Регламентировать процедуры подготовки, регистрации, учета и контроля исполнения, обработки документов
| Вид материала | Регламент |
- Список вопросов итогового контроля по курсу, 46.32kb.
- Книга учета входящих документов предназначена для внесения записей о документах, представляемых, 195.3kb.
- Положение о едином порядке регистрации уголовных дел и учета преступлений (приложение, 1758.08kb.
- Правила регистрации, обработки документов, поступающих Регистратору, и предъявляемые, 1038.09kb.
- Российской Федерации Унифицированные системы документации «Унифицированная система, 956.37kb.
- Правила документооборота и технология обработки учетной информации 249 > Особенности, 5836.37kb.
- Примерный перечень документов, необходимых для регистрации договоров участия в долевом, 26.32kb.
- Алгоритмы и средства регистрации, обработки и передачи данных в автоматизированных, 48.85kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в дошкольных образовательных учреждениях, 929.01kb.
- Курсовая работа По дисциплинам: «Банковские операции» и«Учет в банках» Тема: Процедуры, 914.59kb.
4. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
В сфере управления университета функционируют следующие основные группы документов:
- организационные документы (правила, положения, инструкции);
- распорядительные документы (приказы, распоряжения);
- документы по личному составу (приказы по личному составу, в том числе студентов);
- финансовые и бухгалтерские документы (Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибыли и убытков, акты ревизий, лицевые счета по зарплате и др.); место хранения - управление бухгалтерского учета и финансового контроля;
- информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
4.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Положения - нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения.
Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности университета, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распределительных документов.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например:
Инструкция
по документационному обеспечению управления
Текст инструкции начинается, как правило, разделом "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок использования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается" и т.д.
Текст инструкции излагается от третьего лица (например, "Руководители подразделений должны систематически анализировать, обобщать заявления граждан") или в безличной форме (например, "Резолюция подписывается и формулируется…").
Инструкция оформляется на общем бланке университета. Она утверждается специальным приказом или непосредственно ректором, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. При утверждении инструкции приказом устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
В комплексе организационных документов университета особое место занимают должностные инструкции - нормативные документы, в которых определены функции, права и обязанности сотрудников. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения совместно с инспектором отдела кадров.
Должностная инструкция содержит следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность.
В разделе "Общие положения" устанавливаются область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
В разделе "Функции" перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе "Должностные обязанности" определены конкретные виды работ, выполняемых специалистом.
В разделе "Права" устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе "Ответственность" указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регламентирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации.
Хранятся должностные инструкции в отделе кадров и в структурных подразделениях.
4.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
4.2.1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором на правах единоначалия.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам, имеющий властный характер, в рамках присвоенной ректору компетенции.
4.2.2. Виды приказов:
- по основной деятельности;
- по личному составу сотрудников;
- по личному составу учащихся;
- по личному составу сотрудников НИЧа;
- по личному составу сотрудников НИИ ФПМ;
- по экспедициям;
- распоряжения ректора.
Каждая группа приказов имеет самостоятельную нумерацию.
4.2.3 Приказы оформляются в следующих подразделениях:
| Вид приказа | Подразделение, где формируется приказ |
| По основной деятельности | Ректорат, отдел кадров, учебный отдел |
| По личному составу сотрудников | Отдел кадров, подразделения университета |
| По личному составу учащихся | Учебный отдел, факультеты |
| По личному составу сотрудников НИЧа | Отдел кадров НИЧа |
| По личному составу сотрудников НИИ ФПМ | Отдел кадров, инспектор по НИИ ФПМ |
| По экспедициям | Подразделения университета |
| Распоряжения ректора | Ректорат |
4.2.4. Первая страница первого экземпляра приказа печатается на бланке (Приложение 6), а последующий текст на стандартных листах формата А4. При составлении приказов на благодарность юбилярам изготавливается два приказа на бланке (один - для вручения юбиляру, другой - в дело).
4.2.5. Текст приказа должен иметь заголовок - краткую формулировку содержания. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, О назначении…, Об утверждении…, О создании…) или существительных, указывающих на предмет (например, Об итогах работы…).
