Инструкция по документационному обеспечению администрации Сузунского района
| Вид материала | Инструкция |
- I. общие положения, 852.31kb.
- Объявить смотр-конкурс среди архивных служб и служб по документационному обеспечению, 76.62kb.
- Комплексная программа социально-экономического развития сузунского района новосибирской, 4433.82kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района Общие положения, 1231.22kb.
- Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению и делопроизводству в администрации, 1148.93kb.
- Аннотация основной образовательной программы, 337.71kb.
- Алнаш ёрослэн Администрациез Удмуртской Республики, 204.56kb.
- Настоящая Инструкция вступает в силу с 1 октября 2011г. Контроль за исполнением постановления, 2664.37kb.
- Должностная инструкция Главного бухгалтера отдела образования Администрации Милютинского, 41.99kb.
- Должностная инструкция начальника отдела по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, 91.08kb.
8.1. Составление номенклатуры дел:
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения.
В администрации района составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации района, которые оформляются на общем бланке.
8.1.1. Номенклатура дел структурного подразделения:
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, его штатным расписанием, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень), номенклатурой дел за предыдущий год. Следует изучить документы, образующиеся в деятельности структурного подразделения, их виды, состав и содержание.
Основой для определения структуры номенклатуры дел управления, отдела администрации района является его штатное расписание, при этом основными разделами номенклатуры дел являются названия структурных единиц (отделов) подразделения (например: отдел организационно-контрольной работы: ведущий специалист по контролю, ведущий специалист по работе с муниципальными образованиями и т.д.)
В номенклатуре дел указываются наименования разделов и подразделов Перечня, а порядок расположения дел внутри их должен соответствовать номерам статей Перечня и отражать все документируемые участки работы подразделения администрации района, журналы учета документов.
Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел Индекс дела проставляется делопроизводственный индекс структурного подразделения администрации района, состоящий из цифрового обозначения подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных единиц подразделения (отделов), в том числе, если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.
В графу 2 номенклатуры дел Заголовок дела включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Рекомендуется использовать формулировку соответствующей статьи по Перечню. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин документы, а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:
Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических семинаров
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:
Переписка с муниципальными образованиями района по вопросам подготовки жилищно-коммунального хозяйства к зиме
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статьей по Перечню.
В графе 5 Примечание в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки (об ответственных за формирование дел, месте хранения, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение администрации района для продолжения и др.).
В номенклатуре дел в конце каждого раздела или подраздела должны оставляться резервные номера для дополнительно заводимых дел.
Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается лицом, назначенным руководителем этого подразделения. После визирования в управлении делами номенклатура дел подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел организационно-контрольной работы.
Примерная номенклатура дел структурного подразделения приведена в приложение № 16 Инструкции.
Вновь созданное структурное подразделение в течение месяца после утверждения структуры и штатного расписания разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в управление делами.
8.1.2. Сводная номенклатура дел администрации района:
Организацию работы по составлению сводной номенклатуры дел администрации района осуществляет управляющий делами.
Номенклатура дел состоит из сводной таблицы, включающей делопроизводственные индексы и наименования структурных подразделений, а также номенклатуры дел этих структурных подразделений. В нее вносятся итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (свыше десяти лет хранения).
Номенклатура дел согласовывается с ЭК администрации района и утверждается Главой администрации района.
После утверждения сводной номенклатуры дел администрации района структурные подразделения получают выписки соответствующих её разделов, заверенные управлением делами.
Сводная номенклатура дел администрации района в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае изменения структуры администрации района и функций её структурных подразделений в номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до нового составления и утверждения.
8.2. Формирование дел:
8.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при этом соблюдаются следующие основные требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры;
в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;
на документах должна быть оформлена отметка о направлении его в дело;
при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.;
дело не должно содержать более 250 листов.
