Учебно-методический комплекс Специальность: 080502 Экономика и управление на предприятии (ресторанно-гостиничного бизнеса, туризма, торговли, культуры и искусства, операции с недвижимым имуществом) Москва 2009

Вид материала

Содержание

36. Определите преимущества регистрации документов на основе применения автоматизированных технологий в делопроизводстве.
38. Укажите основные функции, которые выполняет номенклатура дел организации.
40. Выделите группы работников организации в соответствии с функциями, выполняемыми ими в системе автоматизации делопроизводства
8. Задания для контрольных работ и методические указания по их выполнению
Начальные буквы
Раздел 2. Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Раздел 3. Организация работы с документами и хранения документов предприятия

Подобный материал:

1 ... 20 21 22 23 24 25 26 27 ... 30

36. Определите преимущества регистрации документов на основе применения автоматизированных технологий в делопроизводстве.

37. Перечислите документы, включаемые в архивный фонд организации.

38. Укажите основные функции, которые выполняет номенклатура дел организации.

39. Укажите, какие действия необходимо предпринимать и какие факторы следует учитывать для обеспечения длительного хранения электронных документов.

40. Выделите группы работников организации в соответствии с функциями, выполняемыми ими в системе автоматизации делопроизводства и документооборота.

41. Опишите порядок работы с проектами создаваемых в организации документов, осуществляемой в системе автоматизации делопроизводства и документооборота.

42. Назовите организационно-распорядительные документы, которые должны быть изданы в организации при внедрении системы автоматизации делопроизводства и документооборота в работу с документной информацией.

43. Обоснуйте, почему использование системы автоматизации делопроизводства и документооборота повышает эффективность функционирования системы менеджмента качества на предприятии.

44. Раскройте содержание основных требований к системе управления документами, устанавливаемых в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

45. Укажите существующие, на Ваш взгляд, преимущества и проблемы внедрения качественных систем управления документами в практику работы российских предприятий в современных экономических условиях.

8. Задания для контрольных работ

и методические указания по их выполнению

В соответствии с учебными планами студенты, обучающиеся по заочной форме обучения специальности 08502 «Экономика и управление на предприятии (ресторанно-гостиничного бизнеса), выполняют контрольную работу по курсу «Документирование управленческой деятельности».

Контрольная работа состоит из теоретического вопроса и практического задания. Ответ на теоретический вопрос дается в виде развернутого изложения материала по изученным литературным источникам (список рекомендуемой литературы приводится после заданий для контрольных работ). При цитировании материала из первоисточника обязательна ссылка на автора. Возможно использование информации, найденной в сети Интернет с помощью различных поисковых систем (Yandex, Rambler, AltaVista и др.), а также в справочно-правовых системах «Консультант Плюс», «Гарант» и др. К каждому вопросу дается пояснение, что следует отразить в ответе на него.

Практическое задание предполагает описание системы организации документационного обеспечения управленческой деятельности на предприятии.

Приступая к выполнению контрольной работы, следует внимательно ознакомиться с заданием, а также литературой, рекомендованной к изучению.

Теоретические вопросы по контрольной работе выбираются в зависимости от начальной буквы фамилии студента согласно следующему распределению:

Начальные буквы

фамилии

а

б

В

г

Д

Е

ж

з

и

к

м Н

О П

Т

У

Ф Х

Ц

Ч

Ш Щ Э

Ю Я

Номер теоретического вопроса

Контрольная работа излагается на стандартных листах формата А4 (через 1,5 межстрочный интервал, поля: 20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 (для табличных материалов и схем – размером 12) редактора Word for Windows. Форма титульного листа приведена в приложении 1. Объем контрольной работы - 10–15 страниц. Выполненная работа высылается или сдается в деканат факультета РГБиТ РГТЭУ. Работа рецензируется преподавателем. Для предварительного просмотра и рецензирования работы возможно представление ее в электронном виде на адрес электронной почты преподавателя.

Работы, получившие отрицательную рецензию, должны быть переработаны в соответствии с замечаниями преподавателя и вновь сданы в деканат вместе с первой рецензией.

Студенты, не получившие положительной рецензии на контрольную работу, к сдаче зачета по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» не допускаются.

