ќфициально деловой стиль €вл€етс€ одним из функциональных стилей современного русского литературного €зыка. ќн представл€ет собой набор €зыковых средств, которые используютс€ исключительно в сфере официально-деловых отношений.

ќфициально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношени€ между государственной властью и населением, между странами, между предпри€ти€ми, учреждени€ми и организаци€ми, между личностью и обществом. ‘актически от рождени€ и до смерти человек находитс€ в сфере действи€ официально деловой речи. “акже данный стиль общени€ примен€етс€ при оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни страны.

—уществует р€д обсто€тельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Ёто утверждение относитс€ именно к официально-деловому стилю общени€. ƒелова€ речь реализуетс€ в виде письменных документов, построенных по особым правилам. —одержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно пон€ть и даже намеренно исказить. Ќо если текст сохранилс€ в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейс€ в нем информации.

–егламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу называетс€ документирование. ¬ деловом общении документирование имеет особое значение.

ƒействительно, если человек ссылаетс€ на какую-либо устную договоренность или устное распор€жение, то его слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Ќо если данна€ договоренность или распор€жение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. ѕравила документировани€ устанавливаютс€ правовыми актами каждого государства или вырабатываютс€ традицией.

–езультатом документировани€ €вл€етс€ создание документа. ¬ социальном плане любой официальный документ полуфункционален, т.е. одновременно выполн€ет несколько функций, что и позвол€ет ему удовлетвор€ть различные человеческие потребности. —реди функций документа выдел€ют общие и специальные.   общим функци€м документа относ€тс€ такие функции, как:

Х коммуникативна€ функци€ Ц документ представл€етс€ как средство св€зи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждени€ми;
Х информационна€ функци€ Ц главна€ задача документа выражаетс€ в сохранении информации;
Х социальна€ функци€ Ц документ €вл€етс€ социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
Х культурна€ функци€ Ц документ выступает как средство закреплени€ и передачи культурных традиций, этапов развити€ цивилизации. “ак, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развити€ общества.

  специальным функци€м документа относ€тс€:

Х правова€ функци€ Ц документ €вл€етс€ средством закреплени€ и изменени€ правовых норм и правоотношений в обществе. ѕравовую функцию выполн€ют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на врем€. “ак, дл€ использовани€ в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;
Х управленческа€ функци€ Ц документ выступает в роли инструмента управлени€; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распор€дительные документы и др.), специально создаваемые дл€ целей управлени€;
Х функци€ исторического источника Ц документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

ѕеречисленные функции определ€ют общие требовани€ к документу. ¬ –оссии современные требовани€ к оформлению организационно-распор€дительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом Ц √ќ—“ –6.30 Ц 97 Ђ”нифицированные системы документации. —истема организационно-распор€дительной документации. “ребовани€ к оформлению документовї.

  официально-деловому письму предъ€вл€ютс€ особые требовани€. ƒанные требовани€ в свою очередь определ€ютс€ услови€ми делового общени€, к которым ним относ€тс€ такие, как официальный характер, адресность, повтор€емость управленческих ситуаций, тематическа€ ограниченность. ”казанные требовани€ лежат в основе такого пон€ти€, как культура официальной переписки, формирование которого св€зано с освоением мирового опыта составлени€ и оформлени€ деловых писем.

»так, можно выделить следующие стандартные требовани€ или основные черты делового стил€ общени€:

Х точность изложени€ информации;
Х стандартизаци€ и унификаци€ €зыковых и текстовых средств;
Х официальность и строгость €зыка и стил€ делового письма;
Х лаконичность и достаточность информативного содержани€;
Х логичность, объективность и структурированность изложени€.

“еперь поговорим более подробно о каждой составл€ющей. ‘ункци€ социальной регламентации, котора€ играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъ€вл€ет к соответствующим текстам требование однозначности прочтени€. ¬ св€зи с этим дл€ каждого текста должна быть характерна така€ точность изложени€ информации, котора€ не допускала бы возможность различных толкований.

ќфициальный документ будет выполн€ть свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а €зыковое оформление безупречно. »менно этой целью определ€ютс€ собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композици€, рубрикаци€, выделение абзацев и проч., т. е. стандартизированность многих деловых документов. ј это в свою очередь одно из об€зательных свойств официально-деловой письменной речи. —тандартизаци€ официальных бумаг заключаетс€ в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Ёти правила принимаютс€ в установленном пор€дке дл€ всеобщего и многократного применени€ в делопроизводстве. –езультаты разработки при этом оформл€ютс€ в виде межгосударственных (√ќ—“), государственных (√ќ—“ –), отраслевых (ќ—“) стандартов, а также стандартов предпри€тий и учреждений (—“ѕ). »менно стандартизаци€ и унификаци€ в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

ƒостаточно вспомнить квитанцию об оплате жилищно-коммунальных услуг, листок по учету кадров и т.п. ясность и недвусмысленность €зыка сообщени€ достигаетс€ предметной и коммуникативной точностью. ѕод предметной точностью подразумеваетс€ точность факта, соответствие обозначаемому. — точки зрени€ €зыкового оформлени€ высказывани€ предметна€ точность достигаетс€ точностью употреблени€ слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. ”потребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице.

