Курсовая: Анализ затрат рабочего времени руководителя

              Министерство образования Российской Федерации              
              ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ              
                   Институт социологии и управления персоналом                   
                          Кафедра управления персоналом                          
                             КУРСОВОЙ ПРОЕКТ                             
                                  по дисциплине                                  
                      лОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА ПЕРСОНАЛА                      
     Тема:         ФАнализ содержания труда и структуры затрат
рабочего времени руководителя
                                                     Выполнила: студентка
                                                     ИСиУП  Курс III Группа УП-2
     Руководитель: кандидат экономических наук, доцент
В.М. СВИСТУНОВ
                               Москва 2004                               
     
     
     Оглавление
     1. Введение. 3
     2. Методологическая характеристика проблемы рациональной
организации труда руководителя  4
     Значение фактора времени. 6
     Время и содержание труда руководителя. 7
     Характер и содержание работы руководителя. 8
     Требования к руководителю.. 9
     Типичные ошибки руководителя. 10
     Причины потерь времени. 11
     Принципы эффективного использования времени. 12
     3. Современное состояние проблемы. 14
     4. Аналитическая часть. 18
     4.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени. 18
     4.2. Анализ затрат рабочего времени (обработка собранных данных) 27
     6. Заключение. 60
     7. Список использованной литературы.. 61
     
     1. Введение 
Цель данной курсовой работы является анализ труда руководителя и структуры
затрат его рабочего времени. В результате данной работы я собираюсь
обозначить основные проблемы, преодоление которых позволит повысить
эффективность использования рабочего времени руководителя. А так же
постараюсь сформулировать рекомендации по решению этих проблем.
Актуальность выбранной мною темы определяется тем, что на сегодняшний день
экономика и общество в нашей стране период реформ и преобразований.
Непрерывная перестройка организационных структур, децентрализация управления,
модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли
руководителя. Сегодня эффективный труд руководителя Ц это органический сплав
науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно
научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно
развивать и совершенствовать.
Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда -  явление,
характерное для большинства руководителей во всем мире. И сегодня, как
никогда, актуален вопрос Ц как научиться экономить и эффективно
организовывать время тех, кто реализует функции управления.
В рамках сформулированной цели были определены следующие задачи:
- проанализировать содержание труда руководителя и структурировать затраты
его рабочего времени;
- подготовить рекомендации по улучшению рационального использования рабочего
времени руководителя.
     
      2. Методологическая характеристика проблемы
рациональной организации труда руководителя
Всякий труд помимо, собственно, мыслительной деятельности содержит в себе
чисто организационные, технические элементы. Область знаний, изучающая
организацию труда работника, называется персональным менеджментом.
Персональный менеджмент (самоменеджмент) Ч это целенаправленное и
последовательное использование практических методов менеджмента в
повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом
использовать свое время.
Сколько способных и даже талантливых людей не достигли вершин и серьезных
успехов в жизни, не сделали хорошей карьеры по одной лишь причине: не смогли
наилучшим образом распорядиться ни своим временем, ни своими способностями. И
как следствие, правильно организовать свою жизнь и свою деятельность.
Временем как ресурсом любой человек располагает изначально в равном
количестве. Но результаты его использования у различных людей различны.
Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление,
характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой
экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить
время тех, кто реализует функции управления.
Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки
времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил
на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья,
семью,  личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не
причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.
Если руководитель постоянно занят лгорящими делами, поддается стихийному
ходу событий, не управляет собственным временем а зависит от обстоятельств,
то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного,
выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все
больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов,
ликвидации сбоев, а в общем Ц ллатания дыр.
В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не
решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь,
порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя
на это большое количество времени.
Можно смело утверждать: организация процесса жизнедеятельности руководителя Ч
не только его личное дело. Если подчиненные не знают, когда смогут попасть на
прием к руководителю, то стремятся попасть к нему как со срочными, так и с
менее срочными делами. Никто не уверен; что для рассмотрения его дел у
руководителя найдется время, поэтому вопросы не выносятся заранее на
рассмотрение руководителю, а лпробиваются. Никто заранее не знает, когда его
вызовут для доклада о проделанной работе, и поэтому постепенно утрачивается
потребность в планировании своей работы. Система беспорядочного использования
рабочего времени нередко исходит от самого руководителя и возвращается к нему
в виде необходимости непрерывно тратить время на решение горящих проблем.
Организация личного труда руководителя не может не учитывать индивидуальные
особенности людей. Тут нельзя руководствоваться жесткими правилами и нормами.
Вместе с тем, и наука, и практика управления убедительно доказывают
возможность и необходимость эффективной организации личного труда
руководителей. Ведь в деятельности успешно работающих руководителей есть
общие черты, которые можно выявить, сформулировать в виде принципов,
практических советов, целесообразных для данной сферы менеджмента.
Опыт показывает: жизнь, личный труд руководителя на работе и в собственном
доме могут и должны быть организованы в систему.
Систему персонального менеджмента можно образно представить в виде модели
требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель
складывается из семи блоков:
1 Ч способность формулировать и реализовывать жизненные
цели;
2 Ч личная организованность;
3 Ч самодисциплина;
4Чзнание техники личной работы;
5 Ч способность делать себя здоровым;
6 Ч эмоционально-волевой потенциал;
7 Ч самоконтроль.
Многие выдающиеся хозяйственные, военные, научные, политические руководители
добивались и добиваются успехов в своей работе во многом благодаря четкой
организации своей жизнедеятельности.
Главные потери времени мы несем из-за нашего собственного промедления,
нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать лнет,
неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за
неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной
расхлябанности и неорганизованности, неспособности поддерживать свою
работоспособность, незнания техники личной работы.
Мы естественно, не можем управлять самим временем. Но мы можем управлять
своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой
нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, Ч планировать,
организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать.
Без этого невозможно эффективно работать. Максимально использовать отпущенное
время поможет специальный набор управленческих приемов и навыков. Необходимо
продумать заранее, что делать, как делать и кому поручить дело. По существу,
лколичество времени у всех одинаково, только одни используют его лучше, а
другие хуже.
Еще Питер Друкер - гуру менеджмента - в одной из своих последних работ
замечает: в XX веке менеджмент в совершенстве овладел искусством повышения
эффективности физического труда. Задача менеджмента в XXI веке Ц научиться
управлять эффективностью управленческого и творческого труда.
Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент (управление временем, организация
времени). Термин лтайм-менеджмент (ТМ) происходит от английского time-
management, что в переводе означает луправление временем. Под ТМ
подразумевается технология учета времени и планирования рабочего дня. Она
требует серьезных волевых усилий и постоянного внимания. Руководители
прибегают к таким суровым мерам не от хорошей жизни, а лишь столкнувшись со
снижением эффективности или цейтнотом.
Таким образом, с учетом всего вышесказанного, мы приходим к выводу, что
современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным
временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с
наибольшей эффективностью.
Далее я рассмотрю один из важнейших методологических аспектов рациональной
организации труда руководителя Ц эффективное управление, организация и
использование времени руководителя. Исследуя данную проблему, я опиралась на
несколько литературных источников, в которых я нашла характеристику
интересующего меня аспекта рациональной организации личного труда
руководителя. Для наглядности степени проработанности рассматриваемой
проблемы в источниках я привожу ссылки на литературу и почерпанный в ней
материал в виде таблицы.
     Рассмотренные   в литературном источнике вопросы по эффективной организации времени руководителя Наименование   литературного источника
Персональный менеджмент:   Учебник/ С.Д. Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е. Удалов, В.В. Бондаренко Ц М:   ИНФРА-М, 2002 Зайверт Л. Ваше время Ц в ваших   руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер.   с нем. Ц М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. Ниссинен И. Время руководителя:   эффективность использования. Ц М.: Экономика, 1988.
    Значение фактора времени
    Типичные ошибки руководителя
    Принципы эффективного использования времени     Причины потерь времени     Время и содержание труда руководителя
    характер и содержание работы руководителя
    Требования к руководителю
А теперь я подробно изложу материал, который я изучила по данной теме.
     Значение фактора времени
Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время.
Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка
времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит.
Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем
у других. Вспомним шутливый тезис А. Чехова: лЕсли хочешь, чтобы у тебя было
мало времени, ничего не делай.
Власть над временем дается только Тому, кто обрел власть над собой, овладел
умением управлять собой, с уважением относится ко времени. Первый директор
Центрального института труда Алексей Капитонович Гастев отмечал: лМы проводим
на работе лучшую часть своей жизни. Важно же научиться так работать, чтобы
работа была легка. И чтобы она была постоянной жизненной школой.
Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший
парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает.
Изучение бюджета времени немецких управляющих показало, что только 8% из них
не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным
требуется от 10 до 100% добавочного времени, В общей сложности 65%
руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20% и более (до
100%) дополнительного времени Ч а это один или два дополнительных рабочих дня
в неделю.
Известный эксперт по рационализации труда А. Макензи опросил в течение своей
консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам,
Из каждых ста менеджеров:
Х лишь один имеет достаточно времени;
Х десятерым требуется на 10% больше времени;
Х сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
Х остальным не хватает 50% времени.
Парадокс времени гласит: лМало кто имеет достаточно времени, и все же каждый
располагает всем временем, которое у него есть.
Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку лВремяЧденьги,
однако:
Х времяЧэто не только деньги;
Х время дороже, денег;
Х времяЧэто сама жизнь.
О значении времени можно сказать и следующее:
Х время необратимо;
Х время нельзя умножить;
Х время нельзя накопить;
Х время нельзя передать;
Х время проходит безвозвратно.
Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но
одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое
время и высвобождают себя, для выполнения истинно управленческих функций и
для досуга.
Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном
количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.
Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме Ч явление,
наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Поэтому перед каждой
страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и
прежде всего руководителей?
Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере
труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется
непродуктивно.
Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время.
Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много
времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и
совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.
Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время
для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать,
оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное
погибает
безвозвратно. [1]
     Время и содержание труда руководителя
Деятельность руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса
управления. Исходя из этого, мы получим следующий перечень задач управления:
1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на
предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения
мероприятий.
2. Организация  деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках
его функциональных подразделений.
3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с
производством и обучение.
4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество
с ним.
5. Принятие решений.
6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.
7. Совершенствование деятельности организации в целом.
Вы заметили, что в задачи управления не включена важнейшая составная часть
деятельности Ч выполнение запланированных мероприятий. Естественно, что
выполнение этих мероприятий тоже следует планировать, но задача управления
не содержит в себе функций руководителя, которые предусматривали бы его
практическое участие в непосредственном осуществлении работ. Другое дело,
если руководитель сам в рамках своего рабочего времени пожелает принять
участие в
той или иной практической работе. Время, используемое разного уровня
руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в
зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени,
используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому
уровню производства.
Названные выше задачи, входящие в должностные обязанности руководителя,
направлены на управление деятельностью организации и людьми. Сами
руководители указывают следующий перечень своих задач:
1. Планирование своей работы по управлению и выполнению заданий.
2. Планирование использования своего рабочего времени.
3. Контроль и совершенствование своей эффективности.
4. Поддержание своей мотивированности.
5. Самосовершенствование для выполнения задач сегодня
и в будущем.
6. Поддержание и совершенствование качества своей
жизни.
     Характер и содержание работы руководителя
ХАРАКТЕР РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
По своему характеру работа руководителя является управлением действиями людей
с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми
предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и
возможности. Он должен хорошо знать и своих подчиненных, их интересы на
работе, да и вообще в жизни. Чем лучше руководитель знает своих подчиненных
как по работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха.
Работа руководителя заключается в том, что он оказывает свое влияние на
других индивидуально или в составе группы. В настоящее время все больше
распространяется форма управления группой, что предполагает готовность и
умение руководителя действовать в качестве члена группы. Управление группой -
это более сложное дело, чем индивидуальное руководство. Поэтому руководителю
следует развивать себя прежде всего как руководителя группы.
К основным качествам руководителя относится необходимость быть примером и
опорой для других, именно с него подчиненные берут пример, как надо
планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не
может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со
всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен
оказывать эффективное влияние и на результаты работы. Далее, руководитель
должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от
принятого способа управления.
В обязанности руководителя, особенно в небольших организациях и на невысоких
уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу
своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером
гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих
подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение
трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во
время ознакомления с производством.
СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по
управлению. При определении поля деятельности руководства мы уже частично
касались некоторых важнейших задач, входящих в компетенцию руководителя. В
приведенном перечне задач отсутствуют те, которые касаются непосредственно
управления деятельностью, производства, поскольку основное внимание уделено
нами управлению людьми. Исходя из этого важнейшими задачами руководителя
являются.
Х 1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения
высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как
мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от
друга.
Х 2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач,
оказания поддержки и контроля. При выполнении этой задачи руководители многих
организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими
работниками.
Х 3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том,
чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что
делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы
само по себе подчеркивает важность сотрудничества.
Х 4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и
тщательный подбор.
Х 5. Обучение и совершенствование персонала.
Х 6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.
Х 7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана
здоровья).
Х 8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение
психологического микроклимата на производстве, методов труда и других
вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.
Как видите, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На
практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что
зависит от целей организации и от положения самого руководителя. Для каждого
серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и
который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных,
большинство из перечисленных задач являются обязательными.
     Требования к руководителю
На основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования,
выдвигаемые перед самим руководителем. Он несет ответственность за данное
подразделение организации, что и налагает на него соответствующие
обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных
людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и
проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение
наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему
надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы,
порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.
Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата
работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой
области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные,
связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого
он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством.
От руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия. Всякий
руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или
поздно оказывается в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с
пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный
руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет
руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде
всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается,
если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель
должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так
как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от
своего начальника.[2]
     Типичные ошибки руководителя
Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое
время более эффективно, может осуществить это желание.
Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда.
Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно
пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного
труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.
1. Перенос принятия решения проблемы на завтра
Эта ошибка Ч самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша
несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать
сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут Ч начать, преодолеть свои
сомнения, страх перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к
оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы
или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же
мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:
а) письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы.
Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо
увидеть проблему;
б) построение лдерева целей.
2. Выполнение работы не до конца
Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек
может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С
точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны
собственной нервной системы куда полезнее окончательно решить только
нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все
равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым
грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство
морального удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу
Одновременное решение нескольких проблем Ч это самый верный путь к стрессам и
неврозам,
Многие из нас привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с
бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши
все время скачут с одной проблемы на другую.
Глаз наш Ч это наш гид. Чтобы мысли не прыгали между делами, как туристы
между памятниками старины, нужно прежде всего убрать все папки. На столе
должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому
вопросу. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень
полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы
стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом
видном месте. Это позволит лне потерять за деревьями леса и сконцентрировать
свои усилия на решении главного.
4. Стремление сделать все самому
Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той
работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого
неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности
участия самого руководителя.
Руководство Ч это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя
совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в
том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать,
организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других,
обеспечить на этой основе решение главных задач. Мы обязаны создать такие
условия, чтобы в нашем подразделении, отделе, фирме сотрудники работали
эффективно, должны направлять и контролировать ход запланированных работ.
Считается, что руководителям платят деньги за то, что они эффективно
координируют деятельность своих подчиненных, а не работают вместо них.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными
Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций,
беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате
не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает. Ненужное
личное соперничество.
Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие
четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной
схемой организации и меняющимися целями ее деятельности.
Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и
ответственность каждой службы и каждого работника
в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных
К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить
своих подчиненных, тем самым занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный
пример Ч перекладывание вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в
этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего
нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее
Ч на то, что необходимо сделать незамедлительно.
Задача руководителя Ч установить объективные причины неудачи, а не искать
козла отпущения.
7. Полное пренебрежение вопросами организациии планирования личной работы
Эта ошибка, возможно, самая основная.
Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние
годы лавину бумаг. Как справиться с ней?
Выход может быть:
Х во-первых,в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным,
брать на себя решение только самых важных вопросов,
Х во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный
способ уменьшить его Ч это всерьез заняться бумагами.
Мы говорим о тех полезных бумагах, без которых немыслимо сегодня руководить:
речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях,
протоколах, ведении архива и пр. Без поддержания в порядке этих документов
хаотический поток других бумаг вырастает в десятки раз.
8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в
принципе невозможна
Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других
людей и обстоятельств.[3]
     Причины потерь времени
30 лПОГЛОТИТЕЛЕЙ ВРЕМЕНИ
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, лзаваленный письменный стол.
7. Чрезмерное чтение корреспонденции.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных, номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дела телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать лНет.
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечения (шум и др.).
19; Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром лоткладывания.
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.[4]
     Принципы эффективного использования времени
Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь. И поэтому так
важно уделять внимание в наше стремительно летящее время разумному
использованию этого, так быстро ускользающего ресурса.
Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением своим временем.
По мнению С. Кови, автора бестселлера лСемь навыков высокоэффективных людей.
Возврат к этике характера, существует уже четыре поколения, занимавшихся
управлением временем.
Первая волна характеризовалась записками/памятками, попытками упорядочить и
систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.
Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это
отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на
будущее.
Третье поколение отражает более современный этап управления временем. К
наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов,
ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение
сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится
долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка
промежуточных целей.
Сегодня возникает уже четвертое, совсем иное поколение управления временем.
Стало понятным, что главная задача теперь Ч не управление временем, а
управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов.
Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организованными и
лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.
Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в
соответствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в
течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные
представления. Оказывается, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему
продуктивно оно используется лишь на 20%.
Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С.
Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в таблице ниже. Исходная идея
заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.
     Матрица управления временем
     
