Счета и двойная запись

Тема 4. Счета и двойная запись.

1. понятие, строение и порядок записи хозяйственных операций на бухгалтерских счетах.

2. двойная запись хозяйственных операций по счетам.

3. синтетические и аналитические счета, взаимосвязь между счетами и балансом.

4. оборотная ведомость по синтетическим и аналитическим счетам.

 

1 вопрос. понятие, строение и порядок записи хозяйственных операций на бухгалтерских счетах.

            На каждом предприятии ежедневно совершается большое количество хозяйственных операций, которые отражаются в бухгалтерском балансе. Для чета хозяйственных операций используются счета бухгалтерского чета.

            Счета бухгалтерского чета – это способ текущего, взаимосвязанного отражения и группировки имущества по составу и размещению, по источникам их образования, также хозяйственных операций по качественно однородным признакам, выраженным в денежных, натуральных и трудовых измерителях.

            Для каждого вида имущества, обязательства и операции открываются отдельные счета со своим наименованием и цифровым номером, который соответствует каждой статье баланса.

             По внешнему виду счет - это двухсторонняя таблица, левая часть которой называется дебет, правая - кредит.  Для счетов характерно наличие остатка (сальдо) на начало месяца. В течении месяца на счет записываются хозяйственные операции, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту и выводится остаток-сальдо на конец месяца, который является переходящим на начало следующего месяца.

В соответствии с балансом все счета бухгалтерского чета делятся на активные, пассивные и активно-пассивные счета.

            Активные применяются для чета имущества по наличию, составу и размещению. В активных счетах начальный остаток отражается по Д, также по Д отражается  рост (поступления) хозяйственных средств, по К - их снижение (выбытие). Конечный остаток всегда дебетовый или =0 (отсутствие средств). Конечный остаток определяется формулой        С1+Од-Ок=С2

            Активные счета характеризуются следующими 3 признаками:

-         по экономическому содержанию: т.е. характеризует состав, наличие и размещение имущества организации.

-         по балансу: активный счет расположен в активе баланса.

-         по сальдо: сальдо на начало и конец месяца расположено по дебету.

            Пассивные применяются для чета имущества по источникам его образования. Начальный остаток отражается всегда по К. Здесь же отражается величение источника, его меньшение отражается по Д. Конечный остаток всегда кредитовый. Конечный остаток определяется формулой        С1 =С2+Ок-Од

            Пассивные счета характеризуются следующими 3 признаками:

-         по экономическому содержанию: пассивный счет характеризует источники образования хозяйственных средств.

-         по балансу: счет расположен в пассиве баланса.

-         по сальдо: сальдо на начало и конец месяца расположено по кредиту.                             Кроме активных и пассивных счетов, в практике бухгалтерского чета используются активно-пассивные счета, которые могут иметь дебетовое и кредитовое сальдо одновременно. Если по активно-пассивному счету выведено одно сальдо, то оно является результативным и показывает конечный итог от противоположных операций. Например, счет 99 «прибыли и бытки» отражаются как прибыли, так и бытки, но в конце месяца выводится окончательный финансовый результат – прибыль (если сальдо кредитовое) или быток (если сальдо дебетовое).

            В  отдельных случаях в активно-пассивных счетах результативное сальдо вывести нельзя. Это бывает тогда, когда результативное сальдо искажает четные показатели. Например счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» могли бы заменить два счета. «Расчеты с дебиторами» - активный счет и «Расчеты с кредиторами» - пассивный счет. Необходимость учитывать эти расчеты на одном счете объясняется постоянным изменением во взаимных расчетах, дебитор может стать кредитором и наоборот и разбивать этот счет на два отдельных нецелесообразно.

 

2 вопрос. двойная запись хозяйственных операций по счетам.

  По своей экономической природе любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском чете используется способ двойной записи.

            В результате хозяйственных операций происходят изменения средств предприятия и их источников. Каждая хозяйственная операция вызывает изменения не менее чем в двух статьях баланса на одну и ту же сумму. Поэтому, сумму по операции необходимо записывать на двух счетах, соответствующих двум затрагиваемым ею статьям баланса. Такая запись производится способом двойной записи. 

