Дебетовое сальдо это бухгалтерский термин, означающий превышение итоговых сумм по дебету счета по сравнению с кредитом. Показывается, как правило, в активе баланса.
Могут ли иметь дебетовое сальдо пассивные счета (70, 68, 69 и т.д.)? Если нет, то чем руководствоваться при отражении в учете следующих ситуаций: 1) Увольняется работник, которому уже были выплачены отпускные. 2) Выплачены отпускные, а в следующем месяце работник приносит больничный лист за этот период. 3) В этом году поменялась база для расчета среднего заработка для больничных листов, был произведен перерасчет выплат за счет ФСС с начала года, и возникла переплата. Это отразилось в виде сальдо по дебету счета 70 у некоторых работников. 4) Если сумма НДФЛ превышает предел, а проводка по Дебет 70 Кредит 68.01 сделана на полную сумму, то возникнет сальдо не только по счету 70, но и по счету 68.01.
Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 3.10.2000 г. N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". ПО КРЕДИТУ счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а ПО ДЕБЕТУ - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов.
Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется по каждому работнику организации.
Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.
Однако, в ЗАКОНОДАТЕЛЬНО определенных случаях сальдо может быть дебетовым (несмотря на то, что счет пассивный). В этом случае за работником признается задолженность, которую погашает либо сам работник путем внесения денег в кассу или на расчетный счет, либо организация за счет удержаний из заработной платы.
Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право на удержание из заработной платы в следующих случаях (ст. 137):
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, указанным в пунктах 1, 2, подпункте "а" пунктов 3 и 4 статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 ТК РФ.
Решение об удержании работодатель принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В это же время возникает и дебетовое сальдо по счету 70.
Дебетовое сальдо по счету 70 может быть и в других случаях, например, в результате отражения задолженности по решению самого работника - за товары, проданные ему в кредит, задолженность по выданной ссуде, квартплате и др.
Следует помнить, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ). Указанные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.
В бухгалтерском балансе остатки по счету показываются развернутыми, то есть и по кредиту и по дебету. Нельзя отражать "свернутые" суммы, так как бухгалтерская отчетность в этом случае будет недостоверной.
Возможно ваш вопрос вызван особенностями учета в программе 1 С. "Для каждого счета (субсчета) в программе "1С:Бухгалтерия 7.7" установлен признак остатка по отношению к балансу: активный, пассивный или активно-пассивный. Для активных и пассивных счетов проводится проверка остатков на начало и конец отчетного периода на уровне конечных объектов (объектов аналитического учета). Активные счета должны иметь дебетовое сальдо, пассивные счета - кредитовое сальдо. В оборотно-сальдовых ведомостях "неправильные" остатки выделяются красным цветом и автоматически переносятся со знаком "минус" в соответствующую часть (активные в дебет, пассивные в кредит)" (Составление отчетности за 2004 год в программе "1С:Бухгалтерия 7.7" (С.А. Харитонов, "БУХ.1С", N 2, февраль 2005 г.).
Однако такой подход не верен, так как дебетовое сальдо имеет место в законодательно установленных случаях и по решению самого работника, а "свернутые" суммы ведут к недостоверности бухгалтерской отчетности.
В описываемых вами случаях погашение задолженности производится за счет удержаний из зарплаты согласно ст.137, то есть по счету 70 отражается дебетовое сальдо.
Относительно счета 68, 69
Счет 68 "Расчеты по налогам и сборам" предназначен для обобщения информации о расчетах с бюджетами по налогам и сборам, уплачиваемым организацией, и налогам с работниками этой организации.
По кредиту счета происходит начисление налогов на основании налоговых деклараций и расчетов) в корреспонденции.
По дебету счета отражаются суммы, фактически перечисленные в бюджет, а также суммы налога на добавленную стоимость, списанные со счета 19 "НДС по приобретенным ценностям".
Аналитический учет по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" ведется по видам налогов.
В случае излишней уплаты налога и сбора в бюджет, излишне взысканных налоговым органом платежей, а также в случае наличия подлежащих возмещению из бюджета сумм НДС, акцизов имеет место дебетовое сальдо по счету 68.
В силу статей 21, 78, 79, 176 и 203 НК РФ налогоплательщик имеет право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченных (взысканных) налогов и пеней, а также возмещение сумм налога на добавленную стоимость и акцизов.
В связи с этим данные, которые собирает налогоплательщик на счетах бухгалтерского учета должны соответствовать действительности, а не иметь свернутый остаток. Аналогичная ситуация по учету расчетов с внебюджетными фондами счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".
По кредиту счета производится начисление взносов и начисление пеней и штрафов за просрочку.
По дебету счета отражается перечисление взносов и начисление пособий за счет средств внебюджетных фондов.
В случае излишней уплаты взносов или в связи с начислением пособия за счет ФСС, сумма которого превышает начисленный ЕСН в части зачисления в ФСС, возникает дебетовое сальдо по счету 69.
ВЫВОД
Пассивные счета 70, 68, 69 и т.д. можно классифицировать как счета расчетов. В идеальном варианте в результате проведения расчетов с работниками, а также с бюджетом и внебюджетными фондами сальдо по счетам должно быть равно нулю или кредитовое. Но на практике имеет место и дебетовое сальдо, которое свидетельствует о необходимости погасить задолженность путем удержаний из зарплаты работником, либо совершить зачет или возврат налогов и сборов из бюджета. "Свернутое" сальдо не соответствует действительности и ведет к недостоверности бухгалтерской отчетности.
