Применение шаблонов и мастеров MS Excel в повышение эффективности работы менеджеров туристских фирм
Российская Международная Академия Туризма
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ ПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ
ТУРИСТСКОГО БИЗНЕСА
Курсовая работа
По курсу: Информатика
Тема: Применение шаблонов и мастеров MS Excel в повышении
эффективности работы менеджеров туристской фирмы
Специализация менеджмент гостеприимства
Кутыркина Н.В.
Проверил: преподаватель Дядьков О.Н.
Сергиев Посад
2006
Содержание
TOC o "1-2" h z u Введение. 4
1 Шаблоны.. 6
1.1 Создание шаблона. 6
1.2 Стандартный шаблон книги и листа. 10
2 Мастера. 12
2.1 Использование Мастера импорта текста. 12
2.2 Использование мастеров сводной таблицы.. 14
2.3 Мастер функций. 15
3 Применение шаблонов и мастеров в повышении эфективности работы туристских фирма 18
Заключение. 22
Литература. 25
.br clear="all"> Введение
Прямоугольные таблицы широко используются для порядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой информации во многих отраслях нашей профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными. До появления компьютеров таблицы создавались на бумаге в виде разграфленных листов или картотеки.
Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку.
Программы, используемые для этой цели, получили название табличных процессоров или электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная на бумаге,
разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различного рода информация: тексты, числа, формулы и т.д.
В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обеспечивающих хранение и обработку табличных данных: Microsoft Excel, Lotus l-2-З, Quattro
Pro и другие. Электронные таблицы различаются, в основном, набором выполняемых функций и добством интерфейса. Более 90% пользователей персональных компьютеров работают с Microsoft Excel.
Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых,
технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского чета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.
Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Их можно использовать и в повседневной жизни для чета и анализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.
Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.
Возможность быстрого пересчета данных при поступлении новой информации, расчета нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбор оптимального варианта.
Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office.
Актуальность темы состоит в том, что мастера и шаблоны помогают и прощают работу сотрудникам любых предприятий.
Объект исследования: табличный процессор MS Excel.
Предмет исследования: шаблоны и мастера в MS Excel.
Цель работы рассмотреть для чего используются шаблоны и мастера в MS Excel.
Метод исследования: анализ свойств шаблонов и мастеров.
Содержание разделов: в работе предствленны три главы и пять подглав. Введение дает краткую характеристику электронным таблицам MS Excel. В первой главе рассказывается о шаблонах, как они создаются, для чего применяются и как они влияют на облегчение работы сотрудников фирм. Во второй главе описываются мастера. В пример приведены три мастера: мастер импорта текста, мастер сводных таблиц и мастер функций. В третьей главе на примере показаны мастера и шаблоны. Имеются расчеты при помощи мастера функций.
Полученные результаты: В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.
1
Шаблоны/h1>
1.1 Создание шаблона
Шаблоном называется специальный тип документа, определяющий используемые в создаваемом документе параметры форматирования текста (например, шрифт,
кегль, формат и цвет), атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы. В шаблоне можно использовать как всю тему целиком, так и отдельные элементы ее дизайна - фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков.
Шаблоны хранятся в файлах с расширением.xlt в папке Program FilesMic-rosoft
OfficeTemplates, По молчанию, когда мы нажимаем кнопку Создать на панели инструментов Стандартная, загружается шаблон Обычный, который не содержит какого-либо текста или рисунков. Чтобы выбрать шаблон для нового документа,
выберите команду Создать в меню Файл. На экране отобразится область задач Создание документа. В разделе Шаблоны выберите ссылку На моем компьютере. На экране отобразится диалоговое окно Шаблоны.
Шаблоны на вкладках диалогового окна сгруппированы с четом области их применения. Например, при посылке факса откройте вкладку Письма и факсы и воспользуйтесь шаблоном Изысканный факс
(рис.1) После выделения некоторых шаблонов в поле Просмотр можно видеть, как будет располагаться материал в документе. Выбрав шаблон, становите переключатель в группе Создать ав положение документ и нажмите кнопку ок.
В качестве примера на рис.1 показана часть окна документа, созданного на основе шаблона факсимильного сообщения. После заполнения полей шаблона вы получите профессионально оформленное факсимильное сообщение.
