Каждый руководитель должен стараться сделать общение в компании эффективным, ведь только так можно обеспечить успешную работу компании. Считается, что неэффективная коммуникация вызвана:

различия в восприятии – люди с разным уровнем образования или знаний часто по-разному воспринимают одни и те же явления. Различия в восприятии также могут возникать из-за гендерных различий. Исследования, проведенные за последнее десятилетие, показали, что женщины и мужчины в нашей культуре используют разные стили речи и, как правило, играют разные роли, разговаривая друг с другом. Эти различия могут привести к недопониманию и конфликтам.

Чтобы избежать разного понимания одних и тех же вещей, сообщение должно быть представлено таким образом, чтобы его могли понять люди с разным опытом и точками зрения.

Эмоциональные реакции — гнев, любовь, самозащита, ненависть, ревность, страх, соперничество — влияют на наше понимание, то есть на то, как мы понимаем информацию, представленную другими людьми, и на то влияние, которое мы оказываем на других, когда сообщаем свои сообщения.

Лучший подход к работе с эмоциями — относиться к ним как к части процесса общения и пытаться понять, что они вызывают проблемы.

На сообщения, которые мы отправляем, сильно влияет невербальная информация — движения тела, выражение лица, расстояние от человека — и мы можем использовать их для передачи различных намерений. Ключ к преодолению коммуникативных конфликтов заключается в том, чтобы знать о них и быть осторожным, чтобы не отправлять вводящие в заблуждение сообщения. Очень полезно анализировать невербальное общение других людей и пытаться применить изученные истины к себе и своим отношениям с другими.

Доверие или недоверие получателя представленной ему информации во многом является отражением доверия к отправителю в сознании получателя. Если сотрудники неоднократно сталкивались с тем, что руководитель не выполняет свои обещания, то общение такого руководителя с этими людьми может быть испорчено.

В настоящее время теория управления предлагает следующие принципы коммуникации, которые можно использовать для обеспечения эффективной коммуникации:

• полнота – при общении должен быть освещен весь комплекс вопросов, связанных с проблемой;
• краткость – используйте только необходимые слова и знаки, не давайте лишней информации;
• адресность – ориентация на адресата, а не на пожелания отправителя;
• конкретность – опираться на факты, ориентируясь на четко определенные действия;
• ясность – представлять информацию в доступной для адресата форме;
• точность — использовать только точные, проверенные факты и данные, излагать мысли, избегая их неоднозначного восприятия;
• порядочность, честность, самокритичность, уважение к адресату,               

избегая раздражения.

Американская ассоциация менеджмента предлагает следовать этим правилам хорошего общения, которые называются 10 заповедями:

постарайтесь собраться с мыслями перед общением. Многие коммуникации терпят неудачу из-за плохого планирования. Планирование должно включать отношение и мышление тех, кто будет получать информацию, и тех, кто связан с этой информацией;

исследуйте истинную цель каждого сообщения. Перед общением спросите себя, чего вы действительно хотите добиться — получить информацию, инициировать действие, изменить отношение собеседника? Также не пытайтесь добиться многого сразу – чем точнее информация, тем больше шансов на успех;

учитывайте среду, в которой вы общаетесь. Намерения не выражаются одними словами, есть много других факторов, влияющих на общение: время, личное или публичное общение, социальная атмосфера, обычаи и предыдущий опыт;

планируя коммуникацию, по возможности договаривайтесь с другими. Часто привлечение других требуется для общения или сбора фактов, на которые можно положиться. Это приводит к большей эффективности;

будьте осторожны при общении — нужно понимать как содержание информации в целом, так и скрытый смысл. Тон вашего голоса, выражение лица, внешний вид играют не последнюю роль в достижении намеченной цели;

воспользоваться возможностью помочь или передать что-то ценное получателю сообщения. Обычно самый большой отклик приходится на информацию, которая важна для людей;

следить за своим общением. Наши усилия могут оказаться напрасными, и мы можем даже не знать, правильно ли передали желаемую информацию, если не знаем, как нас понимают;

общаться сегодня и завтра. Самое главное, чтобы общение основывалось на долгосрочных целях и выгодах;

• убедитесь, что ваши действия не противоречат тому, что вы говорите. Самое убедительное — это то, что вы делаете, а не то, что вы говорите. Когда действия человека противоречат его словам, мы склонны игнорировать слова;

стремитесь не только быть понятым, но и понимать — будьте хорошим слушателем. Умение слушать — один из самых важных, но часто упускаемых из виду аспектов общения.