Регламентировать процедуры подготовки, регистрации, учета и контроля исполнения, обработки документов
| Вид материала | Регламент |
- Список вопросов итогового контроля по курсу, 46.32kb.
- Книга учета входящих документов предназначена для внесения записей о документах, представляемых, 195.3kb.
- Положение о едином порядке регистрации уголовных дел и учета преступлений (приложение, 1758.08kb.
- Правила регистрации, обработки документов, поступающих Регистратору, и предъявляемые, 1038.09kb.
- Российской Федерации Унифицированные системы документации «Унифицированная система, 956.37kb.
- Правила документооборота и технология обработки учетной информации 249 > Особенности, 5836.37kb.
- Примерный перечень документов, необходимых для регистрации договоров участия в долевом, 26.32kb.
- Алгоритмы и средства регистрации, обработки и передачи данных в автоматизированных, 48.85kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в дошкольных образовательных учреждениях, 929.01kb.
- Курсовая работа По дисциплинам: «Банковские операции» и«Учет в банках» Тема: Процедуры, 914.59kb.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция является нормативным документом, устанавливающим единую систему документирования и организации работы с документами несекретного характера в Уральском государственном университете им. А. М. Горького.
Инструкция разработана на основе ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Изменения N 1 ГОСТ Р 6.30-97 (с 01.04.2000), Инструкции по делопроизводству Министерства общего и профессионального образования РФ (утвержденной приказом Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790).
1.2. Цель инструкции:
- обеспечить единообразие процессов документирования и организации работы с документами в университете;
- способствовать правильному и своевременному выполнению постановлений и распоряжений руководства университета;
- регламентировать процедуры подготовки, регистрации, учета и контроля исполнения, обработки документов;
- определить порядок систематизации документов, подготовки их для сдачи в архив и хранения;
- установить единый порядок работы с документами по личному составу, финансовыми и бухгалтерскими на этапе их согласования и подписания.
1.3. Операции по технической обработке документов возлагаются на отдел документационного обеспечения университета. Отдел в своей деятельности руководствуется положением об отделе и настоящей инструкцией.
1.4. Документооборот Уральского университета организован по смешанному принципу, при котором прием, регистрация, оформление документов и формирование дел производятся и в отделе документационного обеспечения, и в структурных подразделениях.
1.5. Непосредственное ведение документирования возлагается:
- на ректорат,
- отдел документационного обеспечения (канцелярию),
- архив,
- отдел кадров,
- управление по образовательной политике и учебно-методической работе,
- управление бухгалтерского учета и финансового контроля,
- ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, назначаемых руководителем структурного подразделения.
1.6. Ответственность за состояние, правильное ведение документирования, своевременное исполнение и сохранность документов в структурных подразделениях - на кафедрах, в деканатах, НИЧ, НИИ, СУНЦ и других отделах - возлагается на их руководителей.
1.7. В целях организации четкого ведения документирования настоящей инструкцией утверждаются индексы структурных подразделений университета (Приложение 1), которые являются основой системы индексации (формирования регистрационных номеров) документов.
1.8. Требования настоящей инструкции распространяются на все структурные подразделения и обязательны для выполнения всеми должностными лицами и сотрудниками университета.
1.9. Настоящая инструкция устанавливает порядок обязательного ознакомления вновь поступающих сотрудников с установленным в университете порядком работы с документами и инструкцией по документационному обеспечению управления. Ответственность за ознакомление сотрудников с требованиями настоящей инструкции возлагается на руководителей структурными подразделениями.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены лишь лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц допускается только с разрешения руководства университета.
1.11. Методическое руководство и контроль за процессом документирования в университете возлагается на помощника ректора по организационным вопросам и начальника отдела документационного обеспечения.
2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот - это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений.
Принципы документооборота:
- четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;
- однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;
- оперативность обработки документов;
- согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.
Вся документация университета делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).
Документы, функционирующие в сфере управления университета, подразделяются на следующие основные группы:
- организационные документы (Устав, Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом, положения о структурных подразделениях), место хранения - ректорат;
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения), место хранения - отдел документационного обеспечения;
- документы по личному составу (приказы по личному составу, в том числе студентов), место хранения - отдел документационного обеспечения; трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, трудовые книжки), место хранения - отдел кадров;
- финансовые и бухгалтерские документы (Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибыли и убытков, акты ревизий, лицевые счета по зарплате и др.), место хранения - управление бухгалтерского учета и финансового контроля;
- нормативные документы от вышестоящих организаций (лицензия на ведение образовательной деятельности, сертификат об оказании образовательных услуг), место хранения - ректорат;
- нормативные документы, поступающие из Министерства образования РФ, место хранения - отдел документационного обеспечения.
Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; контроль за исполнением документа.
2.1. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
2.1.1. Прием и первичная обработка поступающей на адрес университета корреспонденции осуществляется отделом документационного обеспечения (см. Схему работы с входящими документами). К поступающей корреспонденции относятся документы, полученные по почте, доставленные курьером или посетителем, принятые по телефону, факсу, электронной почте. При этом корреспонденция, полученная по почте или факсу и адресованная ректору, проректорам или УрГУ без указания адресата, регистрируется отделом документационного обеспечения.
СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, получают и регистрируют секретари этих подразделений или лица, ответственные за документационное обеспечение
2.1.2. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресации. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению.
2.1.3. Конверты, адресованные лично, не вскрываются.
2.1.4. В случае отсутствия приложений, указанных в полученном документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номера, индекса и т.п.) делается об этом запись на первом листе документа.
Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель.
2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прикладываются к документу:
- если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;
- если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;
- если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.
2.1.6. Посылки, прибывшие в адрес университета, получает отдел материально-технического снабжения, который извещает структурные подразделения.
2.1.7. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относятся:
- сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;
- рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;
- периодические издания (газеты, журналы, брошюры, бюллетени);
- поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные письма;
- формы статистической отчетности.
Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки и передаются по назначению.
2.2. РЕГИСТРАЦИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Регистрация - это фиксация факта поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного номера поступления с последующей записью необходимых сведений в регистрационной форме.
2.2.1. Регистрации подлежит вся поступающая в Уральский университет корреспонденция. В УрГУ используется карточная, журнальная, автоматизированная формы регистрации.
Корреспонденцию, адресованную на имя ректора, проректоров и без указания адресата, регистрирует отдел документационного обеспечения университета. Корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, регистрируют секретари этих подразделений или лица, ответственные за ведение делопроизводства. В структурных подразделениях корреспонденция регистрируется в журналах (Приложение 2). На документы, поставленные на контроль, заполняется карточка.
2.2.2. Входящие документы регистрируются в день поступления или утверждения, а исходящие и внутренние - в день подписания.
2.2.3. Регистрации подлежит вся заказная и ценная входящая корреспонденция, за исключением документов, присланных в университет для сведения и обобщения.
2.2.4. Регистрация должна быть однократной (в отделе документационного обеспечения или в структурном подразделении). При этом каждый входящий документ получает регистрационный индекс, который более нигде не повторяется.
2.2.5. На входящих документах реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" располагается на первой странице в правом нижнем углу. Реквизит состоит из цифрового индекса структурного подразделения (Приложение 1), в котором регистрируется документ, и порядкового номера.
Например:
вх. 01-01/35 от 13.04.2000
01-01 - цифровой индекс структурного подразделения (Приложение 1),
35 - порядковый номер документа по журналу регистрации,
13.04.2000 - дата поступления документа.
2.2.6. Реквизит исходящего номера документа проставляется в угловом штампе бланка и состоит из цифрового индекса структурного подразделения (Приложение 1), в котором регистрируется документ, и порядкового номера.
Например:
N 01-01/27
01-01 - цифровой индекс структурного подразделения (Приложение 1),
27 - порядковый номер документа по журналу регистрации исходящих документов.
2.3. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА РАССМОТРЕНИЕ
2.3.1. Зарегистрированная корреспонденция в день поступления передается на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю. Корреспонденция, полученная с отметкой "срочно", телеграммы и другие документы, требующие срочного исполнения, доставляются отделом документационного обеспечения адресатам немедленно.
2.3.2. Ректору на рассмотрение передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов управления, касающиеся принципиальных вопросов деятельности университета. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений или непосредственно исполнителю.
2.3.3. Результаты рассмотрения отражаются в резолюциях.
В резолюции формулируется ясное и исчерпывающее указание о порядке, характере исполнения. Резолюция содержит следующие элементы: текст (где определяются исполнители, задание, сроки исполнения), подпись, дату - и выполняется в верхней, свободной от текста части первой страницы документа.
2.3.4. После рассмотрения руководителем документы возвращаются в отдел документационного обеспечения для переноса резолюции в регистрационно-контрольную карточку. Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям под роспись в журнале регистрации входящих документов.
