Конституцией Российской Федерации; закон

Вид материала

Закон

Содержание 2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 3.1. Блок-схема исполнения муниципальной услуги Прием заявлений Анализ тематики запроса Поступление на исполнение в сектор по работе с документами постоянного срока хранения Исполнение запросов и оформление справок Регистрация исполненных запросов 4. Порядок и форма контроля за исполнением муниципальной услуги 5. Порядок обжалования действий (бездействия) муниципальных служащих при исполнении муниципальной услуги.

Подобный материал:

• Конституцией Российской Федерации, федеральными закон, 1522.9kb.
• Конституцией Российской Федерации, федеральными закон, 1471.68kb.
• Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Конституцией, 579.79kb.
• Руководствуясь Конституцией Российской Федерации, статьей 31 Федерального закон, 166.77kb.
• Конституцией Российской Федерации. Принятие Федерального закон, 97.04kb.
• Конституцией Российской Федерации, статьей 23 Федерального закон, 58.62kb.
• Конституцией Российской Федерации и Конституцией Республики Коми, Меморандумом, 38.79kb.
• Конституцией Российской Федерации, Федеральными закон, 1872.5kb.
• Конституцией Российской Федерации, настоящим Федеральным закон, 688.12kb.
• Конституцией Российской Федерации. Основной закон, 372kb.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Ногинского муниципального района

Московской области

от_____________ №_________

Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц по документам архивных фондов» Архивным управлением администрации Ногинского муниципального района

I. Общие положения.


1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц по документам архивных фондов» Архивным управлением администрации Ногинского муниципального района (далее – Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, содержит стандарт и порядок предоставления муниципальной услуги, сроки, последовательность действий (административных процедур) Архивного управления администрации Ногинского муниципального района (далее Архивное управление) при осуществлении предоставления муниципальной услуги, формы контроля за исполнением (функций), досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностного лица.


1.2.Муниципальная услуга «Исполнение запросов юридических и физических лиц по документам архивных фондов» Архивным управление администрации Ногинского муниципального района (далее муниципальная услуга) предоставляется гражданам, организациям, общественным объединениям, их полномочным представителям (далее – заявителям) по их запросам в письменной или электронной форме на основании документов архивных фондов находящихся на хранении в Архивном управлении.


1.3.Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов заявителей по документам архивных фондов осуществляется в соответствии с:

• Конституцией Российской Федерации;
  
• Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;
  
• Федеральным законом от 6октября 2003г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
  
• Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  
• Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  
• Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  
• Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
  
• Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
  
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. № 478 «О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет»;
  
• Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
  
• Законом Московской области от 25.05.2007 № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области»;
  
• Постановлением администрации Ногинского муниципального района Московской области от 10.03.2011 № 345 «О мерах по переходу на предоставление первоочередных муниципальных услуг в электронном виде в Ногинском муниципальном районе»;
  
• Письмом федерального Архивного Агентства от 14 марта 2005г. 36\486-К
  
• Настоящим Регламентом.
  

1.4.Основные термины, используемые в настоящем Регламенте:

• архивная справка – документ архива, составленный на бланке администрации Ногинского муниципального района (далее администрация), имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
  
• архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
  
• архивная выписка – документ архива, составленный на бланке администрации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
  
• информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу получателя муниципальной услуги, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме, об отсутствии сведений или мотивированный отказ в выдаче запрашиваемых документов, рекомендацию обратиться в другой архив, организацию, учреждение (с указанием адреса, контактных телефонов), где может находиться необходимая заявителю информация;
  
• тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу получателя муниципальной услуги.
  

1.5. Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача или отправление на бумажном носителе или по электронной почте:

• выписки, справки или копии документа;
  
• уведомления о перенаправлении информационного запроса;
  
• уведомления о возможности местонахождения документов в других архивах;
  
• отрицательного ответа.
  

Выдача документов, являющихся результатом исполнения муниципальной услуги, производится по документам, подтверждающим право заявителя на данную информацию.

1.6. Право на получение муниципальной услуги имеет собственник, физическое или юридическое лицо, имеющее непосредственное отношение к запрашиваемому документу или лицо представляющее интересы таких лиц на основании нотариально заверенной доверенности.


2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги


2.1. Муниципальная услуга выполняется Архивным управлением.

