Книги, научные публикации
Экономические 6(91) Математические и инструментальные 177
науки методы экономики 2012 Концептуальный подход к формированию информационного обеспечения системы управления организацией й 2012 А.В. Кораблев Самарский государственный экономический университет E-mail: avkoak В статье рассматриваются основные положения применения системного подхода при разработ ке информационного обеспечения системы управления организацией. Предложены математи ческие и графические методы исследования системы информационного обеспечения. Проведен анализ показателей эффективности системы информационного обеспечения.
Ключевые слова: информационные ресурсы, информационный поток, массив документов, ин формационное обеспечение, показатели качества управления.
Положение о том, что Уинформация пред- го качества, концепция которого весьма попу ставляет собой ресурсФ, которым следует пользо- лярна в современной западной рыночной эконо мике2. Оно играет всевозрастающую роль в сфе ваться так же эффективно, как любыми други ми ресурсами, становится фундаментальным ас- ре управления бизнесом.
пектом теории управления информацией1. От- Задачи управления информацией подразделя мечается, что разработка теоретических аспектов ются на стратегические, административные и опе управления информацией в организации долж- ративные. При разработке стратегии фирмы ин на осуществляться квалифицированным инфор- формация выступает и как стратегический инстру мационным менеджером. мент, а также как объект стратегического планиро Основные подходы к управлению информа- вания. Стратегическое управление информацией цией середины 90-х гг. ХХ в. заключаются в включает: стратегическое планирование информа повышении роли информационных технологий ционных потребностей, развитие эффективной для эффективного обслуживания клиентов с це- информационной инфраструктуры, управление лью достижения максимального успеха в конку- процессом разработки и внедрения технических рентной борьбе и стабильности на рынке. Ста- инноваций, управление стратегическими данны новится очевидным, что информационные тех- ми, системное проектирование, а также планиро нологии могут повысить эффективность всех вание и организацию. Решение административных важных процессов, но обязательным условием и оперативных задач реализуется при управлении этого является правильная их организация. процессами применения программного обеспече В настоящее время руководителям органи- ния, операциями и данными, работой с кадрами, заций приходит понимание того, что информа- вопросами безопасности и защиты данных.
ция выступает важнейшим фактором успеха, а Главной целью управления организацией ключевые знания образуют капитал организации. является разработка и поддержание в адекват Современное управление организацией означает ном состоянии системы управления. Для дости не только оптимальное использование персона- жения поставленной цели используются процес ла, технических средств, а прежде всего управ- сы прямых, обратных связей с управляемым ление информацией, которое является ключом к объектом. Эти связи носят информационный повышению производительности труда, совер- характер, поэтому информация об управляемом шенствованию качества предоставляемых услуг. объекте является решающим фактором совершен Основная функция управления информаци- ствования процессов управления.
ей - это не столько решение технических задач, Эффективность функционирования эконо сколько разработка концепции информационно- мического объекта в большей мере зависит от го обеспечения системы управления организа- качества системы информационного обеспечения цией. Управление информацией является актив- деятельности вследствие возрастающей сложно ным инструментом, который дает в руки руко- сти и усиления взаимосвязей с внешней средой.
водителя методы и модели для разработки, вне- Повышение качества управления банком может дрения и использования информационных ком- быть достигнуто при предварительном исследо муникационных технологий. Эффективное уп- вании хозяйственной деятельности, включая ис равление организацией представляется важным следование управляющей системы и управляе фактором для достижения максимального обще- мых подсистем.
Экономические 6(91) Математические и инструментальные 178 науки методы экономики Для построения эффективной системы уп- Процессы организации информационных равления организацией необходимо провести ис- потоков с целью создания информационных мас следование существующей системы информаци- сивов состоят из следующих процедур:
онного обеспечения управления, рассмотрев орга- определение схемы движение информаци низацию существующих потоков: материальных, онных потоков от источников к потребителям финансовых и информационных. необходимой информации;
При современном темпе развития экономи- определение периодичности документа;
ческих отношений на финансово-кредитную орга- определение составных элементов документа;
низацию оказывает влияние взаимозависимость разработка правил маршрутизации докумен технологических, политических, экономических, тооборота;
социальных процессов. Конкурентная борьба на определение требований к комплексам тех финансовом рынке требует от банков постоянно нических и программных средств;
разрабатывать и предлагать новые продукты, виды разработка правил маршрутизации инфор услуг. Нарастающая взаимозависимость и дина- мационных потоков.
