Книги по разным темам
Pages: | 1 | ... | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | ... | 45 | ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ
1. Организация документооборота(общие положения)
2. Регистрация и учет поступающих ворганизацию документов
3. Подготовка и регистрацияотправляемых документов
4. Прохождение внутреннихдокументов
5. Учет объемадокументооборота
6.Контроль за исполнением документов
1. Организация документооборота (общиеположения)
1. Документооборот – это движение документов ворганизации с момента их получения или создания до завершения исполнения илиотправки. Правильная организация документооборота способствует оперативномупрохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузкеподразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние науправленческий процесс в целом.
2. Документооборот в учрежденииосуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктамиобработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений,специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработкисобственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой ит.д.).
По отношению к аппарату управленияразличают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждениипоступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, вструктурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, вподразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределыучреждения, –отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения – внутренняядокументация.
3. При проектировании и рационализациидокументооборота руководствуются положениями, выработанными практикойделопроизводства и совершенствования организации управленческоготруда.
При движении документов следуетруководствоваться принципом однократного пребывания документа в одномструктурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документаследует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфеределопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копированиедокумента, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, иодновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают послерассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копийсоответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственномуисполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться потелефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
4. Схемы движения всех документов ворганизации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общегоотдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов:поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов(приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты,письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов ворганизации, учреждении, где есть служба документационного обеспеченияуправления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.
Схема 3.1. Движениедокументов в учреждении
- поступающие документы,
- документы, отправляемые из организации,
- внутренние документы.
2. Регистрация и учет поступающих ворганизацию документов
Все поступающие в организацию документынезависимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь,факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службыделопроизводства.
При поступлении документа по почте довскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостностьконвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованныеили поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты скорреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой лично,передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, тоадресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вотдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе сдокументом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждансохраняются всегда.
Прежде чем зарегистрировать документ,необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрениедокументов работником службы делопроизводства существенно повышаетэффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительногорассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимонаправить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нетнеобходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многихучреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затемпереадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3%документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подписьтакже передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижаетобоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственностьисполнителей.
При предварительном рассмотрении документанеобходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленныхвопросов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа и в соответствиис функциями структурных подразделений производится распределение поступающихдокументов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило,после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителяпередавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информациейруководителя.
Предварительное рассмотрение документовосуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами,общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительногорассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим жедолжностным лицом.
На всех регистрируемых документах в правомнижнем углу первой его страницы проставляется регистрационныйштамп:
Наименованиеорганизации Вх. №__________________ От_____________________ |
Проставление штампа, даты, регистрационногономера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в деньпоступления документа.
Регистрации подлежат не все документы.Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов,общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан идр. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения,программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. Вкаждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителемслужбы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденнойруководителем организации.
Все документы (поступающие, отправляемые,внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованнаярегистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориальнообособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованнуюрегистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии,остальные – вструктурных подразделениях.
Документы регистрируются на карточках (см.прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиесяна карточке.)
На первом этапе регистрации заполняютразделы карточки (машинописным или рукописным способом):
•входящий номер и дата регистрации. Например:№ 150 от 15.01.2000 (№ 150 – порядковый номер поступающегодокумента, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 – дата поступления регистрируемогодокумента). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе надокументе;
•от когопоступил документ (Кемеровское объединение Оксид);
•количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
• датаполученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);
• краткоесодержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительныхматериалов.
После первого этапа регистрации документыпередаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителямструктурных подразделений.
Количество экземпляров регистрационнойкарточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, погеографии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться избумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать ихможно следующим образом: входящие – один цвет, отправляемые – другой, внутренние – третий цвет; или: поступающие наимя первого руководителя – один цвет, в структурные подразделения – другой, контрольные – третий, неконтрольные– четвертый,отправляемые – пятый,внутренние – шестойцвет.
При передаче документов руководителюкарточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочнуюкартотеку в раздел Документы на докладе.
Руководитель должен рассматривать документыв день их поступления (как нежелательное исключение – на следующий день) и возвращатьсекретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю ивозвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенноевремя, резолюция должна быть конкретной. Например:
Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
______________________
Подпись
Дата
Руководитель не должен задерживатьдокументы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время.При необходимости использования документа в будущем для руководителя делаетсяксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам приниматьдокументы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (иликанцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).
Согласно резолюции документ передаетсяисполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главномуисполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии–другим исполнителям. Текстрезолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится врегистрационную карточку в раздел Кто направил документ. Резолюция.Например:
И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
_______________________
Подпись руководителя
Дата
Затем на оборотной стороне заполняютсяследующие разделы карточки: Дата передачи на исполнение – 15.01.2000; Кому направлендокумент – Г.В.Иванову; Расписка в получении – роспись Иванова Г.В., дата.
В соответствии с Положением Регистрационнойгосударственной системы документов (РГСД) документ после рассмотренияруководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затемпередает документ вместе с одной карточкой в приемную структурногоподразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии вкартотеках: 1-я –справочная (по порядку номеров); 2-я – контрольная (по срокамисполнения); 3-я –основные вопросы деятельности организации; 4-я – переписка с организациями потерриториям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотекпозволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему ворганизацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлениикомпьютерных программ.
От момента поступления к исполнителю дозавершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ ивсе относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над нимиполностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передачедокумента на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которыхон готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызоваисполнителей и т.д.
При поступлении документа может бытьнесколько вариантов их исполнения.
1. На основании поступившего инициативногодокумента составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальномупрофессиональному образованию Администрации Новосибирской области опредоставлении информации об организации горячего питания учащихсяпрофессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятиядокумента с контроля.
2. На основании поступившего постановленияглавы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляетсяпрограмма Комитета по начальному профессиональному образованию, котораяутверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием дляисполнения документа.
3. На основании письма Министерстваобразования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организованосовещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное вданном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.
4. Документы, которые поступают дляиспользования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, азатем в деле структурного подразделения или в канцелярии.
Таким образом, после исполнения документанеобходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которыевключают в себя:
• отметку оконтроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответногодокумента, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствииписьменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный винициативном документе).
Например:
Отправлена справка об организации горячегопитания учащихся профессиональных училищ области;
•указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилиюруководителя и дату снятия с контроля).
Например:
Председатель комитета Я.Я. Боргено20.01.2000;
• датувозврата, расписку принявшего документ. Например:
20.01.2000____________________
Подпись
• номердела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.
Например:
Д № 02-36.
Приведем пример полностью заполненнойкарточки регистрации поступающих документов:
| Книги по разным темам
|