     Дела Срочные Несрочные
Важные 1 2
Критические ситуации
Неотложные проблемы
Проекты с лгорящим сроком исполнения
Профилактические действия
Поддержание ресурсов и средств
Создание связей
Поиск новых возможностей
Планирование
Восстановление сил
Неважные 3 4
Отвлечения, некоторые телефонные звонки
Корреспонденция,
какие-то сообщения
Некоторые заседания
Предстоящие неотложные дела
Распространенные виды
деятельности
Мелочи, отнимающие время
Корреспонденция
Звонки
Пустая потеря времени
Праздное времяпровождение

     
Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя факторами:
срочностью и важностью.
Срочное Ч это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить
словом лСейчас. А какие дела можно назвать важными?
Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в
вашу миссию, ваши ценности и в ваши наиважнейшие цели.
Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем
срочные, которые просто толкают нас: лДелай! Мы должны проявлять активность,
чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет
представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим
достичь в жизни, то легко переходим к реагированию на срочное.
Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми
лгорячими проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к неважным
и несрочным делам(квадрат 4). Так живут люди, управляемые кризисными
ситуациями.
Другие люди значительную часть времени тратят на срочные, но не важные дела
(квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и Важным. Но
в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях
других людей.
Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах
3 и 4, поскольку срочные они или нет Ч прежде всего они неважные. Кроме того,
они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в
квадрате 2.
Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела
квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в
себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных
обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка Ч все те
дела,
которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как
они несрочные.
Возможные последствия сосредоточения вашей деятельности в решении дел,
обозначенных в каком-либо из квадратов, показаны в таблице ниже.
     Последствия деятельности руководителя
     Дела Срочные Несрочные
Важные 1 2
Самосожжение
Управление в условиях кризиса
Постоянный пожар и -лвечный бой
Видение перспективы
Баланс сил
Дисциплинированность
Контроль
Малое количество кризисных ситуаций
Неважные 3 4
Концентрация на краткосрочном
Управление в условиях кризиса
Репутация хамелеона
Представление о бессмысленности целей и планов
Ощущение себя жертвой, не владеющей собой
Слабые или разорванные отношения
Полная безответственность
Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств
Увольнение с работы
Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное
внимание уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата 2,
одновременно сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех
остальных квадратах.
Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное,
осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо
делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не
затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не
просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное,
когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в
плане личной деятельности.[5]
     3. Современное состояние проблемы.
Итак, в предыдущем разделе я рассмотрела различные теоретические аспекты,
связанные с организацией времени руководителя. Как уже неоднократно
подчеркивалась, сегодня проблема управления и организации времени очень
актуальна среди руководителей. Далее я хотела бы представить различные
примеры того, каким образом и с помощью каких методик в современной России
руководители крупных компаний решают проблему эффективного использования
такого важнейшего и невосполнимого  ресурса как время и организации своей
деятельности.
Жесткий временной график характерен для работы российских управленцев. Вот,
например, как проходит понедельник гендиректора компании лРусагро Марины
Головановой: 5.30 Ч подъем, 6.00 Ч выход из дому, 7.00 Ч 8.30 Ч спортзал,
9.00 Ч начало рабочего дня, 9.15 Ч первая встреча, до 11.00 контакты с
контрагентами, затем работа с документами. В 13.00 начинается время встреч с
ведущими сотрудниками компании по текущим проблемам. Полчаса перерыв, далее
подготовка к еженедельному совещанию. С 14 до 15 совещание, после Ч
неотложные дела, работа с почтой, работа внутри компании, а начиная с 18
часов Ч встречи с партнерами по бизнесу. Рабочий день может заканчиваться в
22Ц23 часа.
В таких условиях управление временем становится задачей не менее важной, чем
управление компанией.
     Сколько стоит время 
Принципиальный вопрос управления временем (тайм-менеджмента) заключается в
том, можно ли перевести время в деньги.
лЯ по образованию математик и уверена, что пересчитывать время в деньги Ч
разумный подход, Ч считает Ольга Курбатова, президент корпорации лХэппилэнд.
Ч Свой лрабочий час я перевела в деньги очень давно, и получилась, кстати,
весьма внушительная сумма, что заставляет более взвешенно подходить к
распределению времени. Например, я могу поехать на встречу с кем-нибудь из
поставщиков, но знаю, что смогу добиться максимум 5-процентной скидки. Время
на переговоры, плюс время на дорогу Ч четыре часа. Умножаю на стоимость
своего рабочего часа и понимаю, что эффективнее отправить на встречу топ-
менеджера, отвечающего за это направление, и поставить ему задачу: без пяти
процентов не возвращаться! Но все крупные сделки, например по оборудованию
для завода, я провожу лично.
Столь жесткий подход к собственному времени характерен далеко не для всех
управленцев. лЯ считаю, что переводить время в деньги бессмысленно, Ч
утверждает Сергей Недорослев из компании лКаскол (проекты в авиастроении). Ч
Лет десять назад у меня был друг-бизнесмен, пожилой уважаемый человек. Как-то
раз он выходит из моего кабинета, а в приемной другой посетитель говорит
секретарше: записывайте меня побыстрее, а то у нас время Ч деньги, сами
понимаете. лЭ, голубчик, а может, вам тогда и спать надо перестать? Ч
говорит мой знакомый. Тогда я понял, что пересчитывать время на деньги Ч
занятие надуманное.
Впрочем, некоторых директоров это не останавливает. лЛично я экономлю время
на собственном сне, Ч говорит Марина Голованова из лРусагро. Ч Больше шести
часов спать не получается.
Некоторых топ-менеджеров останавливает количество операций, которые
приходится производить при расчете долларо-часов. лДалеко не каждое дело
поддается переводу в денежные единицы, Ч говорит Константин Попов, вице-
президент лРусской винно-водочной компании. Ч Если заниматься этим
целенаправленно, можно утонуть в расчетах.
Можно, впрочем, автоматизировать процесс, переводя время в безналичные
деньги. Так поступил Сергей Недорослев, вроде бы противник пересчета времени
в денежный эквивалент. лГод назад я заметил, что большая часть моего времени
тратится на тех, кто хочет общаться со мной, а не на тех, с кем хочу общаться
я, Ч рассказывает президент лКаскола. Ч Сначала поставил обычный замок,
чтобы кабинет не превращался в проходной двор, а потом меня осенила идея
установить электронный замок. Открыть его можно только с помощью карточки,
информация с которой заносится в компьютер. Такая система позволяет мне
видеть, сколько времени я трачу на общение с каждым сотрудником. Карточка
работает по принципу кредитной. У сотрудников разного ранга на ней
зарезервировано строго ограниченное количество времени, которое он может
проводить в моем кабинете в течение месяца. Превысил лимит Ч лишился доступа.
В следующий раз будет планировать, сколько и о чем со мною говорить. Они,
правда, нашли выход: стали карточки друг у друга брать. Но все равно эта
система сделала переговоры с сотрудниками весьма конструктивными.
     Распорядок дня 
Управление временем обычно начинается с аудита времени. Это самая тяжелая
процедура, подразумевающая постоянный учет потраченного времени на бумаге или
с помощью специальной компьютерной программы.
лОднажды ко мне обратился за консультацией по вопросам тайм-менеджмента
генеральный директор и совладелец компанииMC-Bauchemie-RussiaЧ одного из
лидеров на своем рынке, производителя сухих строительных смесей лПлитонит,Ч
рассказывает Глеб Архангельский, руководитель направления тайм-менеджмента
консалтинговой компании лВключенное консультирование. Ч Были поставлены
типичные задачи: хочется больше успевать самому, уменьшить количество жалоб
топ-менеджеров на нехватку времени, обучить персонал технологиям эффективной
работы. Первым этапом проекта стала индивидуальная работа с генеральным
директором в течение нескольких недель. Сначала нужно было научиться
хронометрировать себя Ч выработать лчувство времени, а затем и лчувство
эффективности. По оценке клиента, за счет выработки лэффективного
мышления,а также оптимизации и упрощения личной системы планирования и
контроля удалось изыскать до 30% дополнительного времени.
Тем не менее большинство менеджеров не готовы к таким серьезным процедурам.
лЛично я не занимаюсь контролем временных затрат, Ч говорит Станислав Цырлин,
заместитель главы московского представительства Boston Consulting Group. Ч Я
считаю, эта методика хороша для тех, кто от природы рассеян и хочет
тренировать память, или для тех, кто ничего не успевает. Система учета
времени требует физических временных затрат на непосредственный учет, свод
данных и анализ результатов, затрат сил на постоянное ведение записей. Кроме
того, эта система не позволяет сконцентрироваться на выполняемой задаче.
Специальные исследования рабочего дня российского топ-менеджера проводились,
наверное, лишь в рамках отдельных компаний. лКогда я работала в фирмеMars, мы
анализировали, как распределяется время сотрудников между основными бизнес-
процессами, Ч вспоминает Татьяна Кожевникова, ныне директор отдела персонала
российского офисаMetro. Ч В ходе этого проекта мы выяснили, что более
половины времени топ-менеджмента уходит на управление людьми (общение с
подчиненными, постановка задач, контроль, разрешение конфликтов между
сотрудниками) и на лнеформальную коммуникацию (общение с коллегами по
компании, с представителями других компаний, участие в конференциях).
До сих пор топ-менеджеры обходились без жесткой фиксации потраченного
времени, оценивая все лна глазок. Микроисследование, проведенное
лКо,показывает, что в среднем продолжительность рабочего дня составляет 10 Ч
12 часов, за которые руководители успевают сделать 15 Ч 20 звонков и провести
переговоры с четырьмя партнерами.
Цифра л4 не случайна. лМое негласное правило лзолотой середины:
спланировать день так, чтобы позволить себе в среднем четыре встречи, Ч
рассказываетМарина Ганджунцева, заместитель гендиректора гостиницы
лНациональ. Ч Опыт показывает, что, будь их больше, я не смогла бы уделить
должного внимания собеседнику. Кроме того, придется отодвинуть часть текущих
дел лна потом,а отложенные проблемы весьма некстати могут всплыть потом в
гостиничном цейтноте.
Ольга Курбатова из лХэппилэнда также установила себе лимит в четыре встречи:
лЗлоупотреблять количественными показателями в данной ситуации неэффективно,
потому что все мои переговоры серьезны, на них обсуждаются годовые контракты,
ценовая политика, стратегические вопросы.
Константин Попов из лРусской винно-водочной компании взял за правило
работать не более восьми часов в день и следит, чтобы в офисе после 18.00
никого не было. лПомимо работы у меня и у других сотрудников есть личные
дела: вечернее образование (курсы МВА), английский язык, фитнес, Ч говорит
Попов. Ч Я стараюсь составлять план рабочего дня накануне вечером. На
планирование уходит до 30 минут. Один час обычно занимают переговоры, полтора
часа уходит на совещания. Прочие дела (звонки, контакты) занимают около 10
минут каждое.
     Поиск паразитов 
Даже учет времени лна глазок позволяет директорам выявлять в своем
расписании дела-паразиты, на которые тратится много времени без очевидной
отдачи.
лГлавным поглотителем времени в моей работе было чтение газет, Ч говорит
Недорослев из лКаскола. Ч Можно прочитать толковую заметку, но ты никогда не
заставишь себя не остановиться на какой-нибудь напечатанной рядом глупости
про то, как лвнук отрезал уши собственной бабушке. Поэтому вот уже 640 дней,
как я избавился от вредной привычки читать газеты: мне приносят дайджесты.
Марина Голованова из лРусагро от прессы и электронной почты избавиться не
смогла и тратит на ее изучение до полутора часов в день. лДела-паразиты
отнимают много времени, но даже к таким делам нужно относиться с любовью,
потому что они неизбежны, Ч считает Голованова. Ч Моя рутина заключается в
подписании огромного количества бумаг, тщательной вычитке документов, их
согласовании. Работу нужно любить даже со всеми скучными мелочами.
Еще одним поглотителем времени для Марины Головановой оказалась дорога: лНаш
офис далеко от центра, поэтому для экономии времени стараюсь встречаться с
контрагентами у нас или же приглашаю их на нейтральную территорию.
Константин Попов из РВВК считает главным лубийцей времени курение. лЯ как-то
раз подсчитал, что оно забирало 10 минут в час, Ч рассказывает Попов. Ч Надо
ведь дойти до курилки, пообщаться с коллегами, вернуться. Бросил курить Ч
времени прибавилось.
Многие директора изыскивают скрытые резервы в переговорах. лВ нашей компании
есть категория сотрудников, которыми я дорожу, потому что они приносят нам
пользу, но вести переговоры с ними зачастую крайне неэффективно в силу их
лтягучего дотошного характера, Ч говорит Курбатова из лХэппилэнда. Ч Если
общаться с ними в принятом в нашей компании четком стиле, они обижаются и
начинают думать, что их не ценят. Приходится повторяться, лразжевывать
мысль. На такие разговоры уходит иногда в два раза больше времени, чем
обычно.
Как признали все опрошенные лКо топ-менеджеры, искусство управлять временем
заключается скорее не в аудите времени или планировании, а в делегировании
полномочий. лСильным отвлекающим фактором являются незапланированные дела, Ч
говорит Андрей Хомутянский, замгендиректора компании лРСК Центр. Ч Тебя
втягивают в решение какого-то вопроса, ты идешь на поводу и лишь на полпути
понимаешь, что эту задачу можно было поручить заму. Поэтому надо тщательно
отладить работу секретаря-референта, который бы отсеивал второстепенные дела.
Также важно сразу правильно поставить задачу. Я заметил, что, если
контролирую процесс слишком часто, значит, задача была поставлена нечетко и
подчиненный толком не понимает, что и как он должен сделать.
Похоже, что луправление временем для российских управленцев Ч это не новая
философия, а чуть иной взгляд на привычную задачу планирования. Если он и
прижился в управленческой среде, то лишь частично. Время Ч капитал, но не
совсем деньги. Его надо учитывать, но лучше на глазок. Это не мешает директорам
изобретать эффективные приемы экономии времени. Но на какие бы ухищрения мы ни
пускались, стрелки на часах не будут двигаться медленнее. Так что, хотя мы и
пытаемся луправлять временем,на самом деле это время, увы, управляет нами.
[6]
     
      4. Аналитическая часть
 
4.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
В данной главе мной будет представлен анализ структуры затрат рабочего
времени руководителя (заведующей) Аптеки №1 ГУВД  г. Москвы. Такой анализ
будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени
руководителя, который был использован для накопления первичных статистических
данных по элементам и видам деятельности руководителя с учетом
продолжительности работ согласно классификатору, приведенному в Приложении 1.
Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель (десяти
рабочих дней).
Рассматривается деятельность руководителя (заведующей) Аптеки №1 ГУВД  г.
Москвы, который находится в промежуточной области иерархии кампании, то есть
имеет, как непосредственных начальников, так и подчиненных.  Иерархическая
структура данной организации (Аптеки №1 ГУВД) представлена в схеме 1.
Схема 1 Иерархическая структура Аптеки №1 ГУВД
     
