Инструкция по работе в инспекциях мнс россии с архивом юридически значимых электронных документов

Вид материала

Инструкция по работе

Содержание 2. Общие положения 3. Формирование архива и работа с входящими в него документами 4. Резервное копирование архива электронных документов и восстановление его содержания

Подобный материал:

• Порядок назначения выездных налоговых проверок определен приказом мнс россии от 10., 52.19kb.
• Банковские автоматизированные системы, 400.77kb.
• Российская федерация федеральный закон об электронной подписи, 292.05kb.
• Российская федерация федеральный закон об электронной подписи, 395.23kb.
• Я, иными уполномоченными органами и должностными лицами юридически значимых действий,, 71.95kb.
• Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном, 210.66kb.
• Библиотека бгэу список электронных ресурсов, 361.6kb.
• Список вопросов итогового контроля по курсу, 46.32kb.
• К докладу о результатах и основных, 40.99kb.
• Российской Федерации Унифицированные системы документации «Унифицированная система, 956.37kb.

Приложение 2

к временной Инструкции


Инструкция

по работе в инспекциях МНС России с архивом

юридически значимых электронных документов

системы формирования и сдачи бухгалтерской

и налоговой отчетности в электронной форме

по каналам связи


Москва

2002 год


1. Назначение и содержание данного документа


Данная инструкция регламентирует порядок работы в инспекциях МНС России с архивом юридически значимых электронных документов, получаемых инспекцией в рамках системы формирования и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в электронной форме по каналам связи (далее - система).

Инструкция состоит из трех частей. В первой части приведены общие положения по работе с архивом электронных документов системы в инспекциях МНС России. Вторая часть посвящена описанию методов формирования архива электронных документов и методов работы с документами из этих архивов. В третьей части приведены рекомендации по резервному копированию содержания архивов электронных документов на архивные носители информации с использованием «стандартных» служб резервного копирования серверных операционных систем.


2. Общие положения


Архив юридически значимых электронных документов системы предназначен для решения в инспекциях МНС России следующих задач:

• хранения юридически значимых электронных документов, поступающих в инспекцию от налогоплательщиков в рамках системы, в течение сроков, определяемых для этих документов соответствующими нормативными документами;
  
• выгрузка электронных документов для использования в процедуре досудебного или судебного разбора спорных ситуаций;
  
• сохранения содержания архива на устройствах резервного копирования и восстановления его содержания в случае повреждения или уничтожения информации на основных устройствах хранения архива.
  

В данной инструкции будем рассматривать два основных класса операций с элементами архива электронных документов.

Первый класс составляют операции собственно формирования архива и работы с входящими в него документами, то есть операции:

• дополнения существующего архива разделом, содержащим документы, которые относятся к одному файлу отчетности, поступившему от налогоплательщика в инспекцию в рамках системы;
  
• перенос раздела архива для проверки корректности электронных цифровых подписей в каталог программы электронной почты «Дипост»;
  
• выгрузка электронных документов на съемные носители для использования в процедурах разбора спорных ситуаций.
  

Второй класс составляют операции переноса каталогов и файлов, составляющих архив, на устройства резервного копирования и восстановления этих каталогов и файлов в случае необходимости.

Работа с операциями первого класса описывается в разделе 2, с операциями второго класса – в разделе 3.


3. Формирование архива и работа с входящими в него документами


3.1. Формирование раздела архива


Раздел архива, то есть совокупность юридически значимых электронных документов, которые относятся к одному файлу отчетности, поступившему от налогоплательщика в инспекцию в рамках системы, формируется программным комплексом «Регистратор» при обработке файла отчетности налогоплательщика автоматически. Раздел содержит следующие документы:

• квитанция инспекции МНС России о приеме файла отчетности, то есть сам файл отчетности, пришедший от налогоплательщика, подписанный электронной цифровой подписями уполномоченного лица налогоплательщика и уполномоченного лица инспекции МНС;
  
• протокол входного контроля файла отчетности налогоплательщика на соответствие стандартному формату, подписанный электронной цифровой подписями уполномоченного лица налогоплательщика и уполномоченного лица инспекции МНС;
  
• файл подтверждения специализированным оператором связи системы срока представления отчетности, подписанный электронной цифровой подписями уполномоченного лица налогоплательщика и уполномоченного лица специализированного оператора связи системы.
  

Раздел архива формируется в каталоге архива программы «Регистратор», расположение которого указывается при установке серверной части, и по умолчанию это <Корневой каталог программы «Регистратор»>\Archive, где: <Корневой каталог программы «Регистратор»> каталог, в который на компьютере инспекции МНС России установлена серверная часть программы поддержки электронного документооборота «Регистратор».


3.2. Проверка корректности электронной цифровой подписи у документов, содержащихся в архиве.


Для проверки корректности электронной цифровой подписи у документа, входящего в архив, необходимо перенести этот документ в папку текущего архива программы электронной почты «Дипост».

Для того, чтобы не вносить возмущений в работу программы «Дипост» с файлами текущей отчетности, целесообразно в этой программе создать специализированную папку для работы с документами архива юридически электронных документов. Для создания подобной папки (например, с названием «Archive») нужно запустить программы «Дипост» отметить мышью почтовый ящик, в котором создается папка, и в меню «Папки» выбрать пункт «Новая» и в открывшемся окне ввести название папки (для нашего случая – Arcive).

