Разработка автоматизированной информационной системы чёта товародвижения в торговле
з 3. Разработка приложения чет товародвижения
1 Задачи проектирования
Задачи:
Автоматизация чёта продажи товара;
Автоматизация чёта поступления товаров;
Автоматизация чёта списания товаров;
Автоматизация инвентаризации товара (ревизии);
Автоматизация заказа товара;
Автоматизация составления прайс-листа;
Автоматизация чёта поставщиков;
Автоматизация составления отчетов;
По работе с поставщиками
По наличию товара;
По результатам деятельности за период;
Автоматизация чёта заявок покупателей;
Автоматизация расчёта заработной платы продавцов;
Автоматизация печати ценников.
2 Информационное обеспечение комплекса задач
Функционирование системы правления предприятием опирается на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе правления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность порядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность порядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д.
В состав информационной базы входят:
1. массивы постоянной нормативно-справочной информации;
2. массивы, содержащие текущие данные о состоянии правляемого объекта;
3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды;
4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток времени.
Информационное обеспечение предприятия словно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы правления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычислительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя собой совокупность используемых в автоматизированных системах правления данных, фиксируется на машинных носителях системы.
Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта правления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач правления, в данном случае, потребностей задачи Автоматизация чета товародвижения.
2.1 Внемашинное информационное обеспечение
К внемашинному информационному обеспечению относятся товары в магазинах, товары поступающие в магазины, фактически работающие продавцы, документы поставщиков, продаваемые товары.
2.1.1 Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание
Схема данных изображена на рисунке 3.1. В неё входят таблицы, описанные в Таблице 5.
Таблица 5
|
Таблица/поле |
Содержание |
|
Таблица:Mag |
Информация о магазинах |
|
KM |
код магазина |
|
M |
название магазина |
|
ADm |
адрес магазина |
|
telM |
телефон магазина |
|
Таблица:POSt |
Информация о поставщиках |
|
KP |
код поставщика |
|
P |
название поставщика |
|
SPHERE |
сфера деятельности(вид товара) |
|
TEL |
телефон поставщика |
|
|
электронный почтовый ящик |
|
|
веб-сайт поставщика |
|
ADDr |
адрес поставщика |
|
Таблица:Sotr |
< |
|
Кс |
код сотрудника |
|
ФОс |
ФИО сотрудника |
|
Парс |
пароль входа в программу сотрудника |
|
Маг |
магазин, в котором работает сотрудник |
|
Таблица:TOV |
Информация о товарах |
|
KT |
код товара |
|
Ш-к |
штрих-код товара |
|
T |
наименование товара |
|
Таблица:PrN |
Информация о приходных накладных |
|
KPrN |
код приходной накладной |
|
KP |
код поставщика |
|
DATE |
дата составления накладной |
|
Mag |
код магазина |
|
Таблица:PODT_Pr |
Информация о содержащихся в приходных накладных товарах |
|
KNPr |
код приходной накладной |
|
KT |
код закупаемого товара |
|
KolT |
количество закупаемого товара |
|
CZak |
цена закупки товара |
|
Таблица:RASH |
Информация о расходных накладных |
|
Krash |
код расходной накладной |
|
Kmag |
код магазина |
|
DATE |
дата составления накладной |
|
Таблица:PODT_RASH |
Информация о содержащихся в расходных накладных товарах |
|
KRash |
код расходной накладной |
|
KT |
код продаваемого товара |
|
KolT |
количество продаваемого товара |
|
CProd |
цена продажи товара |
|
Таблица:Spis |
Информация о актах списания |
|
KSPIS |
код акта списания |
|
М |
код магазина |
|
Date |
дата составления акта списания |
|
Таблица:Podt_Spis |
Информация о содержащихся в актах списания товарах |
|
Kspis |
код акта списания |
|
KT |
код товара |
|
KolT |
количество списываемого товара |
|
Цена |
цена продажи товара |
|
а |
а |
|
Таблица:Вход |
Информация о входах в систему |
|
Код |
номер входа в систему |
|
Кс |
< |
|
Вр |
время и дата входа |
|
Таблица:Заказы покупателей |
Информация о заказах покупателей |
|
Дата |
дата заказа |
|
Заказ |
заказ |
|
Данные о заказчике |
данные о заказчике |
В таблицы Mag, POSt, Sotr и TOV заносится первичная информация, которая затем используется для формирования накладных, информация о которых содержится в таблицах PrN, PODT_Pr, RASH, PODT_RASH, Spis, Podt_Spis.
Накладные прихода, расхода и акты списания относятся к определённому магазину, поэтому таблицы PrN, RASH, Spis используют значения поля KM (код магазина) таблицы Mag код магазина (связь один-ко-многим).
