Книги по разным темам Pages:     | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 10 | Министерство образования Российской Федерации УДК 65.012.224(075) Омский государственный университет ББК 65.052я73 С 34 Рекомендовано к изданию учебно-методическим советом ОмГУ Рецензенты:

д-р экон. наук, проф. А.Е. Миллер, д-р ист. наук, проф. В.Д. Полканов, канд. ист. наук, доц. Г.И. Евсеева ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ С 34 Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для Учебное пособие студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - Омск:

Омск. гос. ун-т, 2004. - 71 с.

(для студентов экономического факультета) ISBN 5-7779-0451-3 В пособии рассматриваются вопросы документационного обеспечения управления, компьютерных технологий в ДОУ, системы документации, организации документооборота и его анализа. Описаны особенности и правила работы с кадровой документацией и конфиденциальными документами. Приводятся контрольные вопросы и задания к практическим работам.

Предназначено для студентов экономического факультета дневной, вечерней и заочной форм обучения по дисциплине Делопроизводство и документооборот.

УДК 65.012.224(075) ББК 65.052я73 ISBN 5-7779-0451-3 й Сиганова Т.В., составление 2004 й Омский госуниверситет, 2004 Издание ОмГУ Омск 2004 В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень Введение важны знания об организации безбумажного делопроизводства, органиОснову информационной среды любого предприятия, организации зация которого требует не только применения современных технических или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информасредств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения ция будет обладать юридической силой и может быть использована в дополнительных знаний о создании, использовании, хранении докуменпрофессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательтов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципиных делопроизводственных операций.

ально новых подходов к организации документоведения, повышение всеПри работе с документами ежедневно приходится решать большой общей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в колкомплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и лективной сети.

внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, форНеобходимо также изменить психологию отношения к документу мированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив и документообороту, четче определить критерии ценности документа, либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно наконец, создать новые правила работы с документами и научиться слесправиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, довать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем обеспечить сохранность.

участникам лигры усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенмногом предстоит еще создать и внедрить.

ные требования в области документационного обеспечения управления В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках ско(ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда пилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводствсе документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным ву. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и праподразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ вильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на рапротиворечат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и боту, помимо знаний и навыков составления документов необходимо нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная иметь представление об особенностях взаимодействия и движения докулпестрота мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность ментов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правипри самостоятельном их изучении.

о, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не Оправдавшие себя на практике. рациональные формы и методы только структуру самого документа, но и иметь представление, посредстсоздания обработки документов могут быть доведены до уровня общей вом издания какого документа и как можно разрешить ту или иную админормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут нистративную ситуацию.

достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками норм документационного обеспечения управленческой деятельности.

единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиоИными словами, ДОУ - это лигра по правилам, и эти правила должны нальными навыками работник должен уметь создавать документы в соотзнать все ее участники.

ветствии с существующими нормами, государственными стандартами, В связи с этим актуальной задачей является изучение основных законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росарнорм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и хива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается образованием должен получить современные знания и навыки в области выполнение работником конкретного производственного задания, а индокументоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстояформация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопредетельство определяет важность изучения такой дисциплины, как Делоляет развитие производственного или управленческого процесса. Докупроизводство и документооборот.

мент, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.

3 ных носителях с соблюдением определенных норм, установленных пра1. Терминологическая база документоведения вовыми и нормативными актами РФ.

1.1. Основные базовые понятия и термины Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. РеквиТермин документ происходит от латинского слова УdocumentumФ зит - это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (пе - доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письчать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позвоменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому ляет опознать документ, т.е. идентифицировать.

имеющие юридическую силу.

Формуляр документа - это совокупность реквизитов документа и В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкосхема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формулявания понятия документ:

ра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство 1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на документирования и документации как в рамках одного учреждения, так что-либо (расходные документы, проездные документы);

и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (пасдокументов, называют типовым формуляром.

порт, справка, удостоверение);

В качестве носителя выступает материальный объект, используе3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские мый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразиграмоты являются историческими документами, договор свидетельствует тельной информации. Носитель - это всегда результат технических досо заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)1.

тижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для созТермин делопроизводство в России возник во второй половине дания документов использовались различные материалы: в Месопотамии XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистиче - глиняные таблички, в Египте - папирус, в странах Малой Азии, в Евроские словари. Термин был образован от сочетания слов производство пе и на Руси - пергамент - особым образом выделанная бычья или телядела. Вначале он означал решение судебного или административного чья кожа, получившая на Руси название хартия или телятина. В вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.

т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия В течение многих веков и до настоящего времени наиболее раслделопроизводство. Значение дела как собрания документов, относяпространенным носителем документной информации во всем мире являщихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравется бумага.

нению с первым значением.

Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носиСовременную терминологию делопроизводства регламентирует тели: магнитные ленты, диски.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреСоблюдение определенных правил записи информации придает деления, в котором делопроизводство определяется следующим обдокументам юридическую силу. Юридическая сила - это свойство офиразом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и циального документа, передаваемое ему действующим законодательсторганизацию работы с официальными документами. Наряду с термивом РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным ном делопроизводство в последние годы употребляется синонимичкомплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

ный ему термин документационное обеспечение управления (ДОУ).

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая деЕго возникновение обусловлено изменением организационно-техничес- лопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с кой базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, обработке документов.

накопления, хранения, поиска и использования информации.

Организация работы с документами предполагает проектирование Делопроизводство базируется на документировании, под которым документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их понимается регламентированный процесс записи информации на различсоздания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.

Ожегов С.И. Словарь русского языка. - М.: Русский язык, 1984. - С. 148.

5 В обществе документы являются основными носителями различ- видов и разновидностей документов2. Считается, что каждая сфера деяной (управленческой, научной, технической, статистической) социально тельности так или иначе имеет свою систему документации (системы мезначимой информации. Документы - носители первичной информации. В дицинской, торговой, научно-технической, финансовой, административних информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, ной документаций).

журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию. В деятельности предприятия самостоятельно функционируют лоВозможность сохранения информации во времени позволяет разли- кальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Прачать документы как носители оперативной и ретроспективной инфор- вила их оформления, хранения и использования строго нормированы.

мации. Они входят в номенклатуру дел отдельным разделом и не входят в адми нистративную систему документации, имея свою информационно1.2. Функции документа поисковую систему.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с раздеЛюбой официальный документ многофункционален, т. к. одновреления всех документов на официальные и документы личного происменно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные хождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне функции.

сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обяК общим функциям документа относятся: информационная, социзанностей. Они включают личную переписку, воспоминания (мемуары), альная, коммуникативная, культурная.

дневники и немногочисленны с точки зрения видов и разновидностей в Появление любого документа всегда обосновано необходимостью системе документации.

материализации информации для её сохранения и передачи во времени Официальные документы создаются в рабочее время от имени и пространстве. Документ всегда порожден социальной потребностью, юридического лица. Они, как правило, не имеют произвольной формы, а является социально значимым объектом, и обеспечивает связь между отоформляются на бланках.

дельными элементами общественной структуры, например, между предприятиями. Посредством документов происходит закрепление и передача 2. Нормативные требования к составу основных реквикультурных традиций.

зитов и их оформлению К специальным функциям документа относятся: управленческая, правовая и функция исторического источника.

Современные требования к оформлению организационно-распоря- Администрирование любого предприятия осуществляется посреддительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ ством документов. Они обеспечивают закрепление и изменения правовых Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система органинорм и правоотношений в обществе посредством законодательных и зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению нормативные актов. После передачи документов на архивное хранение, документов. Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и поони приобретают функцию исторического источника.

следовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

Pages:     | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 10 |    Книги по разным темам