Настройка переноса документов раздела архива для проверки корректности ЭЦП именно в данную папку осуществляется редактированием гнезда UnLoadDir текстового ini–файла remain.ini. Для этого в файле remain.ini из каталога установки программы «Регистратор» нужно добавить строку вида UnLoadDir=<Каталог программы DiPost>\BOXES\<Имя ящика>\<Имя папки>

Для выгрузки раздела архива в созданную папку нужно в окне программы «Регистратор» выбрать мышью строку с файлом отчетности, к которому относится данный раздел, и нажать на кнопку «Выгрузить комплект».

После выгрузки раздела архива корректность ЭЦП документов раздела может быть проверена стандартным для программы «Дипост» способом: путем выбора пункта «Проверить подписи» в меню, которое выпадает при нажатии на документ правой кнопкой мыши.

При выгрузке в каталог текущего архива раздел сохраняется в основном архиве электронных документов, поэтому после целевого использования документов содержание каталога текущего архива может быть уничтожено.


3.3. Выгрузка электронных документов для использования в процедуре досудебного или судебного разбора спорных ситуаций


Для выгрузки электронных документов при использовании в процедуре разбора спорных ситуаций необходимо с использованием любой программной оболочки (Windows Explorer, Norton Commander и т.д.) скопировать содержание папки текущего архива, полученного с помощью выгрузки раздела архива в соответствии с процедурой, описанной в п. 3.2., на соответствующий носитель, например, дискету. Эта дискета предъявляется на соответствующую экспертизу. Если не предполагается дальнейшего использования раздела архива, то, как указывалось в п.3.2., документы из папки текущего архива могут быть удалены.


4. Резервное копирование архива электронных документов и восстановление его содержания


Сохранения и возможности восстановления архива электронных документов обеспечивается применением вешних устройств резервного копирования (например, - накопителей на магнитной ленте) и специального программного обеспечения – служб резервного копирования. Дальнейшее изложение ведется в предположении, что в инспекции МНС России для резервного копирования данных используется стандартная служба архивации данных Windows 2000 Server. Соответствующие параметры других служб архивации настраиваются аналогичным образом. Предполагается, что на компьютере, на котором работает служба архивации данных, установлено внешнее устройство резервного копирования (накопитель на магнитной ленте, съемный магнито - оптический диск и т.д.), в операционной системе установлена поддержка (драйвер) этого устройства.

Важно отметить, что для работы со службой архивации данных в Windows 2000 Server необходимо иметь полномочия администратора или оператора архива.


4.1. Резервное копирование архива электронных документов


Возможны следующие режимы создания резервной копии архива электронных документов:

• непосредственный запуск процесса архивации пользователем (например, в конце рабочего дня после остановки всех приложений, работающих с файлами архива и освобождения последних);
  
• запуск процесса архивирования в заранее спланированное время средствами операционной системы без участия оператора (например, в ночное время, когда на сервере не работают другие службы и приложения, которые могут заблокировать доступ к файлам архива электронных документов).
  

Для создания резервной копии архива необходимо после запуска службы архивации данных (Пуск – Программы – Стандартные – Служебные - Архивация данных) выполнить следующие операции:

• назначение каталога, в котором лежат файлы архива электронных документов (см. п. 3.1.) в качестве архивируемого каталога;
  
• указание типа архивации;
  
• собственно запуск процесса.
  

Для выполнения этих операций необходимо запустить мастер архивации. В первом окне мастера необходимо указать, что необходимо «Архивировать выбранные диски файлы или сетевые данные». Во втором окне каталог, в котором лежат файлы архива электронных документов, назначается в качестве архивируемого путем установки флажка около каталога «Регистратор»>\Archive (см. п. 3.1.). В следующем окне необходимо в качестве носителя архива указать устройство резервного копирования. Если средства поддержки этого устройства позволяют то можно указать название конкретного файла – носителя архива. В следующем окне мастера необходимо нажать кнопку «Дополнительно» и назначить тип архивации «Добавочный». При этом типе архивации на устройство резервного копирования будут добавляться файлы архива электронных документов, которые не помечены, как уже архивированные. В следующем окне мастера необходимо задать опцию «Проверять данные после архивации». В последнем окне мастера архивации можно выбрать режим запуска процесса резервного копирования: непосредственный запуск пользователем или запуск по расписанию. Если выбирается запуск по расписанию, то необходимо в открывшемся окне назначить расписание для запуска процесса архивации. Необходимо процесс архивации запускать в то время, когда никакие программы (в том числе «Регистратор») не работают с файлами архива электронных документов и не могут их блокировать для службы архивации данных.


4.2. Восстановление данных


Для восстановления данных необходимо открыть вкладку «Восстановление» службы архивации данных и указав каталог или файлы, которые необходимо восстановить, путем установки флажка около них, нажать кнопку «Восстановить». Служба архивации запросит, из какого архива восстанавливать каталоги и файлы, необходимо указать в качестве носителя архива носитель или файл, созданный в соответствии с п.4.1. Если не изменялись параметры процесса восстановления, то необходимые каталоги и файлы будут восстановлены на исходном месте, где они были архивированы.