Ќапример: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение Ђ”мышленно неверно сосчитав, недодатьї, например: обсчитать покупател€. ѕравильнее сказать: обработать данные); или отказать под благопри€тным предлогом (прилагательное благопри€тный имеет два значени€: Ђ—пособствующий, помогающий чему-либо, удобный дл€ чего-либої, например: благопри€тный момент, благопри€тные услови€; Ђ’ороший, одобрительныйї, например: благопри€тный отзыв. —ледовало написать: отказать под благовидным предлогом).

 оммуникативна€ точность Ц это точность реализации замысла пишущего. ќна достигаетс€ соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношени€ частей текста. Ќарушение коммуникативной точности высказывани€ ведет к непониманию, осложн€ет воспри€тие содержани€ сообщени€. Ќапример: —ледует познакомитьс€ с выводами комиссии, проведенной год назад.

Ёта фраза трудно воспринимаетс€, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. “ак, существительное комисси€ может образовывать словосочетани€ с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетаетс€ с глаголом провести, а, следовательно, и с образованным от него причастием.  роме того, важно не то, что комисси€ была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. —ледовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. ¬место глагола познакомитьс€, имеющего значени€: Ђ¬ступать в знакомство с кем-либої; Ђѕолучать сведени€, приобретать знани€ о чем-либої, уместнее было бы употребить глагол ознакомитьс€, так как он имеет официально-деловую окраску и употребл€етс€ только в значении Ђѕолучать сведени€, приобретать знани€ о чем-либої. ¬ результате данное предложение должно выгл€деть следующим образом: —ледует ознакомитьс€ с выводами комиссии, работавшей год назад.

ѕод официальностью и строгостью делового письма понимаетс€ максимально строгое и сдержанное изложение информации. Ёто, в свою очередь, исключает возможность употреблени€ в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных €зыковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребл€емых в переносном смысле. Ёто противоречило бы требованию точности деловой речи. “акже деловое сообщение должно отражать фактическое состо€ние дел, давать непредвз€тую, бесстрастную оценку событий. ƒанное обсто€тельство отвечает требованию достоверности или объективности информации.

ќдной из отличительных черт деловых писем €вл€етс€ лаконичность написани€ текста. ѕисьмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе воспри€тие информации затруднитс€. Ћаконизм сочетаетс€ в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. “ребование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную дл€ прин€ти€ обоснованного решени€ информацию. √лубина изложени€ вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и событи€, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.

Ёти и некоторые другие особенности характеризуют канцел€рский подстиль официально-делового стил€. ¬се эти специфические (и текстовые, и €зыковые) черты официально-делового стил€ закреплены в √ќ—“ах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

 аждый из нас хот€ бы раз в жизни (а зачастую гораздо чаще) сталкиваетс€ с необходимостью составить официально-деловое письмо, например, подать за€вление, составить доверенность и т. п. Ќо при этом каждый раз мы испытываем трудности, св€занные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. “аким образом, вы€сн€етс€, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора €зыковых средств, но и выбора правильной формы документа.

ѕервое, с чем мы сталкиваемс€ при составлении делового письма Ц это выбор жанра документа. Ётот выбор напр€мую зависит от характера сложившейс€ официально-деловой ситуации, котора€ заставл€ет ¬ас составить деловое письмо. Ёта ситуаци€ и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказываетс€ за€влением; если вы проделали дл€ этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д.

¬ыбор жанра документа обусловливает необходимость знани€ формы соответствующего документа. ‘орма документа пон€тие сложное. ѕод формой документа понимаютс€ сумма его реквизитов и содержательно-композиционна€ схема Ц их взаимосв€зь, последовательность и расположение. ѕриведем самые распространенные в нашей жизненной практике формы документов. ѕервый из них Ц за€вление.

—оставные части этого вида документов в их последовательности выгл€д€т следующим образом: наименование адресата; наименование за€вител€; наименование документа, формулировка просьбы (жалобы, предложени€) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; дата и подпись.

ƒругим распространенным жанром делового документа €вл€етс€ доверенность. ƒоверенность Ц это поручение или передача кому-либо определенных действий или прав доверител€. ‘орма данного документа также как и за€влени€, достаточно трафаретна и имеет следующий вид: наименование документа; наименование доверител€ (фамили€, им€, отчество, должность или адрес); наименование доверенного лица (фамили€, им€, отчество, должность или адрес); точное и исчерпывающее определение круга довер€емых полномочий или прав; дата и подпись.

ѕри этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда подпись доверител€ заверена какой-либо организацией Ц подписью должностного лица и печатью организации.