В накладных и актах списания есть реквизиты, которые могут иметь только одно значение в одном документе, такие как дата составления документа, номер документа; также есть реквизиты, содержащие несколько значений, такие как наименование товара, его цена и количество. Поэтому для исключения дублирования информации информацию о содержании накладных целесообразно хранить в паре таблиц. В одной из них хранится информация о дате накладной номере накладной и магазине, к которому она относится (таблицы PrN, RASH, Spis). В другой таблице содержится информация о товарах (таблицы PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis). Эта пара таблиц связывается полем содержащим код накладной (связь один-ко-многим).
В таблице TOV содержится информация о товаре которая используется накладными и актами списания по полю содержащему код товара, поэтому между таблицей TOV и таблицами PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis существует связь один-ко-многим.
Таблица Вход не связана ни с одной таблицей. После входа в систему макрос записывает в таблицу Вход в поле Кс код сотрудника вошедшего в программу. Остальные данные записываются автоматически: номер входа в систему присваивается типом поля Счётчик, время и дата входа функцией Now( ) в свойстве поля Значение по молчанию.
2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
При продаже сканируется штрих-код товара. По штрих-коду определяется наименование товара. Штрих-код содержится в таблице TOV.
2.1.3 Характеристика входной информации
2.1.3.1 Нормативно-справочная информация
Нормативно-справочной информацией является программа справки, содержащаяся в каталоге программы чёт товародвижения. Так же разделы программы справки связаны с элементами правления программы чёт товародвижения с помощью контекстной справки.
Программа справки содержит руководство по использованию программы чёт товародвижения.
2.1.3.2 Входная оперативная информация
Три операции технологического процесса - приходование, продажа, списание товара - определяют входную информацию.
Для приходования товара входной информацией является:
название поставщика: эта и другая информация о поставщике заносится в таблицу Post перед первой операцией проводимой с поставщиком.
дата составления накладной: генерируется автоматически.
название магазина: информация о магазинах предприятия предварительно заносится в таблицу Mag.
наименование товара: если товар закупается впервые, наименование заносится в таблицу TOV из фактуры поставщика, затем и в последующие разы выбирается из нее.
штрих-код товара: вносится сотрудником магазина с паковки товара, для последующего использования и автоматической идентификации товара.
количество закупаемого товара: вносится сотрудником магазина из фактуры поставщика, при словии совпадения количества товара в фактуре с реальным количеством товара.
цена закупки товара: вносится сотрудником магазина из фактуры поставщика.
Для продажи товара входной информацией является практически та же информация. За исключение того, что не используется информация о поставщике и вместо цены закупки используется цена продажи ( будет рассматриваться пункте 2.2.2.1).
Для списания товара входной информацией является такая же информация что и для продажи.
Информация о наличии наименования товара и его количество в магазине используется для составления отчёта о наличии товара (по факту).
2.1.4 Характеристика результатной информации
Результатной информацией являются приходные, расходные накладные, акты списания которые составляются во время выполнения операций технологического процесса. А так же результатной информацией является:
отчёт о наличии товара в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов), который частвует в составлении отчёта о результатах деятельности магазина за период;
заявка поставщику, на основе которой завозится требуемый товар;
ценники на товар: информация для покупателей о цене товара;
величина зарплаты продавцов: на основе результатов деятельности магазина;
отчёт о наличии товара в магазине (по факту): составляется как результат ревизии.
результат деятельности магазина: составляется на основе отчёта о наличии товара в магазине (рассчитанного на основе приходно-расходных документов) и отчёт о наличии товара в магазине (по факту).
2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач
2.2.1 Алгоритмы расчета и решения задач
Для решения задачи расчета цены продажи используется следующий алгоритм:
цена продажи равна цене закупки плюс двадцать процентов;
если цена продажи товара меньше ста рублей, то цена продажи округляется с точностью до пятидесяти копеек в сторону прибавления, то есть если с наценкой цена получается 1,2 рубля, то цена продажи будет равна 1,5 рублей;
если цена продажи товара больше ста рублей, то цена продажи округляется с точностью до пяти рублей в сторону прибавления, то есть если с наценкой цена получается 103 рубля, то цена продажи будет равна 105 рублей.
Расчет цены продажи выполняет запрос Цена продажи:
SELECT PODT_Pr.KT, Last(PODT_Pr.CZak) AS [Last-CZak], Last(IIf(([CZak]*1.2>=100),IIf((Round([CZak]*1.2/100,1)*100-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/100,1)*100+5,Round([CZak]*1.2/100,1)*100),IIf([CZak]*1.2<100 And [CZak]*1.2>=10,IIf((Round([CZak]*1.2/10,1)*10-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/10,1)*10+0.5,Round([CZak]*1.2/10,1)*10),IIf([CZak]*1.2<10,IIf((Round([CZak]*1.2,0)-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2,0)+0.5,Round([CZak]*1.2,0)),Round([CZak]*1.2,1))))) AS [Цена продажи], Last([CZak]*1.2) AS Выражение2, Last(TOV.T) AS [Last-T]
FROM TOV INNER JOIN PODT_Pr ON TOV.KT=PODT_Pr.KT
GROUP BY PODT_Pr.KT
ORDER BY Last(TOV.T);
Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов) используется следующий алгоритм:
из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары и сумма количества по наименованиям товара;
из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары и сумма количества по наименованиям товара;
из актов списания магазина выбираются все списанные товары и сумма количества по наименованиям товара;
наличие товара в магазине определяется как разница количества завезенного товара и суммы проданного и списанного товара.
