Информационные технологии в экономике

Информационные технологии в экономике.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1.     Основные функции программы

2.     Описание программы

3.     Ввод информации

4.     Описание выходных форм

5.     Схема компьютерной сети

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский чет представляет собой сложный процесс, требующий больших затрат человеческих ресурсов и времени. Современное развитие технического прогресса диктует свои требования ко всем отраслям науки, техники и производства. Немаловажную роль в общем техническом развитии человечества играет процесс автоматизации труда. С бурным развитием компьютерных технологий обработки массивов информации и баз данных стало возможным автоматизировать и работы по бухгалтерскому чету.

Поскольку на каждом предприятии есть свои особенности в чете, программы автоматизированного бухгалтерского чета (в литературе применительно к ним используется термин Усистемы автоматизированного бухгалтерского чета (САБУ)Ф) должны иметь достаточную гибкость в настройке, для адаптации их к каждому конкретному объекту, для которого и производится чет. Это накладывает некоторые неудобства в плане подготовки квалифицированных специалистов (бухгалтеров), которые смогут работать с САБУ. Поэтому так важно понять основные принципы стройства САБУ и получить навыки по обработке и манипуляции информационными массивами. Не существует стереотипных правил и приемов работы с САБУ, все рассматривается в примерах. Важно знать возможности системы, ее функции; грамотно применять знания в работе.

Основную работу по настройке и поддержанию САБУ в рабочем состоянии производят программисты. Бухгалтеры, повторюсь, работают только с информацией, и их задача, собственно, сам бух. чет.

Ко всему следует добавить, что автоматизация любого труда экономически оправдана. Она позволяет сократить количество людей, занятых в технологическом процессе, снизить, так называемый, человеческий фактор, влияющий на процент брака (в данном случае это может быть ошибка при чете), сократить время, затрачиваемое на операцию. Часто затраты на автоматизацию окупаются очень быстро, особенно при автоматизации машиностроительных производств.

Программа Учет материальных ценностейТ включает в себя следующие задачи:

        учет материалов;

        учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП);

        учет готовой продукции и товаров;

        учет основных средств и нематериальных активов.

Программу можно использовать как на малых (один бухгалтер и одна ПЭВМ), так и н больших предприятиях различных форм собственности в локальном, сетевома и комбинированных вариантах.

1.     Основные функции программы

        выписка первичных документов (заполнение бланков лимитно-заборных карт, требованийа н отпуска материалов, счетов-фактур, товарно-транспортныха накладных, приходных ордеров и др.);

        подробная систем записи первичныха бухгалтерских документова (Гроссбуха или Журнала хозяйственныха операций), позволяющиха вести чет по видам документов, (операций), шифрам производственныха затрат, материально-отвественным лицам, подразделениям;а настраиваемыйа многоуровневыйа плана счетова са возможностью его изменения ва процессе работы (с перекодировкой накопительных данных);

        возможность корректировки данныха иа получение отчетова за алюбойа прошедший отчетныйа периода (прямая корректировк записейа ва Гроссбухе илиа ввод сторнирующиха проводок) ;

        учета остаткова н началоа месяц по полной системе четныха реквизитов (номенклатурныйа номера балансовый счет, м.о.л., подразделение);

        расчета и многократныйа (после корректировки документов)а перерасчет остатков на начало месяца, возможность лручной корректировки остаткова на началоа месяц и блокирования перерасчета остаткова по этима позициям;

        получение стандартныха и специальных отчетныха форм;

        совместное функционирование на нескольких ПЭМа для крупных предприятий, как при наличии локальной сети, так и без нее.

Подробнее рассмотрим один из разделов программы.

2. Описание программы

В разделе Основные средства и нематериальные активы программы Учет материальных ценностей обеспечивается полный чет основных средств и нематериальных активов, расчет и перерасчет износа за любой месяц неограниченное число раз, проведение переоценки, инвентаризации, получение выходных форм за любой период.

При внедрении задачи заполняются справочники: план счетов, клиенты, проводки-износ, методы расчета износа, справочник материально-ответственных лиц, справочник драгоценных металлов.

        В справочнике план счетов описывается структура плана счетов, т.е. определяется схема бухгалтерского чета. Справочник содержит перечень всех счетов и статей аналитического чета. Для данной задачи план счетов выглядита так:

