Рекламные службы как объект автоматизации
Министерство культуры Российской Федерации
Кемеровская государственная академия культуры и искусств
Факультет информационных технологий
Кафедра технологии автоматизированной обработки информации
Рекламные службы как объект автоматизации
Курсовая работа
Кемерово
2003
ОГЛАВЛЕНИЕ
TOC \o "1-3" Введение. 3
Глава 1. Информационное обеспечение рекламных служб. 5
1.1. Деятельность рекламныха служб. 5
1.2. Характер и структура информационного потока ва рекламе. 10
1.3. Предпосылки автоматизации рекламных служб. 14
Глава 2. Выбор и внедрение систем автоматизации в производственный процесс рекламныха служб. 17
2.1. Определение и классификация систем автоматизации. 17
2.2. Критерии выбора системы автоматизации деятельности рекламных служба 20
2.3. Сравнительная характеристик систем автоматизации деятельности рекламных служб. 23
Заключение. 31
Список литературы.. 33
br clear="all"> Введение
С развитием экономики возрастает объем взаимосвязанных данных, необходимых для решения коммерческих и административных задач. Взаимосвязанные данные называют информационной системой. Такая система в первую очередь призвана облегчить труд человека, но для этого она должна как можно лучше соответствовать очень сложной модели реального мира. Для воссоздания моделей бизнес-процессов предприятия служат информационные системы, называемые системами автоматизации предприятия.
Процесс автоматизации представляет собой совокупность методических, языковых, технических и программных средств, позволяющих организовать работу конечных пользователей в некоторой предметной области.
Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы, которую многие люди считают творческой или оригинальной. Компьютерная техника позволяет скорить почти любой творческий процесс. Результатом освоения людьми компьютерной техники и новых информационных технологий обычно является развитие творчества, поскольку значительно облегчается перебор различных вариантов. К чреждениям, основным видом продукции которых является информация, можно отнести финансово-бухгалтерские подразделения, издательства, рекламные агентства и т.п. Разработка систем автоматизации для данных типов предприятий и чреждений становится актуальной задачей на современном этапе развития индустрии.
В деятельности организаций и структур, работающих в сфере рекламных слуг, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для рекламных служб внутрифирменная система информации носит производственный характер и при правильном подходе обеспечивает фирме высокий ровень конкурентоспособности.
Объектом исследования курсовой работы являются подразделения рекламных служб (отделы рекламы в небольших фирмах, и крупные рекламные агентства).
Предмет исследования - автоматизация рекламных служб.
Цель курсовой работы - исследовать документальный поток по проблеме автоматизации рекламных служб.
Исходя из данной цели в курсовой работе ставятся следующие задачи:
- Рассмотреть деятельность рекламных служб.
- Раскрыть характер и особенности информационного потока на данных предприятиях.
- Рассмотреть требования, предъявляемые к информации в рекламных службах и сформулировать критерии выбора системы автоматизации деятельности данных служб.
- Дать сравнительную характеристику распространенных на рынке программного обеспечения АИС рекламных подразделений.
Курсовая работ включает в себя введение, две аглавы, заключение и список используемой литературы, включающий 50 источников.
В первой главе рассматриваются понятие рекламной службы и понятие информационного потока на данных предприятиях. Дается содержательное обоснование основных требований к организации информационного обеспеченния рекламы, рассматриваются подходы к автоматизации информационной системы рекламных служб.
Вторая глава содержит постановку задачи построения системы автоматизации информации в рекламном подразделении, в связи с чем дается определение и классификация систем автоматизации. Вводятся требования, предъявляемые к АИС рекламных служб. Дается сравнительная характеристика же существующих систем автоматизации рекламных служб.
Глава 1. Информационное обеспечение рекламных служб
1.1. Деятельность арекламных аслужб
За последнее время реклама прочно обосновалась в нашей жизни. Эта сфера маркетинга активно развивается в нашей стране. Открываются различные учреждения, обучающие искусству рекламы. Точно так же растет и число фирм, специализирующихся в сфере посреднических рекламных слуг, - рекламных агентств.
