Пояснительная записка 4 Рабочая программа дисциплины 4 Методические рекомендации для преподавателей
| Вид материала | Пояснительная записка |
- Пояснительная записка 3 Рабочая программа дисциплины 4 Методические рекомендации для, 1551.69kb.
- Методические рекомендации по изучению учебной дисциплины, задания для контрольных работ, 170.64kb.
- В. И. Прусова, И. И. Миронова рабочая программа учебной дисциплины (методические рекомендации), 469.22kb.
- Методические рекомендации для студентов 35 > методические рекомендации для преподавателей, 886.41kb.
- Методические рекомендации для преподавателей Москва-Санкт-Петербург 2007, 339.67kb.
- Рабочая программа пояснительная записка, 230.86kb.
- Рабочая программа дисциплины «Гостиничная индустрия» для специальности 100105 «Гостиничный, 240.77kb.
- Учебно-методический комплекс дисциплины экономика фирмы Специальность, 460.1kb.
- Методические рекомендации по акушерству для преподавателей, 1251.08kb.
- Методические рекомендации к написанию рефератов, 30.98kb.
Практическое занятие по теме № 3
«Требования образовательного стандарта
к профессиональным знаниям,умениям и опыту специалиста»
Вопросы для обсуждения
1. Общие требования, предъявляемые к специалисту, получающему высшее профессиональное образование по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».
2. Методы и навыки, получаемые при освоении общепрофессиональных и специальных дисциплин.
3. Методика разработки рациональных технологий документационного обслуживания, осваиваемая в процессе обучения.
4. Требования к выпускной квалификационной работе и государственному экзамену.
Учебные и практические задания
1. Изучить учебный материал об общих требованиях, предъявляемых к специалисту, получающему высшее профессиональное образование по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».
2. Изучить учебный материал о требованиях к выпускной квалификационной работе и государственному экзамену.
Рекомендуемая литература
Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 17-19.
Кузнецова Т.В. Кафедре документоведения 40 лет // Делопроизводство. 2000. № 2. С. 3-9.
Кузнецова Т.В. Работа секретаря-референта – тема дипломного оргпроектирования // Секретарское дело. – 2004.- № 7. – С. 5 – 7.
Словарь понятий и терминов
виды профессиональной деятельности специалиста-документоведа – специалист-документовед при овладении образовательной программой может выполнять организационно-управленческую; оргпроектную; аналитическую; исследовательскую; педагогическую; консультационную деятельность.
ГосударственнЫЙ образовательнЫЙ стандарт высшего профессионального образования по специальности 350800 – «Документоведение и документационное обеспечение управления» – нормативный документ, устанавливающий минимальный набор дисциплин, который должен изучить будущий специалист-документовед, требования к обязательному минимуму содержания каждой дисциплины и к уровню подготовки выпускника: что он должен знать, уметь, какими методами и навыками владеть и т. д. В данном документе даются квалификация выпускника, нормативный срок освоения основной образовательной программы подготовки специалиста, квалификационная характеристика специалиста. Стандарт указывает, к каким видам профессиональной деятельности подготовлен специалист, где и кем он может работать и к какому виду деятельности он может адаптироваться путем специализации. Данный Государственный стандарт утвержден приказом Министерства высшего образования Российской Федерации от 02.03.2000 № 686 (номер государственной регистрации 53 мжд/сп от 14.03.2000).
итоговая государственная аттестация специалиста-документоведа включает выпускную квалификационную работу (ВКР) и государственный экзамен, позволяющий выявить теоретическую подготовку к решению профессиональных задач.
Квалификационная характеристика выпускника – набор знаний и навыков, получаемых выпускником в процессе обучения по специальности, позволяющих выполнять служебные обязанности по определенным должностям.
Структура образовательной программы подготовки документоведов состоит из дисциплин: 1) федерального компонента; 2) дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента; 3) дисциплин по выбору студента; 4) факультативных дисциплин.
циклы дисциплин основной образовательной программы подготовки документоведов предусматривает изучение студентом следующих и итоговую государственную аттестацию: 1) цикл ГСЭ – общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины; 2) цикл ЕН – общие математические и естественно-научные дисциплины; 3) цикл ОПД – общепрофессиональные дисциплины; 4) цикл ДС – дисциплины специализации.
Лекционное занятие по теме № 4
«Объекты и виды профессиональной деятельности»
При формировании службы по документационному обеспечению управления (службы ДОУ) в любой организации должны учитывать следующее. Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов концентрируются (централизуются) в едином для всей организации центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря-референта. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы ДОУ, имеющей различные специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, группы контроля и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информа-ционное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В небольших учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
– снизить стоимость делопроизводственных операций;
– улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
– обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
– использовать прогрессивные и производительные технические средства;
– обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших организациях, не имеющих общих отделов документационное обеспечение осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации службы ДОУ разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые утверждаются приказом руководителя организации.
Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах – положениях о службе ДОУ и должностных инструкциях их работников.
Положение о службе ДОУ организации разрабатывает руководитель службы ДОУ и утверждает руководитель организации. Положение о структурном подразделении службы ДОУ разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем службы ДОУ, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит служба ДОУ. При разработке положения о службе ДОУ используют типовое положение. Его дополняют и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и службы ДОУ.
Для каждого работника службы ДОУ разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.
Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
В небольших организациях главная фигура делопроизводственного процесса – секретарь-референт. Его задача – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяются качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.
Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.
Наличие должностной инструкции – важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта. В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение – непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий. Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его
профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.). В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта. Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д. С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей. В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. Помимо работы с документами секретарь в большинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и ксерокопированием документов.
Организация приема посетителей – одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы.
Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.
В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности потребовались знания иностранного языка (желательно двух), умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управления бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по качественному документному обслуживанию руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, прием посетителей и т.п. Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. Теперь под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления (офис-менеджер), обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.
Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием, как известно, является не жесткая регламентация обязанностей сотрудников, а работа, основанная на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствию формальных структур в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает степень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации нередко сам занимается бухгалтерским учетом, анализом коммерческой деятельности, финансами, кадрами и т.д. Именно в такой ситуации секретарь-референт должен стать незаменимым помощником своего руководителя.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Объясните, какие существуют организационные формы службы ДОУ в системе управления.
2. Дайте описание функций службы документационного обеспечения управления в организации.
3. Объясните, особенности должности секретаря-референта и его место в управленческом аппарате.
4. Объясните содержание видов профессиональной деятельности специалиста-документоведа: организационно-управленческой, оргпроектной, аналитической, исследовательской, педагогической, консультационной. Каковы особенности каждого вида деятельности и общие требования к ним.
Практическое занятие по теме № 4
«Объекты и виды профессиональной деятельности»
Вопросы для обсуждения
1. Служба ДОУ в системе управления: структура и должностной состав.
2. Секретари-референты, офис-менеджеры и их место в управленческом аппарате.
3. Виды профессиональной деятельности: организационно-управленческая, оргпроектная, аналитическая, исследовательская, педагогическая, консультационная.
Учебные и практические задания
1. Изучить учебный материал о видах профессиональной деятельности: организационно-управленческой, оргпроектной, аналитической, исследовательской, педагогической, консультационной.
2. Продумать возможности профессиональной адаптации специалистов-документоведов к видам смежной профессиональной деятельности.
Рекомендуемая литература
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2005. С. 126-145.
Фионова Л.Р. К вопросу оценки профессиональной компетенции, специалистов, работающих с документами // Секретарское дело. – 2006. - № 2. – С. 46 – 50.
Словарь понятий и терминов
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНИРОВАНИЮ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ устанавливаются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005. № 536, разработанной в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» должна включать следующие положения: а) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности. б) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации. в) системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации. г) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.
ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», должна включать: а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; б) решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать; в) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими; г) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов; д) решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию; е) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации; ж) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий; з) соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации; и) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде; к) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока; л) определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.
СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ – должность, связанная с организацией оказание помощи руководителю и экономии его времени. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.
СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ, 1. согласно ГСДОУ (п. 5.1) – специальное подразделение, действующее на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации; 2. согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, – структурное подразделение, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическому руководству и контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти.
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами в организации включает: а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами, б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами, в) установление и распространение процедур и руководящих указаний, г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов, д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами, е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.
Методические рекомендации по подготовке
к практическим занятиям
Усваивая материалы лекционного курса, включающие систематизированные знания о специальности «Документоведение и ДОУ», студент может получить необходимые знания и навыки из практических занятий. Они призваны помочь студентам:
– овладеть новым теоретико-понятийным аппаратом;
– сориентироваться в современных знаниях о выбранной специальности;
– выявить основные требования, предъявляемые в специалисту-документоведу;
– вести дискуссии;
– аргументировано отстаивать свои позиции.
Изучение тем практических занятий необходимо начинать с определения базовых терминов и понятий, являющихся основой для понимания делопроизводства. Важно раскрыть содержание и объем дефиниций, выделить их существенные признаки и связи с другими понятиями делопроизводственного процесса, роль исторических предпосылок возникновения специальности, усиление роли специалистов-документоведов в нарастающем потоке информационных ресурсов, увеличения значимости документа в системе рыночной экономики.
Необходимо готовить конспект выступления на практическом занятии, внимательно прочитать этот конспект (план ответа), выделить исследуемый вопрос и аспекты раскрывающие его. Ответив на вопросы, выносимые на обсуждение, необходимо убедиться в правильности полученных знаний.