Счет 01	Основные средства
01/1	Основные средства основного вида деятельности
01/1100	Здания производственные
01/1101	Сооружения
01/1102	Силовые машины и оборудование
01/1103	Рабочие машины и оборудование
01/1104	Измерительные и регулирующие приборы
01/1105	Вычислительная техника
01/1106	Прочие машины и оборудование
01/1107	Транспортные средства
01/1108	Производственный и хозяйственный инвентарь (кроме мебели)
01/1109	Мебель
01/0	Библиотечный фонд
01/2	Основные средства др. отраслей, производящих товары
01/2100	Здания
01/2101	Сооружения
01/2102	Силовые машины и оборудование
01/2103	Рабочие машины и оборудование
01/2104	Измерительные и регулирующие приборы
01/2105	Вычислительная техника
01/2106	Прочие машины и оборудование
01/2107	Транспортные средства
01/2108	Производственный и хозяйственный инвентарь
01/2109	Продуктивный скот
01/3	Основные средства др. отраслей, оказывающих слуги
01/31	Основные фонды др.отраслей, оказыв. сл. (кроме жил. хоз-ва )
01/31100	Здания
01/31101	Сооружения
01/31102	Силовые машины и оборудование
01/31103	Рабочие машины и оборудование
01/31104	Измерительные и регулирующие приборы
01/31105	Вычислительная техника
01/31106	Прочие машины и оборудование
01/31107	Транспортные средства
01/31108	Производственный и хозяйственный инвентарь

        В справочнике клиенты содержится перечень всех субъектов бухгалтерского чета: наша организация, включая филиалы, подразделения, сотрудников, сторонние организации, частвующие в хозяйственном обороте. Каждый клиент имеет свой никальный код (программа контролирует это словие).

        В справочнике проводки-износ содержится перечень проводок по начислению износа ОС в разрезе подразделенийа и м.о.л. казывается балансовый счет для учета инвентарных номеров, по которым будет начисляться износ, код м.о.л., код подразделения, счет-дебет и счет-кредит для записи проводок по износу. Все проводки записываются в Гроссбух.

        В справочнике методы расчета износа описываются методы расчета износа основных средств.

[ 0 ] - износ не начисляется

[ 1 ] - по годовой норме амортизации:

Износ= Балансовая стоимость*норма/100/12

[ 2 ] - месячная норма, кол. месяцев

[ 3 ] - по автопробегу:

Износ=Балансовая стоимость*Пробег/1*Норма/100

[ 4 ] - по объему продукции:

Износ=Балансовая стоимость*Объем работ*Норма/100

[ 5 ] - по сроку службы, месяцев

[ 6 ] -а по акту списания, % начального списания

[ 8 ] -а по сроку службы, месяцев (100%)

[ 9 ] - по потонным ставкам

[ 11 ] - по годовой норме амортизации от остаточной стоимости:

Износ=Остаточная стоимость*Норма/100/12

[ 12 ] - по годовой норме, начисление один раз в год по состоянию на 31 декабря:

Износ=Балансовая стоимость*Норма/100

На данном предприятии используются 0, 1 и 3 методы износа. Метод износ проставляется на каждый инвентарный объект. Используется при расчете износа основных средств.

/p>

        Справочник материально-ответственных лиц пользователями не корректируется, формируется автоматически из справочника Клиенты по признаку мол-1. Используется при вводе документов и печати выходных форм.

        В справочнике драгоценных металлов казывается код драгметалла и его наименование.

3.     Ввод информации

Основная информация об объектах инвентарного чета содержится инвентарных карточках (пункт меню Ввод данных - Инвентарные карточки - Титул) - это общее описание объектов инвентарного чета (наименование, шифр оборудования, метод расчета износа, место нахождение и т. д.).

Инвентарный номер состоит из семи символов, в первых трех разрядах инвентарного номера казывается код четной группы.

Классификация основных средств по видам установлена органами Гоcстатистики. По классификационным видама ведется чет основных средств и составляется отчетность о наличии и движении основных средств.

Инвентарная карточка заводится на каждый объект при внедрении задачи. При дальнейшей эксплуатации задачи инвентарная карточка заполняется одновременно с актом приемки объекта в эксплуатацию. Не допускается повторение инвентарного номера (имеется автоматизированный контроль).

Наименование казывается наименование основного средства.

Бал. счет и ч. групп казывается балансовый счет.

Метод и норма износ казывается в соответствии со справочником методы расчета износа.

Дат дата ввода объекта в эксплуатацию.

Стоимость и износ стоимость и износ, которые объекты имеета н момент внедрения.

Для контроля правильности ввода информации можно распечатать файл Инвентарных карточек.

При вводе в эксплуатацию новых объектов заполняются акты приемки основных средств. Заполнение актов производится в панели ввода приходно-расходных документов (Ввод данных - ДОКУМЕНТЫ о.с.).

Из поля Инвентарный номер Фа клавишей F5 переходим в файл Инвентарные карточки - Титул; заполняем карточку аналогично приведенному примеру: т.е. инвентарный номер, шифр оборудования, балансовый счет, метод и норму расчета износа; если приобретается объект с начальным износом, то казываем его в поле НА ДАТУ ВВОДА - износ; если вводится срок списания, то износ будет списываться равными долями в течении указанного срока. При нажатии клавиши F10 возвращаемся в файл приходно-расходных документов и продолжаем заполнение приходно-расходного документа.

Вид и номер документа 201 (акт приемки основных средств).

Дата по отчету вводится дата ввода в эксплуатацию.

Получатель табельный номер МОЛ-получателя.

Подразделение код подразделения-получателя.

Счет-дебет балансовый счет ОС.

