При заключении сделки купли-продажи или договора об оказании услуг, нередко отгрузка продукции или начало подрядных работ происходит без предоплаты. Отсрочка платежа предоставляется заказчику на основании делового письма, содержащего финансовые обязательства по оплате полученных ценностей в оговоренные сроки. Такое письмо относится к гарантийным и является, по сути, кредитной формой, подтверждающей намерения заемщика оплатить сформированную задолженность.

1. Составьте гарантийное письмо на фирменном бланке или поставьте угловой штамп с заполненными реквизитами компании (название, форма собственности, банковские реквизиты и фактический адрес). Зарегистрируйте письмо как исходящий документ. В правом верхнем углу укажите реквизиты адресата (полное наименование организации, должность и ФИО руководителя).

Письмо может содержать просьбу о поставке или выполнении услуг и гарантировать их своевременную оплату. В таком случае оно будет начинаться словами "Просим выполнить" и последним пунктом сообщать "Оплату гарантируем". Для письма, содержащего только гарантию оплаты, начало будет "Гарантируем оплату".

2. Далее перечислите товары или услуги, которые и стали предметом для заключения двухстороннего договора. Укажите сумму сделки цифрами и прописью, а также сроки уплаты указанных сумм. В конце документа в обязательном порядке укажите полное наименование, банковские реквизиты для перечислений и юридические адреса каждой из сторон.

Передайте письмо на подпись руководителю. В некоторых случаях подписывают еще и у главного бухгалтера. Заверьте их подписи печатью.

Документ гарантии оплаты имеет юридическую силу при правильном оформлении. То есть наличии полных реквизитов сторон-контрагентов, формулировки "оплату гарантируем", подписей руководителей и печати организации.