Книги, научные публикации
Экономические 3(88) Экономика и управление 96 науки 2012
Системный подход как основа создания системы внутреннего контроля й 2012 Ю.В. Алексеев Чебоксарский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации E-mail: y.alexeev Описанные в статье системы внутреннего контроля (СВК) организаций на основе системного подхода обеспечивают непрерывное взаимодействие и взаимообусловленность всех трех со ставляющих СВК: контрольной среды, оценки рисков, мониторинга средств контроля.
Контрольные слова: системный подход, внутренний контроль, теория систем.
Теоретические разработки и внедрение систем Невозможно строить теорию систем приме контроля в России в основном сосредоточены на нительно к сложным экономическим системам без финансовой и хозяйственной составляющих конт- уяснения роли кибернетики и информатики для роля, а не на его управленческом аспекте, в отличие общей теории систем. Некоторые разделы кибер от развитых стран, в которых контроль, как правило, нетики одновременно относятся как к математике, рассматривается как элемент системы управления и так и к информатике. В кибернетике определены процессами, и аспектами функционирования орга- категории, имеющие прямое отношение к осно низаций. Применение известных концепций к орга- вам контроля, в частности, понятия Уобратная низации внутреннего контроля в нашей стране сдер- связьФ, УсостояниеФ, УповедениеФ системы. По живается по ряду причин: это и сложность адапта- средством обратных и прямых связей осуществля ции мирового опыта к российской специфике, свя- ются управление и самоорганизация кибернети занной с недостаточным развитием информацион- ческих систем. При переходе к изучению обще ных технологий, и консервативная приверженность ственного уровня организации материи, отмечает Н.Н. Моисеев3, УрефлексностьФ обратных связей методикам организации внутреннего контроля.
Актуальность совершенствования теории и исчезает.
практики внутреннего контроля для организаций Анализ места и роли обратных связей позво высока, особенно его экономическая составляю- ляет сделать несколько выводов для теории конт щая. Внутренний контроль функционирования эко- роля:
номических субъектов должен соответствовать бур- 1. Экономическая система управляется с по ному развитию информационных систем. мощью обратных связей, т.е. механизмов контро Создание теории на основе законов организа- ля, которые необходимо целенаправленно созда ции систем происходило в течение длительного вать.
времени. Первым шагом в этом направлении 2. Реакции экономических систем даже на ана считается Увсеобщая организационная наука (тек- логичные внутренние и внешние воздействия тология)Ф А.А. Богданова1, затем Уобщая теория нельзя предсказать однозначно из-за большого раз системФ Л. Фон Берталанфи, УкибернетикаФ нообразия их состояний. Требуются сложные сис Н. Винера и др. Системами будут объекты, состо- темы контроля, способные адекватно отображать ящие из набора элементов и отличающиеся посто- или измерять эти состояния.
янством своей реакции на определенные внешние 3. Для создания соответствующих систем кон воздействия. С другой стороны, постоянство реак- троля необходимо знать законы контролирования ций на конкретные внешние воздействия являет- состояния и поведения экономических систем.
ся целью системы, определяющей направление Обратная связь, состояние и поведение систе действий системы. У разных систем разные цели мы относятся к ключевым понятиям контроля и (функции), и именно они определяют различие входят в основу контроля.
между системами. В.И. Франчук2 под системой Кибернетическая модель контроля интерпре понимает не любую совокупность элементов, в свя- тирует контроль как способ между управляющей и зи с чем не являются системами экономика, поли- управляемой подсистемами. Эта модель отличает тика. Но экономика страны, экономика региона, ся тем, что контролю подвергаются не столько про отрасли и т.д., безусловно, являются системами, цессы, сколько воздействия на модели и их реак создаваемыми с определенными целями. ция. Поэтому при оценке результата любого воз Экономические 3(88) Экономика и управление науки действия в большей степени контролю подверга- производственных задач, создания системы изме ются конечные итоговые данные конкретных уп- рения производимой работы, контроля за выпол равленческих решений как менеджеров, так и от- нением заданий, и управление людьми.
