Коммуникация ключ к успеху в отношениях, на рабочем месте, граждан нашей страны, и всей жизни людей. Способность общаться приходит с опытом, а опыт может быть эффективным учителем.

Было предложено много теорий для описания, прогнозирования и понимания поведения и явлений, из которых состоит общение. Когда дело доходит до общения в бизнесе, мы часто меньше интересуемся теорией, чем тем, что наши сообщения генерируют желаемые результаты. Но для достижения результатов может быть полезно понять, что такое общение и как оно работает.

Определение коммуникации

Корень слова «коммуникация» на латыни — это communication, которое означает разделять или распространять. Коммуникация определяется как процесс понимания и совместного использования смысла.

Коммуникации есть отношения, которые включают взаимодействие между участниками. Это определение хорошо делает акцент на процесс, который помогает понять и эффективно оценить точку зрения другого человека.

 

Первым ключевым словом в этом определении является процесс. Процесс — это динамическая деятельность, которую трудно описать, потому что она изменяется. Второе ключевое слово — понимание: понять — это воспринимать, интерпретировать и соотносить восприятие и интерпретацию того, что человек  уже знает. Понимание слов и понятий или объектов, на которые они ссылаются, является важной частью процесса коммуникации.

Затем идет разделение смысла слов с людьми. Обмен означает что-то делать вместе с одним или несколькими людьми. Вы можете вести совместную деятельность, как при совместном составлении отчета; или вы можете совместно использовать ресурсы, например, когда вы и несколько сотрудников делитесь пиццей. В общении разделение происходит, когда человек передает мысли, чувства, идеи другим. Он также может поделиться с самим собой (процесс, называемый внутриличностной коммуникации, когда он привносит идеи в сознание, размышляет о том, как к чему-то относится, или выясняет решение проблемы и получает классический момент прозрения: «Ага!», когда что-то станет ясным.

 

Наконец, смысл заключается в том, что человек разделяет идеи посредством общения. Слово «велосипед» представляет собой велосипед и краткое название легкого мотоцикла. Изучая контекст, как слово используется и задавая вопросы, человек может обнаружить общий смысл этого слова и понять сообщение.

 

Восемь основных компонентов коммуникации

Чтобы лучше понять процесс коммуникации, его можно разбить на восемь основных компонентов:

 

1. Источник
2. Сообщение
3. Канал
4. Получатель
5. Обратная связь
6. Окружающая среда
7. Контекст
8. Интерференция

Каждый из этих восьми компонентов выполняет интегральную функцию в общем процессе. Давайте исследуем их один за другим.

 

Источник

Источник создает и отправляет сообщение. В публичной речи источник — это тот, кто выступает с речью. Он или она передает сообщение, передавая новую информацию аудитории. Спикер также передает сообщение своим голосом, языком тела и выбором одежды. Оратор начинает сначала определять сообщение — что сказать и как это сказать. Второй шаг включает кодирование сообщения путем выбора правильного порядка или совершенных слов для передачи намеченного значения. Третий шаг — представить или отправить информацию получателю или аудитории. Наконец, наблюдая за реакцией аудитории, источник понимает, насколько хорошо она получила сообщение и отвечает  разъяснением или поддержкой информации.

 

Сообщение

Сообщение — это стимул или смысл, создаваемый источником для получателя или аудитории. Когда человек планирует выступить с речью или написать отчет, сообщение может показаться всего лишь выбранными словами, которые передадут смысл. Но это только начало. Слова собраны вместе, проверены грамматикой и организованы. Сообщение также состоит из того, как человек это говорит, — в речи, тоне голоса, языке тела и внешности в совокупности со стилем письма, пунктуацией и заголовками и форматированием, которые он выбирает. Кроме того, частью сообщения может быть окружающая среда или контекст, в котором человек его представляет, и шум, который может затруднить доставку сообщение или увидеть его.

 

Представьте себе, например, что человек обращается к большой аудитории торговых представителей и знает, что сегодня вечером идет популярный сериал. У аудитории может быть трудное время, но человек может открыть для себя: «Я понимаю, что сегодня есть важная серия». Таким образом, выражая в устной форме то, что большинство людей в аудитории знают и интересуются, он можете понять аудиторию и заставить ее сосредоточить свое внимание.

