций по обработке документированной информации или же связанных с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе. Однако переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и распространения информации к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода и классификации средств оргтехники, поскольку существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергается коренному изменению как в части элементарной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик. Поэтому предлагаемая классификация средств оргтехники основана на функциональном признаке с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники России. 1. Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные;

носители для репрографических процессов;

микроносители визуальной информации;

звуконосители;

видеоносители;

магнитные носители для записи кодированной информации;

перфоносители машинные для записи кодированной информации. 2. Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства;

пишущие машины;

диктофонная техника;

печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители;

специализированные программные продукты для персональных компьютеров. 3. Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования;

средства диазокопирования;

средства электрографического копирования;

средства термографического копирования;

машины электронноискрового;

средства микрографии;

средства ризографического копирования;

машины для гектографической печати;

машины для трафаретной печати;

оборудование для оперативной офсетной печати. 4. Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

скрепляющее и склеивающее оборудование;

конвертовскрывающие и резательные машины;

машины для нанесения защитных покрытий на документы;

адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

машины для уничтожения документов, агрегатированные линии для обработки корреспонденции. 5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: первичные средства хранения документов, вторичные средства хранения документов;

картотеки и картотечное оборудование;

тележки для транспортировки документов;

лифтовое оборудование;

транспортеры и конвейеры;

пневматическая почта;

оборудование для хранения носителей информации. 6. Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

средства и системы телеграфной связи;

средства и системы факсимильной передачи информации;

электронная почта. 7. Банковская оргтехника: машины для счета купюр, детекторы валют;

машины для упаковки банкнот;

банкоматы. 8. Другие средства оргтехники: сканеры, компьютерные аксессуары. 9. Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная;

оборудование служебных помещений специализированное;

оборудование и приборы для исследования условий труда. Средства составления и изготовления документов Наиболее распространенным среди средств составления текстовых документов являются ручные пишущие средства: автоматические ручки, шариковые и перьевые. Достаточно много текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинах. Общие требования к пишущим машинкам сводятся к следующему: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. Для сокращения процесса изготовления подлинников документов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами или печатанием на пишущей машинке. Однако более усовершенствованный способ такого средства составления и изготовления документов - диктофон. Диктофоном называют устройство для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки писем, приказов, докладных записок, докладов, справок и др. документов;

для записи резолюций, указаний, запросов, заметок;

хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докладов, лекций и т.д. Самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных работы - это принтер. Существует большое многообразие принтеров, в частности: матричные, струйные, лазерные. И у каждой категории принтеров есть свои достоинства и недостатки. Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой бумаге, но у них низкое качество. Струйные принтеры работают тихо, имеют хорошее качество печати, но у них выше стоимость. Лазерные принтеры имеют высокое качество печати, они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощность, однако вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества. Появление устройств для вывода графической информации - плоттеров (графопостроителей) - было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Результат работы практически любого такого пакета - это комплект конструкторской и(или) технологической документации, в котором различные графические материалы. Средства репрографии и оперативной полиграфии Речь идет о совокупности машин, предназначаемых для копирования и тиражирования документов. Светокопирование (диазокопирование) относится к широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации - чертежей. В последнее время этот способ применяется и для копирования офисной документации. Фотокопирование (техническая фотография) - процесс получения копий на чувствительных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра, позволяет работать с оригиналами со штриховым и тоновым изображением и применяется для копирования текстовых и графических документов. Термографическое копирование - процесс получения копий, основанный на применении термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных лучей, проходящих или отраженных от поверхности оригинала. Электрофотографическое (электрографическое) копирование - процесс получения копий, основанный на использовании эффекта фотопроводимости высокоомных полупроводниковых материалов, нанесенных на материал копии или посредника, и их способности удерживать с помощью электростатических сил краситель. Электрографические способы копирования и аппаратура получили наибольшее распространение в мире и нашей стране (продукция компании XEROX). Метод электронно-искрового копирования основан на прожигании с помощью искрового разряда поверхности специального многослойного или иного формного материала в местах, соответствующих печатным элементам изображения. Основное назначение этого способа репрографии - изготовление трафаретных форм для процессов оперативной полиграфии (ротационной печати). Микрография - это процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий - микроформ, получаемых на носителях информации, содержащих одно или несколько изображений с кратностью уменьшения оригинала от 7 до 150. Ризография - метод получения изображений, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати (экономичность, производительность, надежность) с современной цифровой обработкой (высокое качество представления данных). Ризограф является "золотой серединой" между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии. К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной полиграфической технологии. Сущность полиграфического процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность, в результате чего формируется изображение, которое с определенной степенью точности дублирует оригинал. Различные методы многократного получения одинаковых изображений полиграфическими средствами объединяются под общим названием - печатные процессы. Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя. Средства электросвязи. Начало телефонной связи положено в 1876 г. изобретением телефонного аппарата А. Беллом (США) и созданием первой телефонной станции. Настоящее же время характеризуется значительным количеством и качеством телефонных аппаратов, аппаратов с использованием новейших достижений электронной и вычислительной техники. Телефонные аппараты классифицируют по различным принципам. По способу питания схемы они подразделяются на аппараты системы местной батареи (МБ), центральной батареи АТС (ЦБ АТС) и безбатарейные. По типу станций они делятся на аппараты АТС и аппараты телефонных станций с ручным обслуживанием (РТС). По способу набора номера аппараты могут быть с передачей информации набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеронабирателя и с передачей информации набора многочастотным кодом посредством кнопочного номеронабирателя. По выполняемым функциям различают телефонные аппараты с обычными функциональными возможностями, с дополнительными возможностями и многофункциональные аппараты. В зависимости от конструктивного оформления аппараты подразделяются на настольные, стенные, унифицированные и переносные. Особое место занимают радиотелефонные аппараты и т.д. Сейчас на российском рынке представлено большое количество разнообразных телефонных аппаратов различных классов сложности. С начала 80-х гг. во многих странах стали пользоваться сотовым (мобильным) радиотелефоном. Новое поколение мобильных телефонов является цифровым. В последнее время стала достаточно популярной система персонального оповещения - пейджинг. В принципе, пейджер - это компактный радиоприемник, который работает в диапазоне УКВ и принимает закодированные в определенном формате текстовые и цифровые сообщения. Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к числу которых относятся: внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);

внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (450);

международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;

международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всем мире (TELEX). Достижения современных технологий способствуют активному внедрению в повседневную практику различных видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Особенно интенсивно в последние годы в России стала развиваться факсимильная связь. Передача по факсу различных документов становиться повседневной реальностью. Во многих офисах бльшая часть деловой документации подготавливается с помощью персонального компьютера. Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера. Наиболее простое средство организации взаимодействия между удаленными абонентами - электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот. Банковская оргтехника. На всех участках банковского производства (прием, учет, обработка наличности, упаковка денег, обмен, выдача денег клиентам) возникают однотипные задачи: снижение трудозатрат, уменьшение риска ошибок или злоупотреблений со стороны персонала, облегчение контроля за движением средств, систематизация сведений о поступлении и расходе наличности и т.п. Решение этих задач невозможно без высококлассной организационной техники. Помимо специализированных машин и устройств, предназначенных для обработки купюр, монет, различного рода пластиковых кредитных и прочих карт, существуют технические средства, помещенные в группу "Другие средства оргтехники", а именно: сканеры, компьютерные аксессуары, в т.ч. средства защиты при работе на ПК и средствах оргтехники и пр. Сканерами называются устройства для оптического считывания и ввода в компьютер документов, выполненных на бумажных (или "твердых") носителях, т.е. создание в компьютере электронной копии изображения. Изображение может быть текстом, рисунком, фотографией, диаграммой и пр. Существует множество моделей сканеров, однако в основу классификации можно положить всего несколько основных критериев: конструкцию, типы обрабатываемых изображений, особенности аппаратного и программного интерфейса с компьютером. Использование компьютерных аксессуаров - необходимое средство удовлетворения жестких требований современной эргономики и охраны здоровья. Группа офисной мебели и оборудования включает в себя наборы специализированной мебели для организации профессионально ориентированных рабочих мест персонала офиса, а также оборудование, создающее комфортные условия труда. Концепция электронного офиса. Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала. Несмотря на сравнительно небольшой срок концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. На втором этапе развития отдельные устройства объединились с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций, таких, как автоматизированная связь между различными рабочими местами, совместная работа над документами, автоматизированный контроль исполнения документов. Третий же этап развития связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ по всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда, при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.