Ќапример:

ƒќ¬≈–≈ЌЌќ—“№

я, јндреева —ветлана ‘едоровна, проживающа€ по адресу: г. —ыктывкар, ул. —оветска€, д. 76, кв. 382, паспорт (сери€, номер, выдан...) довер€ю Ќадеждиной јнне ѕетровне, проживающей по адресу: г. —ыктывкар, ул. ¬алова€, д. 76, кв. 251, паспорт (сери€, номер, выдан...) заключение договора с издательством Ђƒетска€ литератураї от моего имени.

»ногда в деловой жизни примен€ютс€ такие виды документов как типовые тексты и тексты трафареты. Ёто наименее трудоемкий способ составлени€ официального письма, который применим лишь дл€ передачи однотипной повтор€ющейс€ информации. —ледует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихс€ в деловой переписке, уменьшает возможность использовани€ трафаретных текстов как способа делового общени€.

“иповой текст Ц это как бы образец текста, используемый в качестве примера или основы дл€ создани€ нового документа. —пособ создани€ документов по образцу-стереотипу называетс€ типизацией документов. ќн используетс€ дл€ построени€ текстов аналогичного содержани€, соответствующих аналогичным ситуаци€м делового общени€ на производстве, в торговле, в государственных учреждени€х и т. д.

“екст-трафарет передает информацию в виде текста с пробелами, предназначенными дл€ заполнени€ их переменной информацией, котора€ зависит от конкретной ситуации. ѕримеры трафаретных бланков текстов Ц бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. ¬ деловой переписке также используютс€ трафаретные тексты, например, в письмах приглашени€х, письмах-за€вках и т. д. “рафаретным способом оформл€ютс€ тексты договоров, соглашений, контрактов.

ѕрименение трафаретных бланков существенно сокращает врем€, затрачиваемое на составление документов.  роме того, трафаретный способ составлени€ документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

¬ современной жизни в услови€х жесткой конкуренции на рынке труда люд€м все чаще приходитьс€ заниматьс€ саморекламой, т.е. составл€ть резюме. ƒанное обсто€тельство привело к тому, что резюме сегодн€ также можно отнести к особой форме делового документа.

–езюме Ц это Ђкраткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную де€тельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должностьї. ¬ отличие от служебной анкеты, требующей лишь заполнени€ пустых граф, составление резюме €вл€етс€ творческим процессом.

ѕоэтому не существует единого стандарта или жестких форм дл€ его написани€, хот€ есть некоторые общие требовани€ дл€ составлени€ резюме.   таким требовани€м относ€тс€:

Х личные данные автора (фамили€, им€, отчество, дата и место рождени€, семейное положение);
Х адреса и телефоны соискател€ с указанием времени дл€ контактов (можно указать e-mail);
Х наименование вакансии, на которую претендует составитель резюме;
Х перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом пор€дке (начина€ с последнего места работы), с указанием полного официального наименовани€ организации, срока работы, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
Х дополнительные сведени€ (опыт внештатной работы, общественна€ де€тельность, профессиональна€ переподготовка);
Х прочие сведени€ (сопутствующие знани€ и навыки: иностранные €зыки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобил€);
Х отличи€ и награды, ученые степени (раздел не €вл€етс€ об€зательным);
Х интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной де€тельности соискател€ (раздел не €вл€етс€ об€зательным);
Х рекомендации (сведени€ о рекомендаци€х);
Х дата написани€ резюме;
Х подпись составител€.

ѕри оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. «аголовок (слово резюме) обычно не указываетс€. ¬место него указывают фамилию, им€ и отчество, дату и место рождени€ претендента. ‘амилию рекомендуют писать заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.

ѕриведенные формы документов €вл€ютс€ текстовыми нормами официально-делового €зыка, регламентирующими построение текста документа. “екстовые нормы регулируют закономерности информационной структуры и правила составлени€ деловых документов, т.е. определ€ют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

ѕосле выбора формы документа наступает сама€ сложна€ часть работы Ц наполнение этого документа информацией. — переходом к изложению содержани€ делового текста возрастают возможности выбора €зыковых средств дл€ передачи конкретных обсто€тельств дела Ц и соответственно возрастают трудности, сто€щие перед составителем текста документа. “рудности такого выбора касаютс€ в основном двух €зыковых аспектов: выбора лексики и лексических формул дл€ составлени€ делового письма и выбора грамматических средств Ц главным образом синтаксических конструкций делового текста.

»так, €зыковые нормы официально-делового стил€ включают следующие составл€ющие:

Х грамматические нормы;
Х синтаксические нормы;
Х лексические нормы.

 аждый их перечисленных €зыковых аспектов достоин подробного рассмотрени€. √рамматические нормы достаточно многообразны и имеют некоторые нюансы. ¬ области морфологии дл€ деловой речи характерно преобладание отглагольных существительных дл€ называни€ действий, особенно название. ¬ официально-деловом стиле таких существительных больше чем в других стил€х. “ак, в деловом письме прин€то писать оказание помощи, предоставление жилплощади, обслуживание население, пополнение бюджета, прин€тие мер и т.д. (в обычной речи это будет выгл€деть следующим образом: оказать помощь, предоставить жилплощадь, пополнить бюджет и т.д.).

