Автоматизация конторского труда

Проект выполнен: Руководитель проекта:

Всеволод Украинский, Профессор Разумов О.С.

ИИ-102

Реферат

тема: Автоматизация конторского труда

адисциплина: Теория системного управления

Москва, 1994 год

Московский Международный ниверситет Бизнеса и Информационных Технологий

Специальность: Международный информационный бизнес

Тема:а Автоматизация конторского труда

Объект рассмотрения - процесс обработки документов в типовой фирме

информационного бизнеса;

Основные вопросы для разработки:

1. Особенности автоматизации конторского труда

(отличие от предприятий);

2. Новая технология обработки данных (комплексная);

3. Оборудование для обработки данных

(лввод-процесс-вывод на базе ПЭВМ).

Графические материалы:

1. Основные маршруты документов в офисе фирмы;

2. Технологический процесс обработки данных в конторе фирмы

(на базе ПЭВМ).

Цель проекта: Изучить особенности автоматизации документообработки в офисе (конторе) при комплексной обработке данных на базе ПЭВМ.

з1. Что такое автоматизация

(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)

Термина лавтоматизация стала появляться в печати вскоре после конц второйа мировойа войны, однако это слово не нашлоа места в

словарях до конца 50-х годов. Затем, этому термину абыло дано ни-

версальное, н мой взгляда определение:а лавтоматически контроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих стройств. Эта характеристика охватывает автома-

тизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

Этота термин была впервые потреблён в 1947 г. Д. С. Хардером из

Форд мотор компани на заседании, посвящённом планировке и обо-

рудованию нового завода. После этого термина лавтоматизация сразу

же был признан в качестве добного выражения для автоматических

устройства и стала общеупотребительныма в автомобильной и металло-

обрабатывающей промышленности. Далее этот термина стала потреб-

ляться практически во всеха сферах производства, что касается при-

менения этого слова ва связи са обработкойа данныха и канцелярской

работой, то первый человек, который якобы потребил его, был Джон

Диболд из компании Джон Диболд.

В настоящее время, благодаря интенсивномуа развитию компьютер-

ной технологии, автоматизация производство используется практичес-

ки всюду, как в промышленной сфере, так так и в конторах (офисах).

В следующиха параграфаха рассматривается автоматизация в конторах

и подчеркивается еёа отличие от автоматизации н промышленных предприятиях:а комплексная обработка информации (КОИ), обработка

данныха c помощью ПЭВМ, автоматизированная обработк данных

(АОД) и современные методы обработки данных (СОД), степень авто-

матизации, оценка используемого оборудования и достижения в техно-

логии обработки данных.

з2. Автоматизация в конторах и на предприятиях

(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях)

Автоматизация на заводе или на фабрике влечета за собой контро-

лируемое действие аппарата или машины. Это значит, что для регу-

лирования и контроля з действиями машины используются различ-

ные электронные или механические стройства. Автоматизированный

завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизированным. На

фабрике, где в течение длительного времени все работы выполнялись

машинами, во главу гл ставится совершенствование оборудования

или машин.

Напротив, автоматизация ва контореа зависита главным образом от

контролируемого действия самой системы по обработке офисных до-кументов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить ровень автоматизации, необходимо прежде

всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем,

потому что без предварительного анализ и наведения порядка в сис-

темах и методаха работы переход к автоматизации попросту привел

бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: сис-

тема - это серия функций, действий или операций, ведущих к жела-

емому результату, в то время как метод представляет собой дейст-

сия системы в её деталях. Основная цель, которая привел к созда-

нию системы комплекснойа обработки информации, состоял в том,

чтобы найти эффективные и дешевые средстваили метода прощения

и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже

на использование так называемых процедур во многих языках прог-

раммирования, когда одн и та же процедура можета использоваться

по ходу программы неограниченное число раз и при этома её тело на-

писанно только одина раз. Используя наиболее краткое определение,

комплексная обработк информации является средством лупрощения

и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых

вручную. Систем комплекснойа обработки информации ва отдельно взятой компании должн предназначаться для довлетворения специ-альных нужд этойа компании, которые в свою очередь определята по-требность ва оборудовании или в различных комбинациях используемо-

го оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова являет-

ся той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которойа автоматизация конторского труда и применение технических средствдля обработки данных в конторе были бы невозможны. Безус-

ловно, акомплексная обработк неа представляет собойа совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже-

нии автоматичности. КОИ даёта логическую основуа для обработки по-

тока коммерческих данных. Благодаря этому появляется возможность

установить в офисеа ПЭМа и нагрузить машину выполнением этой

работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка

информации есть первый шаг к автоматизации, без использования

КИа не могло бы быть достигнуто подлиннойа автоматизации канце-

лярской работы. Говоря попросту, в конторском труде (обработке до-

кументов, подсчету, распределению прибылей etc.)а используются пов-торяющиеся операции, для которых можета быть найден лобщий мно-

житель. При этом такой процесс может быть автоматизирован.

Автоматизация в конторе неа является синонимома вычислительной

машин или любого тип быстродействующего оборудования для обра-

ботки данных. Вычислительная машин (ПЭВМ)а представляет собой

механизм или стройство, которое позволяета применить методы комп-

лексной обработки информации в любой компании независимо от сло-

жности и размеров её операций.

з3. Новая технология обработки данных

(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных)

Как было сказанно в з2, новыеа достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших техни-

ческих достижений - комплексной обработки информации и изобрете-

нию быстродействующиха электронно-вычислительныха машин. Эти

два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответствен-

ныха руководителейа (менеджеров)а фирма делять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.

Итак, комплексная обработк информации связанна как с автома-тизациейа конторского труда, так и са обработкойа данных са помощью

ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину:

Комплексная обработка информации апредставляета собой эффек-

тивный способ получения скоординированного и непрерывного потока

важных данных, необходимыха руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию. Другое определение, рассматри-вает комплексную обработку информации как процедуру, с помощью

которой информация может быть зафиксированна на магнитной ленте

или карте с тем, чтобы он неоднократноа могл воспроизводиться

полностью или частично на различных машинах, пригодных для рабо-

ты с лентами или картами*, на которых находится информация. Это определение очень похоже на данноеа в з2а определение апроцедуры

(функции)а алгоритмическиха языков. Это определение показывает существенное различиеа междуа КИа и традиционными методами

обработки. Это определение связанно с процессами выполнения рабо-

ты, то есть c системой. Что касается первого аопределения, то оно представляет КОИ как идею, не как систему. Необходимо заметить, что этота термин является старейшим, возникшима ва коммерческой терминологии до изобретения вычислительных машин, для обозначе-

ния как идеи, так и системы, основанной на этой идее.

Обработка данных с помощью ПЭВМ делает пор на один элемент,

используемыйа для достижения целей КОИ, -а реальную экономию

времени и труда. Этот термин стала широко потребим лишь после

того кака деловойа мира стала применять компьютеры, потомуа что

нельзя вести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплекс-ной системы, которая в свою очередь использует необходимое обору-дование, большинствоа компонентов которого является электронным

втоматизированная обработка данных и обработка данных современ-ными методами являются более широкими понятиями. Коммерческие центры, которые оказывают слуги по обработке данных, используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запомина-

ющее стройство - это могута быть накопители на гибких или жестс-

ких магнитных дисках, ячейки в чипах электронной памяти (ленты,

* В настоящее время вместо накопителей н магнитныха лентаха и

перфокартах, используются накопители на дисках (НМД) и (НГМД)

перфокарты и барабаны из-за невысокого быстродействия, громоздс-кости, неэффективности и неспособности хранить много информации, потихонькуа отживают свойа век). Этиа центры по-видимомуа исполь-

зуюта термины автоматизированная обработка данных аи обработ-

ка данных современными методами.