Реклама (от фран. "выкрикиваю"), кака информация о потребительских свойствах товаров и видов слуг с целью создания спроса на них - это важнейшая составная часть комплекса маркетинговы [1] мероприятий, своеобразный информационный выход на потребителя (11).
Реклама - это естественный инструмент экономики и важный регулятор рыночной системы. Организация комплекса эффективных рекламных мероприятий - сложная задача, для реализации которой требуется слаженная работ квалифицированных специалистов торгово-сбытовых, маркетинговых или специальных рекламных подразделений предприятий (отделов рекламы) или отдельных самостоятельных служб, к которым обращаются предприятия.
Рекламное агентство представляет собой независимую фирму, специализирующуюся на выполнении рекламных функций: проведении рекламных исследований, разработке планов рекламной деятельности, разработке и проведении рекламных кампаний, в т. ч. подготовке рекнламных обращений, производстве рекламоносителей, размещении рекнламных обращений и т. п. Рекламное агентство делает все это от именни своих клиентов-рекламодателей и за их счет. Оно имеет перед рекламодателями финансовые, юридические и морально-этические обязательства.
Крупнейшие мировые рекламные агентства же давно превратинлись в гигантские транснациональные корпорации со сложной органнизационной структурой. Но и они не могут без щерба для эффективности своего бизнеса обойтись без помощи рекламных агентств. Это вызвано следующими причинами:
1. Рекламное агентство ежедневно сталкивается с широким спектром маркетинговых ситуаций, что позволяет ему приобрести более глунбокое понимание интересов аудитории, навыки и компетентность. В свою очередь, это определяет более высокое качество рекламы и соответствующий ровень ее эффективности.
2. Агентство является независимой организацией, что позволяет взглянуть на проблемы рекламодателя со стороны, т. е. более объективно. Таким образом, снижается отрицательное воздействие таких субъективных факторов, как излишняя зависимость рекламы от вкусов отдельных руководителей, неверные становки относинтельно ожидаемой ответной реакции потребителей и т. п.
3. Рекламное агентство, как правило, имеет налаженные взаимоотноншения со средствами массовой информации, стабильно и заблагонвременно закупая у них время и место для размещения рекламы. Сотрудничество с рекламным агентством позволяет рекламодатенлю оперативно решать свои проблемы, помогает ему сэкономить средства и время.
4. Обращение к рекламным агентствам (особенно к тем из них, конторые обеспечивают полный комплекс рекламных слуг) позвонляет обеспечить системный подход в рекламе, что значительно понвышает ее эффективность.
Наиболее весомы, как отмечают Кушнарева Е. и Маркова Е. (5), у отечественных рекнламодателей такие показатели, как возможность оказания слуг полнного цикла (наличие собственной полиграфической и производствеой базы, компетентных специалистов по выполнению маркетинговых исследований и т. п.), творческие возможности агентства.
Существует словное деление рекламных агентств на агентства с полным циклом слуг и агентства, предлагающие специализированные слуги. К первой группе относятся рекламные агентства, осуществляюнщие исследования, планирование, творческую деятельность, производнство рекламной продукции, а также слуги нерекламного характера (например, разработка и обеспечение проведения мероприятий паблик рилейшнз, разработка паковки).
В последние годы в рекламной практике имеется тенденция к больншей специализации агентств. В результате, возникают агентства, занинмающиеся размещением рекламы в газетах или определенных телеканалах. Некоторые агентства специализируются на конкретном виде рекламной продукции (например, реклама на фасадах высотных домов, рекламные щиты).
Крупные рекламные агентства, выполняющие широкий перечень рекламных услуг, ощущают необходимость объединить различных специалистов в отделы. Обычно деятельность отдела ориентирована на выполнение определенной функции.