Для решения задачи составления заявки поставщику используется следующий алгоритм:
из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары и количество последнего завоза;
из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется, сколько товара было продано с момента последнего завоза товара;
из актов списания магазина выбираются все списанные товары и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется, сколько товара было списано с момента последнего завоза товара;
суммой из пункта 2 и 3 считается количество расходованного товара с момента последнего завоза;
данными для заявки служат все полученные в предыдущих пунктах данные, выбранные по принадлежности товара определенному поставщику.
Решение о закупки товара принимается на основе заявки с четом таких факторов как предстоящие праздники, периодичность работы с данным поставщиком и т.п.
Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (по факту) данные, собранные терминалом сбора данных, экспортируются в компьютер в программу MS Excel.
Для решения задачи составления отчёта о результате деятельности магазина сравнивается количество товара в отчётах о наличии товара. Выводятся товары с разным количеством в отчётах. Считаются потери в ценах продажи.
Для расчета зарплаты продавцов используется следующий алгоритм:
зарплата продавцов равна двум процентам суммы вырученных денег за период каждому продавцу поровну;
если результат выполнения пункта 1 меньше 3 рублей, то зарплата продавцов составляет 3 рублей;
если отчёт о результатах деятельности выявил потери, то они делятся на количество продавцов и отнимаются от зарплаты продавцов.
2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога)
Дерево диалога программы чет товародвижения начинается с формы Вход (Рис 3.2).
Рис 3.2. Форма Вход
После ввода правильной информации открывается форма Меню (Рис 3.3).
Рис 3.3 Форма Меню
Меню предоставляет выбор:
приход (для приходования товара);
расход ( для продажи товара);
списание (для списания товара);
магазин
поставщики
наличие
наличие отчёт
заказ поставщику
заказ поставщику отчёт
заказы покупателей
заказы покупателей отчёт
ценники
магазин определяется автоматически по выбранному в форме Вход;
поставщик для операции приходования выбирается из раскрывающегося списка;
товар автоматически определяется сканированием штрих-кода, либо в случаях, когда это невозможно, выбирается из списка, возможно использование поиска наименования товара.
MS Windows 9x/Me/2/XP;
MS Access XP;
MS Excel XP.
Если в поле пароль введено ладмин и выбран магазин, в форме меню появляются две кнопки хронология входов и сотрудники (Рис 3.4).
Рис 3.4. Форма Меню
3 Технологическое обеспечение
3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
Собираемая информация для операций приходования, продажи, списания товара: о магазинах, поставщиках, товаре, сотрудниках.
О магазинах информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Mag после приобретения нового магазина.
О поставщиках информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Post из копий его документов перед выполнением операций, после принятия завмагом решения о сотрудничестве с данным поставщиком.
О новом товаре информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Tov перед выполнением операций.
О сотрудниках информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Sotr из копии его паспорта после положительного решения о приёме на работу.
Для выполнения операций приходования, продажи, списания товара:
Все операции обработки информации выполняет программа с помощью соответствующих запросов и макросов.
Вся необходимая информация выдаётся в виде экранных форм и отчётов, так же на печать.
3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
<
Рис 3.4. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
4 Программное обеспечение комплекса задач
4.1 Общие положения
Программные требования для приложения чет товародвижения:
4.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
После загрузки Windows приложение чет товародвижения открывается с рабочего стола на компьютере бухгалтера. На компьютере продавцов ярлык приложения помещён в папку Автозагрузка из меню Пуск - Программы, что приводит к автоматическому запуску приложения после загрузки Windows.
4.3 Описание программных модулей
Приложение чет товародвижения состоит из одного программного модуля с набором форм, данных, процедур обработки действий и данных. Приложение разработано полностью на основе MS Access.
4.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов
Так как приложение является базой данных разработанной на основе MS Access, программные модули и информационные файлы являются одним файлом. Однако для составления отчёта данные из терминала сбора данных переносятся в MS Excel, затем экспортируются в базу данных.
5 Руководство пользователя
Руководством пользователя является файл справки в директории программы. Сноски на разделы справки есть в каждом элементе программы.
98
Учет товародвижения
ЭВМ
Товар в магазине
Завмаг
Поставщики
Продавцы
Окончание таблицы 5
Продолжение таблицы 5
MS Excel
Товар завезённый поставщиком, фактура
Продаваемый, списываемый товар
Сканер штрих-кода, клавиатура
Терминал сбора данных
Информация о магазинах
Отчёты
Фискальный регистратор
Чек
Покупатели
Заявки