ЛИТЕРАТУРА 1. Закон РСФСР от 25 октября 1991г. "О языках народов РСФСР". Закон Российской федерации от 23 сентября 1992г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". 2. Закон Российской Федерации от 21 июля 1998г. №5485-1 "О государственной тайне". 3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: Одобрены коллегией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88. 1Р 33 / ВНИИДАД - М., 1991. 4. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. №552.-М.: Государственная архивная служба России, 1994. 5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив. - М.,1994.) 6. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1998. 7. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО). 8. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). 9. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 10. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 11. Альбов А.С. Письмо зарубежному партнеру. - Л.: Судостроение, 1991. 12. Андреева В.И. Правила работы с кадровыми документами /Кадровая служба рыночной экономики. Сборник документов и рекомендаций в девяти выпусках. Вып. 4.- М.: Московский кадровый центр. 1991. 13. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. - М.: АО "Бизнес-школа" "ИНТЕЛ-СИНТЕЗ". 1997. 14. Болдырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989. 15. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. - М.: Высшая школа, 1989. 16. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 1991. 17. Лазарев В.К., Полонов О.Г. Трудовые книжки рабочих и служащих. - М.: Крит. лит.,1989. 18. Ожегов С.И. Словарь русского языка. - М.: Русский язык. 1980. 19. Организация работы с документами. Учебник. (В.А.Кудрявцев и др.). - М.: ИНФРА-М. 1998 20. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. ЦМ.: Ассоциация авторов и издателей Тандем. Изд-во ЭКМОС. 1998. 21. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М.: Высш. шк. 1988. 22. Розенталь Д.Э. Прописная или строчная? (опыт словаря справочника). - 2-е изд., стереотип. - М.: Рус. Яз. 1985. 23. Словарь делового человека (под ред. О.В. Амуржуева - М. Экономика, 1992. 24. Словарь сокращений русского языка (под ред. Д.И. Алексеева. - 4-е изд. Стереотип. - М. : Рус. яз. 1984. 25. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М. ПРИОР. 1997. 26. Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. - Киев.

1989. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ ПО КУРСУ "ДОУ". 1. Цель и задачи организации работы с документами. 2. Задачи и функции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). 3. Определить понятие и дать характеристику реквизиту: Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). 4. ---//--- "Код организации" и "Код формы документа" 5. ---//--- "Наименование организации" 6. ---//--- "Справочные данные об организации" 7. ---//--- "Наименование вида документа" 8. ---//--- " Дата документа" 9. ---//--- "Регистрационный номер документа" "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" 10. ---//--- "Место составления или издания документа" 11. ---//--- "Гриф ограничения доступа к документу" 12. ---//--- "Адресат" 13. ---//--- "Гриф утверждения документа" 14. ---//--- "Резомация" 15. ---//--- "Заголовок к тексту" 16. ---//--- "Отметка о контроле" 17. ---//--- "Текст документа" 18. Понятие анкеты. Пример составления анкеты. 19. Понятие таблицы. Пример составления таблицы. 20. ---//--- реквизит. "Отметка о наличии приложения" 21. ---//--- "Подпись" 22. ---//--- "Гриф согласования документа" 23. ---//--- Реквизит " Виды согласования документа". 24. ---//--- Реквизит "Печать" 25. ---//--- Отметка о заверении 26. ---//--- Отметка об исполнителе. 27. ---//--- "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". 28. ---//--- "Отметка о поступлении документа организации" 29. ---//--- "Отметка для автоматического поиска документа" 30. ---//--- Способы оформления управленческих документов. 31. Классификация документов по назначению порядку использования. 32. Виды организационных документов. Дать характеристику устава. 33. ---//--- структуры и численности аппарата управления 34. ---//--- штатного расписания. 35. ---//--- правил внутреннего распорядка. 36. ---//--- положения о структурных подразделениях организации. 37. ---//--- должностных инструкций. 38. Группа распорядительной документации. 39. Составить и оформить служебное письмо. 40. Составить и оформить письмо международного образца. 41. Телексы. Составить и оформить. 42. Телеграммы. Составить и оформить. 43. ---//--- факс и телефонограмму. 44. ---//--- справку.

45. ---//--- докладную записку. 46. ---//--- объяснительную записку. 47. ---//--- акт. 48. ---//--- протокол. 49. ---//--- договор. 50. ---//--- приказ по основной деятельности. 51. ---//--- инструкцию. 52. Понятие и содержание кадровой документации. 53. Рассмотреть правила приема на работу. Оформить документы. 54. Составить и оформить приказ по личному составу. 55. Составить и оформить заявление. 56. ---//--- трудовой контракт. 57. Оформление и ведение трудовой книжки. 58. Оформление личной карточки. 59. Оформление личного дела. 60. Что в себя включает организация работы с документами? Классификация документов организации. 61. Характеристика этапов движения внутри организации входящих документов. 62. Порядок прохождения исходящих документов. 63. Порядок прохождения внутренних документов. 64. Понятие и формы регистрации документов в организации. 65. Контроль исполнения документов. 66. Понятие номенклатуры дел. Виды номенклатурных дел. 67. Составление текста и систематизация заголовков в номенклатуре дел. 68. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации. 69. Формирование дел. Признаки заведения дел. Последовательность расположения документов в формируемом деле. 70. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации. Оформление дел. Составление и оформление описей дел и передача дел в архив. 71. Характеристика службы документарного обеспечения управления. 72. Направления использования ПЭВМ. Дать характеристику документирования. 73. Организация работы с документами. Использование прикладных программ.

Книги, научные публикации

Blog

Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права Орехов С.А.