     
Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую неделю наблюдений
для 9-ти часового рабочего дня руководителя, представлены в таблицах 1 и 2
лКарта самофотографии рабочего времени руководителя соответственно. Для
заполнения данных карт самофотографии рабочего времени использовались шифры
элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени,
представленного в таблице 3 лКлассификатор рабочего времени руководителя.
Таблица 1 Карта самофотографии рабочего дня руководителя
     Часы наблюдений (в мин) День недели
понедельник вторник среда четверг пятница
Дата
29.03.04 30.03.04 31.03.04 01.04.03 02.04.03
1 (9-10) 0-15 1А 1А 19А 2А 1А
16-30 1А 1А, 2А 2А, 3А 2А 1А
31-45 2А 2А, 14А 13А 4А 4А
46-60 2А 14А 13А 14А 6А
2 (10-11) 0-15 3А, 8А 14А 13А 14А 13А
16-30 5А 14А, 15А 13А 14А 13А
31-45 6А, 7А 15А 4А 14А 13А
46-60 7А 15А 8А, 9А 15А 13А
3 (11-12) 0-15 4А 15А 9А, 14А 15А 4А
16-30 4А, 8А 15А, 14А 14А 15А 18А
31-45 10А 14А 14А, 20А 15А 18А
46-60 10А 14А, 4А 20А 15А 4А, 8А
4 (12-13) 0-15 9А 9А 20А 15А 18А
16-30 9А 9А 20А 15А 18А
31-45 9А 9А 20А 14А 18А
46-60 9А 9А 20А 14А 18А
5 (13-14) 0-15 4А, 11А 16А 14А 14А 9А
16-30 11А 16А 14А 14А 9А
31-45 11А 3А 9А 9А 9А
46-60 11А 17А 9А 9А 9А
6 (14-15) 0-15 11А 17А 9А 9А 10А
16-30 11А 5А 9А 9А 10А,4А
31-45 11А 9А, 4А 5А 4А 10А
46-60 11А 8А, 10А 5А 10А 10А
7 (15-16) 0-15 4А 10А 12А 10А 5А
16-30 3А 10А 12А 10А 5А
31-45 12А 10А 12А 10А 5А
46-60 12А 10А 2А 10А, 4А 5А
8 (16-17) 0-15 4А 10А 4А 10А 3А
16-30 12А 4А,13А 7А, 8А 10А 4А
31-45 4А, 9А 13А, 2А 8А, 7А 10А 13А
46-60 13А 2А 7А 10А 13А
9 (17-18) 0-15 13А 2А 3А 10А, 4А 4А
16-30 13А 18А 7А, 5А 10А 11А
31-45 13А,  8А 18А 7А 10А, 8А 11А
46-60 8А, 3А, 9А 18А, 9А 4А, 9А 8А, 9А 9А, 8А
Таблица 2 Карта самофотографии рабочего дня руководителя
     Часы наблюдений (в мин) День недели
понедельник вторник среда четверг пятница
Дата
05.04.04 06.04.04 07.04.04 08.04.04 09.04.04
1 (9-10) 0-15 14А 1А 2А 1А 2А
16-30 14А 11А 2А 1А 2А
31-45 14А 11А 21А 2А 14А
46-60 14А 11А 21А 2А 14А
2 (10-11) 0-15 20А 11А 18А 11А 20А
16-30 20А 11А 18А 11А, 4А 20А
31-45 20А 11А 18А 11А 20А
46-60 20А 11А 18А 11А 20А
3 (11-12) 0-15 20А 4А 8А 11А 14А
16-30 20А 13А 13А 11А 14А
31-45 20А 13А 13А 11А 14А, 4А
46-60 20А 13А, 4А 13А 11А, 4А 5А
4 (12-13) 0-15 14А 13А 4А 4А 5А
16-30 14А 4А, 13А 4А, 3А 4А 5А
31-45 14А 3А 11А 6А, 9А 18А
46-60 14А 3А 11А, 4А 9А 18А
5 (13-14) 0-15 9А 9А 11А 9А 9А
16-30 9А 9А 9А 9А 9А
31-45 9А 9А 9А 4А 9А
46-60 9А 9А 9А 4А 9А
6 (14-15) 0-15 3А 2А 14А 8А, 9А 20А
16-30 3А 2А, 4А 14А 10А 20А
31-45 6А 2А, 4А 14А 10А 20А
46-60 6А 2А 14А 10А 20А, 3А
7 (15-16) 0-15 6А 11А 15А 10А 23А
16-30 6А 11А 15А 10А 23А
31-45 11А 11А 15А 10А 23А
46-60 11А 11А 15А 10А 23А
8 (16-17) 0-15 11А 4А 15А 21А 8А
16-30 4А 3А 15А 21А 8А
31-45 4А, 11А 3А 14А 4А, 22А 13А
46-60 11А 8А 14А 22А 4А, 13А
9 (17-18) 0-15 8А, 11А 18А 14А 4А, 22А 13А
16-30 11А 18А 14А 22А 13А, 3А
31-45 11А 18А 4А 22А, 8А 8А, 9А
46-60 11А, 9А 18А, 9А 4А, 9А 22А, 9А 8А
Таблица 3 Классификатор затрат рабочего времени руководителя
      п\п Перечень элементов   затрат Шифр затрат
1.           Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам 1А
2.           Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения   в банк, счета на медикаменты и т.п.) 2А
3.           Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г.   Москвы 3А
4.           Другие деловые телефонные разговоры 4А
5.           Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов   (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 5А
6.           Разбор конфликтов с клиентами аптеки 6А
7.           Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений   (ЛПУ) 7А
8.           Нерегламентированные перерывы 8А
9.           Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные   надобности и т.п.) 9А
10.     Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 10А
11.     Подготовка отчетов, различных планов,  учредительных,   организационно-распорядительных и др.  документов 11А
12.     Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами   фирм-поставщиков) 12А
13.     Прием посетителей по деловым вопросам 13А
14.     Служебные разъезды (дорога) 14А
15.     Участие в совещаниях Медицинского Управления 15А
16.     Проведение фармацевтических кружков 16А
17.     Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых   сотрудников 17А
18.     Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками   отделов) деловых вопросов 18А
19.     Обход помещений аптеки (рабочих мест) 19А
20.     Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор,   Департамент здравоохранения и др.) 20А
21.     Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов,   проведение субботников и т.п.) 21А
22.     Изучение специализированной периодической литературы и СМИ 22А
23.     Наведение порядка на рабочем месте 23А
Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период
наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме:
     Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам Ч 140 мин.
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения   в банк, счета на медикаменты и т.п.) Ч 255 мин.
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г.   Москвы Ч 205 мин.
Другие деловые телефонные разговоры Ч 510 мин.
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов   (заключение договоров, обсуждение условий договоров) Ч 160 мин.
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) Ч 90 мин.
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений   (ЛПУ) Ч 70 мин.
Нерегламентированные перерывы
В том числе:
Из-за нарушений трудовой дисциплины -личные телефонные разговоры,   прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.);
из-за нарушений нормального хода технологического процесса   Ц ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторна   подготовка решений и т.д.)   Ч 205 мин.
Ч 100 мин.
Ч 105 мин.
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности   и т.п.) Ч 645 мин.
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) Ч 445 мин.
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных   и др.  документов Ч 555 мин.
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами   фирм-поставщиков) Ч 90 мин.
Прием посетителей по деловым вопросам Ч 365 мин.
Служебные разъезды (дорога) Ч 565 мин.
Участие в совещаниях Медицинского Управления Ч 250 мин.
Проведение фармацевтических кружков Ч 80 мин.
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых   сотрудников Ч 30 мин.
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками   отделов) деловых вопросов Ч 280 мин.
Обход помещений аптеки (рабочих мест) в целях ьобеспечения   контроля за хранением медикаментов Ч 15 мин.
Посещение различных учреждений по деловым вопросам   (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) Ч 265 мин.
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных   вопросов, проведение субботников и т.п.) Ч 60 мин.
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ Ч 60 мин.
Наведение порядка на рабочем месте Ч 60 мин.
А структура фактических затрат времени руководителя выглядит следующим образом:
Таблица 4 Структура фактических суммарных затрат рабочего времени руководителя
     Наименование работ   (перечень элементов затрат) Шифр   затрат Всего за период наблюдения,   мин Удельный   вес, % 
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам 1А 140 2,6% 
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения   в банк, счета на медикаменты и т.п.) 2А 255 4,7% 
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г.   Москвы 3А 205 3,8% 
Другие деловые телефонные разговоры 4А 510 9,4% 
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов   (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 5А 160 3,0% 
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) 6А 90 1,7% 
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических   учреждений (ЛПУ) 7А 70 1,3% 
Нерегламентированные перерывы 8А 205 3,8% 
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные   надобности и т.п.) 9А 645 11,9% 
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 10А 445 8,2% 
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных,   организационно-распорядительных и др.  документов 11А 555 10,3% 
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами   фирм-поставщиков) 12А 90 1,7% 
Прием посетителей по деловым вопросам 13А 365 6,8% 
Служебные разъезды (дорога) 14А 565 10,5% 
Участие в совещаниях Медицинского Управления 15А 250 4,6% 
Проведение фармацевтических кружков 16А 80 1,5% 
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых   сотрудников 17А 30 0,6% 
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером,   начальниками отделов) деловых вопросов 18А 280 5,2% 
Обход помещений аптеки (рабочих мест) 19А 15 0,3% 
Посещение различных учреждений по деловым вопросам   (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 20А 265 4,9% 
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов,   проведение субботников и т.п.) 21А 60 1,1% 
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ 22А 60 1,1% 
Наведение порядка на рабочем месте 23А 60 1,1% 
Итого: 5400 100,0% 
Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных
затратах рабочего времени каждого дня руководителя равен:
Таблица 5. Удельный вес каждого вида затрат времени в день за первую неделю
наблюдений
     Наименование работ   (перечень элементов затрат) День   недели
понедельник вторник среда четверг пятница
Удельный   вес, %
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим   вопросам 5,56 3,70 0,00 0,00 5,56
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения   в банк, счета на медикаменты и т.п.) 5,56 7,41 3,70 5,56 0,00
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г.   Москвы 5,56 2,78 4,63 0,00 2,78
Другие деловые телефонные разговоры 12,96 1,85 12,96 8,33 13,89
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов   (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 2,78 2,78 5,56 0,00 11,11
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) 0,93 0,00 0,00 0,00 2,78
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений   (ЛПУ) 4,63 0,00 8,33 0,00 0,00
Нерегламентированные перерывы 4,63 4,63 2,78 3,70 2,78
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности   и т.п.) 12,96 12,96 12,96 12,04 12,04
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 5,56 18,52 0,00 28,70 10,19
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных   и др.  документов 20,37 0,00 0,00 0,00 5,56
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами   фирм-поставщиков) 8,33 0,00 8,33 0,00 0,00
Прием посетителей по деловым вопросам 10,19 1,85 11,11 0,00 16,67
Служебные разъезды (дорога) 0,00 13,89 11,11 22,22 0,00
Участие в совещаниях Медицинского Управления 0,00 10,19 0,00 19,44 0,00
Проведение фармацевтических кружков 0,00 5,56 0,00 0,00 0,00
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых   сотрудников 0,00 5,56 0,00 0,00 0,00
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками   отделов) деловых вопросов 0,00 8,33 0,00 0,00 16,67
Обход помещений аптеки (рабочих мест) 0,00 0,00 2,78 0,00 0,00
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор,   Департамент здравоохранения и др.) 0,00 0,00 15,74 0,00 0,00
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных   вопросов, проведение субботников и т.п.) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Наведение порядка на рабочем месте 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Таблица 6. Удельный вес каждого вида затрат времени в день во вторую неделю
наблюдений
     Наименование работ   (перечень элементов затрат) День   недели
понедельник вторник среда четверг пятница
Удельный   вес, %
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим   вопросам 0,00 5,56 0,00 5,56 0,00
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения   в банк, счета на медикаменты и т.п.) 0,00 8,33 5,56 5,56 5,56
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г.   Москвы 5,56 11,11 1,85 0,00 3,70
Другие деловые телефонные разговоры 3,70 11,11 10,19 16,67 2,78
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов   (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 0,00 0,00 0,00 0,00 7,41
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) 11,11 0,00 0,00 1,85 0,00
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений   (ЛПУ) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Нерегламентированные перерывы 0,93 2,78 2,78 2,78 10,19
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности   и т.п.) 12,04 12,04 9,26 11,11 12,04
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 0,00 0,00 0,00 19,44 0,00
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных   и др.  документов 22,22 27,78 6,48 20,37 0,00
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами   фирм-поставщиков) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Прием посетителей по деловым вопросам 0,00 11,11 8,33 0,00 8,33
Служебные разъезды (дорога) 22,22 0,00 22,22 0,00 12,96
Участие в совещаниях Медицинского Управления 0,00 0,00 16,67 0,00 0,00
Проведение фармацевтических кружков 0,00 0,00 0,00 0,00 9,26
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых   сотрудников 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками   отделов) деловых вопросов 0,00 10,19 11,11 0,00 5,56
Обход помещений аптеки (рабочих мест) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор,   Департамент здравоохранения и др.) 22,22 0,00 0,00 0,00 11,11
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных   вопросов, проведение субботников и т.п.) 0,00 0,00 5,56 5,56 0,00
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ 0,00 0,00 0,00 11,11 0,00
Наведение порядка на рабочем месте 0,00 0,00 0,00 0,00 11,11
     4.2. Анализ затрат рабочего времени (обработка собранных данных)
Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо
сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого
необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры
классификатора, приведенного в таблице 2:
                      
     где n_ij Ц затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му
виду работ, мин.
     Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных
затратах:
                      
где N Ц общее время наблюдений, мин.
Для нахождения величины N используем формулу:
                    
где S_j Ц количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не
проводились, час.
В данном случае значение для всех . Тогда:
     
Т.к. наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный
фонд времени составит 5400 минут (
).
Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 6 лАнализ соответствия
фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя. При
этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным,
если фактические затраты времени больше плановых, и отрицательным, если
фактические затраты меньше плановых.
Графа 2 таблицы  7 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной
структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения для
данного специалиста с точки зрения задач и целей организации (Аптека №1 ГУВД),
стоящих перед руководителем данного учреждения. К сожалению, в данном
конкретном случае, руководитель не имеет реальной возможности при составлении
плана своего рабочего дня использовать лЗолотого правила (60^х40)
планирования. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть
фонда времени Ц период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего
времени условно поделим на две части по 17,5%. Первая часть Ц период
непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической
продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть Ц период
спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были
включены в план.
Таблица 7. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени
выполняемым функциям руководителя
      Наименование работ   (перечень элементов затрат) Шифр   затрат Плановые   затраты времени (эксперт.), % Фактические   затраты времени, % Δ()
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим   вопросам 1А 3% 2,6% 0,4%
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения   в банк, счета на медикаменты и т.п.) 2А 5% 4,7% 0,3%
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г.   Москвы 3А 4% 3,8% 0,2%
Другие деловые телефонные разговоры 4А 8% 9,4% -1,4%
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов   (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 5А 3% 3,0% 0,0%
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) 6А 0% 1,7% -1,7%
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических   учреждений (ЛПУ) 7А 1% 1,3% -0,3%
Нерегламентированные перерывы 8А 0% 3,8% -3,8%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные   надобности и т.п.) 9А 13% 11,9% 1,1%
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 10А 7% 8,2% -1,2%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных,   организационно-распорядительных и др.  документов 11А 3% 10,3% -7,3%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами   фирм-поставщиков) 12А 1% 1,7% -0,7%
Прием посетителей по деловым вопросам 13А 5% 6,8% -1,8%
Служебные разъезды (дорога) 14А 2% 10,5% -8,5%
Участие в совещаниях Медицинского Управления 15А 2% 4,6% -2,6%
Проведение фармацевтических кружков 16А 1% 1,5% -0,5%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых   сотрудников 17А 1% 1% 0%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером,   начальниками отделов) деловых вопросов 18А 4% 5,2% -1,2%
Обход помещений аптеки (рабочих мест) 19А 1% 0,3% 0,7%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам   (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 20А 0% 4,9% -4,9%
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных   вопросов, проведение субботников и т.п.) 21А 1% 1,1% -0,1%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ 22А 0% 1,1% -1,1%
Наведение порядка на рабочем месте 23А 1% 1,1% -0,1%
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат: 17,5% 0% 17,5%
Резерв на управленческую деятельность: 17,5% 0% 17,5%
Итого: 100% 100% 0%
Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели,
как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и
непроизводительных затрат и др. Ц отражающие как положительные стороны, так и
существенные недостатки.
Для оценки результативности использования рабочего времени воспользуемся
коэффициентом экстенсивности, рассчитываемым по формуле:
     