4.2.6. Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ нормативного документа вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный приказ. В этом случае указывается вид этого документа, его автор, полное название (заголовок), номер и дата.
Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, содержание которой излагается в повелительной форме. Текст начинается словами: "приказываю" - в приказе, "предлагаю", "обязываю" - в распоряжении, которые набираются прописными буквами отдельной строкой начиная от левого поля, и заканчиваются двоеточием. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Затем с абзаца следует текст распорядительной части, к формулировкам которой предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, улучшить, принять меры, обратить внимание и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В каждом пункте указываются исполнитель (структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие (выражается глаголом в неопределенной форме - подготовить, зачислить, организовать, обеспечить, возложить); срок исполнения.
В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением документа. Например:
Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Г.В. Мещерягину
4.2.7. Приказы по личному составу сотрудников и учащихся имеют унифицированную форму документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации.
4.2.8. В тексте приказа не допускается сокращений.
4.2.9. Согласование приказа осуществляется путем визирования. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект приказа. Приказы визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, учебным отделом, главным бухгалтером, начальником планово-финансового отдела, юрисконсультом, проректором, ректором. В случае несогласия с проектом приказа пишется мотивированное заключение.
Без согласования документ не может быть представлен на подпись ректору.
4.2.10. Приказ по личному составу студентов подписывает заведующий учебно-методическим отделом, начальник планово-финансового отдела, главный бухгалтер, ректор (проректор).
Приказ по личному составу студентов на утверждение дипломных работ подписывается деканом факультета, ректором (проректором).
Приказ по личному составу студентов, направленных на производственную практику, подписывается заведующей производственной практикой, ректором (проректором).
Приказ по личному составу сотрудников подписывает начальник отдела кадров, начальник планово-финансового отдела, главный бухгалтер, юрист, ректор (проректор).
Приказ на командировку по учебной или научной работе подписывает декан факультета, заведующий учебно-методическим отделом, главный бухгалтер, ректор (проректор) (Приложение 8).
Приказ на командировку без оплаты командировочных расходов подписывает декан факультета, заведующий учебно-методическим отделом, ректор (проректор) (Приложение 9).
Приказ на почасовую деятельность подписывает декан, заведующий учебно-методическим отделом, главный бухгалтер, ректор (проректор).
Приказ о поздравлении сотрудников УрГУ подписывает только ректор (Приложение 10).
4.2.11. Приказы вступают в силу с момента их подписания ректором (проректором) или доведения их до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу акта управления указывается в самом документе.
4.2.12. После подписания приказ в 6 экземплярах представляется в отдел документационного обеспечения для регистрации (проставляется номер и дата). Отдел документационного обеспечения осуществляет контроль за правильностью оформления и согласования приказов.
4.2.13. Отдел документационного обеспечения тиражирует и рассылает приказы в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
4.2.14. Ознакомиться с приказами по личному составу сотрудников возможно в отделе кадров; приказы по личному составу студентов хранятся у секретарей деканатов факультетов.
4.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
4.3.1. Служебное письмо
Служебные письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, гарантийные письма, письма-приглашения, информационные и др. (Приложение 12).
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы составления документа, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.
Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.
В письмах-запросах должна содержаться просьба о получении необходимых сведений от организаций-адресатов или об осуществлении действий, которые следует выполнять адресату. В одном письме не следует запрашивать сведения по нескольким разнородным вопросам. Письмо, как правило, должно составляться по одному вопросу.
Письмо-ответ должно содержать сведения, точно соответствующие запросу. В нем в обязательном порядке указывается номер и дата соответствующего письма-запроса. Например:
- В реквизитах углового штампа бланка письма
На N 7-7/35 от 24.05.2000
- Текст письма начинается со слов:
На Ваш запрос от 24.05.2000 N 7-07/35 отвечаем…
Сопроводительные письма рассылаются вместе с документами, не имеющими адресующей части. В сопроводительных письмах указывают наименование сопровождаемого документа и цель его отправления, делается отметка о наличии приложения. Сопроводительные письма начинаются словами: "Направляем Вам…."