Могут ли иметь дебетовое сальдо пассивные счета (70, 68, 69 и т.д.)? Если нет, то чем руководствоваться при отражении в учете следующих ситуаций: 1) Увольняется работник, которому уже были выплачены отпускные. 2) Выплачены отпускные, а в следующем месяце работник приносит больничный лист за этот период. 3) В этом году поменялась база для расчета среднего заработка для больничных листов, был произведен перерасчет выплат за счет ФСС с начала года, и возникла переплата. Это отразилось в виде сальдо по дебету счета 70 у некоторых работников. 4) Если сумма НДФЛ превышает предел, а проводка по Дебет 70 Кредит 68.01 сделана на полную сумму, то возникнет сальдо не только по счету 70, но и по счету 68.01.
Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 3.10.2000 г. N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". ПО КРЕДИТУ счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а ПО ДЕБЕТУ - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов.
Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется по каждому работнику организации.
Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.
Однако, в ЗАКОНОДАТЕЛЬНО определенных случаях сальдо может быть дебетовым (несмотря на то, что счет пассивный). В этом случае за работником признается задолженность, которую погашает либо сам работник путем внесения денег в кассу или на расчетный счет, либо организация за счет удержаний из заработной платы.
Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право на удержание из заработной платы в следующих случаях (ст. 137):
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, указанным в пунктах 1, 2, подпункте "а" пунктов 3 и 4 статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 ТК РФ.
Решение об удержании работодатель принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В это же время возникает и дебетовое сальдо по счету 70.
Дебетовое сальдо по счету 70 может быть и в других случаях, например, в результате отражения задолженности по решению самого работника - за товары, проданные ему в кредит, задолженность по выданной ссуде, квартплате и др.
Следует помнить, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ). Указанные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.
В бухгалтерском балансе остатки по счету показываются развернутыми, то есть и по кредиту и по дебету. Нельзя отражать "свернутые" суммы, так как бухгалтерская отчетность в этом случае будет недостоверной.
Возможно ваш вопрос вызван особенностями учета в программе 1 С. "Для каждого счета (субсчета) в программе "1С:Бухгалтерия 7.7" установлен признак остатка по отношению к балансу: активный, пассивный или активно-пассивный. Для активных и пассивных счетов проводится проверка остатков на начало и конец отчетного периода на уровне конечных объектов (объектов аналитического учета). Активные счета должны иметь дебетовое сальдо, пассивные счета - кредитовое сальдо. В оборотно-сальдовых ведомостях "неправильные" остатки выделяются красным цветом и автоматически переносятся со знаком "минус" в соответствующую часть (активные в дебет, пассивные в кредит)" (Составление отчетности за 2004 год в программе "1С:Бухгалтерия 7.7" (С.А. Харитонов, "БУХ.1С", N 2, февраль 2005 г.).
Однако такой подход не верен, так как дебетовое сальдо имеет место в законодательно установленных случаях и по решению самого работника, а "свернутые" суммы ведут к недостоверности бухгалтерской отчетности.
В описываемых вами случаях погашение задолженности производится за счет удержаний из зарплаты согласно ст.137, то есть по счету 70 отражается дебетовое сальдо.
Относительно счета 68, 69
Счет 68 "Расчеты по налогам и сборам" предназначен для обобщения информации о расчетах с бюджетами по налогам и сборам, уплачиваемым организацией, и налогам с работниками этой организации.
По кредиту счета происходит начисление налогов на основании налоговых деклараций и расчетов) в корреспонденции.
По дебету счета отражаются суммы, фактически перечисленные в бюджет, а также суммы налога на добавленную стоимость, списанные со счета 19 "НДС по приобретенным ценностям".
Аналитический учет по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" ведется по видам налогов.
В случае излишней уплаты налога и сбора в бюджет, излишне взысканных налоговым органом платежей, а также в случае наличия подлежащих возмещению из бюджета сумм НДС, акцизов имеет место дебетовое сальдо по счету 68.
В силу статей 21, 78, 79, 176 и 203 НК РФ налогоплательщик имеет право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченных (взысканных) налогов и пеней, а также возмещение сумм налога на добавленную стоимость и акцизов.
В связи с этим данные, которые собирает налогоплательщик на счетах бухгалтерского учета должны соответствовать действительности, а не иметь свернутый остаток. Аналогичная ситуация по учету расчетов с внебюджетными фондами счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".
По кредиту счета производится начисление взносов и начисление пеней и штрафов за просрочку.
По дебету счета отражается перечисление взносов и начисление пособий за счет средств внебюджетных фондов.
В случае излишней уплаты взносов или в связи с начислением пособия за счет ФСС, сумма которого превышает начисленный ЕСН в части зачисления в ФСС, возникает дебетовое сальдо по счету 69.
ВЫВОД
Пассивные счета 70, 68, 69 и т.д. можно классифицировать как счета расчетов. В идеальном варианте в результате проведения расчетов с работниками, а также с бюджетом и внебюджетными фондами сальдо по счетам должно быть равно нулю или кредитовое. Но на практике имеет место и дебетовое сальдо, которое свидетельствует о необходимости погасить задолженность путем удержаний из зарплаты работником, либо совершить зачет или возврат налогов и сборов из бюджета. "Свернутое" сальдо не соответствует действительности и ведет к недостоверности бухгалтерской отчетности.