мичность ведения бизнеса осложняют прогнози- Основными элементами информационного рование развития и управления организацией. По- массива, определяющими содержание, являются этому при исследовании банковских информаци- реквизиты документа, отражаемые в массиве в онных потоков возникает необходимость опреде виде записей. Записи - составные элементы мас ления дополнительных характеристик и парамет сива данных (документов), при помощи кото ров информации, объединения составных элемен рых пользователи обрабатывают информацию.
тов потока в массивы. Для выполнения такой за Данные, относящиеся по своему содержанию дачи целесообразно использовать системный под (типу) каединому массиву, создаются, собирают ход к исследованию информационных процессов, ся, хранятся и обрабатываются поаустановлен который заключается в предоставлении инфор ным правилам, принятым ваконкретной органи мационного обеспечения деятельности в виде дви зации. Тип массива данных (документов) - со жения обеспечивающих информационных пото держание информации (массив банковских ус ков, состоящих из потока документов, перемеща луг, массив клиентов и т.д.). Также тип может ющихся внутри организации между структурны быть определен по функциям обработки данных.
ми подразделениями. Для целей системного ана Массив данных (документов) можно пред лиза будем использовать понятие информацион ставить в виде математической модели ного потока в виде направленного массива дан MI V n, I n, R n, D n, ных (документов), расположенного в простран стве с несколькими осями координат. Массив дан где V n - вид информации;
ных (документов) - совокупность информации, интегрированная на базе единого информацион- I n - источник информации;
ного пространства финансово-кредитной органи R n - получатель информации;
зации, на единой технологической платформе (со D n - документ, в который входит информация.
здание, перемещение, хранение).
Получатели информации Внешняя среда ВСП Х1 ВСП Х2 ВСП Х3 Хs Источники информации Документ D ВСП Y ВСП Y2 Документ D ВСП Y Внешняя среда Документ D Ys Рис. 1. Движение документа D Экономические 6(91) Математические и инструментальные науки методы экономики Информационные потоки делим на данные Представленные графики являются источни ками входных данных при анализе получаемой по видам информации. Для каждого вида дан информации. При этом определяется:
ных создаем коммуникационную матрицу. При какие подразделения имеют наиболее тес наличии потока данного вида информации от ные информационные взаимосвязи;
источника к получателю в соответствующей гра какая информация наиболее востребована;
фе ставится отметка (рис. 1).
какая информация является внутренней Так, представлена схема движения докумен для определенной подсистемы.
та D1 - УЗапрос клиентаФ. Из рисунка следует, Исследуя информационные потоки в под что информация (документа УЗапрос клиентаФ) системе управления организацией, оценку про перемещается:
изводят по двум показателям:
1) на первом шаге: из почтового отделения значимости (степень влияния при выпол в канцелярию (источник: УВнешняя среда YsФ, нении бизнес-процесса);
получатель: УВСП X1Ф);
качества (совокупность свойств, отвечаю 2) на втором шаге: из канцелярии в юриди щих потребностям успешного выполнения биз ческий отдел (источник: УВСП Y1Ф, получатель:
нес-процесса: своевременность, адресность, кон УВСП X2Ф);
кретность информации).
3) на третьем шаге: из юридического отдела в Необходимо определить степень важности архив (источник: УВСП Y2Ф, получатель: УВСП X3Ф).
данных показателей. С этой целью используется Обработав все виды информации, получим экспертный метод (группа наиболее квалифици некоторое количество графиков. Наложением гра рованных управленческих работников организа фиков получаем один трехмерный график, в ко ции). При его применении следует учесть по тором отражены: отделы - приемники информа грешность вследствие субъективности при уста ции (ось X), отделы - источники информации новке экспертных баллов. С помощью органи (ось Y) и количественные характеристики доку зации коллективной экспертизы можно мини мента (реквизиты) по видам информации (ось Z).
мизировать погрешность при определении экс Представим матрицу распределения инфор пертных оценок3.
мационных потоков процессов клиентского об Полученные оценки применяются для опре служивания и продаж банковских услуг (рис. 2).
деления:
значимости процессов одного уровня мо дели;
важности их для системы управления в целом;
проблемных функциональных точек пере хода;
максимального уровня потерь от реализа ции процесса.
Оценка значимости процесса ведется после довательно по уровням бизнес-модели, начиная с первого. Для главной и второстепенных (вне шних) процессов объекта исходным является рас пределение требований клиентов (показателей качества, цена, и т.п.) по значимости (важнос ти). То есть бизнес-процессов, которые выпол няют наиболее важные задачи, имеют высокую значимость.