“акже в деловой речи широко используютс€ сложные отыменные предлоги.  ак правило, они употребл€ютс€ либо с родительным (чего?), либо с дательным (чему?) падежами. Ќапример: по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении, в силу, при условии, применительно к, согласно, по, соответственно, вопреки и др.

ѕредложные сочетани€ с временным значением Ц Ђпосле чего-нибудьї (род. п.) Ц пишутс€ на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог Ђпої.

ѕредложные сочетани€ с временным значением, начинающиес€ с предлога Ђдої имеют на конце Ц € (род. п.): до истечени€ п€тидневного срока, до прин€ти€ решени€, до завершени€ срока реконструкции. Ётому же падежному принципу подчин€ютс€ и так называемые €зыковые формулы. Ёто устойчивые, как правило, шаблонные €зыковые обороты, позвол€ющие с высокой степенью точности отражать регул€рно повтор€ющиес€ ситуации делового общени€. языковые формулы позвол€ют €сно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послани€: формулировать просьбу, предупреждение, распор€жение, отказ, заверение и т. д. —оединение в определенной последовательности €зыковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщени€, позвол€ет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создани€ официальной бумаги.

  таким €зыковым формулам, закрепленным за одной грамматической падежной формой, относ€тс€: в подтверждении (чего?) нашей договоренности, в пор€дке оказани€ (чего?) помощи, согласно (чему?) прин€тому ранее решению, исход€ из (чего?) имеющейс€ потребности, в соответствии с (чем?) письмом заказчика и др. Ќар€ду с канцел€ризмами-фразеологизмами (прин€ть во внимание, прин€ть к сведению, поставить на голосование, довести до сведени€ и т.п.) такие словосочетани€ создают жесткий текстовой каркас, про€вл€ющийс€ во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложени€.  роме €зыковых моделей, отражающих те или иные ситуации делового общени€, существуют также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиес€ за официально-деловым стилем: наилучший результат...; наименее сложный...; наиболее важный...; произвести проверку...; создать необходимые услови€...; руководство считает возможным...; организаци€ не возражает...; обеспечить выполнение...; оптимальное решение...; веро€тные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в сложившихс€ обсто€тельствах...; в дополнение к вышеуказанному... и т. д.

  грамматическим нормам делового стил€ также относ€т унификацию грамматической структуры словосочетани€ и словоформы. ¬ыбранный вариант закрепл€етс€ как эталонный за каждой композиционной частью текста.

Ќапример, в тексте приказа каждый пункт начинаетс€ с указани€ адресата в дательном падеже Ц Ђкому?ї, а затем Ђчто исполнить?ї: Ќачальнику финансового отдела Ѕодр€ковой ћ. —. начислить премию Ѕольшову —. ƒ. в размере оклада за работу в выходные дни в период с 10.01.06 г. по 10.02.06 г.

√лавному менеджеру редакционно-издательского отдела „еснову ƒ. √. подготовить к выпуску рекламный материал.

√рамотность Ц это одно из важнейших качеств деловой речи, обусловливающее эффективность делового общени€. √рамотность подразумевает не только знание правил словоупотреблени€, грамматической сочетаемости, моделей предложени€, но и разграничение сфер использовани€ €зыка. —овременный русский €зык обладает большим количеством вариантных форм. ќдни преобладают в книжно-письменных стил€х речи, другие Ц в разговорно-бытовой речи. ¬ официально-деловом стиле используютс€ формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

ќднако существует масса ошибок из-за неправильного выбора формы слова, нарушени€ в структуре словосочетани€, предложени€. ќдной из самых распространенных ошибок €вл€етс€ использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а /-€ вместо нормативных на -ы /-и. “ак, в разговорной речи люди говор€т договора, инструктора, корректора и др. “огда как при составлении делового письма необходимо использовать иные формы данных слов: договоры, инструкторы, корректоры. ќсобо нужно сказать о форме Ђдоговор Ц договораї. Ёта грамматическа€ норма св€зана с ударением, которое в разговорном варианте об€зательно падает на первый слог. Ќа практике же мы часто встречаемс€ со смешением форм Ђдоговорї и Ђдоговораї, что противоречит вс€кой логике. Ќередко наблюдаетс€ колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм.

—ледует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующа€ группа существительных:

Х названи€ воинских групп (солдат, кадет, партизан);
Х названи€ парных предметов Ц ботинок, сапог, чулок (но носков);
Х названи€ национальностей, территориальной принадлежности (арм€н, башкир англичан, болгар южан, киевл€н);
Х названи€ единиц измерени€ (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, нограммов, килограммов).

Ќаиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Ёто св€зано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представл€ющих собой отработанные конструктивные средства дл€ выражени€ стандартных элементов смысла. ћожно выделить р€д моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: ƒоводим до ¬ашего сведени€ или Ќапоминаем, что..., ѕросим + инфинитив; Ќаправл€ем или √арантируем + дополнение в винительном падеже.