Место нахождения Архивного управления и его почтовый адрес: ул. Советская, д.42, г. Ногинск, Московская область, 142400; адрес официального сайта администрации Ногинского муниципального района в сети Интернет www.noginsk-raion.ru, контактные телефоны: (8-496) 51 4-12-73, адрес электронной почты: adm @ noginsk.ru.

Режим работы:

понедельник-пятница: с 9.00 до 18.00;

обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00,

выходные дни: суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни.

Приемные дни:

понедельник-вторник: с10.00 до17.00

обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00


Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

• по письменным обращениям;
  
• по телефону;
  
• при личном обращении заявителя.
  

А также размещается:

• на информационном стенде на 1 этаже здания администрации;
  
• на Интернет-сайте Администрации Ногинского муниципального района.
  

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не более 2-х часов.


2.2. При информировании по письменным запросам или в электронном виде по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на запрос направляется почтой в адрес заявителя или электронной почтой в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации запроса.

При консультировании заявителей по телефону или на личном приеме, работники Архивного управления обязаны дать информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции непосредственно в момент обращения заявителя. Информация должна быть полной, актуальной и достоверной.

Консультирование проводится по следующим вопросам: наличие в Архивном управлении документов по запрашиваемой тематике, представление необходимых документов для исполнения запроса, срок исполнения запроса, время выдачи документов, возможные места хранения архивных документов, не поступивших на хранение в Архивное управление.


2.3. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя или запрос в форме электронного документа в адрес Архивного управления.

В запросе должны быть указаны:

• наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;
  
• почтовый адрес заявителя или электронный адрес заявителя;
  
• интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации с указанием конкретных поисковых данных;
  
• форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка);
  
• личная подпись гражданина, или подпись должностного лица с проставлением печати юридического лица, или электронная подпись;
  
• дата отправления.
  

2.4. Регистрация запросов является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Поступившие в Архивное управление запросы о предоставлении документальной архивной информации регистрируются в Архивном управлении в день поступления и поступают на исполнение.

Запросы заявителей о предоставлении информации рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в Архивном управлении. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в установленный срок из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то Архивное управление уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения обращения на срок не более чем на 30 дней.


2.5. Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или заявителю отказано в предоставлении муниципальной услуги по следующим причинам:

• Отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы.
  
• Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
  
• Отсутствие документа, удостоверяющего личность заявителя, или доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица.
  
• Запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина – Ф.И.О.), почтового или электронного адреса для ответа.
  
• Запросы не поддаются прочтению.
  
• В запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства.
  
• Ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.
  

2.6. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно, оплата производится только за исполнение муниципальной услуги по документам муниципальной собственности.

2.7. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) государственного органа исполнительной власти, судебных органов, правоохранительных органов или органа местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих полномочий и функций, исполняются Архивным управлением в первоочередном порядке.


2.8. Для качественного информационного обеспечения в Архивном управлении оборудуются рабочие места для лиц, ответственных за исполнение запросов, связанных с предоставлением муниципальной услуги и состоят из: комплектов мебели, копировальной техники, компьютеров в сборе, образцов документов, расходных материалов и канцтоваров в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги, помещений для хранения документов, оборудованных архивными стеллажами.


Места для ожидания заявителей оборудуются:

• комплектом мебели;
  

• информационными стендами с образцами форм запросов о предоставлении муниципальной услуги.
  

Все помещения должны быть снабжены:

• противопожарной системой и средствами пожаротушения;
  

• системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
  

• системой охраны;
  

3. Административные процедуры.

3.1. Блок-схема исполнения муниципальной услуги

«Исполнение запросов юридических и физических лиц по документам архивных фондов» Архивным управлением администрации Ногинского муниципального района»

ПРИЕМ ЗАЯВЛЕНИЙ

РЕГИСТРАЦИЯ ЗАЯВЛЕНИЙ

АНАЛИЗ ТЕМАТИКИ ЗАПРОСА

ПОСТУПЛЕНИЕ НА ИСПОЛНЕНИЕ В СЕКТОР ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ

ПОСТУПЛЕНИЕ НА ИСПОЛНЕНИЕ В ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО СОСТАВА

ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВОК

ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВОК

РЕГИСТРАЦИЯ ИСПОЛНЕННЫХ ЗАПРОСОВ

ОТПРАВЛЕНИЕ ИЛИ ВЫДАЧА ОТВЕТОВ ЗАЯВИТЕЛЯМ

3.2.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

• прием заявлений, рассмотрение их начальником Архивного управления;
  

• анализ тематики запросов;
  
• регистрация запросов;
  
• поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
  
• оформление справок, архивных выписок и архивных копий;
  
• направление ответов заявителям.
  

