«аполнение личной карточки производит работник кадровой службы. –аботник, на которого заполн€лась лична€ карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки. ƒл€ заполнени€ личной карточки “-2 необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверени€ личности);
2) трудова€ книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведени€;
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страховани€;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.

ќстальна€ информаци€ вноситс€ на основании сведений, сообщенных о себе работником. ѕравила заполнени€ формы є “-2

1) Ќаименование организации указываетс€ полностью. —окращенное наименование указываетс€ в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. ѕри этом будьте внимательны в правильности написани€ названи€ организации. Ќапример, три различных варианта в написании ќќќ Ђѕј–”—ї, Ђѕарусї, Ђѕа–усї. 2) “абельный номер работника должен включать не более шести цифр. ќн присваиваетс€ каждому вновь прин€тому или работающему и не мен€етс€ при любых перемещени€х работника внутри организации вплоть до его увольнени€.

3) »дентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страховани€ указываетс€ в соответствии со свидетельством о присвоении »ЌЌ и страховым свидетельством государственного пенсионного страховани€.

4) ¬ столбце Ђјлфавитї указываетс€ перва€ буква фамилии работника.

5) ’арактер работы указываетс€: Ђпосто€нної, Ђвременної.

6) ¬ид работы (основна€, по совместительству) записываетс€ полностью

7) ѕол обозначаетс€ буквой Ђћї или Ђ∆ї.

8) ‘амили€, им€, отчество записываютс€ полностью.

9) ƒата рождени€ устанавливаетс€ на основании паспорта или иного документа, удостовер€ющего личность, и записываетс€ полностью в текстовой зоне, например: Ђ10 но€бр€ 1975 г.ї.  од указываетс€ в числовом формате: Ђ10.11.1975ї.

ѕри указании места рождени€ нужно учитывать следующее:

длина записи, включа€ пробелы и знаки препинани€, не должна превышать 100 символов;

районы и области пишутс€ в родительном падеже, без зап€тых, со следующими сокращени€ми:

город Ч гор., деревн€ - дер., край Ч кр., округ Ч окр., область Ч обл., поселок Ч пос, район Ч рн., станци€ Ч ст.;

слова - аул, кишлак, село, станица пишутс€ полностью.

10)  од места жительства определ€етс€ по ќбщероссийскому классификатору объектов административно-территориального делени€ 0  019-95, утвержденному постановлением √осстандарта –оссии от 31.07.95 є 413 (ќ ј“ќ).

11) √ражданство записываетс€ без сокращений. «апись гражданства и ее кодирование осуществл€етс€ по ќбщероссийскому классификатору информации о населении 0  018-95, утвержденному постановлением √осстандарта –оссии от 31.07.95 є 412 (ќ »Ќ). √ражданство –‘ обозначаетс€ кодом 1, двойное гражданство указываетс€ кодом 2, иностранное гражданство обозначаетс€ кодом 3, отсутствие гражданства обозначаетс€ кодом 4.

12) языки, которыми владеет работник, указываютс€ полностью без сокращений. —тепень знани€ €зыка в текстовой форме указываетс€ следующим образом:

- читаю и перевожу со словарем Ч код 1;
- читаю и могу объ€сн€тьс€ Ч код 2;
- владею свободно Ч код 3.
ѕри кодировке графы Ђ«нание иностранного €зыкаї указываетс€ два кода, при этом первый обозначает код €зыка, второй Ч степень его знани€.

13) ќбразование записываетс€ и кодируетс€ согласно ќ »Ќ и ќбщероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением √осстандарта –оссии от 30.12.93 є 296 (ќ —ќ).

—огласно ќ »Ќ образование кодируетс€ следующим образом:

- начальное (общее) образование Ч код 02;
- основное среднее образование Ч код 03;
- среднее (полное) общее образование Ч код 07;
- начальное профессиональное образование Ч код 10;
- среднее профессиональное образование Ч код 11;
- неполное высшее образование Ч код 15;
- высшее образование Ч код 18;
- послевузовское образование Ч код 19.

»ногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

 ак правильно записывать сведени€ о неоконченном образовании:

«апись об образовании работника, если оно не окончено:

- ќкончивший п€ть-шесть классов средней школы;
- ќкончивший седьмой, восьмой или дев€тый класс средней школы;
- ќбучающийс€ в высшем учебном заведении, но не окончивший его;
- ќкончил несколько курсов высшего учебного заведени€, но вынужден был прервать его, или обучаетс€ на третьем курсе;
- ќкончивший три курса высшего учебного заведени€;
- ќбучающийс€ в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его;
- ќкончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию;
- ќкончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение;

¬ид образовани€ по классификации:

- Ќачальное образование;
- Ќеполное среднее образование;
- ќсновное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступлени€ в высшее учебное заведение);
- «аписываетс€, сколько курсов окончено или на каком курсе обучаетс€;
- Ќеполное высшее образование;
- —реднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступлени€ в среднее специальное учебное заведение);
- —реднее (полное) общее образование;
- Ќачальное профессиональное образование;

ѕри внесении записи о наименовании учебного заведени€ разрешаютс€ сокращени€ слов, не искажающие смысл наименовани€.

¬ случае, когда в наименование учебного заведени€ входит слово Ђимениї, следует писать Ђим.ї; если за этим идет слово Ђпрофессораї, Ђакадемикаї или другое, то следует писать Ђим. профессораї, Ђим. академикаї и т. д.

ќрдена в названи€х учебных заведений не указываютс€.

¬се сведени€ об образовании (квалификаци€, направление или специальность) устанавливаютс€ на основании диплома или иного документа об образовании.

—вободные строки в разделе об образовании предназначены дл€ названи€ и даты окончани€ второго образовательного учреждени€ высшего или среднего профессионального образовани€. ≈сли работник окончил два средних или два высших учебных заведени€ по различным специальност€м, записываютс€ оба учебных заведени€.

14)  валификаци€ по диплому указываетс€ в следующем пор€дке:

- дл€ окончивших высшее учебное заведение Ч Ђбакалаврї, Ђмагистрї, Ђспециалистї. ƒл€ квалификации Ђбакалаврї и Ђмагистрї указываетс€ направление, а дл€ квалификации Ђспециалистї Ч специальность;
- дл€ окончивших среднее учебное заведение Ч Ђтехникї, Ђтовароведї, Ђбухгалтерї, Ђменеджерї и др.

15) ѕрофесси€ (основна€ и дополнительна€) указываетс€ полностью на основании штатного расписани€ и приказа (распор€жени€) о приеме на работу. ќна кодируетс€ в соответствии с ќбщероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разр€дов (ќ ѕƒ“–).

ƒополнительной профессией считаетс€ така€, котора€ не совпадает с основной профессией, но может представл€ть интерес дл€ организации.

16) —таж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитываетс€ на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

17) —осто€ние в браке записываетс€ и кодируетс€ согласно ќ »Ќ.

—ведени€ о состо€нии в браке:

- никогда не состо€л (а) в браке Ч код 1;
- состоит в зарегистрированном браке Ч код 2;
- состоит в незарегистрированном браке Ч код 3;
- вдовец (вдова) Ч код 4;
- разведен (а) Ч код 5.

18) ¬ составе семьи указываютс€ только члены семьи с указанием степени родства. Ѕлижайшими родственниками считаютс€: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родна€ сестра, лицо, на воспитании которого находилс€ работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

19) ѕаспортные данные указываютс€ в строгом соответствии с паспортом. јдрес места жительства записываетс€ по правилам записи места рождени€. Ќеобходимо заполн€ть обе графы Ч и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

«аполнение раздела о воинском учете

ќсновными документами, на основании которых заполн€етс€ раздел II Ђ—ведени€ о воинском учетеї личной карточки “-2, €вл€ютс€:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса дл€ граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

ѕосле заполнени€ разделов Ђќбщие сведени€ї и Ђ—ведени€ о воинском учетеї работник подписывает личную карточку и проставл€ет собственноручно дату дл€ подтверждени€ согласи€ с внесенными сведени€ми.

—отрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтвержда€ тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

¬несение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрени€х, отпуске, социальных льготах и др.

ѕри внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполн€ть все графы таблицы. —ведени€ должны вноситьс€ без сокращений.

¬ разделе III Ђѕрием на работу и переводы на другую работуї сведени€ о приеме на работу и переводах на другую работу занос€тс€ на основании приказа (распор€жени€) о приеме на работу (формы “-1 и “-1а) и приказа (распор€жени€) о переводе на другую работу (форма “-5). –аботодатель при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными запис€ми под роспись.

ѕри заполнении раздела IV Ђјттестаци€ї личной карточки заполн€ютс€ все столбцы и графы. ¬ них указываютс€:

- дата прохождени€ аттестации;
- решение комиссии, например: Ђперевести на должностьї, Ђотправить на повышение квалификацииї и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

√рафа Ђќснованиеї может быть незаполненной.  ак вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

ƒанные о повышении квалификации записываютс€ на основании документов, представл€емых работником.