делов. Для такого контроля характерны методы Актуальные вечно принципы управления раз встроенного в менеджмент и бизнес-процессы кон- работал А. Файоль, который все осуществляемые троля: мониторинг и тестирование. Данные про- на предприятии операции разбил на технические, цедуры выполняются не с целью реализации над- коммерческие, финансовые, охрану имущества и лиц, счетные, административные7, отнеся к после строечной контрольной функции управления, а как контроль за выполнением конкретных производ- дним управление. Рассматривая возможность выч ственных заданий и решений. По характеру это ленения подсистем на основе видов хозяйственных операций8, можно сделать выводы о существова контроль, подобный аудиту на соответствие в са мом элементарном виде. Кибернетическая модель нии таких подсистем в принципе и возможностей ориентирована на использование встроенных выделения самостоятельных целей, объектов и средств контроля, являющихся частью контроли- субъектов систем (подсистем), построить опреде руемой менеджмент-системы, она выступает вы- ленную иерархию, а именно, горизонтальную. Уп ражением первичного контроля. Если каждое дей- равление при подобном разделении всех процессов ствие порождает контроль, то можно говорить о экономического субъекта присутствует в админист контроле сплошном, посредством которого управ- ративной подсистеме, но тогда она должна быть ленческое воздействие контролируется до момента иерархически на более высоком уровне по отноше его адекватного воплощения. нию к другим, либо в каждой из перечисленных Важные особенности систем по4 можно ис- подсистем будет присутствовать управленческая со пользовать для построения эффективной системы ставляющая. Недостаток такой иерархии - в отсут контроля за деятельностью организации: знание ствии в ней контрольной деятельности как отдель точек влияния в системе позволяет сосредоточи- ной подсистемы. Контроль будет присутствовать вать контроль именно на этих точках и через них не только на функциональных уровнях в подсисте контролировать состояние и поведение системы в мах охраны, счетной, административной, финансо целом. Свойство системы иметь тенденцию к ухуд- вой, но и во всех остальных подсистемах: админи шению состояния требует постоянного контроля стративной, технической и коммерческой (в виде за этим состоянием, что должно быть учтено в экономического, технического и административно соответствующей системе контроля. Контринтуи- го). В этом случае перечень элементов следует кор тивность систем требует строить системы контро- ректировать в связи с появлением современных ка ля на основе всех возможных научных основ кон- тегорий, как, например, информации и информа троля. Отдаленная реакция системы на какое-либо ционных систем.
нововведение требует строить систему контроля, Подсистему функциональной деятельности в ориентированную на контроль за исполнением свою очередь можно разбить на подсистемы в со нововведения на длительный период и т.д. ответствии с целостными функциональными зада Важное значение в построении систем имеет чами хозяйственной деятельности экономического понимание их иерархической структуры. Это сис- субъекта.
темное свойство неразрывно связано с потенци- Подсистема управления состоит из следую альной делимостью элементов системы и наличи- щих подсистем: информационной, безопасности, ем для каждой системы многообразия связей и административной, контроля. Рассмотрим более отношений5. Для исследования системы внутрен- подробно информационную подсистему и подсис него контроля и ее элементов по системному под- тему контроля, которые сами по себе представля ходу к внутреннему контролю выделим системы и ют целостные системы и в этом смысле для упро построим иерархии. щения изложения в дальнейшем будут именовать Экономический субъект можно представить ся не подсистемами, а системами.
в виде совокупности подсистем, взаимосвязанных Информационная система (ИС) - это вся ин и взаимодействующих друг с другом. Количество фраструктура экономического субъекта, задейство подсистем зависит от заложенной при декомпози- ванная в процессе управления всеми информаци ции концепции. онно-документальными потоками, включающая в В области управления в качестве подсистем себя непосредственно саму информацию, правила выделяют техническую, административную и че- работы с данными и поддержания системы, кадры ловеческую, или личностно-культурную6. Другие по работе с информацией, поддержку и развитие в управлении предприятием выделяют управление инфраструктуры, а также инструментарий. Как деятельностью, которое складывается, по их мне- предназначенная для хранения, обработки, поис нию, из планирования деятельности, постановки ка, распространения, передачи и предоставления Экономические 3(88) Экономика и управление 98 науки информации подсистема, ИС поддерживает пол- состав входят подсистемы бухгалтерского (финан ный управленческий цикл: планирование, органи- сового) учета, управленческого учета, анализа, до зацию, контроль (или любой другой набор уп- кументирования, автоматизированные информаци равленческих функций)9. Для системы управле- онные системы (АИС). Выделение указанных под ния информационная система подчиняется зако- систем из информационной системы связано с на номерности: чем выше уровень управления, тем личием у них необходимых системных признаков:
выше уровень абстракции от непосредственных цели, субъекта и объекта.
процессов производства, тем значительнее роль Характер и свойства систем контроля характе информации как инструмента и базы (ресурса). ризуются следующими признаками по предложен ной в10 классификации: предварительный, теку Соответственно большая доля затрат времени и ресурсов организации уходит на сбор, обработку, щий и последующий, постоянный, периодически систематизацию информации и подготовку ее к возобновляемый, внезапный, документальный и виду, пригодному для анализа, контроля и приня- фактический, сплошной и выборочный, внутрен тия решения. ний, а по субъектам контроля - внутрисистемный.
Не следует смешивать информационную сис- Такой контроль внутри системы обладает абсолютно тему как подсистему системы управления и авто- всеми классификационными признаками, кроме матизированную информационную систему, адми- категории внешнего. Этот контроль разнообразен, нистративные механизмы, которые являются ре- но он всегда внутренний, т.е. контроль всегда зультатом принятия формальных организацион- имеет место в системе отношений управления. При ных решений. Работы по развитию администра- взаимодействии различных систем благодаря ис тивных механизмов и автоматизированной инфор- кусственно созданным функциональным связям мационной системы сопутствуют задачам разви- между системами контроль может быть внешним.