—ледует помнить о синтаксических особенност€х построени€ словосочетаний. “ак, большинство слов в письменной деловой речи употребл€етс€ только с одним словом или с ограниченной группой слов. Ќапример: контроль Ц возлагаетс€; приказ Ц издаетс€; цена Ц устанавливаетс€; задолженность Ц погашаетс€; счет Ц выставл€етс€ (оплачиваетс€); рекламаци€ (претензи€) Ц предъ€вл€етс€; платеж Ц производитс€; оплата Ц производитс€ (гарантируетс€); порицание Ц выноситс€; должностные оклады Ц устанавливаютс€; договоренность Ц достигаетс€; кредит выдел€етс€ и т. п. Ц глагольные сочетани€; цены Ц низкие, высокие; доводы Ц веские; скидки Ц значительные, незначительные; необходимость Ц насто€тельна€; сотрудничество Ц взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчеты Ц предварительные, окончательные; рентабельность Ц высока€, низка€ и т. п. Ц именные сочетани€.

ѕри написании делового письма предпочтение отдаетс€ страдательным конструкци€м, нежели действительным. Ќапример: не мы выполним, а нами будет выполнено; не ¬ы предлагаете, а ¬ами предложено. —традательный залог, как правило, используетс€ при необходимости подчеркнуть факт совершени€ действи€ (оплата гарантируетс€, предложение одобрено). ќднако дл€ придани€ тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной €вл€етс€ форма действительного залога («авод Ђћеталлистї срывает поставку сырь€; –уководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

¬ деловой письменной речи преобладают простые предложени€. “акие предложени€ содержат достаточно большой объем информации и рассчитаны на повторное прочтение. ѕредложение в деловой письменной речи часто осложн€етс€ однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. ќно может занимать (особенно в приказах, постановлени€х, распор€жени€х) целый абзац, а иногда - страницу.

јктивно используютс€ пассивные конструкции, как и в научной речи, большое место занимают сложноподчиненные предложени€ с придаточным условием:

Ђѕор€док ведени€ заседани€ и исследовани€ дополнительных доказательств, если они были представлены в апелл€ционную инстанцию, определ€етс€ председательствующим. ѕо общему правилу вначале заслушиваютс€ объ€снени€ лиц, участвующих в деле, и их представителей. —начала выступает лицо, подавшее апелл€ционную жалобу, и его представитель. ¬ случае обжаловани€ решени€ обеим сторонам первым выступает истецї (’оз€йство и право. 1997. є 1).

—трога€ логика и точность изложени€ определ€ют последовательность действий в представленной ситуации. ƒанный текст исполн€ет роль регламента и устанавливает пор€док процедуры рассмотрени€ апелл€ционной жалобы. Ќе меньшее внимание удел€етс€ пор€дку слов в предложении. ¬ деловой речи преобладает пр€мой пор€док следовани€ главных членов предложени€ Ц подлежащее - сказуемое (приказ издаетс€); вынесение обсто€тельства или дополнени€ на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определени€ Ц перед определ€емым словом (кредитные отношени€), а несогласованного Ц после определ€емого слова (актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значени€, рынок оптовой продукции); место обсто€тельства степени Ц перед прилагательным, а дополнени€ Ц после него; место дополнени€ Ц после глагола, в пор€дке Ђпр€мое Ц косвенноеї (передать + что + кому); место обсто€тельства образа действи€ (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели Ц перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обсто€тельств образа действи€, выраженных иначе, Ц позади глагола.

¬ безличных предложени€х и пассивных конструкци€х первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложени€. Ќапример: ѕо счету прин€то сто п€тьдес€т единиц готовой продукции. — пор€дком слов св€заны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположени€ Ђволеизъ€вление пишущего + формулировка поручени€ + срокї.

Ќапример: ѕриказываю »ванову “. Ћ. представить отчет 01.05.07.

  синтаксическим особенност€м можно отнести и специальное посторенние текста Ц имеетс€ ввиду рубрикаци€. ќна св€зана с делением текста на пункты и подпункты. ќбычно такое строение документа используетс€ при составлении договоров, соглашений, контрактов. ¬ зависимости от сложности делени€ выбираетс€ одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта или подпункта (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

¬ыбор варианта нумерации зависит от содержани€ текста, его объема, состава, композиционной структуры. ¬ простых текстах используютс€ однотипные знаки Ц арабские цифры или буквы. “ексты сложной организации требуют обозначени€ частей различными средствами.

Ѕолее крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаютс€ римскими или арабскими цифрами и именуютс€.

Ќапример:

1. ќбщие положени€.
2. ќб€занности.
3. ѕрава.

ѕри разделении текста на рубрики кажда€ составна€ часть, соответствующа€ пон€ти€м пункта и подпункта, получает свой номер (используютс€ арабские цифры), после которого ставитс€ точка. Ќомер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней делени€.

Ќапример:

1. ќбщие положени€.