где П Ц регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Ф Ц фактический фонд рабочего времени, мин.
Таким образом, в данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные
перерывы за весь период наблюдений составляют 645 мин., нерегламентированные
перерывы составляют 205 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400
мин. Тогда:
     
Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу
составляют 70 мин. в день (50 мин. Ц на обед и 20 мин. Ц на отдых и личные
надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом,
максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87.
Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых)
затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что
говорит о нарушении режима труда и отдыха.
Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени
по различным причинам.
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя,
рассчитывается по формуле:
     
     где ПР Ц потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.
В данном случае, потери рабочего времени 100 минут. Тогда:
     
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени
зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен
и не влияет на исследуемую проблему.
Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от
исследователя, рассчитывается по формуле:
     
где ПО Ц потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.
К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести
служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или
их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места
необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за
этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 120 минут (это
относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)).
По данным таблицы 3 потери рабочего времени по причинам, независящим от
исследователя, составляют 105 минут + 120 минут = 225 минут. Тогда
коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от
исследователя равен:
     
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за
нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся
недостатки в организации рабочего времени руководителя.
Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается
по формуле:
     
где ОТ Ц время на отдых и личные надобности, мин.
В данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь
период наблюдений составили 645 мин., следовательно коэффициент потерь
составляет:
     
В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы
должно отводиться 13 % рабочего времени. Полученное значение коэффициента
потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже
нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.
Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том,
что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а
также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут
рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.
Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости
руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения
фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент
рациональности использования рабочего времени К_р по формуле:
     
где   У_i_ф  Ц фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;
У_i_пл Ц плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени
Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени
основываясь на данных приведенных в таблице 8:
Таблица 8
      Наименование работ (перечень элементов затрат) Шифр затрат Плановые затраты времени (эксперт.), % Фактические затраты времени, % 
в долях 
Оперативное совещание с   начальниками отделов по текущим вопросам 1А 3% 2,6% -0,004 0,004
Визирование бухгалтерских   документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 2А 5% 4,7% -0,003 0,003
Телефонные разговоры с   Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы 3А 4% 3,8% -0,002 0,002
Другие деловые   телефонные разговоры 4А 8% 9,4% 0,014 0,014
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий   договоров) 5А 3% 3,0% 0,000 0,000
Просмотр заявок-требований   от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 7А 1% 1,3% 0,003 0,003
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 9А 9% 11,9% 0,029 0,029
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 10А 7% 8,2% 0,012 0,012
Подготовка отчетов, различных   планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 11А 3% 10,3% 0,073 0,073
Анализ кредиторской задолженности   (работа со счетами фирм-поставщиков) 12А 1% 1,7% 0,007 0,007
Прием посетителей по деловым   вопросам 13А 5% 6,8% 0,018 0,018
Служебные   разъезды (дорога) 14А 2% 10,5% 0,085 0,085
Участие в совещаниях Медицинского   Управления 15А 2% 4,6% 0,026 0,026
Проведение   фармацевтических кружков 16А 1% 1,5% 0,005 0,005
Проведение собеседований по   поводу приемов на работу новых сотрудников 17А 1% 1% 0,000 0,000
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 18А 4% 5,2% 0,012 0,012
Обход помещений аптеки   (рабочих мест) 19А 1% 0,3% -0,007 0,007
Общественная работа (обсуждение   с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 21А 1% 1,1% 0,001 0,001
Наведение порядка на рабочем   месте 23А 1% 1,1% 0,001 0,001
ИТОГО: 0,30
                    
Нельзя сказать, что показатель К_р близок к единице. Можно сделать
вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и
следовать намеченному плану.
Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может
быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента
экстенсивности (К_э) и коэффициента рациональности (К_р). В
данном случае этот показатель
равен:
     
Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима
труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования
плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже
нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее
время, в первую очередь не выполняя намеченный план.
Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем
коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных
в план (К_НП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на
выполнение работ, включенных в план (К_ВП).
К_{НП = НП= НП/Ф Ц П = 620/(5400-850)=0,136}
К_{ВП = 1 -} К_{НП = 1 Ц 0,136 = 0,864}
Как мы видим, коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ,
не включенных в план (К_НП)  не велик, что говорит о том, что
основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в
плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на
подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и
время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное
время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда
времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.
Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение
порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени
составит:
                    
Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда
времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение
данных работ.
Время на выполнение оперативной работы (ВОР) Ц это все затраты времени,
приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией
(3865 минут) и общественной работы (60 минут).
                    
Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.
Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат
рабочего времени специалиста достаточно рациональна.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав
оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время
организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ),
время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической)
работы (КИ).  По оценкам самого руководителя  время его организационно-
административной работы составляет около 53% (КОА = 2070/3925=0,527), время
творческой работы Ц 12% (КТ =470/3925= 0,12), время формально-логической
работы Ц 23% (КФЛ =907/3925= 0,231), а время исполнительской работы
составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =510/3925=
0,13).
Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени
всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К
сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в
оперативном времени, что можно считать лминусом в работе руководителя.
В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат
рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать
оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:
1.    необходимость выполнения работы;
2.    оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
3.    целесообразность выполнения работы;
4.    сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.
По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня
периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная
работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ лда или
лнет.
По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым
получен ответ лнет, и общая продолжительность работ соответствующего дня.
Проводятся расчеты по следующим соотношениям:
     