тия организации и системы управления. Адми- В то же время можно даже в случае отношений, нистративные механизмы регламентируют лишь следствием которых является внешний контроль, незначительную часть бизнес-процессов, фикси- выделить систему, ограниченную этими отноше руя лишь то, что нуждается в ограничениях или ниями, и для них такой контроль все равно будет целевом управлении. Проекты развития админис- внутренним или внутрисистемным. При этом уп тративных механизмов традиционно включают в равленческие связи будут основаны на делегиро себя задачи постановки стратегического управле- ванных государством или другим полномочным ния, обновления оргструктуры, разработки инфор- субъектом правах. В рамках этих правовых отно мационного обеспечения бизнеса, постановки сис- шений можно говорить об управлении, и только темы развития кадров и мотивационных механиз- в связи с этим - о контроле. Итак, всякий конт мов, развитие нормативной базы, совершенство- роль в среде системы отношений является внут вание маркетингового управления. ренним, поэтому подсистема контроля в системе Автоматизированная информационная систе- управления экономического субъекта является си ма (АИС) как модель, фиксирующая весьма огра- стемой внутреннего контроля (СВК). Под ее со ниченный список информационных потоков ин- ставляющими понимаются организационные меры, формационной системы, выполняет функции об- методики и процедуры, применяемые для упоря служивания, контроля, учета, анализа и докумен- доченного и эффективного ведения хозяйствен тирования всех процессов экономической систе- ной деятельности субъекта мы. Поэтому в ней можно выделить следующие Исследование показало, что СВК можно пред подсистемы: учета, анализа, документирования, в ставить как комплекс следующих компонентов:
свою очередь в подсистеме учета можно обособить контрольная среда, оценка рисков внутри органи финансовый учет, внутренний управленческий зации и мониторинг средств контроля, включаю учет. То обстоятельство, что учет и анализ обособ- щий контрольные действия. Информационную же лены от системы контроля, не имеет существенно- систему, рассматриваемую в качестве элемента СВК, го значения для выстраивания концептуальных следует принимать как автономную, учитывая ее основ иерархии системы управления, потому что независимое (собственный инструментарий АИС) изначально вся информационная подсистема яв- и равнозначное иерархическое положение по от ляется базовой для функционирования остальных ношению к системе внутреннего контроля. Ос подсистем системы управления. Поскольку все ка- нования вычленения компонентов СВК усматри тегории в экономических системах относительны, ваются в следующем. Во-первых, для конт информационная подсистема является надстроеч- рольной среды это прочно устоявшаяся катего ной по отношению ко всем остальным подсисте- рия, имеющая объективную основу для выделе мам не только системы управления, но и системы ния ее как таковой.
собственно функциональной деятельности. В ее Оценка рисков внутри организации нами вы Экономические 3(88) Экономика и управление науки деляется в отдельный компонент в связи с важно- ков, мониторинга средств контроля. Функциониро стью именно такого взгляда на контроль: с одной вание мониторинга в отношении системы рисков стороны, если контроль носит тотальный или сквоз- повышает качество контрольной среды, которая бла ной характер, то обеспечит эффективную деятель- годаря этому делает возможным эффективный мо ность субъекта. Такая постановка вопроса невоз- ниторинг и создание качественного описания рис можна из-за человеческого фактора, поэтому кон- ков бизнеса в целом.
троль в последние десятилетия переориентируется на работу с рисками. В данной связи можно выде- Богданов А.А. Тектология: всеобщая организа ционная наука: в 2-х кн. / от-ние экономики АН лить в СВК такой компонент, который бы опреде СССР;
Ин-т экономики АН СССР. М., 1989.
лял и описывал риски. Обладая информацией о Франчук В.И. Основы общей теории социаль том, где и как возникают риски, можно контроли ного управления. М., 2000.
ровать реакцию систем на угрозу и проявление Моисеев Н.Н. Человек, Среда, Общество. Про рисков с систематизацией рисков. блема формализации описания. М., 1982.
Мониторинг средств контроля выделяется в Форрестер Дж. Основы кибернетики предпри самостоятельный компонент только с учетом того, ятия. М., 1971.
что туда же будут отнесены контрольные действия Там же.
или, как их раньше называли, отдельные средства Виноградов Е.А., Ламскова О.М., Маусов Н.К.
Персонал в фирмах индустриально развитых стран.
контроля. В совокупности они будут составлять М., 1993.
инструментарий для непрерывного изучения по- Управление - это наука и искусство / Ф. Тей ведения рисков (второго компонента), а в сово лор [и др.]. М., 1992.
купности с ним это будет иметь колоссальное воз- Там же.
действие на контрольную среду. Серебрякова Т.Ю. Теория и методология сквоз Таким образом, мы получим непрерывное вза- ного внутреннего контроля: монография. М., 2012.
имодействие и взаимообусловленность всех трех со- Там же.
ставляющих СВК: контрольной среды, оценки рис Поступила в редакцию 04.02.2012 г.