1.1. Ћицо, ответственное за пожарную безопасность, назначаетс€ и освобождаетс€ приказом √енерального директора.
1.2. Ћицо, ответственное за пожарную безопасность, подчин€етс€ непосредственно √енеральному директору.
ѕри дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиватьс€: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

«аголовки и подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер. «аглавие документа Ц неотъемлема€ часть любого делового письма, котора€ говорит о характере или тематике документа (ѕриказ, ƒолжностна€ инструкци€, ƒоговор, –аспор€жение и т.д.). «аголовок документа несет основную смысловую нагрузку.

“олько в деловой переписке не указываетс€ название документа. «аголовок должен быть кратким и не должен превышать двух строк. ¬ деловых письмах содержательный заголовок выноситс€ не всегда. ¬ р€де этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используетс€.

ќднако он совершенно необходим в коммерческой переписке:

ќ доставке товара.
ќ поставке груза.
ќб оплате счета.

‘ункционально заголовок представл€ет собой очень важную часть текста, котора€ значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

— точки зрени€ набора реквизитов весь текст документа делитс€ на следующие части:

Х заголовочна€ часть документа: адрес фирмы (улица, дом, город, индекс, номер телефона и факса), вид документа (указываетс€ не во всех документах), дата;
Х основна€ часть документа: заголовок (располагаетс€ после реквизитов Ђдатаї и Ђиндекс документаї слева), непосредственно текст документа, приложение;
Х оформл€юща€ часть документа: должность и фамили€ автора, его служебный телефон, подпись, печать (не всегда).

“ребовани€ к оформлению реквизитов изложены в √ќ—“е 6.30-97 Ђ”нифицированные системы документации. ”нифицированна€ система организационно-распор€дительной документации. “ребовани€ к оформлению документовї. ќни распростран€ютс€ на все типы документов.

ќднако ни один документ не оформл€етс€ полным набором реквизитов. »х состав зависит от назначени€ документа. “ак, в официальных письмах не указываетс€ наименование вида документа. ¬о всех остальных документах название указываетс€.

Ќапример: ƒоговор, ѕриказ, ”каз и др. ƒеловые письма обычно пишутс€ на бланках.

Ѕланк Ц это фирменный лист бумаги, на котором, как правило, уже указаны реквизиты предпри€ти€. ¬се остальные данные впечатываютс€ в бланк машинописным способом и располагаютс€ в определенном пор€дке. —уществует два типа бланков писем организации Ц угловые и продольные. ќни различаютс€ расположением реквизитов, предвар€ющих текст письма.

Ћексический состав текстов официально-делового стил€ имеет свои особенности. ¬о-первых, это точность словоупотреблени€, т.е. использование слов согласно их значени€м.

—лово в тексте документа должно употребл€тьс€ только в одном значении, не допускающем никаких инотолкований и двусмысленностей. », во-вторых, это использование специальной терминологии, характерной дл€ делового стил€. “ак, в текстах данного стил€ используютс€ слова и словосочетани€, которые имеют €рко выраженную функционально-стилистическую окраску, например истец, ответчик, протокол, должностна€ инструкци€, заключение под стражу, поставка, удостоверение личности, научный сотрудник и др., среди них значительное количество профессиональных терминов. ћногие глаголы содержат тему предписани€ или долженствовани€: запретить, разрешить, постановить, об€зать, назначить и проч. —ледует заметить, что в официально-деловой речи наблюдаетс€ самый высокий процент употреблени€ инфинитива среди согласных форм. Ёто также св€зано с императивным характером официально-деловых текстов.

–ассмотрим пример:
Ђѕри изучении любого международного соглашени€, а в особенности соглашени€ об устранени€ двойного налогообложени€, прежде всего, необходимо четко определить сферу его действи€ в двух аспектах:

Х налоги, на которые распростран€етс€ действие соглашени€;
Х территории, на которые распростран€етс€ действие соглашени€ї. ( онсультант. 1997. є 24).

¬ данном примере можно найти следующие особенности деловой лексики: слова и словосочетани€ с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги); выражающее долженствование словосочетание необходимость определить; а также можно выделить такие черты делового текста, как строгость выражени€ мысли, беспристрастна€ констатаци€, полна€ безличность изложени€.

»спользование специфических терминов накладывает на автора дополнительные об€зательства. јвтору необходимо следить за тем, чтобы термин был пон€тен не только ему, но и адресату. ≈сли термин €вл€етс€ малоупотребительным и его значение может быть непон€тным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

Х дать официальное определение термина, например: факторинг Ц продажа права на взыскание долгов;
Х уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обсто€тельствами (ливневыми дожд€ми размыло пути сообщени€ с заводом);
Х убрать термин и заменить его общепон€тным словом или выражением.

¬оспри€тие текста также может затруднить неоправданное использование заимствованных слов. Ќаиболее типична€ ошибка Ц немотивированное употребление ино€зычных слов вместо уже существующих дл€ обозначени€ пон€тий привычных слов, например: апеллировать вместо обращатьс€; паблисити (PR) вместо реклама, прерогативы вместо исключительное право; эксклюзивный вместо исключительный и т.п.