     
где Ц               суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня
наблюдений, по которым получен ответ лнет при анализе по j-му критерию
(j=1¸4), мин.;
åПД_К Ц суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.
Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность
являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет
больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.
Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых
более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не
оправданными.
Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание
следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы,
самодисциплина и т.п.).
Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то
внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат
времени в течение рабочего дня.
Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно,
то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.
Учтем, что распределение плановых затрат по дням и неделям было рассчитано
пропорционально количеству дней за 2 недели, в которые планировалось делать
ту или иную работу.
Результаты анализа приведены в таблицах 9 Ц 18:
Таблица 9
     1-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Оперативное совещание с начальниками   отделов по текущим вопросам 30 да да да да
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 30 да да да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 30 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 70 да нет да да
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий   договоров) 15 да да да да
Разбор конфликтов (с   клиентами аптеки, между сотрудниками) 5 да да да нет
Просмотр заявок-требований   от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 25 да да да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 25 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 70 да да да да
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 30 да да да да
Подготовка отчетов,   различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 110 да нет да да
Анализ кредиторской задолженности   (работа со счетами фирм-поставщиков) 45 да нет да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 55 да нет да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
А время на разбор конфликтов не присутствую в плане (т.к. их не возможно
запланировать, потому что они являются спонтанными), но они являются
безусловно необходимыми, целесообразными и время на ее выполнение является
оправданным, то по данному виду временных затрат мы имеем отрицательную
оценку по четвертому критерию.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лдругие деловые телефонные
разговоры (фактические затраты превысили плановые на 36%), лподготовка
отчетов и т.п. (на 32%), ланализ кредиторской задолженности (на 34%),
лприем посетителей по деловым вопросам (на 43%).
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 25/540 = 0,046 или 4,6%
     II = (25+70+110+45+55)/540 = 0,56 или 56 %
     III = 25/540 = 0, 046 или 4,6%
     IV = (25+5)/540 = 0, 056 или 5,6%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа
данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным
временным интервалом. Но, т.к. значение II коэффициента превысило 10%, то
можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на
выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.
Таблица 10
     2-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Оперативное совещание с начальниками   отделов по текущим вопросам 20 да да да да
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 40 да нет да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 15 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 10 да да да да
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий   договоров) 15 да да да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 25 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 70 да да да да
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 100 да нет да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 10 да да да да
Служебные   разъезды (дорога) 75 да нет да да
Участие в совещаниях Медицинского   Управления 55 да да да да
Проведение   фармацевтических кружков 30 да да да да
Проведение собеседований по   поводу приемов на работу новых сотрудников 30 да да да да
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 45 да да да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лВизирование бухгалтерских
документов (на 32%), лКонтроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)
(на 28%), лСлужебные разъезды (на 20%):
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 25/540 = 0,046 или 4,6%
     II = (25+75+40+100)/540 = 0,44 или 44 %
     III = 25/540 = 0, 046 или 4,6%
     IV = 25/540 = 0, 046 или 4,6%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа
данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным
временным интервалом. Но, т.к. значение II коэффициента превысило 10%, то
можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на
выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.
Таблица 11
     3-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 20 да да да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 25 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 70 да нет да да
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий   договоров) 30 да да да да
Просмотр заявок-требований   от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 45 да нет да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 15 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 70 да да да да
Анализ кредиторской задолженности   (работа со счетами фирм-поставщиков) 45 да нет да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 60 да нет да да
Служебные   разъезды (дорога) 60 да да да нет
Обход помещений аптеки (рабочих   мест) в целях ьобеспечения контроля за хранением медикаментов 15 да да да да
Посещение различных учреждений   по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 85 да да да нет
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
А время на посещение различных учреждений по деловым вопросам не присутствую
в плане (т.к. их не возможно запланировать, потому что они являются
спонтанными), но они являются безусловно необходимыми, целесообразными и
время на ее выполнение является оправданным, то по данным видам временных
затрат мы имеем отрицательную оценку по четвертому критерию.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лдругие деловые телефонные
разговоры (фактические затраты превысили плановые на 36%), лПросмотр заявок-
требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) (на 33%), ланализ
кредиторской задолженности (на 33%), лприем посетителей по деловым вопросам
(на 48%).
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 15/540 = 0,028 или 2,8%
     II = (15+70+45+45+60)/540 = 0,44 или 44 %
     III = 15/540 = 0, 028 или 2,8%
     IV = (15+60+85)/540 = 0, 296 или 29,6%
Т.к. значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного
дня была обязательной и целесообразной. Но, т.к. значение II коэффициента
превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты
времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было
предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на
то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня
Таблица 12
     4-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 30 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 45 да да да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 20 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 65 да да да да
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 155 да нет да да
Служебные   разъезды (дорога) 120 да нет да да
Участие в совещаниях Медицинского   Управления 105 да нет да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лКонтроль за заказами
медикаментов (просмотр заявок) (фактические затраты превысили плановые на
54%), лСлужебные разъезды) (на 50%), лУчастие в совещаниях Медицинского
Управления (на 48 %).
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 20/540 = 0,037 или 3,7%
     II = (20+155+120+105)/540 = 0,74 или 74 %
     III = 20/540 = 0,037 или 3,7%
     IV = 20/540 = 0,037 или 3,7%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа
данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным
временным интервалом. Но, т.к. значение II коэффициента превысило 10%, то
можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на
выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.
Таблица13
     5-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Оперативное совещание с начальниками   отделов по текущим вопросам 30 да да да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 15 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 75 да нет да да
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий   договоров) 60 да нет да да
Разбор конфликтов (с клиентами   аптеки, между сотрудниками) 15 да да да нет
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 15 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 65 да да да да
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 55 да да да да
Подготовка отчетов,   различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 30 да да да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 90 да нет да да
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 90 да нет да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лДругие деловые телефонные
разговоры (фактические затраты превысили плановые на 40%), лПереговоры с
менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (на 37%), лПрием посетителей по
деловым вопросам (на 65%), лОбсуждение с заместителем (главным бухгалтером,
начальниками отделов) деловых вопросов (на 44%).
А время на разбор конфликтов не присутствую в плане (т.к. их не возможно
запланировать, потому что они являются спонтанными), но они являются
безусловно необходимыми, целесообразными и время на ее выполнение является
оправданным, то по данному виду временных затрат мы имеем отрицательную
оценку по четвертому критерию.
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 15/540 = 0,028 или 2,8%
     II = (15+75+60+90+90)/540 = 0,61 или 61 %
     III = 15/540 = 0,028 или 2,8%
     IV = (15+15)/540 = 0,00,056 или 5,6%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа
данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным
временным интервалом. Но, т.к. значение II коэффициента превысило 10%, то
можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на
выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.
Таблица 14
     6-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 30 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 20 да да да да
Разбор конфликтов (с клиентами   аптеки, между сотрудниками) 60 да да да нет
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 5 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 65 да да да да
Подготовка отчетов,   различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 120 да нет да да
Служебные   разъезды (дорога) 120 да нет да да
Посещение различных учреждений   по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 120 да да да нет
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
А время на посещение различных учреждений по деловым вопросам и на разбор
конфликтов не присутствую в плане (т.к. их не возможно запланировать, потому
что они являются спонтанными), но они являются безусловно необходимыми,
целесообразными и время на их выполнение является оправданным, то по данным
видам временных затрат мы имеем отрицательную оценку по четвертому критерию.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лПодготовка отчетов,
различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.
документов (фактические затраты превысили плановые на 38%), лСлужебные
разъезды (на 50%).
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 5/540 = 0,009 или 0,9%
     II = (5+120+120)/540 = 0,45 или 45 %
     III = 5/540 = 0,009 или 0,9%
     IV = (5+60+120)/540 = 0, 342 или 34,2%
Т.к. значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного
дня была обязательной и целесообразной. Но, т.к. значение II коэффициента
превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты
времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было
предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на
то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.
Таблица 15
     7-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Оперативное совещание с начальниками   отделов по текущим вопросам 30 да да да да
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 45 да да да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 60 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 60 да да да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 15 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 65 да да да да
Подготовка отчетов,   различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 150 да да да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 60 да да да да
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 55 да да да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лВизирование бухгалтерских
документов (на 40%), лТелефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г.
Москвы (на 52%), лДругие деловые телефонные разговоры (фактические затраты
превысили плановые на 25%), лПодготовка отчетов, различных планов,
учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов (на 50%),
лПрием посетителей по деловым вопросам (на 48%).
Таким образом, коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 15/540 = 0,028 или 2,8%
     II = (15+45+60+60+150+60)/540 = 0,72 или 72 %
     III = 15/540 = 0,028 или 2,8%
     IV = 15/540 = 0,028 или 2,8%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа
данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным
временным интервалом. Но, т.к. значение II коэффициента превысило 10%, то
можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на
выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.
Таблица 16
     8-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 30 да да да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 10 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 55 да нет да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 15 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 50 да да да да
Подготовка отчетов,   различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 35 да да да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 45 да нет да да
Служебные   разъезды (дорога) 120 да нет да да
Участие в совещаниях Медицинского   Управления 90 да нет да да
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 60 да нет да да
Общественная работа (обсуждение   с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 30 да да да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лДругие деловые телефонные
разговоры (фактические затраты превысили плановые на 18%), лПрием