Данную цель преследуют и учебно-практические задания, представленные в рамках каждой темы. Они предполагают не только изучение теоретико-методологических основ раздела, представленных в учебных пособиях, но и самостоятельный индивидуальный (или групповой) анализ обозначенных проблем на основе собственного опыта и знаний, полученных из рекомендуемой литературы.
Методические рекомендации по планированию и организации самостоятельной работы
Успешность освоения дисциплины во многом зависит от планирования и организации самостоятельной работы слушателя.
Изучать новый материал и закреплять ранее пройденный, можно применяя разнообразные технологии. Можно привести некоторые рекомендации:
- важно распределить весь материал на небольшие законченные части;
- на следующем этапе изучения нового материала полезно снова повторить предыдущее;
3) изучать каждую тему последовательно, начиная с понятийного аппарата;
4) не допускать существенных перерывов в образовательной деятельности. Систематическая подготовка позволяет более успешно овладевать новыми знаниями
Наиболее эффективно изучать учебный материал в традиционном повествовательном изложении материала в учебниках и учебных пособиях, решая одновременно приведенные учебные задания.
Как правило, студентов знакомят со структурой и содержанием дисциплины, раскрывают последовательность и внутреннюю логику курса еще на вводных занятиях. Это дает возможность заблаговременно изучить необходимый материал, подготовиться к практическим занятиям.
Самостоятельно приобретать знания о специальности можно, используя разнообразные источники информации: материалы учебно-методического комплекса; рекомендуемую литературу, представленную после каждой темы с указанием страниц, на которых раскрываются изучаемые вопросы; учебные научные, справочные и др. издания, не указанные в данном списке и др. Оказать помощь в подборе дополнительной литературы может преподавательский состав кафедры и работники научной библиотеки.
Тестовые задания для самостоятельной работы
1. Выберите наиболее современное определение для понятия «документ», соответствующее ГОСТ Р 6.30-2003:
1) всякая важная деловая бумага;
2) носитель информации;
3) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо;
4) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.
2. Какое определение для «делопроизводства» правильное?
1) способ работы с бумагами;
2) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
3) проставление реквизитов на документе;
4) организация регистрации документов, поступающих в организацию.
3. Что такое дело?
1) группа документов;
2) совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку;
3) совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
4) папка с бумагами.
4. Какие виды деятельности входят в сферу делопроизводства?
1) составление калькуляций;
2) прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
3) обработка телефонных звонков;
4) прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
5) проведение собеседований при приеме на работу;
6) разработка прейскурантов;
7) сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения;
8) оформление наглядной агитации;
9) учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
10) разработка рекламных проспектов;
11) распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения;
12) ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
13) запись посетителей на прием.
5. Сколько существует способов расположения реквизитов на внешнем бланке?
1) один;
2) два;
3) три;
4) четыре;
6. Что такое электронный документ?
1) бумажный документ для ЭВМ;
2) документ с электронными реквизитами;
3) документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
4) электронный носитель.
7. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов документов?
1) 6.37 – 98
2) Р 6.30 – 97
3) Д 6.36 – 98
4) Р 6.30-2003
8. Выберите номера организационных документов из следующего списка:
1) штатное расписание;
2) служебное письмо;
3) устав;
4) приказ;
5) контракт;
6) протокол;
7) правила внутреннего распорядка;
8) решение;
9) должностная инструкция;
10) структура и штатная численность персонала;
11) распоряжение;
12) акт;
13) справка;
14) телефонограмма;
15) доверенность;
16) положение о персонале;
17) докладная записка;
18) факс;
19) телеграмма.
9. Выберите номера распорядительных документов из следующего списка:
1) штатное расписание;
2) служебное письмо;
3) устав;
4) приказ;
5) контракт;
6) протокол;
7) правила внутреннего распорядка;
8) решение;
9) должностная инструкция;
10) структура и штатная численность персонала;
11) распоряжение;
12) акт;
13) справка;
14) телефонограмма;
15) доверенность;
16) положение о персонале;
17) докладная записка;
18) факс;
19) телеграмма.
10. Что такое документооборот?
1) маршрут документа от руководителя до исполнителя;
2) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
3) круговорот документации;
4) взаимосвязь документов.
11. Что такое система электронного документооборота?
1) набор электронных документов;
2) система делопроизводства, реализованная на базе электронно-вычислительной техники;
3) электронная база документов;
4) документальный поиск с использованием ЭВМ.
12. Общие требования к службам ДОУ устанавливаются:
1) ГОСТ Р 6.30- 2003;
2) Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536;
3) ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
4) Основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
13. Положение о службе ДОУ регулирует деятельность:
1) отдела кадров;
2) общего отдела;
3) исполнителей поручений руководителя;
4) всех структурных подразделений организации.