На рис. 1 приведена типичная организационная схема достаточно большого по величине рекламного агентства с полным циклом слуг.
|
Президент (директор) рекламного агентства
|
Руководитель творческого отдела |
|
Руководитель отдела использования заказов |
|
Руководитель производственного отдела |
|
Руководитель отдела маркетинга |
|
Финансово-хозяйственный отдел |
|
Редакционно-художественный совет |
|
Руководители рабочих групп клиентов |
|
Отдел кадров |
|
Финансовая служба |
|
Вспомогательные службы |
|
Текстовики (копирайтеры) |
|
Художественные редакторы |
|
Сектор оформления макетов |
|
Сектор маркетинговых исследований |
|
Сектор планирования |
|
Сектор по связям со средствами распространения рекламы |
|
Сектор паблик-рилейшнз |
|
Сектор печатной продукции |
|
Сектор кино-, видеопродукции |
|
Типографский (полиграфический) часток |
Глава 2. Выбор и внедрение систем автоматизации в производственный процесс рекламныха служб
2.1. Определение и классификация систем автоматизации
Функционирование систем автоматизации связано с накоплением и обработкой информации; под информацией понимается совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними. Информация, вводимая в систему автоматизации, также выдаваемая системой пользователю, представляется в виде документов.
Источником информации для систем автоматизации являются люди и документы, потребителем - люди (пользователи).
Пользователей систем автоматизации можно разделить на три категории (38): администраторы системы, отвечающие за ее эксплуатацию, прикладные программисты, разрабатывающие прикладные программы для решения различных задач, и конечные пользователи, составляющие наиболее многочисленную группу потребителей информации. Конечным называется пользователь, обращающийся к системе для получения необходимых ему данных. Естественно, что им может быть как неспециалист в области вычислительной техники, така и любой программист.
Обращение пользователей к системе автоматизации осуществляется в виде запросов. Запрос - это формализованное сообщение, поступающее на вход системы и содержащее словие на поиск данных и казание о том, что необходимо проделать с найденными данными. Интерпретация введенных запросов, выполнение действий, казанных в них, формирование и вывод сообщений и документов составляют основные этапы работы системы автоматизации.
В целом под системой автоматизации понимается совокупность информационных массивов, технических, программных и языковых средств, предназначенных для сбора, хранения, поиска, обработки и выдачи данных по запросам пользователей (38).
Многие отечественные фирмы проходят два основных этапа автоматизации деловых процессов. На первом этапе чаще всего фирма приобретает один-два компьютера, предназначая их для системы чета. Причем каждый ПК используется и для других целей, например для подготовки различных документов. Наконец, в жизни фирмы происходит перелом, связанный с осмыслением такой простой проблемы, как перенос информации с одного компьютера на другой (например, для создания твердой копии, поскольку обычно принтеров в офисе значительно меньше, чем компьютеров). Потребность в этом иногда возникает и при становке более современного ПО. В обоих случаях руководство неизбежно приходит к выводу о необходимости становки локальной вычислительной сети (ЛВС), объединяющей ресурсы всех компьютеров фирмы.
Существует несколько подходов к автоматизации предприятий. Можно постепенно закрывать зкие частки, приобретая готовые программные продукты для решения отдельных задач (бухгалтерского чета, планирования и т.д.). Можно разрабатывать систему силами собственных специалистов. Наконец, же имеется возможность заказать разработку под ключ комплексной информационной системы у фирмы-интегратора, обладающей современной технологией и солидным опытом (системный подход). При системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность.
Системы автоматизации можно классифицировать по ряду признаков. В основу классификации, приведенной на Рис. 3, положены наиболее существенные признаки, характеризующие возможности и особенности современных систем автоматизации.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет странить дублирование и обеспечить многократное использование информации, становить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, меньшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации (41).
Важную роль в исследуемых нами рекламных службах играют способы регистрации информации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.