2 Мастера/h1>
2.1 Использование Мастер импорт текста
Мастер импорта текста направляет Excel, указывая, каким образом следует интернпретировать содержимое текстового файла. На многое здесь зависит от пользователя. Вы можете казать символ или комбинацию символов, служащие разденлителями и ограничителями полей (столбцов), тип данных для каждого столбца, также кодировку исходного файла. Кроме того, мастер позволяет, исключить одну или более строк в начале импортируемого файла, содержащих описательную информацию, что часто встречается на практике.
В первом окне мастера отображен фрагмент и импортируемого файла, также результат автоматического определения фор данных (с разделителями или фиксированной ширины). Как правило, мастер ре ошибается, но если что-то пошло не так, вы всегда можете его поправить. (Если вы сами точно не знаете формата исходного файла, нажмите кнопку Далее, и же на следующем шаге вам станет ясно, правильно ли был сделан вы, Перед тем как перейти, к следующему шагу, следует бедиться в том, что грамма, верно, распознала кодировку символов, назначенную текстовому файлу. Если он был создан приложением Windows, в раскрывающемся списке Формат файла (File Origin) нужно выбрать кодировку Windows (ANSI). Если файл был создан программой под правлением MS-DOS, выберите вариант DOS (РС-8). Если же в файле используется какая-либо другая таблица символов, попробуйте найти её в списке Формат файла.
Пропустить несколько первых строк файла можно с помощью счетчика Начать импорт со строки (Start Import At Row). Строки с заголовками полей зачастую приводят к ошибкам при распределении исходных данных по столбцам, поэтому их лучше аисключать.
Вид следующего окна мастера зависит от формата файла. Если в файле используются разделители, то в диалоговом окне Excel представит символ, предполагаемый в качестве разделителя. Как правило, подобное распознавание происходит без ошибок, но вы вправе при необходимости выбрать другой символ и видеть результат сделанного изменения в области просмотра. Кроме того, становив несколько флажков, вы можете задать несколько разделяющих символов, причем Excel будет помещать текстовые данные в следующий столбец, как только обнаружит любой из казанных вам символов.
Флажок Считать последовательные разделители одним апозволяет задавать;
последовательности разделительных символов. Например, если исходно разделителем являлась группа из двух или более знак табуляции, а вы посчитаете таковым каждый отдельный знак табуляции, приведет к неправильному разбиению данных на столбцы. Поэтому в некоторых ситуациях использование данного флажка является необходимым.
При импорте файла с фиксированной шириной полей первоначальная попытка Excel разобрать его по столбцам часто оказывается не совсем удачной. К счастью, эта проблема относительно легко решается. (Если файл длинный и ошибок интерпретации много, поиск всех их может оказаться не очень приятным занятием; если у вас есть выбор между импортом файл с фиксированной шириной полей и эквивалентным файлом с разделителями, вы сбережете время и избежите проблем, открывая файл с разделителями.) Поправить Excel совсем нетрудно: просто перетащите вертикальные линии в друнгие позиции. Чтобы вставить новую линию, разделяющую столбцы, достаточно щелкнуть в нужной позиции. Чтобы далить линию, дважды щелкните на ней.
Третье окно Мастера текстов позволяет задать тип данных для каждого столбца. Ваш выбор ограничен следующими вариантами: Общий (General), когда к тексту применяется текстовой формат, к числам - числовой; к датам формат даты; Текстовой (Text), где "все данные, включая числа, форматируются как текст; Дата (Date)-H Пропустить столбец (Skip). По молчанию Excel назначу для всех столбцов тип Общий, и, разумеется, в некоторых ситуациях вам придется внести изменения. Например, если значение в одном из текстовых пол начинается с дефиса, Excel пытается интерпретировать дальнейший текст как формулу, так как по молчанию для типа Общий дефис считается минусом. Во избежание ошибки необходимо установить для соответствующего столбца тип данных Текстовой.
Диалоговое окно третьего шага мастера также содержит кнопку Подробнее, открывающую окно Дополнительная настройка импорта текста. Это диалоговое окно позволяет изменить параметры определения числовых данных, в том числе символы-разделители десятичных разрядов и целой/дробной части числа. По молчанию действуют становки раздела Язык и региональные стандарты Панели управления Windows. Если в файле используются другие параметры, необходимо внести соответствующие Коррективы в окне Дополнительная настройка импорта текста.