¬ разделе V Ђѕовышение квалификацииї указываютс€:

- даты начала и окончани€ обучени€;
- вид повышени€ квалификации;
- наименование учебного заведени€ (институт повышени€ квалификации министерства (ведомства), факультет повышени€ квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышени€ квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствовани€, курсы повышени€ квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышени€ квалификации при предпри€ти€х, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организаци€х, высших и средних учреждени€х профессионального образовани€, институтах повышени€ квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа Ђќснованиеї может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

јналогичным образом в раздел VI внос€тс€ сведени€ о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направлени€, профессии), по которой происходит переподготовка.

ѕри заполнении раздела VII Ђѕоощрени€ и наградыї необходимо указать виды поощрени€, примен€вшиес€ к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

¬ разделе VIII Ђќтпускї ведетс€ учет всех видов отпусков, предоставл€емых работнику в период работы в организации. ќснованием дл€ внесени€ записей €вл€ютс€ приказы о предоставлении отпусков.

ѕри заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вноситс€ только дата начала отпуска. ƒата окончани€ отпуска вноситс€ после возвращени€ работника из отпуска. Ёто св€зано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывани€ в графе Ђƒата окончани€ї будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированна€ дата окончани€ отпуска по приказу.

¬ этой же таблице об€зательно отмечаетс€ отпуск без сохранени€ заработной платы. ќн учитываетс€ при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 “  –‘ в него не включаетс€ врем€ предоставлени€ работнику отпуска без сохранени€ заработной платы, если их обща€ продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. ¬ разделе IX Ђ—оциальные льготыї следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставл€емых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашени€ми).

¬ разделе Ђƒополнительные сведени€ї дл€ полноты учета в необходимых случа€х указываютс€:

- сведени€ об обучении на очно - заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделени€х учреждений высшего и среднего профессионального обучени€ (следует также проставл€ть даты поступлени€ в образовательное учреждение и его окончани€);
- сведени€ о работающем инвалиде с указанием справки ћ—Ё , группы инвалидности и даты ее установлени€ (изменени€), причины инвалидности;
- заключение экспертной комиссии об услови€х и характере труда.

ѕосле увольнени€ сотрудника из организации внос€тс€ записи в раздел XI основани€ увольнени€ї, где указываетс€ расшифровка основани€ увольнени€ работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в “  –‘, дата увольнени€, номер приказа об увольнении.

ѕри закрытии личной карточки “-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. “аким же образом расписываетс€ сам работник. ѕодпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми запис€ми, внесенными в его личную карточку.

ѕор€док внесени€ изменений сведений о работнике

ѕри изменении сведений о работнике в его личную карточку внос€тс€ соответствующие данные, которые завер€ютс€ подписью специалиста отдела кадров, а если изменени€ внос€тс€ в разделы Ђќбщие сведени€ї и Ђ—ведени€ о воинском учетеї, то и подписью самого работника.

»зменени€ внос€тс€ по той же схеме, что и в трудовую книжку.

ѕри изменении фамилии стара€ зачеркиваетс€ и вместо нее записываетс€ нова€ в соответствии с представленными в отдел кадров документами.

ƒалее все последующие изменени€ данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаютс€ в личной карточке работником отдела кадров.

ѕолна€ замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике.

„то касаетс€ изменени€ паспортных данных и состо€ни€ в браке, то может примен€тьс€ та же схема Ч с зачеркиванием.

ѕравила кодировани€

ѕри кодировании сведений в личной карточке “-2 необходимо руководствоватьс€ р€дом правил по заполнению, определенных —тандартом по автоматизированным системам управлени€ кадрами:

1. ≈сли в поле кодировани€ будут внесены неправильные записи или не относ€щиес€ к данному заполнению сведени€, форма “-2 считаетс€ испорченной и подлежит переписыванию. ѕоэтому рекомендуетс€ либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки “-2 в архив.

2. ѕри отсутствии записей или при отрицательных ответах (Ђне имеюї, Ђне состоюї) кодируема€ часть данного реквизита остаетс€ пустой.

3. ѕри указании дат название мес€ца пишетс€ полностью, год записываетс€ четырьм€ цифрами; например: Ђ14 феврал€ 2006 г.ї.

4. ƒаты кодируютс€ арабскими цифрами в следующем пор€дке: число-мес€ц-год; например: Ђ03.10.1998ї.

¬ организаци€х и на предпри€ти€х, не планирующих введение ј—” кадровой де€тельностью, допускаетс€ не проводить кодирование реквизитов.