Книги по разным темам
Pages: | 1 | ... | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | ... | 45 | В течение делопроизводственного года издела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. Привыдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают,какой документ, кому и на какое время выдан. После завершенияделопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимостивыдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняюткарточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в котороевыдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица,получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела.
За сохранность документов, находящихся встадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией,секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль засохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельныхисполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихсянарушениях.
Структурные подразделения учрежденияпередают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям.Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточкиделопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отделаи т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архивосуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственнымархивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному сруководителями структурных подразделений и утвержденному руководителемучреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно)хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны хранитьсяцентрализованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводстваучреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях порешению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архивпо описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел,соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудникомархива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственныйархив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении делустановлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны ихустранить.
Дела принимает заведующий ведомственнымархивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, вприсутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача делпроизводится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемогодела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземплярецифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, датаприема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архиваи лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количестволистов в деле.
Задания
1. Дайте определение номенклатуры дел. Чтотакое сводная номенклатура дел, как она составляется Как вы понимаетеиндексацию дел Кто составляет номенклатуру дел, кем онаутверждается
2. Как формируются документы в дела Почемуне рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя
3. Дайте понятие примерной и типовойноменклатуры дел.
4. Какую работу осуществляетЭПК
5. Каков порядок оформлениядела
6. Составьте опись дела.
7. Объясните необходимость заверительнойнадписи.
8. Как оформляется обложка дела
9. Составьте акт об уничтожении документовза конкретный период.
10. Составьте формуляр-образец своднойноменклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения.
Приложения
Приложение 7.1
Образец оформления номенклатуры дел
НаименованиеорганизацииУТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя
НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ_________ _________________
Подпись Инициалы, фамилия
____________ __________________________________________
Дата Регист.номерДата
На _______________ год
Индекс дела | Заголовок дела (тома) | Количество дел (томов) | Срок хранения дела (тома), номер статей по перечню | Примечание |
______________________________________________________________
Наименование структурного подразделенияорганизации
01-01 (Указываетсязаголовок(Указывается срок
дела)хранения)
01-02 и т.д.
______________________________________________________________
Наименование структурного подразделенияорганизации
02-01
02-02 и т.д.
______________________________________________________________
Должность руководителя,
отвечающего за составление
номенклатурыдеПодпись Инициалы, фамилия
Итоговая запись о категориях и количестведел,
заведенных в 1999 году
По срокамхранения | ||
Постоянного
Временного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет
включительно)
ИТОГО:
_________________________________________________________
Должностьруководителя Подпись Инициалы, фамилия
__________________________
Должность руководителя,
отвечающего за составление
номенклатурыдеПодпись Инициалы,фамилия
СОГЛАСОВАНО:
Зав. госархивом
___________________районаПодпись Инициалы, фамилия
Приложение 7.2
Примерная номенклатура дел территориальной
администрации района
АДМИНИСТРАЦИЯУТВЕРЖДАЮ
__________________(района,города)Глава Администрации
Управление делами (общийотдел)___________района, города
______Инициалы, фамилия
Подпись
НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ__________________________
30.12.99№01-00Дата
на 2000 г.
| Книги по разным темам
|