2.2 Использование мастеров сводно таблицы
Мастер сводных таблиц и диаграмм позволяет консолидировать данные из ненскольких диапазонов Excel. В полученной сводной таблице каждый исходный диапазон может отображаться как элемент поля страницы. Используя раскрывающийся список поля страницы, можно просмотреть каждый исходный диапазон, также таблицу, содержащую консолидированные данные. Консолидация диапазонов при помощи сводной таблицы является альтернативой команде Консолидация меню Данные, особенно в случаях, когда объединяемые данные находятся в разных книгах или рабочие лист одной книги структурированы неидентично. Для создания консолидированной сводной таблицы выполните следующее:
1 выберите в меню Данные команду Сводная таблица
2 в первом диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм становинте переключатель в положение В нескольких диапазонах консолидации и нажмите кнопку Далее.
3 когда откроется диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм, оставьте становленным переключатель Создать одно поле страницы. Нажмите кнопку Далее, и Excel выведет на экран диалоговое окно.
4 кажите первый диапазон исходных данных и щелкните на кнопке Добавить.
5 повторите шаг 4 для каждого исходного диапазона. По окончании нажмите кнопку Далее. В последнем окне мастера кажите место для размещения сводной таблицы и нажмите кнопку Готово.
2.3 Мастер функций
Функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. Однако Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций - шаг 1 казывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в котором необходимо ввести аргументы функции.
Вернемся вновь к первому диалоговому окну, здесь содержится три списка: поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, в списке Функция отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается.
Если необходимой функции нет в списке, то необходимо выбрать соответствующую категорию из списка, именно:
- 10 недавно использовавшихся,
- полный алфавитный перечень,
- финансовые;
- дата и время;
- математические;
- статистические;
- ссылки и массивы;
- работ с базой данных;
- текстовые;
- логические;
- проверка свойств и значений.
После того, как выбор будет сделан в пользу одной из функций, в нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбранной функции и ее аргументов. Итак, когда вы же окончательно определились с выбором функции необходимо нажать ОК.
Происходящее далее рассмотрим на конкретном примере. Из списка функций мы выберем СУММ и как только мы это сделаем, программа внесет в ячейку =СУММ(), в диалоговом окне Аргументы функции появятся поля, куда необходимо вести ее аргументы.
Чтобы выбрать аргументы, поместим точку вставки в поле Число1, и щелкнуть на ячейке электронной таблицы (или перетащить мышь, выделив нужный диапазон). После этого в текстовом поле Число1 появится адрес ячейки (либо адрес диапазона) и одновременно в окне справа - числовое значение, введенное в эту ячейку, также внизу диалогового окна после слова Значение отразится итоговое значение функции.
В пользователя всегда есть возможность меньшить диалоговое окно до размера поля Число1 и кнопки максимизации. Для этого достаточно щелкнуть по кнопке минимизации, находящейся справа от поля. Есть возможность и просто перетащить окно на другое место.
Если необходимо просуммировать содержимое нескольких ячеек, либо диапазонов, то нужно нажать клавишу <Tab> или щелкнуть в поле Число2 чтобы переместить в него курсор. В поле Число2 казываем вторую ячейку (или диапазон).
Когда будут казаны все ячейки или диапазоны для суммирования, щелкаем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Аргументы функции и внести СУММ в текущую ячейку.
Редактирование формул:
В Excel есть кнопка Изменить формулу, позволяющая редактировать формулы (прежде всего те, в которых содержаться функции) непосредственно в строке формул. Чтобы воспользоваться этой кнопкой (она обозначена знаком равенства и расположена непосредственно перед содержимым текущей ячейки, отображенным в строке формул), необходимо выбрать ячейку, содержащую формулу.
После щелчка на кнопке Изменить формулу Excel открывает диалоговое окно Аргументы функции, в котором можно отредактировать аргументы, казав новые ссылки на ячейки или диапазоны ячеек в текстовых полях Число1, Число2 и т.д. если необходимо заменить текущий аргумент, то его необходимо выделить, затем далить, нажав клавишу <Del>, и лишь после этого вводить новое значение аргумента.
Когда редактирование формулы будет завершено, щелкните на кнопке ОК или нажмите <Enter>, чтобы закрыть диалоговое окно редактирования аргументов. Преобразовать формулу и обновить значение функции в ячейке.