 

Канал

Канал — это способ, которым сообщение или сообщения перемещаются между источником и приемником. Например, подумайте о своем телевизоре. Сколько у вас каналов на вашем телевизоре? Каждый канал занимает некоторое пространство, даже в цифровом мире, в кабеле или в сигнале, который выводит сообщение каждого канала в ваш дом. Телевидение объединяет аудиосигнал, который вы слышите, с визуальным сигналом, который вы видите. Вместе они передают сообщение получателю или аудитории. Выключите громкость на телевизоре. Вы все еще можете понять, что происходит? Можете, потому что язык тела передает часть сообщения шоу. Теперь включите громкость, но повернитесь так, чтобы вы не могли видеть телевизор. Вы все еще можете услышать диалог и следовать сюжетной линии.

 

Аналогично, когда вы говорите или пишете, вы используете канал для передачи своего сообщения. Разговорные каналы включают личные беседы, выступления, телефонные разговоры и сообщения голосовой почты, радио, системы оповещения и протокол передачи голоса по Интернету (VoIP). Письменные каналы включают письма, меморандумы, заказы на поставку, счета-фактуры, статьи в газетах и журналах, блоги, электронную почту, текстовые сообщения, твиты и т. д.

 

Получатель

Получатель получает сообщение от источника, анализируя и интерпретируя сообщение способами, как предназначенными, так и непреднамерено заложенными источником. Чтобы лучше понять этот компонент, подумайте о получателе сообщения в футбольной команде. Защитник бросает взгляд (сообщение) получателю, который должен видеть и интерпретировать, где поймать мяч. Защитник может намереваться, чтобы получатель «поймал» свое сообщение одним способом, но получатель может видеть вещи по-другому и пропускать сообщение взглядом (подразумеваемый смысл) вообще.

 

В качестве приемника вы слушаете, смотрите, прикасаетесь, обоняете и / или пытаетесь получить сообщение. Ваша аудитория «меняет вас», так как вы можете проверить их задолго до того, как вы выйдете на сцену или откроете рот. Невербальные ответы слушателей могут служить ключом к тому, как настроить свое сообщение. Представляя себя на их месте, вы ожидаете, как они воспримут сообщение. Так же, как защитник планирует, что приемник будет правильно ловить мяч, вы также можете распознать взаимодействие между источником и получателем в контексте делового общения. Все это происходит одновременно, иллюстрируя, почему и как общение постоянно меняется.

 

Обратная связь

Когда вы отвечаете источнику, преднамеренно или непреднамеренно, вы даете обратную связь. Обратная связь состоит из сообщений, которые отправитель отправляет обратно источнику. Вербальные или невербальные, все эти сигналы обратной связи позволяют источнику видеть, насколько хорошо, насколько точно (или насколько плохо и неточно) получено сообщение. Обратная связь также дает возможность получателю или аудитории запросить разъяснения, согласиться или не согласиться или указать, что источник может сделать сообщение более интересным. По мере увеличения количества обратной связи точность связи также увеличивается.

Например, предположим, что вы являетесь менеджером по продажам, участвующим в конференц-связи, с четырьмя торговыми представителями. Как источник, вы хотите рассказать представителям, чтобы воспользоваться тем фактом, что фирма закрывает продажи. Вы передаете свое сообщение, но вы не слышите ответов от своих слушателей. Вы можете предположить, что это означает, что они понимали и соглашались с вами, но позже в этом месяце вы можете быть разочарованы, обнаружив, что было сделано очень мало продаж. Если вы обратились к своему сообщению с просьбой о предоставлении обратной связи («Имеет ли это смысл? У кого-нибудь из вас есть какие-либо вопросы?»), У вас может быть возможность прояснить ваше сообщение и выяснить, поверил ли кто-нибудь из представителей по продажам вашему сообщению.

