Регламентировать процедуры подготовки, регистрации, учета и контроля исполнения, обработки документов
| Вид материала | Регламент |
- Список вопросов итогового контроля по курсу, 46.32kb.
- Книга учета входящих документов предназначена для внесения записей о документах, представляемых, 195.3kb.
- Положение о едином порядке регистрации уголовных дел и учета преступлений (приложение, 1758.08kb.
- Правила регистрации, обработки документов, поступающих Регистратору, и предъявляемые, 1038.09kb.
- Российской Федерации Унифицированные системы документации «Унифицированная система, 956.37kb.
- Правила документооборота и технология обработки учетной информации 249 > Особенности, 5836.37kb.
- Примерный перечень документов, необходимых для регистрации договоров участия в долевом, 26.32kb.
- Алгоритмы и средства регистрации, обработки и передачи данных в автоматизированных, 48.85kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в дошкольных образовательных учреждениях, 929.01kb.
- Курсовая работа По дисциплинам: «Банковские операции» и«Учет в банках» Тема: Процедуры, 914.59kb.
5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на учет, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение.
5.2. В соответствии с действующим законодательством устанавливаются следующие сроки исполнения документов:
- Постановления, распоряжения, указания и приказы вышестоящих органов, по которым требуется подготовить ответ, - 10 дней или согласно указанному в них сроку;
- Приказы ректора - согласно указанному в них сроку;
- Решения ученого совета университета - согласно указанному в них сроку;
- Письма-запросы и письма-поручения учреждений и организаций - 10 дней или согласно указанному в них сроку;
- Исходящие инициативные документы университета по основным вопросам деятельности - 10 дней или согласно указанному в них сроку;
- Предложения, заявления и жалобы граждан:
- не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно (но не позднее 15 дней),
- при необходимости дополнительной проверки - до 1 месяца.
- не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно (но не позднее 15 дней),
Сроки исполнения считаются со дня поступления документа в университет.
5.3. Контроль за исполнением документов:
- адресованных отделам, подчиненным непосредственно ректору, возлагается на помощника ректора;
- адресованных факультетам, кафедрам, НИЧ, отделам, подчиненным непосредственно проректорам, возлагается на соответствующих проректоров через специально назначенных сотрудников.
5.4. На левом поле бланка, на уровне реквизита "Заголовок к тексту" первой страницы документа, взятого на контроль, ставится штамп "КОНТРОЛЬ".
5.5. По первому требованию сотрудника, осуществляющего контроль, исполнитель обязан дать исчерпывающий ответ об исполнении находящегося на контроле документа. Документы, поставленные на контроль ректором университета, после исполнения вместе с ответом возвращаются ректору для снятия с контроля и отправки адресату.
5.6. Срок исполнения может быть продлен только лицом, которое его установило.
Продление срока должно быть письменно оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения, если в процессе выясняется невозможность соблюдения указанного срока.
В противном случае документ считается неисполненным в срок.
5.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с помощью контрольно-справочной картотеки, которая находится в приемной ректора университета.
5.8. Помощник ректора по организационным вопросам в установленные сроки представляет ректору перечень неисполненных документов для принятия соответствующих мер.
5.9. Отдел документационного обеспечения осуществляет контроль за исполнением приказов ректора по основной деятельности, обеспечивает сбор информации от исполнителей, еженедельно представляет помощнику ректора данные об исполнении распорядительных документов.
6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
6.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
6.2. Сводная номенклатура дел университета подлежит пересогласованию с ЭПК ГАСО один раз в течение пяти лет. Ответственность за согласование несет начальник отдела документационного обеспечения.
6.3. Сводная номенклатура дел университета составляется заведующим архивом на основании номенклатуры структурных подразделений.
6.4. Разработка номенклатуры структурных подразделений возлагается на сотрудника, ответственного за ведение документирования в подразделении под методическим руководством начальника отдела документационного обеспечения и заведующего архивом. Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за документирование подразделения, и согласовывает с заведующим архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.
6.5. Все виды документов формируются в деле в соответствии с утвержденной номенклатурой и каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел университета.