Тематика контрольных работ

Раздел 1. Управленческие документы и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Вопрос 1. Документирование управленческой деятельности. Основные понятия (документ и информация, формуляр документа, юридическая сила документа, типология документов)

Определение понятия «документирование». Способы и средства документирования. Определение понятий «документ» и «информация». Роль и функции документа в управленческой деятельности. Формуляр документа. Юридическая сила документа (определение понятия, содержание и форма документа, обязанности органа управления или должностного лица, выпускающего документ). Классификация документов: по происхождению, по способу документирования, по отношению к аппарату управления (входящие, исходящие, внутренние), по количеству затронутых вопросов, по ограничению доступа, по способу изложения текста (индивидуальные, трафаретные, типовые), по степени подлинности, по срокам хранения, по назначению, по способу передачи документов и т.д.

Вопрос 2. Законодательное регулирование документационного обеспечения управления (делопроизводства)

Изложить регламентирующие документирование и порядок работы с документами положения следующих федеральных законодательных актов:

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»,
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
Гражданский кодекс Российской Федерации (ст. 52, ст. 98, ст. 122, 142-144, 160, 184, 185, 186, 878),
Уголовный кодекс Российской Федерации (164, 243, 324, 325),
Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях (ст. 13, 20),
Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 14, 62, 68, 79, 80, 193).

Вопрос 3. Стандартизация управленческой документации. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предприятия

Цель разработки, задачи и состав (кратко) Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

Использование разработанных Росархивом «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2005 г.) «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002 г.). «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2003 г.) для создания положений, определяющих работу с документами на предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел).

Раздел 2. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Вопрос 4. Общие правила составления и оформлению документов

Регламентация правил оформления документа государственными стандартами. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизиты бланка. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документов. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки). Общие требования к тексту документа. Требования к изготовлению документов.

Вопрос 5. Подготовка и оформление организационных документов

Организационные документы: назначение, виды, правила оформления. Законодательные и нормативно-методические документы, определяющие содержание и форму организационных документов.

Учредительный договор. Устав предприятия. Положение об организации. Структура организации и штатная численность. Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Инструкции организационно-методического назначения. Должностные инструкции. Договор.

Вопрос 6. Подготовка и оформление распорядительных документов

Распорядительные документы: назначение, виды, порядок подготовки (изучение управленческого вопроса, подготовка проекта, согласование документа, подписание документа), правила оформления.

Распорядительные документы, издаваемые на принципе единоначалия: приказ, распоряжение, указание. Приказ – как наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения основных и оперативных управленческих задач. Виды приказов. Оформление и согласование приказа по основной деятельности. Выписка из приказа.

Оформление распорядительных документов, издаваемых на принципе коллегиальности: постановления, решения, протокола (краткого, полного, стенографического). Выписка из протокола

Вопрос 7. Справочно-информационные документы. Их виды, назначение, основные реквизиты, правила оформления

Общая характеристика информационно-справочных документов, их коммуникативные и информационные функции.

Акты. Докладные и объяснительные записки. Справки служебного и личного характера. Понятие, функции и оформление делового письма. Бланк письма организации. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Вопрос 8. Деловое письмо (часть 1)

Понятие и функции делового письма. Разновидности деловых писем: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, оферты, рекламные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-приглашения и т.д. Классификация писем по месту составления, по стадиям подготовки, по способу фиксации информации, по срокам исполнения, по степени сложности, по степени гласности, по юридической силе и т.д.

Вопрос 9. Деловое письмо (часть 2)

Общая структура делового письма. Специфика делового стиля письма. Этикет в деловой переписке. Оформление делового письма. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.

Вопрос 10. Оформление документов по трудовым правоотношениям (часть 1)

Обязательность документирования всех этапов трудового цикла работника от его приема до увольнения. Регламентирование документации по трудовым правоотношениям Трудовым кодексом Российской Федерации. Классификация документов по личному составу. Документация по отбору кандидатов на вакантную должность (заявка руководителя структурного подразделения на подбор кандидатов на вакантную должность, резюме претендента, личное заявление о приеме на работу). Документирование заключения трудового договора (трудового соглашения). Оформление приказа о приеме на работу.