Поступившие в Архивное управление письменные запросы о предоставлении документальной архивной информации принимаются начальником Архивного управления, регистрируются в день поступления начальником отдела и начальником сектора в пределах своей компетенции в соответствии с должностными инструкциями и поступают на исполнение.


3.3. Критериями принятия решений о начале административных действий являются следующие процедуры:

Начальник Архивного управления при приеме осуществляет анализ тематики поступивших запросов, при этом определяется:

• правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации ;
  
• степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
  
• местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
  
• адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
  

При поступлении в Архивное управление запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архивное управление в 7-дневный срок c момента поступления запроса, запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в секторе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя.


По итогам анализа запроса Архивное управление:

• продолжает работу с запросом в установленном порядке;
  
• при отсутствии запрашиваемых сведений Архивное управление информирует об этом автора запроса и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
  
• дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
  

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса:

• По итогам анализа запроса работники архива при помощи научно-справочного аппарата, справочников по фондам и базы данных «Архивный фонд» определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения обращений.
  
• Сотрудники Архивного управления в соответствии с архивными шифрами изымают из архивохранилищ необходимые для исполнения обращения дела.
  
• По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.
  

3.4 Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки..

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по обращению.

Аутентичность выданных по обращениям архивных справок и выписок заверяется подписью заместителя руководителя администрации Ногинского муниципального района Московской области, который осуществляет руководство данным направлением деятельности, начальника Архивного управления, гербовой печатью Администрации Ногинского муниципального района Московской области.

На каждой архивной копии (ксерокопии) проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.


3.5.Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивным управлением на следующий день после их оформления непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного обращения заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.


3.6. По итогам анализа тематики поступившего запроса от заявителя (в случае отсутствия документов в Архивном управлении), Архивное управление направляет данный запрос на исполнение по принадлежности или отправляет заявителю информационное письмо.

Государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации по итогам выявления запрашиваемых документов готовят и направляют информационные материалы

информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации в адрес автора запроса.

В случае необходимости Архивное управление

может запрашивать у организаций-исполнителей запросов архива копии ответов о результатах рассмотрения запросов.

Архивное управление письменно уведомляет автора запроса о направлении его запроса на исполнение по принадлежности в государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса или иные причины. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений и ведомственных архивов.

4. Порядок и форма контроля за исполнением муниципальной услуги


4.1.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запрос заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Архивного управления.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам и принятием решений осуществляется начальником Архивного управления.

Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Архивного управления проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Московской области.


4.2.Работники Архивного управления, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Сведения, содержащиеся в обращениях заявителя, могут использоваться только в служебных целях. Работники Архивного управления несут ответственность за разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер.

При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения сотрудниками возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги руководитель администрации Ногинского муниципального района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

При уходе в отпуск муниципальный служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику.


5. Порядок обжалования действий (бездействия) муниципальных служащих при исполнении муниципальной услуги.


5.1.Обжалование действия (бездействия), осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:

• фамилию, имя, отчество заявителя;
  
• полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
  
• почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
  
• изложение сути жалобы;
  
• личную подпись и дату (для юр. лица печать организации и подпись руководителя).
  

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.

Начальник Архивного управления:

• обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
  
• может запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судебных органов, иных правоохранительных органов;
  
• по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
  

5.2.Ответ на жалобу, поступившую в Архивное управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. Письменная жалоба, поступившая в Архивное управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник Архивного управления может продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Жалоба не рассматривается по существу, если в ней содержатся оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес

поддаются прочтению.

Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивного управления может принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Архивное управление. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.

5.3.Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые работниками архива при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к руководителю администрации Ногинского муниципального района Московской области или заместителю руководителя, осуществляющего руководство данным направлением деятельности, в порядке установленным настоящим разделом.

Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суд, если считает, что неправомерными действиями (решениями) работников Архивного управления нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.


Заместитель руководителя администрации М.Н. Аксенова