Поставщик код своего предприятия

Счет-кредит,

количество,

сумма/дооценк казывается балансовая стоимость объекта.

Все данные казанные в акте приемки поступают в файл Инвентарных карточек.

Аналогично акту приемки заполняется акта о ликвидации основных средств (код документа 209).

При вводе документа на внутреннее перемещение основных средств (вид документа 202) новая карточка не заводится, указывается только МОЛ-получатель. Программа автоматически перемещает объект.

4.     Описание выходных форм

Все выходные формы задачи формируются в меню ОТЧЕТ - ос и н/м..

Формируются сводные ведомости амортизационных отчислений поа подразделениям, по материально-ответственным лицам, по группам чета основных средств; ведомость движения основных фондов; инвентарная карточка объекта; бухгалтерские справки и расшифровки; инвентаризационная ведомость.

Рассмотрим некоторые выходные формы.

СВОДНАЯ ВЕДОМОСТЬ АМОТИЗАЦИОННЫХ ОТЧИСЛЕНИЙ ПО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Подразделение	На 01.10.2001	морт. отч. за:	На 01.11.2001
Код	Название	Бал.стоим	Износ	01.10.2001-31.10.2001	Бал.стоим	Ост.стоим.	Износ
01	Цех № 1	183621468,73	84683502,46	193230,91	183621468,73	98744735,36	84876733,37
02	Цех ТНП	1504,55	6525580,83	88189,21	1504,55	8434007,51	6613770,04
85	Тран.цех	151727,56	41724,20	194,28	151727,56	109809,08	41918,48
	ВСЕГО	701524174,09	283951515,36	1109152,31	701524174,09	416463506,42	285060667,67

В графе подразделение ставится код и наименование подразделения, в графе

на 01.10.2001 показывается балансовая стоимость и износ за предыдущий период.

В разделе амортизационные отчисления за 01.10.2001-31.10.2001 казываются расчетные данные - амортизационные отчисления за месяц. В графе на 01.11.2001 казывается балансовая стоимость; остаточная стоимость и износ с чет износа за октябрь месяц. В ведомости амортизационных отчислений по материально-ответственным лицам казывается все то же самое, что и в рассмотренной ведомости только подсчет и формирование идет по мол.

РАСШИФРОВКА АМОРТИЗАЦИОННЫХ ОТЧИСЛЕНИЙ ЗА 01.10.2001-31.10.2001

Инвентарная карточка 4801073 ПЭВМ АТ Ц33

ввод в эксплуатацию: 01.01.95а списано:

Подр	МОЛ	Бал.счет	Проводки износа	На начало месяца	За месяц	На конец месяца
			дебет	кредит	Кол	Б.стоим	Износ	Износ	Б.стоим	Износ	Ост. стоим
58	17013	01/1105	26/06	02	1	5527,38	4716,30	57,58	5527,38	4773,88	753,50

В данной расшифровке казывается износ на инвентарный объект 4801073. В графе МОЛ казывается код материально-ответственного лица, в графе балансовый счет казан счет согласно плану счетов. В графе На начало месяца

указывается количество, балансовая стоимость и износ за предыдущий период.

Далее идет износ за текущий месяц. В последних графах казывается износ и остаточная стоимость с четом текущего износа.

Все расчетные данные за текущий месяц в конце месяца передаются в главную книгу предприятия.

5.Схема компьютерной сети

:

Fiber Optic

Switch

File Server

:

Рабочая станция

: : :

Компьютерная сеть реализована на базе высокоскоростного стройства распределения сетевых потоков данных (Switch). В ее состав входят файловый сервер (File Server) и рабочие станции. Файловый сервер правляется сетевой операционной системой Novell NetWare 4.12. Рабочие станции генерируют запросы типа клиент-сервер и получают ответы. При такой организации сети называемой сеть с выделенным сервером весь поток сетевой информации проходит через файловый сервер. То есть запрос типа клиент-клиент разбивается на два запроса: клиент-сервер - сервер-клиент.

На той же аппаратной базе (активное оборудование(Switch, сетевые платы рабочих станций) и кабель, связывающий рабочие станции) реализована сеть Microsoft. Рабочие станции работают под управление операционной системы WindowsТ98. Поскольку сеть Microsoft является одноранговой (не имеет выделенного сервера) значительно прощается взаимодействие между рабочими станциями (запрос клиент-клиент).

Система автоматизированного бухгалтерского учета при работе использует протокол сети Novell NetWare.

Список используемой литературы

1.     Р. Персон. У Excel для Windows´9Ф. /УBHV - Санкт-Петербург. -Москва, Санкт-Петербург, Дюссельдорф, Киев. 1 г.

2.     А. Левин. Самоучитель работы на компьютере./ УНОЛИДЖФ - М.: 1г.

3.     Р. Персон, К. Роуз. У Word для Windows´9Ф. /УBHV - Санкт-Петербург. -Москва, Санкт-Петербург, Дюссельдорф, Киев. 1 г.