Geum.ru

Event-менеджмент

Вид материалаДокументы

Содержание


Таблица 2.5. Показатели event
2.4.1. Фазы проекта
Таблица 2.7. Виды деятельности в evenf-менеджменте
Таблица 2.8. Взаимозависимость фаз и вех
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   40

| S: Пиковая |численность посетителей

M
Использование 1 вместимости, безопасность, услуги
36

2. Введение

Таблица 2.5. Показатели event

tm: Средняя

продолжительность

пребывания

М: Средняя численность посетителей

| tm = B/G < V

М = B/V =

Характер event с точки ! зрения посетителей

Использование вместимости

! г: Относительная ; продолжительность пребывания

Q: Мультипликатор посетителей

W: Коэффициент сменяемости

s: Пиковое : использование | вместимости

т: Среднее

использование

вместимости

г = tm/V = М/С

Q = G/M = 1/г

W = G/S s = S/K < 1

m = M/K < S

i Соотношение точки | зрения посетителей |и event в целом

Достижение целей отдельных частей мероприятия

I Успех, использование ; всех возможностей

; q: Доля

j использования

I вместимости

| q = G/K = Qxm

| = m/r

j Численность ; посетителей ! по отношению к вместимости

При длительном или продленном мероприятии по данным кри­териям могут быть оценены определенные составные части ме­роприятия, дни или места их проведения. Благодаря этому прояс­няются основные «центры тяжести» (зоны с высокой численно­стью посетителей) и «узкие места» (зоны с высокой степенью ис­пользования вместимости).

2.3.4. Характер event

Каждый event — это мероприятие, однако не каждое мероприя­тие представляет собой event.

• Каждый event есть мероприятие: это 80 % необходимых пред­посылок для того, чтобы провести event стабильно, без сбоев и с низкой степенью рисков.

2.4. £уея/-менеджмент 37

• Не каждое мероприятие представляет собой event: необхо­дима «изюминка», способная сделать мероприятие уникаль­ным.



Рис. 2.7. Event и мероприятие

Благодаря чему мероприятие превращается в evenf! Это дополни­тельные преимущества, «события», которые венчают собой «пик» мероприятия.

2.4. /п>елГ-менеджмент

£уея?-менеджмент включает в себя все планируемые, организуе­мые, контролируемые и управляемые меры, которые необходи­мы для проведения исключительного, единственного в своем роде мероприятия — event.

В общем и целом подготовка и проведение event планируются как проект (см. далее). Проект-менеджмент для event во всех под­робностях будет рассмотрен в соответствующей главе.

2.4.1. Фазы проекта

Можно выделить следующие фазы и вехи event-менеджмента (табл. 2.6)

Таблица 2.6. Фазы и вехи em»-менеджмента

! Фаза/веха Содержание

! Веха 0: Идея event родилась, ее «призрак» и очертания «ви-

Идея : тают в воздухе».

■ Инициирование j Оформление идеи и определение event; подготовка :
! ' проекта для лиц, принимающих решения

38

2. Введение

Фаза/веха

Содержание

Веха 1: Да/Нет

Принятие решения о проведении evenf-мероприя-тия (либо об отказе от планирования проекта). За­явление об event внутри организации, назначение исполнителей и руководителей проекта (с настоя­щего момента event — внутреннее дело фирмы)

Старт

Фаза планирования: распределение задач, форми­рование команд, планирование хода мероприятия, примерное планирование

Веха 2: Вперед/Стоп

Принятие решения о подготовке (либо о ее пре­кращении), определение сметы, публичное заявле­ние об event (с данного момента отказ от проекта влечет за собой финансовый и моральный ущерб)

Подготовка

Окончательное планирование: подготовка и орга­низация evenf-мероприятия; задания и поручения, приглашения

Веха 3:

Точка

невозвращения

Начало фазы пуска: активизация и предъявление требований к планированию; отныне возникающие затраты имеют больший объем (последняя возмож­ность для принятия окончательного решения, в дальнейшем отступление уже едва ли будет воз­можно)

Пуск

Наступление event, активная деятельность по обу­стройству места проведения, монтажу сооружений и оборудования, поставкам, обеспечению прибы­тия

Веха 4: Открытая дверь

event стартует; официальное открытие, приветствие (возможно позднее)

Действие

Ход even-мероприятия: от открытия до закрытия. Время контакта принимающей стороны и пригла­шенных — гостей/посетителей

[ Веха 5: | Окончание eve/tf-мероприятия, официальное закры-

i Окончание тие, прощание (возможно раньше) t

Последействие

Завершение evenf-мероприятия: работы на месте проведения, демонтаж сооружений и оборудова­ния, возврат поставок, организация отъезда

Веха 6: Завершение

Прекращение действий и окончание расчетов (на­сколько это возможно)
2.4. £л>ея?-менеджмент

39





Фаза/веха
Содержание

Подведение итогов
Заключительные организационные работы. Обра­ботка данных, финансовый отчет

Веха 7: Окончание проекта
Проект закрыт

Для каждой фазы характерны свои виды деятельности (табл. 2.7).

Таблица 2.7. Виды деятельности в evenf-менеджменте
Планиро­вание
Организа­ция
Проведе­ние
Контроль
Управление

Иниции­рование
Определе­ние event
—
—
—
—

Старт
Планиро­вание
Распреде­ление за­дач
—


—

Подго­товка
Оконча­тельное планиро­вание
Подготов­ка
Подготов­ка
Контроль планиро­вания
Внесение измене­ний, адап­тация

Пуск
Детальное планиро­вание
Предвари­тельный пуск. Адаптация
Монтаж оборудо­вания
Контроль планиро­вания
Вмеша­тельство, внесение измене­ний

Действие
Адаптация
Проведе­ние
Контроль
Вмеша­тельство



После­действие






Демонтаж оборудо­вания, по­следую­щие дей­ствия
Оценка результа­тов



Подве­дение итогов
После­дующие шаги


Итоговый финансо­вый отчет
Извлече­ние уро­ков


40

2. Введение

Перечень фаз проекта также может служить основой для кален­дарного плана-графика. Собственно сроки могут существенно различаться. В главе «Примеры» в подробностях приведены ти­пичные последовательности событий и календарные планы-гра­фики. Вехи определяются окончанием фаз (см. «Контрольные таб­лицы») (табл. 2.8).

Таблица 2.8. Взаимозависимость фаз и вех



Веха
Срок
Фаза
Продолжительность J

ВО: Идея



Инициирование



В1:

Да/Нет



Старт



В2: Вперед/Стоп



Подготовка



ВЗ: Точка невозвращения



Пуск



В4: Открытая дверь



Действие



В5: Окончание



Последействие



В6:

Завершение



Подведение итогов



В7: Окончание проекта