посетителей по деловым вопросам (на 31%), лСлужебные разъезды) (на 50%),
лУчастие в совещаниях Медицинского Управления (на 39 %), лОбсуждение с
заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов
(на 17%).
.Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 15/540 = 0,028 или 2,8%
     II = (55+15+45+120+90+60)/540 = 0,71 или 71 %
     III = 15/540 = 0,028 или 2,8%
     IV = 15/540 = 0,028 или 2,8%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа
данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным
временным интервалом. Но, т.к. значение II коэффициента превысило 10%, то
можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на
выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.
Таблица 17
     9-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Оперативное совещание с начальниками   отделов по текущим вопросам 30 да да да да
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 30 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 90 да нет да да
Разбор конфликтов (с клиентами   аптеки, между сотрудниками) 10  да да  да  нет
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 15 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 60 да да да да
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 105 да нет да да
Подготовка отчетов,   различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 110 да нет да да
Общественная работа (обсуждение   с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 30 да да да да
Изучение специализированной   периодической литературы и СМИ 60 да да да нет
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
А время на разбор конфликтов и на изучение специализированной литературы не
присутствую в плане (т.к. их не возможно запланировать, потому что они
являются спонтанными), но они являются безусловно необходимыми,
целесообразными и время на ее выполнение является оправданным, то по данным
видам временных затрат мы имеем отрицательную оценку по четвертому критерию.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лдругие деловые телефонные
разговоры (фактические затраты превысили плановые на 50%), лподготовка
отчетов и т.п. (на 31%), лКонтроль за заказами медикаментов (просмотр
заявок) (фактические затраты превысили плановые на 32%).
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 15/540 = 0,028или 2,8%
     II = (90+15+105+110)/540 = 0,0,59 или 59 %
     III = 15/540 = 0,028или 2,8%
     IV = (15+10+60)/540 = 0, 16 или 16%
Т.к. значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного
дня была обязательной и целесообразной. Но, т.к. значение II коэффициента
превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты
времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было
предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на
то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.
Таблица 18
     10-й день наблюдений
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 30 да да да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 20 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 15 да да да да
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий   договоров) 40 да да да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 55 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 65 да да да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 45 да нет да да
Служебные   разъезды (дорога) 70 да нет да да
Проведение   фармацевтических кружков 50 да нет да да
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 30 да да да да
Посещение различных учреждений   по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 60 да да да нет
Наведение порядка на   рабочем месте 60 да да да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
А время на посещение различных учреждений по деловым вопросам не присутствую
в плане (т.к. их не возможно запланировать, потому что они являются
спонтанными), но они являются безусловно необходимыми, целесообразными и
время на их выполнение является оправданным, то по данному виду временных
затрат мы имеем отрицательную оценку по четвертому критерию.
Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам
работ по II критерию имеем отрицательную оценку: лПрием посетителей по
деловым вопросам (на 31%), лСлужебные разъезды) (на 14%), лПроведение
фармацевтических кружков (на 40 %).
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 55/540 = 0,009 или 10%
     II = (5+120+120)/540 = 0,41 или 41 %
     III = 55/540 = 0,009 или 10%
     IV = (60+55)/540 = 0, 212 или 21,2%
Т.к. значения коэффициентов I и III равна 10%, следовательно, то это является
знаком для руководителя, свидетельствующем о том, что ему стоит обратить
внимание на расстановку приоритетов в работе и на проблему планирования
затрат времени в течение рабочего дня.
А так же значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что
руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ
или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV
критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает
трудности с составлением планов дня.
А теперь дадим аналогичную оценку на таким же критериям по итогам
деятельности руководителя за каждую неделю и за весь период наблюдения (см.
таблицы19-21) .
Таблица 19
     1-я неделя
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Оперативное совещание с начальниками   отделов по текущим вопросам 80 да да да да
Визирование бухгалтерских документов   (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 120 да да да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 85 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 270 да нет да да
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий   договоров) 120 да нет да да
Разбор конфликтов (с клиентами   аптеки, между сотрудниками) 20 да да да нет
Просмотр заявок-требований   от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 70 да нет да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей,   преждевременных уход с работы и др.) 100 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 340 да нет да да
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 340 да нет да да
Подготовка отчетов,   различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 140 да нет да да
Анализ кредиторской задолженности   (работа со счетами фирм-поставщиков) 90 да нет да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 215 да нет да да
Служебные   разъезды (дорога) 255 да нет да да
Участие в совещаниях Медицинского   Управления 160 да нет да да
Проведение   фармацевтических кружков 30 да нет да да
Проведение собеседований по   поводу приемов на работу новых сотрудников 30 да да да да
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 135 да нет да да
Обход помещений аптеки (рабочих   мест) в целях ьобеспечения контроля за хранением медикаментов 15 да да да да
Посещение различных учреждений   по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 85 да да да нет
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
В план не вошли затраты времени руководителя на:
        Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)
        Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор,
Департамент здравоохранения и др.)
Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV
критерию.
А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое,
и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:
     Другие деловые телефонные разговоры -фактическое время выполнения превысило плановое на 17%
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов   (заключение договоров, обсуждение условий договоров) -фактическое время выполнения превысило плановое на 38%
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических   учреждений (ЛПУ) -фактическое время выполнения   превысило плановое на 14%
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) -фактическое время выполнения   превысило плановое на 47%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных,   организационно-распорядительных и др.  документов -фактическое время выполнения   превысило плановое на 46%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами   фирм-поставщиков) -фактическое время выполнения   превысило плановое на 67%
Прием посетителей по деловым вопросам -фактическое время выполнения   превысило плановое на 42%
Служебные разъезды (дорога) -фактическое время выполнения   превысило плановое на 76%
Участие в совещаниях Медицинского Управления -фактическое время выполнения   превысило плановое на 66%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером,   начальниками отделов) деловых вопросов -фактическое время выполнения   превысило плановое на 26%
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 100/2700 = 0,037 или 3,7%
     II = (270+120+70+340+140+90+215+255+160+135+100)/2700 = 0,66 или 66 %
     III = 100/2700 = 0,037 или 3,7%
     IV = (85+20)/2700 = 0,039 или 3,9%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа
данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным
временным интервалом. Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно
говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение
некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же
нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда
(техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той
или иной работы).
Таблица 20
     2-я неделя
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Оперативное совещание с начальниками   отделов по текущим вопросам 60 да да да да
Визирование бухгалтерских   документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 135 да да да да
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 120 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 240 да нет да да
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 40 да да да да
Разбор конфликтов (с клиентами   аптеки, между сотрудниками) 70 да да да нет
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных   уход с работы и др.) 105 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 305 да нет да да
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 105 да нет да да
Подготовка отчетов, различных   планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 415 да нет да да
Прием посетителей по деловым   вопросам 150 да нет да да
Служебные   разъезды (дорога) 310 да нет да да
Участие в совещаниях Медицинского   Управления 90 да нет да да
Проведение   фармацевтических кружков 50 да нет да да
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 145 да нет да да
Посещение различных учреждений   по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 180 да да да нет
Общественная работа (обсуждение   с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 60 да да да да
Изучение специализированной   периодической литературы и СМИ 60 да да да нет
Наведение порядка на   рабочем месте 60 да да да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
В план не вошли затраты времени руководителя на:
        Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)
        Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор,
Департамент здравоохранения и др.)
        Изучение специализированной периодической литературы и СМИ
Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV
критерию.
А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое,
и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:
     Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы -фактическое время выполнения превысило плановое на 17%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных   и др.  документов -фактическое время выполнения   превысило плановое на 82%
Прием посетителей по деловым вопросам -фактическое время выполнения   превысило плановое на 17%
Служебные разъезды (дорога) -фактическое время выполнения превысило   плановое на 81%
Участие в совещаниях Медицинского Управления -фактическое время выполнения   превысило плановое на 39%
Проведение фармацевтических кружков -фактическое время выполнения   превысило плановое на 40%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером,   начальниками отделов) деловых вопросов -фактическое время выполнения   превысило плановое на 31%
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I =105/2700 = 0,039 или 3,9%
     II = (120+415+150+310+90+50+145+105)/2700 = 0,51 или 51 %
     III = 105/2700 = 0,039 или 3,9%
     IV = (70+105+180+60)/2700 = 0, 15 или 15%
По 2й неделе наблюдаемого периода мы можем сказать, мы можем сказать, что
поскольку значения I и III критериев меньше 10%, то деятельность в целом была
обязательной и целесообразной. Но значение II коэффициента превысило 10%, то
можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на
выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть,
или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации
труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности
той или иной работы). А также значение IV критерия превысило 10%, что
указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов
дня.
Таблица 21
     За весь период наблюдения
Наименование   выполненной работы Продолжительность   данной работы Критериальная   оценка
1 2 3 4
1 2 3 4 5 6
Оперативное совещание с   начальниками отделов по текущим вопросам 140 да да да да
Визирование бухгалтерских   документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 255 да да да да
Телефонные разговоры с   Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы 205 да да да да
Другие деловые   телефонные разговоры 510 да нет да да
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий   договоров) 160 да да да да
Разбор конфликтов (с   клиентами аптеки, между сотрудниками) 90 да да да нет
Просмотр заявок-требований   от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 70 да нет да да
Нерегламентированные перерывы   (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы   на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных   уход с работы и др.) 205 нет нет нет нет
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 645 да нет да да
Контроль за заказами   медикаментов (просмотр заявок) 445 да нет да да
Подготовка отчетов,   различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 555 да нет да да
Анализ кредиторской   задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) 90 да нет да да
Прием посетителей по   деловым вопросам 365 да нет да да
Служебные   разъезды (дорога) 565 да нет да да
Участие в совещаниях Медицинского   Управления 250 да нет да да
Проведение фармацевтических   кружков 80 да нет да да
Проведение собеседований по   поводу приемов на работу новых сотрудников 30 да да да да
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 280 да нет да да
Обход помещений аптеки (рабочих   мест) в целях ьобеспечения контроля за хранением медикаментов 15 да да да да
Посещение различных учреждений   по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 265 да да да нет
Общественная работа (обсуждение   с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 60 да да да да
Изучение специализированной   периодической литературы и СМИ 60 да да да нет