8.2.3. Систематизация документов внутри дела:
документы в деле располагаются в хронологической (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании;
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении;
нормативные документы группируются по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
протоколы и документы к ним формируются в деле по порядку номеров в хронологической последовательности;
дела с перепиской формируются, как правило, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;
при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.
8.2.4. Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях администрации области осуществляет управляющий делами.
8.3. Оформление дел:
8.3.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа – заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела.
Дела временного хранения не подшиваются, документы хранятся в папках, внутренняя опись не составляется.
8.3.2. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (администрация Сузунского района), наименование структурного подразделения администрации района, индекс дела (том №), заголовок, начальная и конечная даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения и номер статьи по Перечню.
8.3.3. По окончании года в записи на обложках дел постоянного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты и т.д.).
8.3.4. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
8.3.5. Даты на обложке дела соответствуют году заведения и его окончания, и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.
8.3.6. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
8.3.7. Надпись на обложке дела производится светостойкими чернилами.
8.4. Экспертиза ценности документов:
8.4.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
8.4.2. Экспертиза ценности документов в администрации района проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче на государственное хранение.
8.4.3. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел администрации района, описи дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности и практического значения, из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений создается экспертная комиссия администрации района (ЭК), состав которой утверждается Главой района.
Функции ЭК, организация ее работы определяются в положении об ЭК, утверждаемом Главой района.
8.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации района, специалистами администрации района совместно с представителем ЭК.
8.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
8.4.6. По результатам экспертизы ценности документов в администрации района составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Описи дел постоянного хранения согласовываются с ЭК и утверждаются Главой района или его заместителем.
8.4.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется в структурном подразделении администрации района на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за проведение экспертизы ценности документов, и утверждается руководителем этого подразделения.
Образец оформления примерного акта структурного подразделения приведен в приложении № 17 к Инструкции.
Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется в управлении делами по форме, указанной в приложении № 18 к Инструкции, и включает в себя акты структурных подразделений.
8.5. Хранение документов и дел в администрации района:
8.5.1. С момента заведения и до передачи в отдел архивной службы администрации района дела хранятся по месту их формирования – в структурных подразделениях администрации района.
8.5.2. Руководители структурных подразделений администрации района несут ответственность за сохранность документов и дел.
8.5.3. Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях.
8.5.4. Для удобства работы и быстрого поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
8.5.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения администрации района с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника.
Изъятие документов из дел, внесенных в опись, допускается только по решению судебных органов. При изъятии подлинника в дело помещается заверенная копия, о чем делается отметка в заверительной надписи к делу.
9. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
9.1. Архивные документы постоянного хранения хранятся в администрации района пять лет, и передаются на постоянное хранение в отдел архивной службы администрации района в соответствии с правилами, установленными законодательством.
Дела постоянного хранения по согласованию с отделом архива администрации района могут быть переданы по описи досрочно.
9.2. Документы передаются в отдел архивной службы по описям дел, составленным в трех экземплярах.
9.3. Факт приема-передачи дел оформляется актом.
9.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района документы передаются по акту правопреемникам, а при их отсутствии в отдел архива администрации района.
10. КОПИРОВАНИЕ (ТИРАЖИРОВАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ
10.1. Копирование (тиражирование) документов в администрации района производится в структурных подразделениях, имеющих копировальную технику.
Копирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 4000 листов формата А4, производится типографским способом.
11. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
11.1. Общие требования:
11.1.1. Для установления подлинности документов или соответствия документов подлинникам в администрации используются следующие печати:
- Печать «Администрация Сузунского района», с изображением Герба Сузунского района, ставится на наиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы). Печатью заверяются подписи Главы Сузунского района, его заместителей. Она применяется при оформлении финансовых документов, на командировочных удостоверениях, платежных поручениях, на документах и справках по личному составу, в трудовых книжках, копиях трудовых книжек, на удостоверениях о наградах. Она изготавливается в 1 экземпляре и хранится в управлении делами администрации либо в отделе бухгалтерского учета и отчетности;
- круглая печать «Управление делами администрации Сузунского района» используется как печать протокольного обеспечения и канцелярии, для копии документов, на командировочных удостоверениях, на описях документов, изготавливается в 1 экземпляре и хранится у секретаря приемной Главы;
- круглая печать «Для пакетов» используется для получения и отправки спецкорреспонденции, хранится у главного специалиста по мобилизационной работе и ГО ЧС;
- печать «Отдела архивной службы администрации Сузунского района» изготавливается в 1 экземпляре, хранится в отделе архива и ставится при оформлении архивных документов;
- печать «Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Сузунского района» используется в административно-юрисдикционной деятельности комиссии, для протоколов заседаний комиссии, заверения выписок из протоколов заседаний комиссии, справок и иных документов. Печать изготавливается в 1 экземпляре, хранится у ответственного секретаря комиссии;
- печать «Отдел имущества и земельных отношений» изготавливается в 1 экземпляре, хранится в отделе имущества и земельных отношений, применяется при оформлении документов по распоряжению муниципальной собственностью района и заверения учредительных документов;
- печать «Отдела опеки и попечительства» изготавливается в 1 экземпляре, хранится в отделе опеки и попечительства, применяется при оформлении документов по линии отдела.
11.1.2. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, если же место не обозначено, то оттиск проставляется так, чтобы им была захвачена часть наименования должности подписавшего документ лица и часть его подписи.
11.1.3. Изготовление печатей производится на основании заказа после согласования с руководителями структурных подразделений администрации.
11.1.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати подлежат уничтожению, о чем составляется акт.
11.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
11.1.6. Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Главы района, его заместителей, а также порядок их применения определяются Главой района или его заместителями соответственно.
11.1.7. Ответственность и контроль применения и хранением печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.
11.2. Порядок хранения печатей и штампов:
11.2.1. Печать администрации района хранится в финансовом отделе. Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности является ответственным лицом за хранение, использование печати и заверяет ею документы.
Во время отсутствия начальника финансового отдела печать администрации района находится у управляющего делами администрации района.
Печать администрации района хранится в несгораемом и опечатанном сейфе.
11.2.2. Печати и штампы структурных подразделений администрации района хранятся у руководителей подразделений или передаются в соответствии с порядком, принятым в подразделении, под подпись работникам, которые обеспечивают их применение и сохранность.
11.2.3. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати сдаются управляющему делами на уничтожение, о чем составляется акт.
11.2.4. При смене руководителя структурного подразделения администрации района или лица, ответственного за их применение и хранение, печати и штампы передаются по акту.
11.3. Порядок применения печати администрации района:
11.3.1. Печатью администрации района заверяются следующие документы:
Почетные грамоты Главы района, Благодарности Главы района; договоры, контракты, заключаемые администрацией района с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним; платежные и иные поручения, другие финансовые документы на получение денежных средств; характеристики, командировочные и другие служебные удостоверения работников администрации области; образцы оттисков печатей структурных подразделений и подписей работников администрации района, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности администрации района; акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным администрацией района.
11.3.2. Печать «Управление делами администрации Сузунского района» используется как печать протокольного обеспечения канцелярии. Этой печатью заверяются копии документов, командировочные удостоверения, описи документов.
11.3.3. Печать «Для пакетов» используется для получения и отправки спецкорреспонденции, храниться у главного специалиста по мобилизационной работе.
11.3.4. Печать «Отдел архивной службы администрации Сузунского района» хранится в отделе архивной службы и ставится только на архивных справках, архивных копиях, архивных выписках.
11.3.5. Печать «Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав» используется только для протоколов заседаний КДНиЗП, она хранится у ответственного секретаря комиссии.
11.3.6. Все документы заверяются печатью администрации района только при наличии подписей Главы района или его заместителей, а также виз руководителей структурных подразделений и ответственных исполнителей.
11.3.4. Документы, подготовленные с отклонением от установленного Инструкцией порядка оформления документов, печатью администрации Сузунского района не заверяются.