¬ документах не должны употребл€тьс€ слова и выражени€, вышедшие из употреблени€ (архаизмы и историзмы). ¬ деловом письме следует писать не при сем направл€ем, а направл€ем; не сего года, а этого года (текущего года); не насто€щим сообщаем, а сообщаем, не насто€щим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.

ƒл€ делового €зыка характерны сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материальнотехнический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п. ќбразование таких слов объ€сн€етс€ стремлением делового €зыка к точности передачи смысла и однозначности толковани€. Ётой же цели служат словосочетани€ Ђнеидиоматическогої характера, например высшее учебное заведение, налогова€ деклараци€, акционерное общество, жилищный кооператив и др. ќднотипность подобных словосочетаний и их высока€ повтор€емость приводит к клишированности используемых €зыковых средств, что придает текстам официально-делового стил€ стандартизованный характер.

ƒл€ официального документа важна юридическа€ сущность, поэтому предпочтение отдаетс€ родовым пон€ти€м, например, прибыть (приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (автобус, самолет, Ђ∆игулиї и т.д.), населенный пункт (деревн€, город, село и т.д.) и др. ≈сли в тексте надо упом€нуть им€ человека, то дл€ этого используютс€ имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением или действием (патологоанатом јнтипов “.Ќ., свидетель —тол€ров “.ѕ., ректор университета —ергеева ≈.». и т. п.).

»спользу€ в деловом письме какие-либо прилагательные, следует учитывать особенности фразеологии, сложившейс€ в официально-деловой речи. ѕри употреблении сравнительной степени предпочтительней сложна€ форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). ѕри выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием Ђнаиболееї: наиболее важный.

  терминам официально-делового стил€ относ€т также большой пласт номенклатурной лексики, котора€ довольно часто фигурирует в деловых письмах.

  такой лексике принадлежат:

Х номенклатура должностей (генеральный директор, менеджер по рекламе, финансовый директор и др.);
Х номенклатура наименований (ќќќ Ђ¬≈ ї, »ѕ ћельников, ‘—Ѕ, „ќѕ Ђƒружбаї и др.);
Х номенклатура товаров (бензин Ћ-76, станки с „ѕ”, «»Ћ-130 и др.).

  стандартным аспектам €зыка деловой письменной речи относитс€ унификаци€ сокращений, наиболее часто используемых в деловых письмах. —окращаютс€ слова, словосочетани€, характеризующиес€ высокой частотностью употреблени€, а также термины, названи€ организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначени€ и т.д. ¬се сокращени€, используемые в текстах документов, подчин€ютс€ определенным правилам:

Х на прот€жении всего документа сокращени€ должны быть одинаковыми. Ќельз€ сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно;
Х не допустимо примен€ть сокращение в тексте, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в воспри€тии фразы; нельз€ сокращать слово, если оно €вл€етс€ единственным членом предложени€;
Х нельз€ сокращать слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений. Ќапример: г. (год), г. (город), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. “акже к официально-деловой терминологии можно отнести различные аббревиатуры. ¬ деловых текстах используют всевозможные сокращени€ номенклатурных знаков различного свойства.
Х названи€ известных правовых актов: ”√ (”головный кодекс), √  (√ражданский кодекс);
Х наименовани€ организаций: ћ¬‘ (ћеждународный валютный фонд), ÷Ѕ– (÷ентральный банк –оссии);
Х названи€, указывающие на форму собственности предпри€ти€, вход€щие в качестве классификатора в названи€ предпри€тий: ќќќ (ќбщество с ограниченной ответственностью), ќјќ (ќткрытое акционерное общество);
Х названи€ должностей: »ќ Ц исполн€ющий об€занности;
Х названи€ технических приборов: ј—” (автоматическа€ система управлени€),  ѕƒ (коэффициент полезного действи€.).

 роме профессиональных терминов в деловых письмах часто используетс€ так называема€ процедурна€ лексика. Ёто лексика с обобщенным значением, котора€ в тексте документа представл€ет конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации. “ак, в деловой речи примен€ютс€ следующие общие выражени€: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, €вка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременна€ отгрузка товара и т.д.), нести ответственность (подвергатьс€ в случае нарушений штрафам, материальным взыскани€м, уголовному преследованию и т.д.).   процедурной лексике можно отнести и некоторые обобщенные пон€ти€: предпри€тие (фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат), товар (консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.).

“ермины, процедурна€ лексика и номенклатурна€ лексика составл€ют основную стилеобразующую лексику €зыка документов. ќни используютс€ параллельно в тексте документов, дополн€€ друг друга (в договорах обычно примен€ютс€ термины и процедурна€ лексика, в приложени€х к договорам Ц номенклатурна€ лексика).

 ак уже упоминалось, важнейшей особенностью деловой лексики €вл€етс€ то, что слово в тексте необходимо использовать только в одном возможном значении. ќднозначность контекстного употреблени€ обусловлена тематикой документа. ќднако незнание или неточное знание лексического значени€ слов влечет за собой массу ошибок, которые затрудн€ют воспри€тие текста документа или даже искажают его смысл.