Унифицированные формы первичных учетных материалов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Вопрос 11. Оформление документов по трудовым правоотношениям (часть 2)

Трудовой кодекс о документировании трудовых правоотношений. Унифицированные формы первичных учетных материалов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора). Документирование служебной командировки. Оформление обязательства о неразглашении служебной (коммерческой) тайны.

Личный листок, личная карточка, трудовая книжка, личное дело: назначение, порядок оформления, ведения и хранения.

Раздел 3. Организация работы с документами и хранения документов предприятия

Вопрос 12. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов

Понятие и системы регистрации документов (централизованная, децентрализованная, смешанная). Формы регистрации документов: журнальная форма, карточная регистрация, компьютерная регистрация. Индексирование документов.

Создание банка данных о документах предприятия. Организация справочно-информационной работы.

Цели и задачи контроля за исполнением документов. Направления контрольной деятельности (контроль по существу поставленных в документе вопросов, контроль за сроками исполнения документов). Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Ведение контрольных операций в условиях традиционных и автоматизированных технологий (текущий и итоговый контроль). Напоминание исполнителей о приближении срока исполнения документов. Использование сводок итогового контроля для оценки эффективности работы отдельных работников, подразделений и системы документационного обеспечения управления предприятия в целом.

Вопрос 13. Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение

Организация хранения документов в делопроизводстве. Номенклатура дел предприятия, ее назначение, основные требования к составлению и правила заполнения (индексы и заголовки дел, количество единиц хранения и сроки хранения дел). Порядок утверждения номенклатуры дел предприятия. Формирование и оперативное хранение дел.

Экспертиза ценности документов предприятия (задачи экспертизы, принципы и критерии ценности документов, организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии).

Подготовка документов к передаче в архив организации (оформление дел, составление и оформление описей дел, порядок передачи дел в архив организации.

Вопрос 14. Использование информационных технологий для документационного обеспечения управленческой деятельности

Информационные технологии (ИТ) подготовки документов (текстовые редакторы, табличные процессоры, графические редакторы). ИТ хранения информации и организации доступа к ней (преобразования бумажного документа в электронный, хранение и поиска документов на основе файловой системы Windows, архивирования информации, обеспечения безопасности хранения, ограничения доступа к информационным ресурсам). ИТ баз данных.

Сетевые информационные технологии. Использование локальной сети на предприятии для создания единого информационного пространства для всех его структурных подразделений и повышения эффективности работы с документами. Системы автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия (краткая характеристика).

Возможности сети Интернет как оперативного средства связи (электронная почта) и информационного ресурса для обеспечения документирования управленческой деятельности.

Вопрос 15. Комплексные системы автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия

Требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Классификация программ.

Просмотреть несколько Web-сайтов российских компаний разработчиков программных комплексов. Информацию о них можно найти в сети Интернет с помощью поисковых систем. Возможен выбор следующих систем: 1С:Электронный документооборот (фирма-разработчик - 1С, ссылка скрыта ), LanDocs (фирма-разработчик – Ланит, ссылка скрыта,), Optima-WorkFlow (фирма-разработчик – Optima, ссылка скрыта), Дело (фирма-разработчик – ЭОС, ссылка скрыта ), Евфрат-Документооборот (фирма-разработчик – Cognitive Technologies LTd, ссылка скрыта )., DIS Электронная канцелярия (фирма-разработчик – НТЦ ИРМ, ссылка скрыта ).

Выбрать одну систему автоматизации документооборота, дать ей характеристику и описать ее использование для документационного обеспечения управления.

Практическое задание

контрольной работы

Организация работы с документами на ____________*.

При ответе на вопрос задача студента - описать систему документационного обеспечения управления (далее – «ДОУ») на выбранном им предприятии (* - наименование предприятия) и проанализировать ее соответствие требованиям, изученным в курсе «Документирование управленческой деятельности». Возможно создание собственной модели организации работы с документами на вновь создаваемом предприятии.

Разделы ответа:

Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).
Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.
Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.
Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).
Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).
Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).
Заключение (основные выводы и рекомендации )

Ответ на вопрос следует излагать кратко, желательно - с использованием таблиц, а по разделам 5-7 - в виде схем с указанием должностных лиц (руководитель организации, руководитель структурного подразделения, исполнитель - работник структурного подразделения, работник службы ДОУ), участвующих в работе с документом на отдельных этапах его прохождения в организации.

Blog