2.3.5. Для обеспечения оперативного исполнения документы, поступающие из Министерства образования РФ, копируются в отделе документационного обеспечения. Число копий определяется количеством исполнителей, указанных в документе.
2.3.6. Подлинники нормативных документов, поступившие из Министерства образования РФ, хранятся в отделе документационного обеспечения.
2.3.7. Передача исполнителям документов должна производиться только через секретарей структурных подразделений, осуществляющих учет и регистрацию корреспонденции с обязательной отметкой об этом в регистрационном журнале.
2.3.8. Срок доставки корреспонденции устанавливается не более суток с момента поступления до передачи исполнителю.
2.4. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Порядок прохождения исходящих документов включает следующие этапы: составление проекта документа, его изготовление, подписание, утверждение (в необходимых случаях), регистрацию и отправку (см. Схему работы с исходящими документами).
2.4.1. Проект документа составляет исполнитель в соответствии с установленными требованиями к оформлению документов.
2.4.2. Проекты приказов и другие распорядительные документы визируются руководителями соответствующих структурных подразделений. Без визы согласования документ не может быть представлен на подпись.
СХЕМА РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
2.4.3. Вместе с подготовленным документом на подпись руководителю представляется вся подборка материалов, на основании которых составлен документ. Исходящая корреспонденция, подписываемая ректором или проректором, оформляется в трех экземплярах (оригинал; второй экземпляр хранится в ректорате; третий - в структурном подразделении, подготовившем документ).
2.4.4. Передача на подпись проектов документов производится:
РЕКТОРУ - через помощника ректора по организационным вопросам;
ПРОРЕКТОРАМ - через их секретарей;
РУКОВОДИТЕЛЯМ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ - через сотрудников делопроизводства этих подразделений.
Указанным сотрудникам предоставляется право возвращать неправильно оформленные документы на доработку.
2.4.5. Все документы, направляемые в Министерство образования РФ, вышестоящие органы от имени УрГУ, подписываются ректором университета, а в его отсутствие - исполняющим обязанности ректора.
2.4.6. После подписания ректором исходящий документ (служебное письмо) регистрируется в ректорате.
2.4.7. Исходящая корреспонденция, подписываемая проректорами, заведующими кафедрами и начальниками структурных подразделений, регистрируется секретарями соответствующих структурных подразделений (Приложение 3) и передается в отдел документационного обеспечения для отправки.
2.4.8. Документы, переданные в отдел документационного обеспечения для отправки, должны быть обработаны и отосланы в течение суток. Телеграммы и срочная документация, представленные ректором или проректорами, доставляются сотрудниками отдела документационного обеспечения немедленно.
2.4.9. Экземпляр отправленного письма и приложения к нему помещаются в дело с исходящей корреспонденцией в структурном подразделении, подготовившем данный документ.
2.4.10. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются или используются в пределах университета. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления аналогично порядку работы с исходящими документами.
3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Документ состоит из ряда элементов, называемых реквизитами: наименования, автора, адресата, текста, даты, подписи и т.д. Различные документы имеют определенный набор реквизитов. Правила составления и оформления документов представлены в ГОСТ Р 6.30-97, где в определенной последовательности перечислены реквизиты, присущие всем видам документов, изложены правила грамотного написания и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.
3.2. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 документы оформляются на бланках. В Уральском университете устанавливаются следующие виды бланков:
- Бланк письма для оформления документов, отправляемых из университета (Приложение 4).
- Общий бланк для оформления любых видов документов, кроме письма (Приложение 5).
- Бланк приказа (Приложение 6).
- Бланк распоряжения (Приложение 7).
Указанные бланки хранятся в отделе документационного обеспечения. Использовать бланки произвольной формы запрещается.
3.3. Переписка структурных подразделений УрГУ с внешними организациями выполняется на бланках структурных подразделений или на бланке письма университета с указанием наименования структурного подразделения.
Внутренняя переписка в университете ведется на стандартных листах бумаги или на бланках структурных подразделений.
3.4. Бланк письма включает следующие реквизиты: эмблема УрГУ, сокращенное или полное наименование министерства, полное наименование университета, справочные данные об университете.
3.5. К заполняемым реквизитам бланка относятся: дата и регистрационный номер документа.
Датой приказа и письма является дата подписания, датой акта - дата актируемого события, датой протокола - дата протоколируемого события и т.д. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день, месяц, год (например: 08.02.2000).