Гарантийное письмо - это письменное сообщение, гарантирующее выполнение содержащихся в нем обязательств. В последнем абзаце текста пишется: "Оплату гарантируем. Наши реквизиты:……..". Гарантийные письма подписываются ректором (проректором) и главным бухгалтером университета.
Оформление служебных писем производится на бланках писем (см. Приложение 4) в соответствии с п. 2.4 "Порядок прохождения исходящих и внутренних документов" и п. 3 "Общие требования к оформлению документов" настоящей инструкции.
4.3.2. Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководителю, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части:
- первая, констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация;
- вторая, в которой излагаются предложения, просьбы.
Тексту докладной записки должен предшествовать заголовок.
Докладная записка оформляется на простом листе бумаги и подписывается ее составителем.
4.3.3. Служебная записка
Служебная записка - документ, адресованный руководителю, применяемый для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. В тексте записки излагаются факт или событие, послужившие поводом для ее написания, а также выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Тексту служебной записки должен предшествовать заголовок.
Служебная записка оформляется на простом листе бумаги и подписывается ее составителем.
4.3.4. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятых по ним решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколированию подлежат совещания ректора, заседания совета университета, приемной комиссии, государственных экзаменационных комиссий, советов факультетов, проблемных советов, кафедр, научных семинаров, методических комиссий, аттестационных комиссий, инспекционных комиссий, конкурсных комиссий на замещение вакантных должностей, квалификационных комиссий, общественных организаций, конференций и симпозиумов.
Протоколы заседаний государственных и квалификационных комиссий ведутся в специальных книгах, которые прошнуровываются и опечатываются, листы книги нумеруются.
В формуляр протокола включаются следующие реквизиты: наименование университета и его подведомственность, наименование структурного подразделения, название вида документа (протокол), дата, номер, гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), наименование коллегиального органа или конкретного совещания, подписи председателя и секретаря. Название коллегиального органа или совещания служит заголовком протокола. Указывается дата проведения заседания, номер протокола, место заседания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В первой части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, а также присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных (с указанием организаций, которые они представляют). Фамилии располагаются по алфавиту. При большом количестве присутствующих и приглашенных составляются списки, которые прикладываются к протоколу как приложения. В этом случае в вводной части протокола указывается только общее количество присутствующих и приглашенных. Кроме того, эта часть протокола должна содержать повестку дня заседания с перечнем вопросов, подлежащих рассмотрению.
Основной текст протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Каждый раздел строится по формуле: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Ход обсуждения вопросов не протоколируется, по каждому вопросу записывается результат его обсуждения.
Протокол подписывают председатель и секретарь заседания.
4.3.5. Акт
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух человек. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным. Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, а также полномочия и состав членов закрепляются приказом ректора.
Акт оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояния событий. Все экземпляры акта приобретают юридическую силу.
Акт оформляется на общем бланке (Приложение 5) или на листе формата А4.
Реквизиты акта:
- Наименование организации - Уральский государственный университет им. А.М. Горького.
- Название вида документа (АКТ) оформляется по центру прописными буквами.
- Дата оформляется цифрами (12.06.2000) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта.
- Индекс (номер) акта может быть оформлен в той же строке, что и дата составления.
- Место составления - г. Екатеринбург.
- Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу, ниже реквизита "место составления". Он начинается с предлога "О". В заголовке акта, как правило, отражается цель работы комиссии.
- Текст акта состоит, как правило, из двух логичных составных частей: вводной и констатирующей. При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой могут содержаться выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт. Вводная часть включает в себя основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов.
- При наличии приложений к акту ссылка на них делается в конце текста перед подписями.
- Утверждение. Гриф утверждения располагается в верхнем правом углу документа. Почти все акты подлежат утверждению ректором или проректорами, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.
Пример оформления акта:
4.3.6. Телеграмма
Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы оформляются на бланках телеграммы (хранятся в отделе документационного обеспечения).
Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Телеграммы печатаются прописными буквами, без предлогов, без переноса слов, без исправлений. Знаки препинания употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие искажает смысл телеграммы; они пишутся сокращенно (зпт, тчк, тире).
Перед текстом указывается адрес организации.