Процесс автоматизации деятельности рекламных служб включает такие этапы как разработка технического задания, описание и проектирование бизнес-процессов, создание базы данных, кодирование пользовательского интерфейса, тестирование и отладка системы автоматизации.
Для автоматизации решения задач рекламной фирмы необходимы мощная реляционная СУБД и система разработки приложений. Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации правления и обработки данных.
2.2. Критерии выбора системы автоматизации деятельности рекламных служб
Основными критериями оценки эффективности системы автоматизации выступают деньги (затраты на автоматизацию) и время (период, в течение которого будут достигнуты конкретные результаты). Результатом должен являться максимум отдачи от автоматизации на единицу затраченных средств в течение фиксированного времени (40).
Итак, основной критерий выбора информационной системы - функциональная полнот системы. Система должна меть выполнять все основные операции чета на предприятии, также некоторые специфические операции, характерные для конкретного типа компании. Исходя из этого, можно сформулировать ряд общих критериев, которыми надо руководствоваться при выборе системы. Вот эти основные критерии:
1. Система должна быть понятной.
Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы. Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным бизнес-процессам, происходящих на предприятии.
2. Система должна быть добной.
Разрабатываемая система может считаться добной только тогда, когда она добна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Не исключен и путь постепенного силения системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста.
3. Система должна быть надежной.
Следует прежде всего правильно понимать проблему надежности системы автоматизации. В принципе любая система ненадежна - компьютер воспринимает абсолютно одинаково и миллионы долларов, и копейки. Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой), будет защищать пользователя от грубых ошибок. Однако это вовсе не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. С позиций надежности АИС аможно оценить следующим образом, как предлагает Терещенко С. (48):
Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение чета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа.
Наконец, система должна быть стойчива к сбоям и поломке оборудования. Возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на дискеты или стример, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали.
4. Система должна быть адекватной.
Переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского чета и отчетности. В этих словиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.
Как правило, в отделах рекламы компаний или самостоятельных рекламных агентствах используют несколько программ, созданных разными разработчиками на разных платформах как в DOS, так и в Windows, которые не связаны между собой (49). Как отмечает автор Харитонова И., данные приходится вводить последовательно сначала в одну, потом в другую систему, большинство отчетов формировать вручную. В общем, картина типичная для всех организаций, в которых прошла "кусочная" автоматизация, когда автоматизировались отдельные бизнес-функции.
Таким образом, отмечает автор, назрела потребность вместо разрозненных программ, выполняющих функции чета контактов, выписки счетов, размещения заявок, создать интегрированную систему, в основе которой должна лежать централизованная база данных клиентов. Возможно реализовать поставленную задачу на базе продуктов Microsoft, обеспечив единую платформу и создав перспективу для дальнейшего развития информационной поддержки рекламной службы.
2.3. Сравнительная ахарактеристика асистем автоматизации деятельности рекламных служб
Система автоматизации, как же поминалось, представляет собой прежде всего реляционную базу данных - хранилище данных всего рекламного подразделения (или отдельного агентства). К разработке каждой из рассматриваемых ниже систем автоматизации рекламных служб предъявлялись различные требования, но подход к разрабатываемому проекту опирался на одни и те же особенности.
Первым этапом разработки проекта было проектирование реляционной базы данных. На данном этапе составлялись бизнес-схемы процессов предприятия, анализировались аппаратное и программное обеспечение, необходимое для разработки системы, проводилось планирование разработки интерфейса пользователей (26).
На этом этапе разработчики каждой из программ учитывали следующие особенности:
- Соответствие аппаратных и программных средств, применяемых для работы, нуждам сотрудников предприятия. От данного соответствия во многом зависит эффективность системы правления.
- Скорость отклика системы. Время ожидания пользователем при работе с системой должно быть минимальным. В ряде случаев при проектировании реляционных баз данных приходится отказаться от идеализированных моделей в пользу гибкости и скорости работы. Чаще всего скорение работы системы связано с величением размера программы.
