Файбича Андрея Николаевича Руководители: профессор Сидорович Вадим Евгеньевич ассистент Шешко Сергей Михайлович Минск 2008 г оглавление реферат
| Вид материала | Реферат |
- Винарский Владимир Афанасьевич ассистент Шешко Сергей Михайлович Минск 2008 г. Оглавление, 156.88kb.
- Бокун Наталья Чеславовна Ассистент: Шешко Сергей Михайлович Минск 2008 оглавление оглавление, 270.07kb.
- Бакуна Виталия Викторовича Руководители: доцент Клебанович Николай Васильевич ассистент, 471.13kb.
- Балтаджи Ольга Викторовна Руководители: доцент Солодухо Александр Сергеевич доцент, 1279.64kb.
- Обуховский Виктор Степанович, ассистент Позняков Андрей Михайлович Минск 2006 г оглавление, 266.12kb.
- Козик Любовь Антоновна, ассистент Позняков Андрей Михайлович Минск 2008 оглавление, 293.15kb.
- Качан Александр Вячеславович Руководители профессор, доктор биол наук Евтушенков, 253.54kb.
- Пантюк Ирина Викторовна Шешко Сергей Михайлович Минск 2006 г. Выпускная работа, 247.84kb.
- Духан Игорь Николаевич, ст преподаватель Шешко Сергей Михайлович Минск 2007 г реферат, 135.05kb.
- Зелинский Пётр Иосифович, Ассистент Позняков Андрей Михайлович Минск 2006 г. Оглавление:, 302.15kb.
ГЛАВА 2 ОПИСАНИЕ ПРОГРАММ.
MS Access – составной элемент программного пакета Microsoft Office, разработанного корпорацией MicrosoftÒ. Данная программа очень часто используется биологами для первичной обработки экспериментальных данных, организуя их в удобные базы. Новая версия MS Access 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных. Расширенная поддержка компонента «Microsoft Windows SharePoint Services 3.0» в Office Access 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.
Быстрые способы начала работы.
Office Access 2007 предоставляет шаблоны, с помощью которых можно легко создавать базы данных, таблицы и поля. Кроме того, добавлены новые режимы и средства разработки, помогающие создавать новые объекты базы данных и работать с данными.
Шаблоны баз данных для построения готовых приложений. Office Access 2007 включает набор профессионально оформленных шаблонов баз данных для отслеживания сведений о контактах, задачах, событиях, учащихся, основных средствах и прочих типов данных. Их можно использовать сразу же или же изменить и настроить для учета данных именно так, как требуется пользователю. Используйте страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access, которая отображается каждый раз при запуске Office Access 2007, и приступайте к созданию базы данных, открыв один из шаблонов.
Каждый шаблон — это готовое приложение для учета данных, которое содержит разработанные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи. Шаблоны построены таким образом, что их сразу же можно использовать на практике. Если шаблон уже соответствует поставленным задачам, воспользуйтесь им. Если нет, можно взять его за основу и начать создавать базу данных, которая удовлетворяет конкретным требованиям.
Помимо шаблонов, включенных в Office Access 2007, можно использовать дополнительные шаблоны, загрузив их с веб-узла Microsoft Office Online.
Шаблоны полей и таблиц. Тратите много времени на создание полей? Воспользуйтесь новыми шаблонами полей, которые содержат готовые поля с заданными именем, типом данных, длиной и свойствами. Нужные поля можно перетаскивать в таблицу непосредственно из области Шаблоны полей. Шаблоны полей основаны на XSD-файлах (XML Schema Definition), что позволяет устанавливать стандартные определения для совместного использования в отделе или рабочей группе.
Кроме того, Office Access 2007 содержит шаблоны таблиц для тех таблиц, которые обычно используются в базах данных. Например, можно использовать шаблон таблицы «Контакты», чтобы добавить соответствующую таблицу в базу данных. Таблица уже содержит типичные поля, такие как «Фамилия», «Имя» и «Адрес». Свойства полей уже заданы, поэтому таблицу можно использовать немедленно. Доступны также шаблоны других таблиц — «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные средства», — которые включают специальные поля, предназначенные для определенного типа данных, которые необходимо хранить и отслеживать.
Улучшенный режим таблицы. Создавать таблицы стало проще — просто щелкните Таблица на вкладке Создание и начинайте вводить данные. Office Access 2007 автоматически определяет оптимальный тип данных для каждого поля, поэтому на его выбор не нужно тратить время. Благодаря новому столбцу Добавить поле сразу видно, где можно добавить новое поле, а если нужно изменить тип данных или формат отображения нового или существующего поля, то это легко сделать с помощью команд, расположенных на ленте, которая является частью интерфейса пользователя Microsoft Office Fluent. В новую таблицу можно также вставлять данные из таблиц Microsoft Office Excel, причем Office Access 2007 автоматически создает все поля и распознает типы данных. Предположим, в таблицу нужно добавить существующее поле из другой таблицы. Просто перетащите это поле из области Список полей в таблицу. Access автоматически создает все необходимые связи или отображает подсказки сделать это вручную.