Наведение порядка на   рабочем месте 60 да да да да
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются
необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем
отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
В план не вошли затраты времени руководителя на:
        Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)
        Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор,
Департамент здравоохранения и др.)
        Изучение специализированной периодической литературы и СМИ
Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV
критерию.
А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое,
и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:
     Другие деловые телефонные разговоры -фактическое время выполнения превысило плановое на 12%
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических   учреждений (ЛПУ) -фактическое время выполнения   превысило плановое на 14%
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) -фактическое время выполнения   превысило плановое на 19%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных,   организационно-распорядительных и др.  документов -фактическое время выполнения   превысило плановое на 73%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами   фирм-поставщиков) -фактическое время выполнения   превысило плановое на 33%
Прием посетителей по деловым вопросам -фактическое время выполнения   превысило плановое на 32%
Служебные разъезды (дорога) -фактическое время выполнения   превысило плановое на 79%
Участие в совещаниях Медицинского Управления -фактическое время выполнения   превысило плановое на 56%
Проведение фармацевтических кружков -фактическое время выполнения   превысило плановое на 25%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером,   начальниками отделов) деловых вопросов -фактическое время выполнения   превысило плановое на 29%
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
     I = 205/5400 = 0,038 или 3,8%
     II = (510+70+205+445+555+90+365+565+250+80+280)/5400 = 0,63 или 63 %
     III = 205/5400 = 0,038 или 3,8%
     IV = (90+205+265+60)/5400 = 0, 11 или 11%
В итоге, мы можем сказать, что поскольку значения I и III критериев меньше
10%, то деятельность в целом была обязательной и целесообразной. Но значение
II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно
определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты
невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить
внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине,
реальной оценке продолжительности той или иной работы). А также значение IV
критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает
трудности с составлением планов дня.
Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за
весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу 22 лАнализ затрат рабочего
времени за весь период наблюдений, где наглядно покажем необходимое
сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном
отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.
Таблица 22. Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений
     Наименование работ
(перечень элементов затрат) Индекс
(шифр затрат) Продолжительнность работ,
всего В том числе
Сократить нельзя Можно сократить
или исключить
мин. % к итогу мин. % к прондолжинтельнности даннной работы мин. % к прондолжинтельнонсти данной работы
Оперативное совещание с   начальниками отделов по текущим вопросам 1А 140 2,6% 140 100,0% 0 0,0%
Визирование бухгалтерских   документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 2А 255 4,7% 255 100,0% 0 0,0%
Телефонные разговоры с Медицинским   Управлением ГУВД г. Москвы 3А 205 3,8% 200 97,6% 5 2,4%
Другие деловые   телефонные разговоры 4А 510 9,4% 450 88,2% 60 11,8%
Переговоры с менеджерами   фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 5А 160 3,0% 150 93,8% 10 6,3%
Разбор конфликтов (с клиентами   аптеки, между сотрудниками) 6А 90 1,7% 0 0,0% 90 100,0%
Просмотр заявок-требований   от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 7А 70 1,3% 50 71,4% 20 28,6%
Нерегламентированные перерывы   8А 205 3,8% 0 0,0% 205 100,0%
Регламентированные перерывы   (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 9А 645 11,9% 645 100,0% 0 0,0%
Контроль за заказами медикаментов   (просмотр заявок) 10А 445 8,2% 445 100,0% 0 0,0%
Подготовка отчетов, различных   планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов 11А 555 10,3% 450 81,1% 105 18,9%
Анализ кредиторской задолженности   (работа со счетами фирм-поставщиков) 12А 90 1,7% 90 100,0% 0 0,0%
Прием посетителей по деловым   вопросам 13А 365 6,8% 300 82,2% 65 17,8%
Служебные   разъезды (дорога) 14А 565 10,5% 450 79,6% 115 20,4%
Участие в совещаниях Медицинского   Управления 15А 250 4,6% 250 100,0% 0 0,0%
Проведение   фармацевтических кружков 16А 80 1,5% 60 75,0% 20 25,0%
Проведение собеседований по   поводу приемов на работу новых сотрудников 17А 30 0,6% 30 100,0% 0 0,0%
Обсуждение с заместителем   (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 18А 280 5,2% 250 89,3% 30 10,7%
Обход помещений аптеки (рабочих   мест) 19А 15 0,3% 15 100,0% 0 0,0%
Посещение различных учреждений   по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 20А 265 4,9% 200 75,5% 65 24,5%
Общественная работа (обсуждение   с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 21А 60 1,1% 60 100,0% 0 0,0%
Изучение специализированной   периодической литературы и СМИ 22А 60 1,1% 50 83,3% 10 16,7%
Наведение порядка на рабочем   месте 23А 60 1,1% 60 100,0% 0 0,0%
Итого: 5400 100% 4600 85,2% 800 14,8%
Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-
технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8%
рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:
1.            Участие в совещаниях Медицинского Управления
2.            Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)
3.            Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-
поставщиков)
Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для
отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.
4.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты,  мешающие
эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить
как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации  и
психологические факторы личности самого руководителя.
К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с
транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а
так же ожидания в очередях.
Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:
ü                                получение срочных заданий (указаний,
распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания
и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов
ü                                избыточная отчетность, отнимающая много
времени на заполнение необходимых форм и материалов
ü                                нерациональное техническое оснащение
рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в
наличии необходимая оргтехника
ü                                большое количество служебных разговоров по
телефону, прерывающих процесс работы
Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут
проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего
времени:
-    медлительность в действиях;
-    отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ
без разбора их значимости;
-    повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
-    распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо
мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение
большинства из них до конца и другие факторы.
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего
времени, была заполнена таблица 23 лФакторы помех.
Таблица23 Факторы помех
     Виды помех, занятий Продолжинтельность, мин. Возможные причины потерь времени Меры по устранению
1 2 3 4
Нерациональное   планнирование
(Об   этом виде помех говорит, например,  то, что затраты времени на некоторые из   обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном   объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (например,   оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам,
визирование бухгалтерских   документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.), общественная   работа).
А на некоторые виды работ   затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (например, другие деловые телефонные   разговоры,
просмотр заявок-требований   от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ), подготовка отчетов, различных   планов, учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов,   анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков), прием   посетителей по деловым вопросам, проведение фармацевтических кружков) 295 v     ориентация на действия, а не на достижение цели, что   ведет к возникновению авралов
v     отсутствие приноритетов вынполненния работ в течение   дня
v     отсутствие каждодневнного планирования ранбочего дня   и сбивание графика работы
v     игнорирование нормативов ренжинмов труда и отдыха v        выполнение работ пронпорционально   их стратенгической значимости (срочности и важности);
v        ведение предварительнного   планирования ранбочего дня;
v      ведение дневнника рабочего времени
v      изучение и иснпользование норнмантивов режимов труда   и отдыха, уснтановленных в органнизации
Работа в условиях кризиса,   например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений,   время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д. 185 v     нереалистичная оценка времени, отнводимого на выполннение   отндельных ранбот
v     ориентация на проблему
v     сбои в работе из-за ненсогласованности в планнах   работ с партннерами и коллегами (подчиненными)
v     неполадки в работе  имеюнщейся оргтехнники, замедляющее   процесс работы
v     недостаточное количество необнхондимой оргтехнники   на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перенменщений   вследстнвие нехватки оргнтехники v     реалистичное планнирование зантрат рабочего времени
v     ориентация на имеющиеся вознможнности
v     делегирование   полнонмочий
v     проведение ананлиза потребнонстей в оборудованнии   для организанции рабончих мест
v     закупка дополннинтельных единиц оргнтехники
Обычные   дела и лтекучка. Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием   посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами   в рабочее время и т.д. 205 v      отсутствие планнирования
v      перенесение важнных дел на бонлее поздний срок
v      стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами   (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем   и подчиненными
v      отсутствие санмондисциплины
v     прерывание ранботы телефонными звонками v      ставить цели и стремится к их доснтижению
v      расстановка приноритетов ранбот
v      самодисципнлинна
v      формализация отнношений с колленгами и подчиненными   (соблюдение субординации)
Транспортные   затраты времени (на служебные разъезды) 115 v     неверный раснчет затрат вренмени на служебные разъезды
v     сбои в работе обнщественного транснпорта   v     использование служебного транснпорта 
5. Проектные предложения
Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего
времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не
рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.
В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним
относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным
причинам, выполнение всех  работ по должностной инструкции.
Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал
на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной
этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью
руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах
выполнения заданий и служебных обязанностей.
Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на
регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у
него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности
его работы.
Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в
корректировке.
Для этого необходимо проработать внутренние установки.
з  Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
з  Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении
собственных
з  Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим
руководством
з  ориентироваться на долгосрочные цели
з  научиться расставлять приоритеты работ
з  Повысить самодисциплину.
Используя данные таблицы 23, был составлен план организационно-технических
мероприятий по улучшению использования рабочего времени.
Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план
организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего
времени, представленный в таблице 24:
Таблица 24. План организационно-технических мероприятий по улучшению
использования рабочего времени
     Раздел плана менроприятий Мероприянтия по улучшеннию иснпольнзонванния ранбончего   вренмени Меры по улучшеннию не нужны, т.к. . Меры по улучшению нужны Вид коннтроля
Немеднленно
(какие) В теченние года
(какие)
1 2 3 4 5 6
Планинронвание рабончего времени 1.    Составленние плана в   письнменной форме
2.    Последонвантельное   планинрование рабончего дня
3.    Использонвание метода   лАльпы
4.    Использонвание дневнника   рабончего времени
5.    Согласонванние долгонсрочных целей   с вышестоящим руководством и поднчинненными
6.    Улучшить технническое   оснанщение ранбочих мест
7.    Улучшить взаимодействие с подчиненными   (заместителями) 1.    Овладеть знаниями и навыкам сонставления дневного плана.
2.    Доведение до сотрудннинков свендений о нормативах   труда и отндыха в органнизации
3.    Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать   (модернизировать) имеющуюся 1.  Овладеть знаниями и навыкам сонставления долнгосрочнных   планов
2.  Овладение различными ментодиками планнированния
3.  Проведенние исслендований по анализу утомляемонсти сотруднников   для уточнения нормативов труда и отндыха в органнизации
4.  Провести анализ понтребности сонтрудников в оргтехнике
5.  В соответнствии с рензультатом ананлиза осущестнвить   закупку и ремонт (модернизацию) ненобходимой оргтехники Промежунточнный   (проводить в конце канжндого ранбончего дня)
Итоговый    (проводить после вынполнения зандания)
2. Факторы помех 1. Бумажная ранбота
2. Телефон
3. вызовы   на срочные совещания к вышестоящему руководству
4. Помехи   в работе общественного транспорта
5. Личные разговоры с   сонтрудниками
6. Личные разговоры по   тенлефону
7.  Нерегламентированные   перерывы на чай, кофе и т.п. 1.       Проведенние струкнтунринзанции   ненобхондинмой ранботы.
2.     Сниженние доли лтенкучки и отканз от незанпланнинронваннной   ранботы.
3.     Организация дилегирования части работ
4.     Организация временного служебного транспорта
5.       Улучшение самодисципнлины 1.  Улучшение (автоматизация)   системы донкументообонрота
2.  Организация постоянного служебного транспорта       Промежунточнный   (проводить в конце канжндого ранбончего дня)
Итоговый (проводить после   вынполнения зандания)
     