Телеграмма подписывается ректором или проректором и заверяется гербовой печатью.
После согласования и подписания телеграмма представляется в отдел документационного обеспечения для дальнейшей пересылки.
4.3.7. Телефонограмма
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.) В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Телефонограммы составляются в двух экземплярах. После подписания один экземпляр передается исполнителю, другой - подшивается в дело.
Пример оформления телефонограммы:
4.3.8. Сообщения, передаваемые электронной почтой
Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам электронной почты. Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами электронно-вычислительной техники внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Требования к оформлению документов, пересылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям к письмам.
4.3.9. Документы, передаваемые по факсимильной связи
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.). Прием этой информации в виде копии (факсимиле) называют на практике факсом.
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа - подлинника (письма, договора, протокола и т.д.). Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой.
Передача документа с помощью факсимильной связи производится в отделе документационного обеспечения. Для этого оформляется заявка, в которой указывается, за счет каких средств будет оплачена отправка факса (бланк находится в отделе документационного обеспечения).
Заявка подписывается:
- руководителем структурного подразделения;
- экономистом НИЧа или зам. главного бухгалтера (на предмет наличия средств);
- проректором по научной работе.
Подписанная заявка вместе с документом, передаваемым по факсу, представляется в отдел документационного обеспечения, где его пересылают в течение дня.
4.3.10. Оформление командировки
Оформление командировки осуществляется:
- приказом ректора (Приложения 8, 9);
- заявлением на командировку.
Приказом оформляются командировки, не оплачиваемые университетом, командировки за рубеж, командировки студентов и учащихся СУНЦа, а также командировки по плановой учебной деятельности ЦДО.
Для оформления командировки пишется заявление на имя ректора на простом листе бумаги формата А4, где указывается место назначения, сроки, цель командировки и основание (приглашение). Заявление, завизированное руководителем структурного подразделения, заведующим учебно-методическим отделом, проректором по научной работе (если необходимо), передается в отдел кадров или международный отдел (командировки за рубеж) для подготовки приказа. Проект приказа о командировании может быть подготовлен структурным подразделением.
Подготовленный приказ подписывается только руководителем структурного подразделения, ректором (проректором), если командировка не оплачивается за счет университета. Если оплата командировочных расходов осуществляется университетом, то приказ визируется руководителем структурного подразделения, заведующим учебно-методическим отделом, главным бухгалтером, ректором (проректором).
Подписанный приказ в шести экземплярах представляется в отдел документационного обеспечения для оформления командировочного удостоверения.
Для оформления научной командировки заполняется заявление (бланк хранится в отделе документационного обеспечения).
Заявление подписывается:
- руководителем структурного подразделения (с указанием, за счет каких средств будет произведена оплата);
- экономистом НИЧа (если за счет средств НИЧа);
- ректором (проректором).
После подписания заявление передается в отдел документационного обеспечения для последующего визирования у главного бухгалтера и оформления командировочного удостоверения.
Командировочные удостоверения фиксируются в журнале и выдаются в отделе документационного обеспечения.
4.3.11. Оформление доверенности
Доверенность - полномочие, оформленное письменно и выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.
Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей от имени организации. Бланк официальной доверенности на получение товарно-материальных ценностей хранится в материальном отделе управления бухгалтерского учета и финансового контроля. Данная доверенность визируется у главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера) и ректора (проректора), заверяется гербовой печатью, после чего регистрируется в материальном отделе и выдается под роспись материально-ответственному лицу при наличии у него паспорта.
Личные доверенности на получение денежных выплат хранятся в отделе документационного обеспечения. Доверенность оформляется доверителем при наличии у него паспорта в присутствии заверяющего сотрудника отдела документационного обеспечения.
Реквизиты доверенности:
- название вида документа (доверенность);
- фамилия, имя, отчество, паспортные данные лица, выдавшего доверенность;
- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
- содержание доверенности;
- наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;
- образец подписи лица, получившего доверенность;
- срок действия доверенности;
- подпись лица, выдавшего доверенность;
- дата выдачи доверенности;
- должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
- дата удостоверения подписи;
- печать.