- Достаточность данных. Реляционная база данных должна содержать все необходимые пользователю данные. В случае недостатка данных пользователь будет вынужден использовать вспомогательные средства для фиксации информации.
- Масштабируемость системы. При проектировании реляционной базы данных необходимо предусмотреть модификацию и наращиваемость базы данных в процессе внедрения и эксплуатации системы. Обычно, как отмечают авторы (39), же в период создания системы автоматизации бизнес-процессы предприятия претерпевают изменения. Таким образом, разработчики должны быть готовы к пересмотру схемы базы данных во время написания системы автоматизации. Отсутствие механизмов масштабируемости приводит к быстрому стареванию системы.
- Открытость системы. Большинство современных систем правления представляют собой открытые системы. Это означает способность расширения системы за счет подключения модулей сторонних разработчиков и дополнительного аппаратного и программного обеспечения.
Процесс разработки системы, как отмечает к.т.н. Харитонова И. (49), проходит 5 фаз : нализ. Планирование. Реализация. Стабилизация. Внедрение (опытная эксплуатация).
Первая фаза - Анализ - позволит сформулировать и согласовать общее понимание проблем и способов их решения между заказчиком (руководителем рекламной службы) и командой проекта. Следующая фаза - Планирование - имеет целью создание информационной модели системы и спецификациями проекта. Большое внимание здесь деляется разработке структуры базы данных, достаточно гибкой, чтобы она была способна реагировать на динамические изменения в данной предметной области.
Третья и четвертая фазы - реализация и стабилизация системы. За это время необходимо создать базу данных на сервере, запрограммировать и оттестировать все специфицированные функции.
На этом заканчивается процесс проектирования. Далее начинается фаза опытной эксплуатации. Одновременно с этим возможна такая стадия проекта как перепроектирование. Основой для этой работы могут стать как замечания и претензии пользователей системы, так и просто пересмотр неудачных решений.
В итоге в каждом из описанных ниже проектов была создана база данных, которая содержит необходимую информацию о клиентах отдела рекламы - рекламодателях, об объемах проданной рекламной площади и о стоимости предоставляемых клиентам слуг. Эта база данных является основой для выполнения как оперативных функций сотрудников отдела, таких, как оформление заказов на рекламу или чет контактов с клиентами, так и создание множества отчетов оперативного и статистического характера.
Создание единого информационного пространства исключает дублирование ввода информации в различных подразделениях агентства/отдела. Как наиболее сложную часть базы данных разработчики этих программ отмечают формализованное (в виде реляционных таблиц) представление об слугах, предоставляемых агентством, т.к. список этих слуг является очень динамичным и плохо структурированным.
В Таблице 1 даны отличительные особенности трех имеющихся на рынке программного обеспечения систем автоматизации.
Таблица 1
Системы автоматизации офиса рекламного подразделения
ИС |
Основное назначение |
Отличительные особенности |
|
Media Service |
1.Ведение чет постановки и размещения рекламных материалов в различных СМИ; 2. Контроль за поступающими и исходящими денежными потоками. |
1.В равной степени добна для работы с различными рекламоносителями. 2. В основу системы положен модульный принцип ввода и обработки информации. 3. По архитектуре - многопользовательская, легко накладывается на инфраструктуру организации, сохраняя имеющее место разбиение на отделы, подразделения и т.п. |
|
Agent |
Внебухгалтерский чет рекламных материалов |
1. Программа чета рекламных материалов ва рекламнома агентстве предназначена для оперативного маркетинга собственного бизнеса. 2. Ведет параллельный чета рекламныха площадей и позволяет оперативно решать все вопросы, связанные с правлением производством и размещением рекламы в СМИ. 3. требует становленного MS Access'97. |
|
СиЗи |
Это инструмент организации работ в офисе рекламного агентства, специализирующегося в первую очередь на размещении рекламы в СМИ. |
1. Чрезвычайно проста в эксплуатации, не требует специальной квалификации и рассчитана на постоянное использование персоналом рекламного агентства. 2. Не являясь программой бухгалтерского чета, является инструментом для организации первичного документооборота, контроля взаиморасчетов, и ведения внутрифирменного чета. 3. Может быть становлена на одном компьютере или работать в сети. В программу встроен гибкий механизм перехода от однопользовательского режима работы к сетевому. |
Рассмотрим подробнее характеристики этих программных продуктов, представляющих собой системы правления базами данных (СУБД).