Влияние новых достижений.

Введение автоматизации в контораха в некоторыха отношениях предс-

тавляета собой процесса рост промышленной стандартизации с пере-

несением места действия из цеха в контору.

В 1955, как отмечал журнал Dun's Review, в котором были опуб- ликованны результаты научно-технического исследования, правляю-щиеа конторами шли в направлении электронной эры. При таком об-следовании эксперты обнеружили, что лишь немногие компании при-меняли эффективные методы конторской работы. Менее половины из ниха измеряли производительность канцелярского труда, 32% имели программуа контроля методова записей и форм, 25% имели программу

изучения методов работы конторы и только 4%а применяли схемы по-

следовательности операций.

Но начиная с 1954а происходит резкий рост автоматизации конторс-кого труда. 200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле. В конце 1962 года использо-

валось же более 11 тысяч вычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч.

Из сводок, опубликованных компанией лMcKinsey, которая в нача-

ле 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ:

лфактически трудно найти крупную корпорацию, которая не имеет и

не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной ма-шиной, и также становится все труднейа найти среднюю и мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных стано-

вок или не пользуется время ота времени слугами бюро электронно-вычислительных машин.

Степень автоматизации. В конторе, как и на промышленном предпри-ятии, существуюта разные степени автоматизации. Средиа систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже:

Систем Степень Материалы и используемое

автоматизации аоборудование

Ручная низшая карандаш и бумага, пишущие

канцелярская амашинки.

Машины, приводимые средняя клавишные, бухгалтерские

в действие человеком амашины, арифмометры и клавишные

счетные машины.

Машины, производящие средняя перфокарта и машина, выполняющие

отдельные записи одну функцию.

Машины, выполняющие высокая Электронные машины, обрабатываю-

многие функции. щие данные с магнитной ленты или

магнитного барабана*

* В настоящее время машины, использующие магнитные ленты и бара-

баны не используются в конторах и оффисах ввиду низкого быстродей-

ствия при считывании и записи информации. Эти накопители постепен-но отживают свой срок, ступая место более современным накопителям

(на ГМД и МД типа лвинчестер).

Отношение конторского оборудования к рабочей силе и производитель-ность этого оборудования есть показатель степени автоматизации.

Электронно-вычислительные машины были созданны для того чтобы

минимизировать ручной труд. Минимальное количество ручного труда-

вот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки маши-на есть машина, и она не может обрабатывать лсырую информацию, в

неизвесном формате. Поэтому если компания планирует покупку и ус-тановку вычислительной техники, то ответственныйа руководитель дол-

жен прежде всего определить зачем нужна эта машина - предваритель-

но спланировать вид задач, который будет решаться на на этом компь-

ютере. Планирование заключается программировании машины - состав-

ления специализированного пакета программ, для работы компьютера в

данной отрасли (ва конкретнойа деятельности компании). Я считаю, что также должен быть разработанно распоряжение ответственного руково-дителя о лмашинном времени, технике безопасности, ходом и провер-

кой машины К сожалению, среди российских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем месте используют машину для своих собственных целей иа нужд (отправить факс за счет фирмы, связывать-ся по модему с лицами, не имеющими отношения к деятельности фир-мы), либо, что вообще дивительно, использовать ПЭМа для развлече-ния, компьютерных игр. В этом случаеа менеджеру фирмы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины в офисе.

Посетив США, Я видел много интересных вещей на предмет авто-матизации конторского труда. Все конторы и фирмы используют вычис-

лительную технику для автоматизации труда. Все, от кассового аппара-

та до ATM (Automatic Teller Machine - лэлектронный банкир - автомат, предназначенный для обслуживания вкладчиков по системе магнитных

карточек). В любом офисе американской фирмы, служащий был бы во-

лен, если бы он в рабочее время воспользовался компьютером для своих

личных нужд