ќдной из самых распространенных ошибок €вл€етс€ не различие слов-паронимов (близкие по звучанию, но различающиес€ по значению слова).   таким словам относ€тс€: гарантийный Ц гарантированный, представить Ц предоставить, эффектный Ц эффективный, проводить Ц производить, экономный Ц экономичный, страховщик Ц страхователь и т.д.

Ќапример, следует различать:

Х гарантированный отдых (обеспеченный чем-либо) Ц гарантийный талон (служащий гарантией);
Х представить коллективу нового сотрудника (предъ€вить, показать) Ц предоставить справку (отдать что-либо в пользование, распор€жение);
Х проводить митинг (осуществл€ть что-либо) Ц производить консервы (вырабатывать, изготавливать что-либо).

Ќеумение использовать слова-синонимы также может привести к смысловым нарушени€м в текстах документов. Ќапример, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическа€ окраска Ђвысокоеї), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаютс€ стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. —ледует писать Ц соорудить спортивную площадку, воздвигнуть пам€тник, построить дом. Ќеправильное написание: воздвигнуть гараж, построить дворец, соорудить башню.

ѕриведенные примеры ошибок далеко не единственные промахи, которые допускают составители деловых писем. “акие ошибки, как неправильный пор€док слов в предложении, смещение структуры простого и сложного предложени€, неумение использовать причастные и деепричастные обороты, нарушение лексических норм в устойчивых и терминированных словосочетани€х, тавтологи€ и многие др., зачастую привод€т к негативным последстви€м, т.е. к затруднению воспри€ти€ документа, а в худшем случае к неверному толкованию смысла изложенной информации.

“аким образом, становитс€ €сно, какую колоссальную роль играют €зыковые нормы при составлении деловых документов. Ќевнимание к основным нормам приводит сегодн€ к Ђзагр€знениюї официально-делового €зыка, который имеет или имел вековые традиции.

¬ письменном деловом общении большую роль играет деловой этикет, который €вл€етс€ важнейшим инструментом в достижении коммуникативной цели. ƒеловой этикет про€вл€етс€ в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращени€, выражени€ просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. ¬ деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

¬ажным элементом делового письма €вл€етс€ обращение к адресату. ѕривлечь его внимание и главное заинтересовать Ц основна€ задача обращени€. ќбращение Ц об€зательный элемент коммерческой переписки. ¬ последнее врем€ оно нередко используетс€ и в служебной переписке, если ситуаци€ требует обратитьс€ непосредственно к должностному лицу.

”важаемый господин ...(фамили€)!
”важаема€ госпожа ... (фамили€)!
”важаемые господа!

ѕриведенные примеры €вл€ютс€ наиболее общими формулами обращени€. ќднако существуют некоторые нюансы, которые следует учитывать при обращении к деловому партнеру: его служебное положение, сфера де€тельности, степень личного знакомства.

—уществуют негласные правила делового этикета, которые необходимо соблюдать в деловой переписке.   таким правилам можно отнести следующие аспекты:

Х при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. обычно используют форму выражени€ от первого лица множественного числа: ѕредставл€ем на рассмотрение и утверждение новый законопроект ... ѕредлагаем ¬ашему вниманию новую книгу ¬оронцовой ƒ.Ћ. Ђќкної ... ѕросим сообщить о возможности приобретени€ торгового оборудовани€ ...;
Х в письмах конфиденциального содержани€ и в документах, оформленных на бланках должностных лиц, используетс€ формула обращени€ от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю;
Х нельз€ начинать письмо словами отказа. Ѕолее вежливо сначала изложить мотивы прин€того решени€ (Ќаша фирма вынуждена отказатьс€ от сотрудничества в св€зи с завышенными ценами на продукцию, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе);
Х не рекомендуетс€ намекать деловому партнеру на его невнимательность и нав€зывать ему заранее спланированный исход какого-либо вопроса (ѕрошу внимательно рассмотреть данное предложениеЕ; Ќадеемс€ на благопри€тный исход нашего делаЕ);
Х если текст документа начинаетс€ с формулы личного обращени€ к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительна€ формула вежливости: — уважением;
Х не тактично употребл€ть в письмах слова Ђсрочної, Ђнезамедлительної тем самым, подталкива€ адресата к спешке в прин€тии решени€. Ѕолее приемлемыми могут быть выражени€: ѕрошу ¬ас ответить до такого-то числа; ”бедительно просим сразу же сообщить о своем решении.

—оставление делового документа Ц задача не из легких. Ёто труд, предполагающий достаточно высокий уровень €зыковой компетентности. Ќевозможно написать деловое письмо, не зна€ текстовых и €зыковых норм официально-делового стил€. ƒл€ того, чтобы уметь грамотно составл€ть официальные документы, надо как можно больше практиковатьс€ в написании деловых писем, а главное, необходимо учитьс€ и еще раз учитьс€ этому нелегкому искусству.