Новый режим макета помогает ускорить разработку форм и отчетов. Используйте режим макета для внесения изменений в макет в процессе просмотра данных в форме или отчете. Например, можно добавить поле в бланк запроса, перетащив поле из области Список полей, или можно изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые многоуровневые и табличные макеты — группы элементов управления, которые можно перемещать и размер которых можно изменять как одно целое, что позволяет легко менять расположение полей, столбцов, строк или целых макетов. Также в режиме макета можно легко удалить поле или добавить форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для более тонкой работы, он также был усовершенствован и теперь поддерживает многоуровневые и табличные макеты.
Ориентированный на результат интерфейс пользователя.
Новый удобный компонент — Microsoft Office Fluent — облегчает работу в Office Access 2007. Раньше команды и функции часто были спрятаны в сложных меню и на панелях инструментов, а теперь их можно легко найти на ориентированных на задачу вкладках, которые содержат логические группы команд и функций. Многие диалоговые окна заменены коллекциями, которые показывают доступные параметры, а всплывающие подсказки с описаниями и возможности предварительного просмотра образцов помогают пользователю сделать правильный выбор. Не имеет значения, какая задача выполняется в новом интерфейсе пользователя — создание отчета или ввод данных — в Access будут представлены именно те инструменты, которые необходимы для успешного завершения этой задачи.
Microsoft Office Fluent. Новый компонент «Office Fluent» включает стандартную область, называемую лентой, в которой содержатся группы команд, организованные по выполняемым функциям. Лента заменила уровни меню и панели инструментов, которые присутствовали в прежних версиях Access. Лента Office Fluent позволяет быстрее найти группы связанных команд. Например, если требуется создать форму или отчет, используйте одну из команд на вкладке Создание. Новый дизайн упрощает поиск необходимых команд и позволяет открыть для себя новые функциональные возможности, которые в предыдущих версиях не привлекали внимания пользователя. Команды расположены «ближе к поверхности», т.е. пользователю не нужно искать их в меню или запоминать их местонахождение.
Основные функции, входящие в компонент «Office Fluent», включают:
Вкладки команд — вкладки, на которых команды отображаются и группируются так, чтобы их можно было легко найти в нужный момент.
Контекстные вкладки команд — вкладка, появляющаяся в определенном контексте, то есть в зависимости от того, над каким объектом ведется работа и какие задачи выполняются. Контекстная вкладка команд содержит дополнительные команды, которые могут потребоваться для работы.
Коллекции — новые элементы управления, которые позволяют предварительно просмотреть стиль или параметры, прежде чем сделать выбор. Коллекции широко используются в интерфейсе приложений, входящих в выпуск 2007 системы Microsoft Office.
Панель быстрого доступа — единственная стандартная панель инструментов, расположенная на ленте и одним нажатием кнопки обеспечивающая доступ к наиболее часто используемым командам, например Сохранить и Отменить.
Страница «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Эта страница обеспечивает быстрый доступ к библиотеке профессионально оформленных шаблонов баз данных и к недавно отрывавшимся шаблонам, а также содержит ссылки на статьи на веб-узле Office Online (при наличии подключения к Интернету).
Область переходов. Эта область содержит списки и обеспечивает легкий доступ ко всем объектам в базе данных, открытой в текущий момент. Область переходов используется для упорядочения объектов по типу, дате создания, дате изменения, связанной таблице (на основе зависимостей объектов), а также в группах, созданных пользователем. Требуется больше свободного места для работы над макетом формы? Область переходов можно легко свернуть, чтобы она занимала совсем мало места, но по-прежнему оставалась доступной. Область переходов заменила окно базы данных, которое использовалось в версиях Access, предшествующих Access 2007.
Вкладки объектов. Таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы отображаются в виде вкладок объектов в окне Access. Щелкая вкладки объектов, пользователи могут легко выполнять переключение между различными объектами.
Строка состояния. Полоса в нижней части окна, отображающая сведения о состоянии и содержащая кнопки, с помощью которых можно переключать представления.
Мини-панель инструментов. Полупрозрачный элемент в виде панели инструментов, который появляется над выделенным текстом и позволяет быстро применить к нему форматирование, например полужирное или курсивное начертание, или изменить шрифт.