3.6. При составлении писем в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения пишется в именительном падеже, например:
|
При направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:
|
Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата, например:
|
В письме, адресуемом организации (фирме), сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Адрес не проставляется на документах, отправляемых в правительственные учреждения или в вышестоящие организации по подчиненности.
Документ не должен содержать больше четырех адресатов; если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки. При этом на каждом экземпляре отправляемого документа указывается только один адрес.
Слово "копия" перед 2,3,4-м адресом не проставляется.
3.7. При адресовании письма физическому лицу вначале указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:
|
3.8. В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посреди верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания.
3.9. К каждому документу формата А4 составляется заголовок, отражающий его содержание. Заголовок к тексту, как правило, начинается с предлога "О" (о чем документ) либо без предлога, например:
О создании аттестационной комиссии
Проведение юбилейных мероприятий
В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетаний.
3.10. Документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу.
3.11. При оформлении отметки о наличии приложения необходимо соблюдать следующие правила:
- Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
- Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
| Приложение: | 1. Справка о финансировании на 5 л. в 1 экз. |
| 2. Смета на 4 л. в 1 экз. |
- Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
- Приложения подписываются исполнителем.
- При количестве приложений более четырех на них составляется отдельный документ, например:
Приложение: Перечень приложений на 5 л. в 1 экз.
3.12. Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них.
3.13. Текст документов, как правило, должен состоять из трех разделов:
- в первом, констатирующем, разделе излагаются факты, послужившие основанием для создания документа;
- во втором - существо вопроса;
- в третьем - выводы.
Каждый раздел начинается с абзаца. Текст во втором разделе может быть разделен на части по характеру действий, по исполнителям, срокам и другим признакам, а также на главы, пункты и подпункты.
Каждая из этих частей должна иметь номер, состоящий из арабских цифр, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней, например:
глава 4, 5, 6 и т.д.
пункт 4.1; 4.2 и т.д.
подпункт 4.1.1; 4.1.2 и т.д.
3.14. В тексте протоколов, служебных писем, телеграмм и документов справочного характера употребляется сокращенный вариант наименования министерств. Во всех остальных случаях употребляется их полное наименование.
3.15. Основная роль в составлении документа принадлежит исполнителю, который отвечает за содержание, стиль изложения и качество оформления.
Фамилию исполнителя (составителя документа) и номер служебного телефона следует обязательно указывать в исходящих документах на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа документа. Это требование также является обязательным, если документ подлежит размножению.
3.16. Гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" и помещается в правой верхней части документа.
Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения и оформляется двумя способами:
- наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
|
- на бланке университета
|
При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по следующей форме:
|
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
3.17. Гриф визирования состоит из наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
| Декан исторического факультета 12.04.2000 | подпись | Д.В. Бугров |
| Декан философского факультета 14.04.2000 | подпись | А.В. Перцев |
3.18. Документы визируются заинтересованными структурными подразделениями. Грифы визирования располагаются через два межстрочных интервала.
При наличии у визирующего замечаний, дополнений они прилагаются на отдельном листе.
3.19. Представленные на подпись документы визируются:
- приказы - на первом экземпляре;
- приказы на благодарность, на размножение - на втором экземпляре;
- письма и телеграммы - на втором экземпляре.
3.20. Визы должностных работников на проекте документа собирает лицо, подготовившее его.
3.21. Документы от имени университета подписывают ректор, проректоры. Письма в Министерство образования РФ подписывает только ректор, а в его отсутствие - исполняющий обязанности ректора.
Если в подписанный документ вносят какие-либо исправления, добавления, необходимо получить разрешение подписывающего документ.
3.22. Подпись в документах печатается от границы левого поля и состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, например:
- если документ оформлен на бланке письма УрГУ:
| Ректор | (личная подпись) | В.Е. Третьяков |
- если документ оформлен не на бланке:
| Ректор Уральского государственного университета им. А.М. Горького | (личная подпись) | В.Е. Третьяков |
3.23. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами, например:
| Ректор | (личная подпись) | В.Е. Третьяков |
| Начальник УБУиФК - главный бухгалтер | (личная подпись) | В.C. Петухова |
3.24. При подписании документа несколькими лицами одной должности разных учреждений подписи располагаются на одном уровне, например:
| Ректор УГТУ-УПИ _________С.С. Набойченко | Ректор УрГУ _____________В.Е. Третьяков |
3.25. Недопустимо при подписании документа исполняющему обязанности должностного лица ставить предлог "за", подписывать от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности руководителя. Должна быть указана фактическая должность подписывающего, его инициалы и фамилия.
3.26. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложения к документам.