3 Применение шаблонов и мастеров в повышении эффективности работы туристских фирм
С помощью шаблона и других средств настройки приложений Office можно создавать профессионально оформленные документы со сложной графикой, выполненные в едином стиле. В стандартную поставку, Word 2003 входят шаблоны для создания факсов, писем, официальных документов, служебных записок, отчетов, диссертаций, справочников, бюллетеней, брошюр, календарей, веб-страниц, расписаний, повесток дня, резюме, заказов и счетов фактуры. Шаблон облегчает ввод информации (рис 4). Имеется возможность сделать пользовательский шаблон доступным остальным пользователям с помощью размещения его в сети. Например, все пользователи рабочей группы, занимающиеся определенным проектом, должны иметь доступ к шаблону. Для этого шаблон следует поместить в папку в сети, сделав его тем самым доступным для всех пользователей группы.
Таблица 1
Шаблон таблицы расчета заработной платы
|
№ |
Месяц |
Таб. Номер |
Ф.И.О. |
Оклад |
Кол-во рабочих дней |
Оплата в день |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
Продолжение таблицы 1
|
№ |
Отработано дней |
Начислено |
Кол-во больнич. Дней |
Оплата по б. л. |
|
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
Шаблон можно создать самостоятельно (таблица 1). Для этого вам нужно открыть программу Microsoft Excel и сделать в ней нужную вам таблицу или что-то другое, затем сохранить этот документ как шаблон и поместить в папку Program FilesMicrosoft OfficeTemplates. Ваш шаблон готов и вы можете им пользоваться когда вам угодно.
Заключение/h1>
Как мы видим, Excel - это не более изощренный текстовый редактор с сеткой, которая принуждает пользователя заносить информацию в небольшие отдельные ячейки, вместо того, чтобы предложить все пространство листа.
Огромная разница между ячейками рабочей таблицы и страницами текстового редактора состоит в том, что каждая ячейка позволяет не только редактировать и форматировать текст, но и выполнять вычисления. Эти вычисления основаны на формулах, которые пользователь создает в различных ячейках таблицы, зачастую пользуясь мастером функций, очень облегчающим работу.
Вычислительные возможности Excel и ее способности по редактированию и форматированию дают в итоге чудесную программу для создания любого документа, который может содержать текстовые и числовые данные и позволяет выполнять вычисления.
Поскольку таблицы содержат динамические формулы, их итоговые значения всегда будут актуальны. А это очень важно в современных словиях.
С помощью Excel за несколько часов работы можно получить внушительное количество красивых таблиц с данными, графиками, рисунками.
В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничны методы графического представления данных: помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу с Excel, по достоинству оценят помощь "мастеров" - вспомогательных программ, помогающих при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предполагаемых дальнейших шагах и показывая, в зависимости от намечаемого ответа, результат, проведут пользователя "за руку" по всем этапам построения диаграммы кратчайшим путем.
Впечатляет и механизм динамического обмена данными между Excel и другими приложениями Windows. Допустим, что в Word для Windows готовится квартальный отчет. В качестве основы отчета используются данные в таблице Excel. Если обеспечить динамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то в отчете будут всегда самые последние данные. Можно даже написать текст отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом, значительно сократить время подготовки квартальных отчетов. добство работы с таблицей сказывается на Вашей производительности, поэтому в Excel таблицы и работ с ними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме силий со стороны пользователя. Все таблицы сразу объединены в рабочие книги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этой таблицы, на которой написано ее имя. Имя таблицы можно изменить в любой момент, причем не нужно ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Есть возможность редактирования таблицы непосредственно в ячейке, что позволяет указать в ней одновременно различные шрифты и их стили.
Работ с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в добный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.
Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.
Поэтому в Microsoft Excel, начиная с версии 7.0, была встроена функция AutoCalculate (Автоматическое вычисление). Эта функция позволяет видеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив необходимые ячейки таблицы. При этом вы можете казать, какого типа результат вы желаете увидеть - сумму, среднее арифметическое, или значение счетчика, отражающего количество отмеченных элементов.
Еще одно нововведение последних версий продукта позволяет при заполнении большой таблицы не тратить время на ввод с клавиатуры текста, который же содержится в какой-либо ячейке, заполненной ранее. При вводе текста производится автоматическое сканирование введенных ранее ячеек, и, если есть соответствие, Excel предлагает автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для этого достаточно просто нажать клавишу Enter.