Окно справки. В отличие от предыдущих версий Access, Office Access 2007 предлагает простой доступ к справке по Access и к справочнику разработчика из одного и того же окна справки. Можно легко изменить область поиска, ограничившись, например, только содержимым справочника разработчика. Независимо от настроек, заданных в окне справки, все материалы справки по Access и справочника разработчика всегда доступны на веб-узле Office Online.
Более эффективные средства создания объектов.
Office Access 2007 предоставляет интуитивно понятную среду для создания форм и отчетов. Пользователи могут быстро создавать формы и отчеты, в которых отображаются отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные.
Вкладка «Создание». Вкладка Создание используется, чтобы быстро создавать новые формы, отчеты, таблицы, списки Microsoft Windows SharePoint Services, запросы, макросы и модули. Если пользователь выбрал таблицы или запрос в области переходов, можно на основе этого объекта одним щелчком мыши создать новую форму или отчет, использовав команду Форма или Отчет. Новые формы и отчеты, созданные в ходе этой процедуры, визуально более привлекательны и готовы к немедленному использованию, поскольку их дизайн был усовершенствован. Автоматически созданные формы и отчеты имеют профессиональный дизайн с верхними колонтитулами, включающими логотип, заглавие. А автоматически созданный отчет содержит сведения о дате и времени, а также нижние колонтитулы и строки итогов. Использование новых средств быстрого создания объектов позволит добиться лучших результатов с наименьшими усилиями.
Новые режимы: режим отчета и режим макета.
Два новых режима позволяют работать с формами и отчетами. Используя режим отчета, пользователь может просматривать точное представление отчета, не распечатывая сам отчет и не отображая его в окне просмотра. Чтобы отобрать определенные записи, можно использовать фильтр или с помощью операции поиска найти текст, совпадающий с заданными критериями. С помощью команды Копировать можно скопировать текст в буфер обмена, а щелкнув активные гиперссылки, отображаемые в отчете, можно перейти на страницу в обозревателе.
Режим отчета добавляет возможность просматривать результаты, а режим макета позволяет изменять структуру, одновременно просматривая результаты. В режиме макета можно внести большинство изменений, обычно вносимых в конструкторе, и при этом просматривать данные в форме или отчете. Например, можно добавить поле, перетащив имя поля из новой области Список полей, или изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые макеты в столбик и ленточные макеты — группы элементов управления, с которыми можно работать, как с единым целым: можно легко перераспределять поля, столбцы и строки или макеты целиком. В режиме макета также можно легко удалять поля или применять форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для выполнения более тонкой работы; он также был усовершенствован и теперь поддерживает макеты.
Эффективные средства сортировки и группировки в отчетах. В Office Access 2007 реализованы новые, улучшенные и более доступные средства группировки и сортировки в отчетах и добавления итогов. Новый интерфейс пользователя более понятен, в нем проще ориентироваться, а в новом режиме макета результаты изменений видны сразу. Предположим, в отчете нужно отразить итоговые продажи по регионам. Воспользуйтесь режимом макета и новой областью Группировка, сортировка и итоги, чтобы добавить уровень группы и запросить итог, — и вы увидите, как отчет изменяется! С помощью новой строки итогов можно легко вычислить сумму, среднее значение, количество записей, максимальное или минимальное значение и добавить их в верхний или нижний колонтитулы отчета. Для вычисления простых итогов теперь не нужно создавать вручную вычисляемое поле. Просто наведите указатель мыши и щелкните кнопкой.
Новые макеты элементов управления помогают придать формам и отчетам соответствующий вид. Формы и отчеты зачастую содержат информацию в табличном виде, например столбец, содержащий фамилии заказчиков, или строку, содержащую все поля для одного заказчика. С помощью Office Access 2007 можно группировать такие элементы управления в макет, с которым легко работать, как с единым элементом, включая подпись. Поскольку можно выбирать элементы управления из различных разделов, например подпись из раздела заголовка или примечания, это дает значительную свободу действий. Можно легко выполнять следующие действия:
Перемещать макет или изменять его размеры. Например, сдвигать столбец влево или вправо.
Форматировать макет. Например, чтобы отличать столбец с фамилиями заказчиков, можно выделить его жирным шрифтом.
Добавлять к макету столбец (поле).
Удалять из макета столбец (поле).
Макеты сохраняются вместе со структурой, поэтому остаются доступными.
Новые разделенные формы для быстрого просмотра данных. Новый тип формы — разделенная форма — сочетает в себе режимы таблицы и формы. Для нее можно задать свойство, определяющее нужное расположение таблицы: вверху, внизу, слева или справа.