14. Что такое приказная система делопроизводства?
1) личная канцелярия московских царей;
2) канцелярия в Боярской Думе XV – XVII вв.;
3) делопроизводство, основанное на приказах руководителя;
4) система работы с документами в учреждениях управления, сложившаяся в эпоху сословно-представительной монархии в России в XV – XVII вв.
15. Кто утвердил Генеральный регламент в 1720 г.?
1) Царь Алексей Михайлович;
2) Царь Петр I;
3) Царь Александр I;
4) Царь Николай I.
16. Что такое столбцовая система оформления документа?
1) написание текста с одной стороны листа бумаги или пергамента;
2) свиток из подклеенных друг к другу листов бумаги;
3) листы бумаги, сложенные пополам и сшитые ниткой;
4) написание текста с обоих сторон листа бумаги или пергамента.
17. Какие должности были определены в канцелярии коллегии при царе Петре I?
1) секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора;
2) заведующего общим отделом;
3) дьяка и подъячих;
4) боярина и писаря.
18. Кто издал Манифест «Учреждение для управления губерний Всероссийской империи»?
1) Царица Екатерина I;
2) Царица Елизавета I;
3) Царица Екатерина II;
4) Царь Петр I.
19. Какой документ установил министерскую систему делопроизводства в России?
1) Генеральный регламент 1720 г.;
2) Манифест «Учреждение для управления губерний Всероссийской империи» 1775 г.;
3) Манифест «Общее учреждение министерств» 1811 г.;
4) Манифест «Об усовершенствовании государственного порядка» от 17 октября 1905 г.
20. Какие советские организации занимались внедрением НОТ в делопроизводство в 1930-х гг.?
1) Госплан СССР;
2) акционерное общество организационного строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ);
3) НКВД СССР;
4) СНК СССР.
21. В каком году было проведено Первое Всесоюзное межотраслевое совещание по оргтехнике?
1) 1925 г.;
2) 1936 г.;
3) 1941 г.;
4) 1946 г.
22. В каком году была издана «Примерная инструкция о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся»?
1) 1941 г.;
2) 1946 г.;
3) 1953 г.;
4) 1961 г.
24. Где располагаются инициалы в реквизите «адресат»?
1) до фамилии,
2) после фамилии
23. В каком году был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)?
1) 1926 г.;
2) 1936 г.;
3) 1966 г.;
4) 1996 г.
24. В каком году была утверждена Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)?
1) 1923 г.;
2) 1936 г.;
3) 1977 г.;
4) 1988 г.
25. В каком году учреждена специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»?
1) 1966 г.;
2) 1996 г.;
3) 2000 г.;
4) 2001 г.
26. Каким документом определяются квалификационные характеристики выпускника специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»?
1) Федеральным законом «О высшем образовании»;
2) Государственным образовательным стандартом;
3) уставом вуза;
4) письмом Министерства образования и науки РФ.
27. Структура образовательной программы подготовки документоведов состоит из дисциплин:
1) федерального компонента;
2) дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента;
3) дисциплин по выбору студента;
4) федерального компонента, дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента, дисциплин по выбору студента факультативных дисциплин.
28. Итоговая государственная аттестация специалиста-документоведа включает:
1) выпускную квалификационную работу (ВКР)
2) государственный экзамен;
3) выпускную квалификационную работу (ВКР) и государственный экзамен;
4) собеседование.
29. Какие существуют формы организации делопроизводства?
1) только централизованная;
2) только децентрализованная;
3) смешанная;
4) централизованная, децентрализованная и смешанная.
30. Что такое служба ДОУ в организации?
1) подразделение, занимающееся изданием приказов по основной деятельности;
2) структурное подразделение, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическому руководству и контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти;
3) специальное подразделение, действующее на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации;
4) подразделение, занимающееся регистрацией документов.
31. В чем заключаются функции секретаря-референта?
1) оказание помощи руководителю и экономии его времени;
2) ведение документов и кадрового делопроизводства;
3) подготовка выступлений для руководителя;
4) обеспечение выполнения личных поручений руководителя.
32. Укажите, в каких видах профессиональной деятельности может участвовать специалист-документовед?
1) в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня;
2) в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах;
3) руководителем службы делопроизводства;
4) офис-менеджером;
5) секретарем-референтом.
33. К какой деятельности может адаптироваться обучающийся по специальности путем специализации:
1) к профессиональной деятельности, связанной с информационными технологиями и разными видами информационно-документационных систем (кадровыми, архивными и др.);
2) к профессиональной деятельности, связанной с техническими процессами;
3) к профессиональной деятельности, связанной с финансовой работой;
4) к профессиональной деятельности, связанной с правовой работой.