             Двойная запись представляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского чета дважды: в дебет одного счета и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму. 

            Метод двойной записи обуславливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка.

            Корреспонденция счетов - это взаимосвязь  между счетами, возникающая   при методе двойной записи.

            Бухгалтерская проводка – это оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащий регистрации.

            Например: с расчетного счета в кассу поступило 5 р. на текущие расходы. Для отражения этой операции на счетах бухгалтерского чета последовательно точняются счета, частвующие в операции. По содержанию видно,  что здесь принимают частие два активных счета 50 – отражающий наличие денежных средств в кассе и 51- отражающий наличие свободных денежных средств на расчетном счете в банке.

            Следовательно, операцию записывают в дебет счета 50 и кредит счета 51 на одинаковую сумму 5р.

Схематически это выглядит так:

Д                                  51                             К           Д                                       50                                     К

С1-15

1) 5

1)5

 

            Пример. Начислена заработная плата работникам организации на сумму 9 р., которая включается в себестоимость продукции наряду с другими затратами через счет 20. В данном случае казанный вид затрат рассматривается как размещение в затраты на производство под будущую готовую продукцию.  Поэтому счет 20 активный. Задолженность по начисленной заработной плате отражается по счету 70. Он отражает заемный источник, следовательно, является пассивным счетом.

            В связи с этой операцией на 9р. величиваются затраты производства по заработной плате, и на эту же сумму возрастает задолженность организации своим работникам по заработной плате. В результате делается запись. Д-20 К-70

Схематически это выглядит так

Д                                  70                             К           Д                                       20                                     К

С1-15

1) 9

1)9

 

Бухгалтерские записи могут быть простыми и сложными.

            Простыми называют такие, при которых сумма хозяйственной операции записывается по дебету одного счета и кредиту одного счета.

            Сложными называют такие, при которых сумма хозяйственной операции записывается по дебету двух и более счетов и кредиту одного счета, так же наоборот.

            Пример№1: поступили от одного поставщика материалы на 5 и оборудование к становке на сумму 1. Д-10, -5

                             Д-07 -1

                             К-60 - 15

            Пример№2: на расчетный счет поступила выручка от продажи продукции  в сумме 25р. и 4р от продажи остаточной стоимости основных средств. Д-51-25400р         К-90-25р К-91-4р.

 

3 вопрос. синтетические и аналитические счета, взаимосвязь между счетами и балансом.

            В бухгалтерском чете  для получения различной  информации используется три вида счетов: 

1. Синтетические счета содержат обобщенные показатели об имуществе, обязательствах и операциях организации по экономически однородным группам, выраженные в денежном измерителе.  Они являются основными для составления бухгалтерского баланса. 

2. Аналитические счета детализируют содержание синтетических счетов, отражая данные по отдельным видам имущества, обязательств и операций, выраженных в натуральных, денежных и трудовых измерителях. Непосредственного выхода на баланс они не имеют. Любой аналитический счет является дополнением к синтетическому счету, количество аналитических счетов не ограничено. Если синтетический счет активный, то и все его аналитические счета будут активными.

3.Субсчета являются промежуточными счетами между синтетическими и аналитическими, предназначены для дополнительной группировки аналитических счетов в пределах данного синтетического счета. чет в них ведется в натуральных и в денежных измерителях. Несколько аналитических счетов составляют один субсчет, несколько субсчетов составляют один синтетический счет.     Газ, бензин -----топливо -------материал

            В бухгалтерском чете используется синтетический и аналитический чет.

            Синтетический чет - чет обобщенных данных бухгалтерского чета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского чета.

            Аналитический чет – чет, который ведется в лицевых и иных аналитических счетах бухгалтерского чета, группирующих детальную информацию об имущества, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

            Существует неразрывная взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами:

1.       начальное сальдо по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, равняется начальному сальдо синтетического счета.

2.        оборот по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, должны быть равны оборотам синтетического счета.

3.       конечное сальдо по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, равняется конечному сальдо синтетического счета.

