Варакутина Нина Андреевна 2010 г. Тема нашего семинар

Вид материала

Семинар

Содержание По истечении 5 лет из классного журнала изымаются страницы с итогами учебной Полное оформление дела предусматривает

Подобный материал:

• Некрасова Нина Андреевна, д филос н., профессор Московского, 149.09kb.
• Модератор Бергер Яков Михайлович: Позвольте приступить к заключительной сессии нашего, 813.91kb.
• С. Г. Ильинская Проблемы демократической легитимации власти в современной России Предварительные, 139.36kb.
• Брагина Нина Дмитриевна 2007 г. Тема: урок, 111.46kb.
• Халтурина Дарья Андреевна,, 288.78kb.
• Некрасова Нина Андреевна, доктор филосовских наук. Для сдачи экзамена необходимо написать, 129.03kb.
• Тупотилова Нина Васильевна учитель начальных классов мбоу оош №27 Х. Кадухина. Тема:, 55.45kb.
• Кузнецова Нина Владимировна методические рекомендации, 672.88kb.
• Шлопова Наталья Андреевна менеджер по программа, 137.25kb.
• Научный семинар, 1967.03kb.

Муниципальное общеобразовательное учреждение

«Замелетёновская СОШ»


Доклад

«Школьный архив»


« Документы нужно не только хранить …».


Подготовила и провела:

Секретарь учебной части:

Варакутина Нина Андреевна


2010 г.

Тема нашего семинара «Школьный архив»

« Документы нужно не только хранить …».


В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строго соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области архивного строительства разработаны «Основные правила работы ведомственных архивов».

А, что такое архив? (слайд)

Слово архив латинское, от греческого - присутственное место.

Первое его значение означает – учреждение или часть, хранящая документы.

Второе значение – совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц.


Главными задачами архива являются: (слайд)

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов хранящихся в архиве.


Формирование дел и требования к составлению номенклатур дел.(слайд)

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов делопроизводства, являются формирование дел и составление номенклатур дел.

Мы уже знаем, что номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве ОУ. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.


Основные требования к формированию дел. (слайд)

Формирование дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других актов;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела;

- дело должно содержать не более двухсот пятидесяти листов, при толщине не более 4 см.( рекомендуют 110 -140 листов для того, чтобы можно было делать копии, потому что бумага сейчас, плотная.).

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или в алфавитном порядке.


Группировка отдельных категорий документов (слайд)

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанием документа. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности – отдельно от приказов по личному составу.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие группируются отдельно от их проектов.

Переписка – как правило, за период календарного года ( с января по декабрь) и систематизируется в хронологической последовательности; документ – ответ помещается за документом – запросом.

Электронная почта – в дела в соответствии с номенклатурой дел.


Экспертиза ценности документов (слайд)

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.


Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документациями, утвержденными архивной службой.

Экспертиза ценности документов в ОУ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертиза ценности документа определяется приказом директора ОУ. В состав экспертной комиссии включают не менее трех специалистов. Секретарем экспертной комиссии назначают секретаря ОУ.


Основные функции экспертной комиссии (слайд)

Основными функциями экспертной комиссии являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, актов с необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение.


Подготовка и передача дел в архив.( слайд)

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (с 01 января по 31 декабря), в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и настоящих Правил.


В виде таблицы я хочу показать Вам. (слайд)

Архив нашей школы.

Состоит он из трех основных разделов, которые Вы видите на экране.

Первый раздел – руководство и контроль, второй раздел - учебно-воспитательная документация и третий раздел – кадры.

Разделы составлены в соответствии с номенклатурой дел, в таком же порядке, речь идёт только о тех документах, которые прошли экспертизу научной и практической ценности и для школы имеют историческое значение.

А теперь рассмотрим каждый раздел по отдельности.( слайды)


I раздел - Руководство и контроль (соответствует организационно - правовым нормам и действующему закону РФ «Об образовании»).

• Устав образовательного учреждения (является организационно-правовым
  

документом, разрабатывается учреждением самостоятельно и утверждается учредителем ); - хранятся постоянно.

• Приказы директора ОУ по основной деятельности (утверждение локальных актов,
  

должностных инструкций, расписаний уроков, о создании комиссий, об организации экскурсий, соревнований и т.д.) ; - хранятся постоянно.

• Приказы директора ОУ по основной деятельности личного состава (об
  

утверждении тарификации, о педагогической нагрузки, об аттестации, об отпусках, о доплатах, о дисциплинарных взысканиях, о командировках , об обучении на дому и др.) – постоянно, за исключением некоторых документов.