Как видно из таблицы, эти системы автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе позволяют оперативно решать все вопросы, связанные с правлением производством и размещением рекламы в СМИ. Но если Media Service и СиЗи подходят практически для любого рекламного подразделения, начиная от рекламного отдела организации и заканчивая крупным рекламным агентством, то Agent - лишь для самостоятельной рекламной службы.
Функциональные блоки СУБД аэтих систем автоматизации включают в себя примерно одинаковые процессы. А именно:
Ввод информации о рекламоносителях и расценках на их рекламные площади.
Ввод информации о клиентах и партнерах (наглядная и полная форма ввода информации).
Ввод информации о сотрудниках и их принадлежности к отделам (механизм распределения клиентов между сотрудниками).
Ввод информации о заказах со стороны клиентов.
Ввод информации о переводе денежных средств со стороны клиентов.
Ввод информации о размещении заказов в СМИ.
Ввод информации о переводе денежных средств в СМИ (двухвалютный чет) и редактирование.
Различные виды баланса, позволяющие видеть реальное финансовое состояние фирмы.
Выставление всех видов предварительных документов: счет-заказ, счет (обычный, валютный, с любым наименованием и налогом), гарантийное письмо, отказное письмо и т.д.
Механизм генерации счетов-фактур, актов, книг покупок (продаж) и.т.д.
Система администрирования пользователей (разграничение доступа, пароли и т.д.)
Касса (двухвалютный чет; автоматический перенос платежей из кассы в основные финансовые потоки).
Сравнительную же характеристику функциональных возможностей аэтих трех программных продуктов представим в виде таблицы.
Таблица 2
Сравнительная характеристика функциональных возможностей систем автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе Media Service, Agent, СиЗи
|
Функциональные возможности |
Media Service |
Agent |
СиЗи |
| В блоке организации работы с клиентами: | |||
|
Регистрация клиентов фирмы, заполнение четных карточек клиента - информации, необходимой для контактов и выписки документов |
+ |
+ |
+ |
|
Ведение истории отношений с клиентом: регистрация заказов, платежей, скидок, звонков и др. |
+ |
+ |
+ |
|
Быстрый расчет и оформление коммерческого предложения в виде счета-заказа для посылки его по факсу |
+ |
+ |
+ |
|
Оформление заказа на рекламу и составление медиаплана |
+ |
+ |
+ |
|
Контроль платежей и текущего баланса взаиморасчетов с клиентом |
+ |
+ |
+ |
|
Контроль эффективности заказов клиентов |
+ |
- |
- |
| В блоке подготовке первичных документов бухгалтерской отчетности: | |||
|
Печать заказов, счетов, актов сдачи-приемки, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, квитанций и т.п. |
+ |
+ |
+ |
|
Настройка формата представления документов в части отображения НДС, налога с продаж, комиссии агентства |
+ |
- |
+ |
| В блоке организации работы с подрядчиками и исполнителями и чета затрат: | |||
|
втоматизированная подготовка исходящих заказов для сдачи материалов в СМИ по объему принятых входящих заказов клиентов |
+ |
+ |
+ |
|
Учет офисных расходов, расходов на аренду, рекламу, оргтехнику, зарплату, налоги |
+ |
+ |
+ |
| В блоке контроля деятельности фирмы, анализа эффективности работы: | |||
|
анализ работы менеджеров по принятым заказам за день, за период: перечень заказов, клиентов, сумма заказов, прибыльность |
- |
- |
+ |
|
анализ заказов по всей фирме в заданный период: объем заказов, прибыльность |
+ |
+ |
+ |
|
Построение отчетов, показывающих динамику величения или падения активности клиентов за период |
- |
- |
+ |
|
Построение отчетов для контроля сдачи материалов в СМИ |
+ |
+ |
+ |
|
анализ объемов работ и прибыльности по направлениям, по каждому прайсу |
+ |
частично |
+ |
Как видно из сравнительной таблицы, функциональные возможности систем автоматизации делопроизводства в рекламных службах приблизительно одинаковы. В основу всех трех систем положен модульный принцип ввода и обработки информации, который соответствует классической схеме функционирования рекламной компании.