 

Окружающая среда

Окружающая среда — это атмосфера, физическая и психологическая, где человек отправляет и получает сообщения. Окружающая среда может включать в себя столы, стулья, освещение и звуковое оборудование, которые находятся в комнате. Сама комната является примером среды. Окружающая среда также может включать такие факторы, как формальную одежду, что может указывать на то, является ли дискуссия открытой и заботливой или более профессиональной и формальной. Люди могут с большей вероятностью иметь интимный разговор, когда они физически близки друг к другу, и менее вероятно, когда они могут видеть друг друга только через комнату. В этом случае они могут переписываться друг с другом, что само по себе является интимной формой общения. Выбор текста зависит от окружающей среды. Как и оратор, окружающая среда будет влиять и играть определенную роль в речи. Это хорошая идея —  проверить, где оратор будет говорить еще до дня фактического представления.

 

Контекст

Контекст коммуникационного взаимодействия связан с настройкой, сценой и ожиданиями вовлеченных лиц. Профессиональный контекст коммуникации может включать деловые костюмы (экологические сигналы), которые прямо или косвенно влияют на ожидания языка и поведения участников.

 

Презентация или обсуждение не проводятся как изолированное событие. Когда вы пришли на занятия, вы пришли откуда-то. Так же и человек, сидевший рядом с вами. Степень официальной или неформальной среды зависит от контекстуальных ожиданий общения, проводимых участниками. Человек, сидящий рядом с вами, может использоваться для неформального общения с преподавателями, но этот конкретный инструктор может использоваться для вербальных и невербальных проявлений уважения в академической среде. Вы также можете использовать формальные взаимодействия. Невербальный ответ, несомненно, даст представление о том, как воспринимают взаимодействие,

 

Контекст — это то, что люди ожидают друг от друга, и мы часто создаем эти ожидания из реплик. Традиционные собрания, такие как свадьбы, часто являются формальными событиями. Есть время для спокойного социального приветствия, время для молчания, когда невеста идет по проходу, или у отца может быть первый танец с дочерью, поскольку она превращается из девушки в женщину в глазах ее общины. В любом праздновании может наступить время для неистового торжества и танцев. Вы можете быть призваны дать тост, а условия свадьбы будут влиять на вашу презентацию, время и эффективность.

 

На деловой встрече, кто говорит первым? Вероятно, это связано с позицией и ролью каждого человека вне собрания. Контекст играет очень важную роль в общении, особенно в разных культурах.

 

Интерференция

Интерференция, также называемая шумом, может исходить из любого источника. Интерференция — это что-то, что блокирует или изменяет предполагаемый смысл источника сообщения. Например, если вы ехали на машине на работу или в школу, скорее всего, вы были окружены шумом. Автомобильные рожки, рекламные щиты или, возможно, радио в вашем автомобиле прервали ваши мысли, или ваш разговор с пассажиром.

 

Психологический шум — это то, что происходит, когда ваши мысли занимают ваше внимание, когда вы слышите или читаете сообщение. Представьте себе, что это 4:45 вечера, и ваш босс, который находится на встрече в другом городе, шлет электронное письмо, прося данные за прошлые месяцы продаж, анализ текущих прогнозов продаж и данные о продажах за тот же месяц за прошлые пять лет. Вы можете открыть электронную почту, начать читать и думать: «Отлично — у меня есть эти цифры и этот анализ прямо здесь, на моем компьютере». Вы не посылаете ответ с данными продаж за прошлый месяц и приложениями, так как завертелись в текучке. Затем, в пять часов, вы выключите компьютер и идите домой. На следующее утро ваш босс звонит по телефону, чтобы сообщить вам, что ему было неудобно, потому что вы пренебрегли включением показателей продаж за предыдущие годы. В чем была проблема? Помехи.

 

Вмешательство может исходить и из других источников. Возможно, вы голодны, и ваше внимание к вашей нынешней ситуации мешает вашей способности слушать. Может быть, в офисе жарко и душно. Если бы вы были участником аудитории, слушающей речь, как это могло повлиять на вашу способность слушать и участвовать?

 

Шум мешает нормальному кодированию и декодированию сообщения, передаваемого каналом между источником и приемником. Не все шумы – это плохо, но шум мешает процессу связи. Например, рингтон для мобильного телефона может быть вам приятным, но он может прервать процесс общения в классе и беспокоить одноклассников.