• Локальные акты утверждаться должны ежегодно приказом (распоряжение,
  

решение, план, правила, распорядок, положение и т.д.) ; - постоянно

• Книги, журналы регистрации поступающих и отправляемых документов. –
  

временного хранения, 5 года


II раздел – Учебно- педагогическая документация (документация, в которой отражается образовательный процесс учреждения)

• Приказы директора ОУ по личному составу учащихся; (о зачислении ребенка в ОУ,
  

об исключении из списочного состава, о переводе из класса в класс и др. Книга приказов должна постранично, пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и скреплена печатью). - 75 лет

• Алфавитная книга записей учащихся (записываются все учащиеся школы в
  

алфавитном порядке. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью школы); - 75 лет

• Личные дела учащихся (ведется с момента поступления учащегося в школу и до её
  

окончания. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге, по окончанию школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года);

• Классный журнал (является государственным документом, он рассчитан на
  

учебный год и ведется в каждом классе по форме, утвержденной Министерством общего образования РФ) - 5 лет.

По истечении 5 лет из классного журнала изымаются страницы с итогами учебной

деятельности учащегося, листы сшиваются в книги по годам и хранятся в школе 25 лет);

• Отчёты о работе учреждения (ф.ф ОШ-1, ОШ- 5, ОШ-9 и т.д.);
  
• Протокола (педагогического совета школы - постоянно, экзаменационных
  

комиссий – 75 лет и т.д. ).


III раздел – Кадры (отражает трудовую деятельность работников и подтверждает трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии).

• Приказы по личному составу учреждения (прием, увольнения, изменение
  

персональных данных, перемещение по должности, предоставления декретных отпусков, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статья Трудового кодекса РФ); - 75 лет

• Личные карточки работников Т-2 (формируется сразу при приеме на работу, ,
  

основанием для записи являются соответствующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.); -75 лет

• Личные дела работников (это совокупность документов, содержащих наиболее
  

полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу); - 75 лет

• Книга учёта личного состава работников. – 75 лет.
  

Следующая таблица показывает, расположение дел находящихся в архиве.


На оформлении дел, мне хотелось бы остановится по подробнее. (слайд - фото)


Полное или частичное оформление дел (слайд)

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранению и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела (слайд) – на примере –практич.

Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку из картона или

переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов суровыми нитками в четыре прокола. При подготовке дел к подшивке металлические (булавки , скрепки) из документов удаляются.(фото – слайд)

Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТом.

В конце каждого дела подшивается чистые бланки форм для заверительной надписи, а

в начале дела, чистый лист, затем бланк для внутренней описи документов дела.


На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие

реквизиты:

- полное наименование учредителя

- название образовательного учреждения

- индекс дела по номенклатуре

- заголовок дела

- количество листов

- дата дела

- срок хранения или отметка «Хранить постоянно»

- номер фонда, описи, дела (заполняется карандашом)


Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует

производить четко, светостойкими чернилами.


Вид документа в подшитом виде. Дело выглядит так. (слайд – фото).


В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,

включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. (слайд – фото)


Дела временного хранения оформляются упрощенно: (слайд)

- не прошиваются,

- листы не нумеруются,

- уточнения на обложках не производится,

- описи на дела не составляются,

- учет ведется по номенклатуре дел.


Книги приказов с 1949 по 2004 годы хранятся в рукописном виде. (слайд - фото)


С 2004 года приказы печатаются и оформляются по установленным стандартам

и сдаются на хранение в школьный архив. (слайд - фото)


Обеспечение сохранности дел. (слайд)

Ответственность за сохранность документов ОУ несет директор школы.

На протяжении многих лет накопленные документы хранились в кабинете секретаря.

Летом 2009 года по решению директора школы Е.Б. Тумашовой было выделено

помещение для архива.

Это комната, находится на первом этаже основного здания школы, площадь комнаты

составляет 6 кв.метров, было установлено 7 шкафов, на окне железная решетка и темные шторы.

Дела хранятся в закрытых шкафах, есть идеальный вариант хранить эти документы в

архивных коробках, предохраняющие документы от пыли и воздействия солнечного света. (слайд - фото)


По запросу специалиста архива по личному составу Любинского муниципального

района, в 2000 году документы описывались впервые.

Должность архивариуса в штатном расписании школы отсутствует.

На плечи секретаря легла нелегкая работа в организации и упорядоченности

«архивных материалов».