Системы автоматизации в рекламных подразделениях обеспечивают поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в СМИ.
Таким образом, для автоматизации рекламных служб характерно выполнение специфических маркетинговых операций и созданное программное обеспечение - это специализированное рабочее место менеджера по рекламе, с помощью которого можно просчитывать различные сценарии рекламных кампаний, также оценивать их эффективность.
Заключение
Итак, в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации правления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Современные организации используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.
Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли очень велики. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах и программном обеспечении, стимулирующих развитие технологии правления информацией.
Мы попытались в данной работе осветить вопрос автоматизации рекламной службы. При этом рассмотрели понятие информатизации предприятия, суть деятельности рекламных отделов/агентств, рассмотрели вопрос выбора системы автоматизации для данных организационных структур. В результате можно сделать следующие выводы.
Разрабатываемая и внедряемая система автоматизации должна обеспечивать поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в номере. Очень важной функцией системы должна была быть двухсторонняя связь между АИС и системой, используемой в бухгалтерии.
Основные ожидания от внедрения системы связаны с лучшением управляемости процессом, снижением трудозатрат сотрудников на оформление документов и, как следствие всего этого, лучшение экономических показателей деятельности отдела.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы рекламной службы, нельзя не отметить, что эффективная работ ее всецело зависит от ровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными стройствами.
В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, меньшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.
Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу рекламного подразделения.
Мы рассмотрели несколько известных АИС для рекламных подразделений, отметив функциональные особенности общие и различные. На этапе внедрения этих систем автоматизации проводились доработки пользовательского интерфейса и отладка системы. Как правило основные изменения, вносимые на данном этапе в программу касались прежде всего эргономических (потребительских свойств разрабатываемой системы, также наиболее добного интерфейса пользователя) свойств проекта.
И хотя после внедрения систем проекты считались завершены, впереди, как обычно, был этап сопровождения со всеми его проблемами: исправлением еще не обнаруженных ошибок, неизбежными доработками, связанными с изменениями бизнес-процессов и т.д.
Список литературы
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. а Менеджмент в России и за рубежом, 2001. - № 4 - С. 37-54.
11.
12.
13. а Реклама и продвижение товаров = Advertising Commynications & Promotion Management / Под ред. Волкова Л.А. - С-Пб: Питер, 2. - 360с.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26. Ахаян Р. и др. Эффективная работ с СУБД. - СП-б: Питер, 1997. - 280с.
27.
28.
29. а
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39. [Информация о программных продуктах компании Ева] / домен сайта скрыт/
40.
41.
42. а // Экономист - 2001. - № 8. - С.11-21.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
[1] Необходимо дать здесь и определение маркетинга (от анг. "рынок") - система управления производственно-сбытовой деятельностью предприятий и фирм, основанная на комплексном анализе рынка. Цель маркетинга - стимулирование сбыта и повышение экономической эффективности. Включает изучение и прогнозирование спроса, цен, организацию НИОКР по созданию новых видов продукции, рекламу, координацию внутрифирменного планирования и финансирования и др. (11)
[2] Коммуникатор - лицо или фирма, которое осуществляет рекламную коммуникацию, инициатор и источник информации. Некоторые специалисты называют коммуникаторами лиц, в чьи ста вкладываются рекламные обращения (11).