            Взаимосвязь между счетами и балансом в бухгалтерском чете проявляется следующим образом. На основании данных статей баланса открываются активные и пассивные счета, названия которых в основном совпадают со статьями баланса. Суммы остатков по соответствующим статьям баланса служат начальными остатками открываемых синтетических счетов. Общая сумма дебетовых остатков синтетических счетов равна общей сумме кредитовых остатков, ибо эти итоги есть итоги актива и пассива баланса. На основании конечных сальдо синтетических счетов составляют новый баланс на первое число следующего отчетного периода (месяца, квартала и года).

            Однако между бухгалтерскими счетами и балансом имеется отличие, которое состоит в том, что на бухгалтерских счетах отражаются текущие хозяйственные операции и итоговые данные за отчетные периоды в денежных, натуральных и трудовых показателях, в балансе отражаются только итоговые данные на начало и конец отчетного периода в денежной оценке. В текущем чете представлены счета, которые в балансе отсутствуют, так как они закрываются до составления баланса – 26,25,44,90,91 и т.д. не находят отражения в балансе и забалансовые счета.

 

4 Вопрос. Оборотная ведомость по синтетическим и аналитическим счетам.

Хозяйственные операции после их документации, расценки записываются на аналитические  и синтетические счета. В конце месяца записи по счетам суммируются для получения обобщенных показателей в виде месячных оборотов и сальдо, т.е. составляются оборотные ведомости, которые подразделяются на два вида: оборотная ведомость по синтетическим счетам и оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная  ведомость по счетам синтетического чета представляет собой итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности четных записей, общего ознакомления с состоянием хозяйственной финансовой деятельности организаций и составления нового баланса. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид.

       Оборотная ведомость по синтетическим счетам за март 2007г.

Наименование счета	Начальный остаток	Оборот за месяц	Конечный остаток
д	к	Д	к	д	к

 

            Правильность записи в оборотной ведомости по синтетическим счетам проверяется наличием трех равенств итогов оборотной ведомости.

1.      Равенство остатков на начало отчетного периода Д и К, обусловленное тем, что совокупность счетов, имеющих дебетовый остаток, составляет актив баланса, совокупность счетов имеющих кредитовый остаток, - его пассив. Итоги актива и пассива баланса равны между собой.

2.      Равенство оборотов по Д и К, обусловленное применением двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно  и в одинаковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов.

     3. равенство конечных остатков на конец отчетного периода по Д и К, обусловленное равенством баланса на конец отчетного периода. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода.

            С помощью оборотной ведомости не всегда можно выявить ошибки в корреспонденции счетов даже при соблюдении трех равенств итогов.

            Оборотная ведомость по аналитическим счетам представляет собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического чета объединенных одним синтетическим. Они предназначены для проверки правильности четных записей внутри синтетического чета по аналитическим счетам, так же для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов средств. Оборотные ведомости по аналитическим счетам имеют 2 вида.

            В зависимости от того, как ведется чет по аналитическим счетам – в денежном и натуральном или только в денежном выражении, - оборотные ведомости подразделяются на два вида.

            Оборотные ведомости по аналитическим счетам, в которых приведены показатели в денежных и натуральных единицах, используются по счетам аналитического чета.

 

Оборотная ведомость аналитического чета строительных

материалов (10/8) за март 2007г.

наим. строит. матер.	ед. изм.	цена в тыс руб	Остаток на 1 апреля	Оборот за месяц	Остаток на 1 мая
Кол.	сумма	Приход	расход	Кол.	сумма
Кол.	Сумма	Кол.	сумма

 

Оборотная ведомость по счетам аналитического чета к счету 60

 

Наименование поставщика	Остаток на начало	Оборот за месяц	Остаток на конец
	Д	К	Д	К	Д	К

 

            В отличие от  оборотной ведомости по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объясняется тем, что если один синтетический счет дебетуется, другой обязательно кредитуется, то по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического счета, будет сделана запись счета либо по дебету, либо по кредиту. Таким образом, оборотные ведомости по счетам аналитического чета имеют контрольное и оперативное значение. Они позволяют обнаружить несоответствие данных аналитического и синтетического чета и выявить имеющие ошибки, также способствуют силению контроля за использованием имущества организаций.