Относительные затраты на осуществление j-го процесса, выраженные в баллах, определя Рис. 2. Распределение информационных потоков ются следующим образом:
подсистемы клиентского обслуживания и продаж 100 C j Zj, Отсюда следует, что наиболее интенсивное С общ информационное взаимодействие происходит со структурными подразделениями УВСП15Ф и где C j - затраты на осуществление j-го процесса, руб.;
УВСП17Ф, где УВСП15Ф - отдел внутрибанковс C общ - общая себестоимость процесса управле ких операций (624 реквизита), УВСП17Ф - кре ния.
дитный отдел (501 реквизит).
Экономические 6(91) Математические и инструментальные 180 науки методы экономики Вычисленное значение коэффициента дуб Если Z j 1, тогда исследуемый j-й процесс лирования операций управления показывает (i-й процедуры) имеет неблагоприятное соотно- выполнение одних и тех же операций при реа шение затрат к значимости этого процесса. лизации функций управления разными внут Преимущество системного подхода к пост- ренними структурными подразделениями орга роению системы информационного обеспечения низации. Стоит отметить, что значение коэф управления организации на основе сравнитель- фициента дублирования, как правило, напря ного анализа информационных потоков заклю- мую зависит от коэффициента использования чается в возможности использования методов технических средств (нет единого информаци экспертной оценки при минимальном их коли- онного пространства из-за отсутствия автома честве. Применение этого подхода позволит по- тизированной системы управления) и от ко высить устойчивость (надежность) функциони- эффициента регламентации (наличие операции рования информационной системы управления в документированной процедуре снижает ве организацией, так как минимизируются риски, роятность дублирования этой операции).
связанные с человеческим фактором. К выделенным информационным процессам Эффективность системы управления, сфор- необходимо применить комплекс мероприятий, мированной на основе системного подхода, оце- которые позволят решить ряд задач:
нивается рядом параметров: 1) уменьшить объем информации в доку сокращение временных издержек выпол- ментарном потоке за счет сокращения дубли нения процессов;
рующих реквизитов;
гибкость, адаптивность модели управле- 2) оптимизировать количество документов ния к внешним факторам;
при проведении информационного реинжини качество выходных результатов (приме- ринга выделенных процессов;
нимость для анализа). 3) перераспределить информационные по Оценивая качество процессов информаци- токи между подразделениями.
онного обеспечения управления российскими Проведенные исследования показали, что банками, можно сделать вывод, что для них ха- применение системного подхода к анализу ин рактерна потеря эффективности управления, ко- формационных потоков позволяет:
торая выражается в низком значении следую- выявить степень интегрированности от щих показателей: дельных подсистем информационного управле 1) коэффициент использования техничес- ния;
ких средств автоматизации работ;
определить значимость информационных 2) коэффициент регламентации процедур процессов;
управления;
рассчитать затраты на выполнение инфор 3) коэффициент дублирования операций мационных процессов.
управления. Полученные аналитические данные позво Низкое значение коэффициента использо- лят:
вания технических средств показывает отсут- повысить оперативность выполнения ин ствие достаточного количества технических формационных процессов;
средств, поддерживающих выполнение опера- снизить стоимость выполняемых операций ций в рамках бизнес-процесса. Также низкое в рамках процессов.
значение данного коэффициента может быть Применение системного подхода к постро обусловлено недостаточной интеграцией ин- ению системы информационного обеспечения формационных технологий и информационных дает возможность повысить скорость сбора, потоков исследуемого бизнес-процесса. обработки и передачи банковской информации, Недостаточный уровень коэффициента рег- что положительно влияет на качество прини ламентации процедур управления свидетель- маемых управленческих решений.
ствует об отсутствии в организации разрабо танной структуры регламентирующей и нор- Раппопорт Б.М., Скубченко А.И. Инжиниринг мативной документации, описывающей проце- и моделирование бизнеса. М., 2009. С. 56-59.
дуры выполнения операций в рамках бизнес- Жданов С.А. Экономические модели и методы процессов. Отсутствие необходимых докумен- в управлении. М., 2008. С. 12.
тов отрицательно влияет на качество и сроки Елисеева И.И., Юзбашев М.М. Общая теория статистики. М., 2012. С. 126-130.
выполнения процессов, что в конечном итоге сказывается на увеличении общих операцион Поступила в редакцию 03.05.2012 г.
ных издержек организации.