Обработка отправляемых документов.
Отправляемые из фирмы документы называют исходящими.
Обработка исходящей документации состоит из следующих операций:
1) составление проекта документа исполнителем;
2) согласование проекта документа;
3) проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
4) подписание документа руководителем;
5) регистрация документа;
6) отправка документа адресату;
7) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
1) индекс документа, включающий номер дела;
2) дата документа;
3) адресат (корреспондент);
4) краткое содержание или заголовок;
5) отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
6) исполнитель;
7) примечание.
Номер фиксируется машинописным способом на обоих экземплярах. Оформление внутренних документов такое же, как и отправляемых.
<< Предыдущая - Следующая >>