6.6. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением "переходящих" дел, которые формируются в течение ряда лет, например - личные дела сотрудников, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника;
- внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопроса;
- протоколы заседаний факультетов, кафедр формируются по учебному году;
- годовые планы, сметы и отчеты хранятся в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию независимо от времени их составления. Например, годовой отчет университета, составленный в 1998 г., относится к 1997 г. Отчеты по перспективным планам относят к последнему году отчетного периода.
- приложения независимо от их дат присоединяются к тем документам, к которым они относятся
7. ПОДШИВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
7.1. После окончания дел в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения хранят в структурных подразделениях в течение двух лет, после чего сдают в архив университета (например, дела, законченные к 1 января 1995 г., должны быть переданы в архив к 1 января 1997 г.).
7.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному заведующим архивом и утвержденному ректором.
7.3. Подготовка передачи дел в архив включает в себя следующие этапы:
- проведение экспертизы ценности документов в делах;
- систематизация документов в делах;
- оформление дел;
- составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками структурных подразделений - ответственными за ведение документирования под методическим руководством заведующего архивом.
7.3.1. Перед техническим оформлением дел проводят дополнительную систематизацию документов в делах. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в обратном порядке. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце - самый поздний. Например: в деле под заголовком "Протоколы заседаний кафедры истории России с N 1 по N 16" на листе под N 1 будет находиться протокол N 1 от 16 октября 1998 г., на последнем листе - протокол N 16 от 8 июня 1999 г.
7.3.2. При полистной экспертизе ценности документов из дела изымают лишние экземпляры, черновики.
7.3.3. При передаче дел в архив должно быть проведено полное оформление дел.
Нумерация листов. Нумеруют все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумерацию листов производят в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текст документа, простым карандашом проставляют порядковый номер.
Составление заверительной надписи необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации. Заверительную надпись (Приложение 13) составляют после завершения нумерации листов дела.
На личные дела составляется внутренняя опись (Приложение 14).
Подшивка дел. Из документов удаляют скрепки и другие металлические скрепления. К документам, не имеющим левого поля или имеющим слишком малое поле, подклеивают слева, не задевая текст, полоску бумаги, которая используется во время подшивки. Объем подшивки составляет 20-30 листов. При необходимости допускается не более 250 листов, при толщине корешка не более 4 см. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку.
Оформление обложек дел. Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела (переносят на обложку их номенклатуры);
- заголовок дела (заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой);
- дата дела (указывают число и год арабскими цифрами, месяц - словами);
- количество листов в деле (переносят на обложку из заверительной надписи);
- срок хранения дела (на делах постоянного срока хранения указывают "Хранить постоянно").
7.3.4. Передачу дел в архив производят только по описям. Опись составляется в двух экземплярах (первый экземпляр вместе с делами передается в архив, второй остается в структурном подразделении).
Опись на дела постоянного и временного сроков хранения составляется отдельно.
Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений. Описи структурного подразделения составляют по установленной форме (Приложение 15).
При составлении описи соблюдают следующие правила:
- каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;
- графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
- при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью, а все остальные однородные дела обозначают словами "то же";
- дополнительные сведения о деле пишут полностью, причем заголовок воспроизводят на каждом новом листе также полностью;
- дела систематизируют по хронологически-структурному принципу согласно годовым разделам номенклатуры дел;
- графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.
За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литературные, пропущенные номера дел).
Опись визируется составителем (лицо, ответственное за документирование в подразделении), руководителем структурного подразделения и согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения и заведующим архивом.
На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагают причину отсутствия дела. Справку подписывает руководитель структурного подразделения, затем ее передают в архив вместе с описью.
7.3.5. Дела с временными сроками хранения обрабатываются упрощенно. Оставляются на скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительных надписей не делается, внутренняя опись не составляется.
7.4. До истечения срока хранения дела находятся в структурных подразделениях. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт, который согласовывается с архивом университета. После утверждения акта экспертной комиссией структурное подразделение имеет право документы уничтожить.
7.5. Категорически запрещается уничтожать документы минуя экспертную комиссию и архив университета.
7.6. Экспертная комиссия создается приказом ректора университета.
8. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, БЛАНКОВ
8.1. Печати, штампы, удостоверения личности, бланки документов об образовании (дипломы, свидетельства, академические справки), все виды пропусков, трудовые книжки подлежат обязательному учету. Учет ведется в структурных подразделениях.
8.2. Ответственность за правильное использование и хранение печатей и штампов несут руководители структурных подразделений и назначенные ответственные лица.
8.3. Лица, ответственные за учет и хранение печатей, штампов, бланков, назначаются руководителями структурных подразделений.
8.4. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах, бланки разрешается хранить в надежно запираемых шкафах.
8.5. Бланки университета для писем хранятся в отделе документационного обеспечения и выдаются сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.
Запрещается использовать бланки УрГУ для внутриуниверситетской переписки, использовать для писем частного характера.
8.6. Проверка наличия печатей, штампов и бланков производится комиссией, назначенной приказом ректора.
При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей, штампов и бланков комиссией производится служебное расследование, результаты которого оформляются актом.
При утрате печатей и штампов необходимо немедленно принять меры к их розыску и сообщить об этом в органы МВД.
8.7. Гербовая печать УрГУ, печать НИИ ФПМ УрГУ, печать отдела документационного обеспечения, печати структурных подразделений (отдел кадров, факультеты) хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:
| Наименование | Место хранения | Применение |
| Гербовая печать УрГУ | Отдел документационного обеспечения | На документах, подписанных или утвержденных ректором или проректорами. Только на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. |
| Печать НИИ ФПМ УрГУ | Отдел документационного обеспечения | На документах, подписанных или утвержденных директором или заместителем директора НИИ ФПМ. Только на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. |
| Печать отдела документационного обеспечения | Отдел документационного обеспечения | На копиях, выписках, документах, утвержденных руководителями структурных подразделений (деканатов, кафедр). |
| Печать отдела кадров | Отдел кадров | На трудовых книжках, справках, копиях, выписках и других документах, утвержденных начальником отдела кадров. |
| Печати структурных подразделений (деканатов) | У лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях | На документах, подписанных или утвержденных руководством этих структурных подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов. |
| Угловой штамп | Отдел документационного обеспечения | На типовых бланках, письмах, не имеющих углового штампа, оформленного типографским способом. |
ИНСТРУКЦИЯ СОТРУДНИКА,
ответственного за документационное обеспечение структурного подразделения
1. Общая часть
1.1. Ответственный за документационное обеспечение назначается и освобождается от этих обязанностей руководителем структурного подразделения.
1.2. Подчиняется руководителю структурного подразделения.
1.3. В своей деятельности руководствуется:
- положением о структурном подразделении;
- инструкцией по документационному обеспечению управления;
- указаниями отдела документационного обеспечения;
- указаниями архива университета.
1.4. При освобождении от обязанностей ответственный за документационное обеспечение передает дела вновь назначаемому сотруднику по акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.
2. Должностные обязанности
2.1. Принимать и вскрывать входящую корреспонденцию за исключением корреспонденции с надписью "лично".
2.2. Обеспечивать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции в соответствии с правилами, предусмотренными инструкцией по документационному обеспечению управления УрГУ.
2.3. Обеспечивать полную сохранность всех документов.
2.4. Представлять своевременно корреспонденцию на рассмотрение руководителю структурного подразделения.
2.5. Направлять документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.
2.6. Осуществлять контроль за исполнением документов.
2.7. Представлять информацию руководителю структурного подразделения о лицах, нарушивших сроки исполнения документов.
2.8. Давать справки по документам, проходящим через данное подразделение.
2.9. Контролировать правильность оформления исходящих документов.
2.10. Отправлять исходящую корреспонденцию.
2.11. Формировать дела в соответствии с номенклатурой дел и по правилам, предусмотренным инструкцией по документационному обеспечению управления УрГУ.
2.11. Своевременно сдавать в архив университета дела.
3. Права
3.1. Не принимать от исполнителей документы, оформленные не по правилам, предусмотренным инструкций по документационному обеспечению управления УрГУ.
3.2. За три дня до истечения срока исполнения документа требовать от исполнителя сведений о ходе выполнения задания.
4. Ответственность
Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение, независимо от его должности и от того, предусмотрена ли она штатным расписанием, несет полную ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.