Внедренные макросы в формах и отчетах. Используйте новые безопасные внедренные макросы, чтобы не писать коды. Внедренный макрос хранится в свойстве и является частью объекта, которому он принадлежит. Пользователи могут изменять внедренный макрос и при этом им не нужно беспокоиться о других элементах управления, которые используют этот макрос, поскольку каждый внедренный макрос является независимым. Внедренные макросы являются безопасными макросами, поскольку они автоматически защищены от выполнения определенных потенциально небезопасных операций.
Новые типы данных и элементы управления.
Office Access 2007 содержит новые, усовершенствованные типы данных и элементы управления, которые позволяют хранить дополнительные типы данных, которые теперь стало легче вводить.
Многозначные поля для сложных данных. Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок. В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «Windows SharePoint Services». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных.
Поля вложений для файлов. Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий? Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.
Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений. Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «Windows SharePoint Services». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.
Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «Windows SharePoint Services». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.
Календарь для элементов управления «Выбор даты». Поля и элементы управления, которые используют тип данных «Дата/время», автоматически приобретают новую функцию: поддержку встроенного интерактивного календаря для выбора даты. Кнопка календаря автоматически появляется с правой стороны от даты. Хотите знать, на какое число приходится будущая пятница? Нажмите кнопку, чтобы отобразился календарь, и найдите и выберите нужную дату. Можно отключить календарь для поля или элемента управления, используя свойство.
Улучшенные средства конструирования и анализа.
Новые средства в Office Access 2007 помогают более быстро создавать объекты базы данных и упрощают выполнение анализа данных.
Усовершенствованная область Список полей. Новая область Список полей используется шире по сравнению с возможностью выбора полей в более ранних версиях Access, поскольку включает поля из других таблиц. Можно перетаскивать поля из таблицы в источнике записей, из связанных таблиц или из несвязанных таблиц в базе данных. Приложение Office Access 2007 подготовлено для создания необходимой инфраструктуры, поэтому в тех случаях, когда требуется связь между таблицами, эта связь создается автоматически или в нужный момент на экран выводятся подсказки, предлагающие задать связь вручную.
Улучшенные средства сортировки и фильтры. Предположим, что нужно быстро найти подходящее значение или отсортировать столбец данных. Новая функция автофильтра в Office Access 2007 дополняет уже имевшиеся возможности применения фильтров и позволяет пользователям быстро отбирать необходимые данные. Можно легко выбрать нужное значение из столбца с уникальными значениями. Это удобно, например, в ситуациях, когда нужно вспомнить фамилию сотрудника. Также можно отсортировать значения с помощью понятных команд контекстного меню, например «Сортировка от старых к новым» или «Сортировка от минимального к максимальному». Наиболее часто употребляемые фильтры уже перечислены в готовом виде в командах меню, также можно использовать экспресс-фильтры для ограничения информации на основе вводимых данных. Параметры экспресс-фильтров автоматически меняются в зависимости от типа данных, предоставляя пользователю возможность выбора приемлемых вариантов для дат, текстовых и числовых данных. Эти новые возможности сортировки и использования фильтров предназначены объединить опыт пользователей, работающих с Office Access 2007 и Microsoft Office Excel 2007.
Итоги и другие цвета фона в таблицах. В режиме таблицы теперь появилась новая возможность — строка итогов, в которой можно отображать сумму, количество записей, среднее, максимальное и минимальное значения, стандартное отклонение и дисперсию. После добавления строки итогов можно подвести указатель мыши к стрелке в ячейке столбца и выбрать нужное вычисление.
В таблицах, отчетах и ленточных формах поддерживается чередующийся цветовой фон для строк, который можно задавать независимо от цвета фона, используемого по умолчанию. Можно легко выделить строки через одну, выбрав для этого любой цвет.
Повышенная безопасность.
Улучшенные функции безопасности в Office Access 2007 и интеграция с компонентом «Windows SharePoint Services» помогают более эффективно управлять данными и повышают безопасность приложений учета данных. Хранение данных таких приложений в списках в компоненте «Windows SharePoint Services» позволяет проверять журнал изменений, восстанавливать удаленные данные и задавать разрешения на доступ к данным.
Для обеспечения защиты данных в Office Access 2007 и максимальной интеграции с другими продуктами, входящими в выпуск 2007 Office, в Office Access 2007 включены новые и усовершенствованные средства безопасности. Унифицированные решения о надежности интегрируются с Центром управления безопасностью Microsoft Office Trust Center. Надежные расположения дают возможность доверять всем базам данных в безопасных папках. Можно загрузить приложение Office Access 2007 с отключенными кодами и макросами, чтобы обеспечить более безопасную среду, так называемый изолированный режим (небезопасные команды не будут выполняться). Макросы из списка доверенных в изолированном режиме будут работать.