      6. Заключение
В данной курсовой работе было проанализировано содержание труда руководителя
аптеки №1 ГУВД г. Москвы и представлены рекомендации по улучшению
рационального использования его рабочего времени.
Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях:
использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего
времени руководителя учреждения.
Проведя данное исследование, можно сказать о том, труд руководителя, чью
деятельность я анализировала, имеет определенные, достаточно серьезные
недостатки, которые требуют устранения или хотя бы корректировки.
Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее:
труд руководителя должен быть четко регламентирован и должен соответствовать
основным нормам и правилам.
Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе
продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей.
После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их
доля в совокупности всех работ.
В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены
несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее
фактическому значению, и разработан план организационно-технических
мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени (см. таблицу
24).
     
      7. Список использованной литературы
1.      Персональный менеджмент: Учебник/ С.Д. Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е.
Удалов, В.В. Бондаренко Ц М: ИНФРА-М, 2002
2.      Зайверт Л. Ваше время Ц в ваших руках: (Советы деловым людям как
эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. Ц М.: Интерэксперт,
ИНФРА-М, 1995.
3.      Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. Ц М.:
Экономика, 1988.
4.      Статья лВласть времени -  Еженедельник "Компания" ,№252  от 17.02.2003
5.      Материалы сайта http://www.improvement.ru
6.      Управление персоналом: курсовые проекты, практика, государственный
экзамен, дипломный проект: Учеб. пособие / Под ред. А.Я. Кибанова. Ц М: ИНФРА
Ц М, 2003
7.       Статья лПерсональный менеджмент - автор Свистунов В.М. Служба
кадров №2 2004
     
     [1] Персональный менеджмент: Учебник/ С.Д.
Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е. Удалов, В.В. Бондаренко Ц М: ИНФРА-М, 2002
     [2] Ниссинен И. Время руководителя:
эффективность использования. Ц М.: Экономика, 1988.
     [3] Персональный менеджмент: Учебник/ С.Д.
Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е. Удалов, В.В. Бондаренко Ц М: ИНФРА-М, 2002
     [4] Зайверт Л. Ваше время Ц в ваших руках:
(Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. Ц
М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995.
     [5] Персональный менеджмент: Учебник/ С.Д.
Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е. Удалов, В.В. Бондаренко Ц М: ИНФРА-М, 2002
     [6] Статья лВласть времени -  Еженедельник "Компания" ,№252  от 17.02.2003

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
Важные	Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с лгорящим сроком исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные	3	4
Неважные	Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
Важные	Самосожжение Управление в условиях кризиса Постоянный пожар и -лвечный бой	Видение перспективы Баланс сил Дисциплинированность Контроль Малое количество кризисных ситуаций
Неважные	3	4
Неважные	Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности целей и планов Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные отношения	Полная безответственность Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств Увольнение с работы

Часы наблюдений (в мин)		День недели
		понедельник	вторник	среда	четверг	пятница
		Дата
		29.03.04	30.03.04	31.03.04	01.04.03	02.04.03
1 (9-10)	0-15	1А	1А	19А	2А	1А
	16-30	1А	1А, 2А	2А, 3А	2А	1А
	31-45	2А	2А, 14А	13А	4А	4А
	46-60	2А	14А	13А	14А	6А
2 (10-11)	0-15	3А, 8А	14А	13А	14А	13А
	16-30	5А	14А, 15А	13А	14А	13А
	31-45	6А, 7А	15А	4А	14А	13А
	46-60	7А	15А	8А, 9А	15А	13А
3 (11-12)	0-15	4А	15А	9А, 14А	15А	4А
	16-30	4А, 8А	15А, 14А	14А	15А	18А
	31-45	10А	14А	14А, 20А	15А	18А
	46-60	10А	14А, 4А	20А	15А	4А, 8А
4 (12-13)	0-15	9А	9А	20А	15А	18А
	16-30	9А	9А	20А	15А	18А
	31-45	9А	9А	20А	14А	18А
	46-60	9А	9А	20А	14А	18А
5 (13-14)	0-15	4А, 11А	16А	14А	14А	9А
	16-30	11А	16А	14А	14А	9А
	31-45	11А	3А	9А	9А	9А
	46-60	11А	17А	9А	9А	9А
6 (14-15)	0-15	11А	17А	9А	9А	10А
	16-30	11А	5А	9А	9А	10А,4А
	31-45	11А	9А, 4А	5А	4А	10А
	46-60	11А	8А, 10А	5А	10А	10А
7 (15-16)	0-15	4А	10А	12А	10А	5А
	16-30	3А	10А	12А	10А	5А
	31-45	12А	10А	12А	10А	5А
	46-60	12А	10А	2А	10А, 4А	5А
8 (16-17)	0-15	4А	10А	4А	10А	3А
	16-30	12А	4А,13А	7А, 8А	10А	4А
	31-45	4А, 9А	13А, 2А	8А, 7А	10А	13А
	46-60	13А	2А	7А	10А	13А
9 (17-18)	0-15	13А	2А	3А	10А, 4А	4А
	16-30	13А	18А	7А, 5А	10А	11А
	31-45	13А, 8А	18А	7А	10А, 8А	11А
	46-60	8А, 3А, 9А	18А, 9А	4А, 9А	8А, 9А	9А, 8А

п\п	Перечень элементов затрат	Шифр затрат
1.	Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1А
2.	Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	2А
3.	Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	3А
4.	Другие деловые телефонные разговоры	4А
5.	Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5А
6.	Разбор конфликтов с клиентами аптеки	6А
7.	Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	7А
8.	Нерегламентированные перерывы	8А
9.	Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9А
10.	Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	10А
11.	Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11А
12.	Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12А
13.	Прием посетителей по деловым вопросам	13А
14.	Служебные разъезды (дорога)	14А
15.	Участие в совещаниях Медицинского Управления	15А
16.	Проведение фармацевтических кружков	16А
17.	Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17А
18.	Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18А
19.	Обход помещений аптеки (рабочих мест)	19А
20.	Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	20А
21.	Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21А
22.	Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22А
23.	Наведение порядка на рабочем месте	23А

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	Ч	140	мин.
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	Ч	255	мин.
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	Ч	205	мин.
Другие деловые телефонные разговоры	Ч	510	мин.
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	Ч	160	мин.
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	Ч	90	мин.
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	Ч	70	мин.
Нерегламентированные перерывы В том числе: Из-за нарушений трудовой дисциплины -личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.); из-за нарушений нормального хода технологического процесса Ц ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторна подготовка решений и т.д.)	Ч	205	мин.
	Ч	100	мин.
	Ч	105	мин.
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	Ч	645	мин.
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	Ч	445	мин.
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	Ч	555	мин.
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	Ч	90	мин.
Прием посетителей по деловым вопросам	Ч	365	мин.
Служебные разъезды (дорога)	Ч	565	мин.
Участие в совещаниях Медицинского Управления	Ч	250	мин.
Проведение фармацевтических кружков	Ч	80	мин.
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	Ч	30	мин.
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	Ч	280	мин.
Обход помещений аптеки (рабочих мест) в целях ьобеспечения контроля за хранением медикаментов	Ч	15	мин.
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	Ч	265	мин.
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	Ч	60	мин.
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	Ч	60	мин.
Наведение порядка на рабочем месте	Ч	60	мин.

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %
Наименование работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1А	140	2,6%
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	2А	255	4,7%
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	3А	205	3,8%
Другие деловые телефонные разговоры	4А	510	9,4%
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5А	160	3,0%
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	6А	90	1,7%
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	7А	70	1,3%
Нерегламентированные перерывы	8А	205	3,8%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9А	645	11,9%
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	10А	445	8,2%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11А	555	10,3%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12А	90	1,7%
Прием посетителей по деловым вопросам	13А	365	6,8%
Служебные разъезды (дорога)	14А	565	10,5%
Участие в совещаниях Медицинского Управления	15А	250	4,6%
Проведение фармацевтических кружков	16А	80	1,5%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17А	30	0,6%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18А	280	5,2%
Обход помещений аптеки (рабочих мест)	19А	15	0,3%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	20А	265	4,9%
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21А	60	1,1%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22А	60	1,1%
Наведение порядка на рабочем месте	23А	60	1,1%
Итого:		5400	100,0%

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат	Плановые затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %	Δ()
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1А	3%	2,6%	0,4%
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	2А	5%	4,7%	0,3%
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	3А	4%	3,8%	0,2%
Другие деловые телефонные разговоры	4А	8%	9,4%	-1,4%
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5А	3%	3,0%	0,0%
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	6А	0%	1,7%	-1,7%
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	7А	1%	1,3%	-0,3%
Нерегламентированные перерывы	8А	0%	3,8%	-3,8%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9А	13%	11,9%	1,1%
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	10А	7%	8,2%	-1,2%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11А	3%	10,3%	-7,3%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12А	1%	1,7%	-0,7%
Прием посетителей по деловым вопросам	13А	5%	6,8%	-1,8%
Служебные разъезды (дорога)	14А	2%	10,5%	-8,5%
Участие в совещаниях Медицинского Управления	15А	2%	4,6%	-2,6%
Проведение фармацевтических кружков	16А	1%	1,5%	-0,5%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17А	1%	1%	0%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18А	4%	5,2%	-1,2%
Обход помещений аптеки (рабочих мест)	19А	1%	0,3%	0,7%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	20А	0%	4,9%	-4,9%
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21А	1%	1,1%	-0,1%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22А	0%	1,1%	-1,1%
Наведение порядка на рабочем месте	23А	1%	1,1%	-0,1%

Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:		17,5%	0%	17,5%
Резерв на управленческую деятельность:		17,5%	0%	17,5%
Итого:		100%	100%	0%

1-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	30	да	да	да	да
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	30	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	30	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	70	да	нет	да	да
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	15	да	да	да	да
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	5	да	да	да	нет
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	25	да	да	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	25	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	70	да	да	да	да
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	30	да	да	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	110	да	нет	да	да
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	45	да	нет	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	55	да	нет	да	да

2-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	20	да	да	да	да
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	40	да	нет	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	15	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	10	да	да	да	да
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	15	да	да	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	25	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	70	да	да	да	да
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	100	да	нет	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	10	да	да	да	да
Служебные разъезды (дорога)	75	да	нет	да	да
Участие в совещаниях Медицинского Управления	55	да	да	да	да
Проведение фармацевтических кружков	30	да	да	да	да
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	30	да	да	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	45	да	да	да	да

3-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	20	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	25	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	70	да	нет	да	да
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	30	да	да	да	да
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	45	да	нет	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	15	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	70	да	да	да	да
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	45	да	нет	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	60	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	60	да	да	да	нет
Обход помещений аптеки (рабочих мест) в целях ьобеспечения контроля за хранением медикаментов	15	да	да	да	да
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	85	да	да	да	нет

4-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	30	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	45	да	да	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	20	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	65	да	да	да	да
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	155	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	120	да	нет	да	да
Участие в совещаниях Медицинского Управления	105	да	нет	да	да

5-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	30	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	15	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	75	да	нет	да	да
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	60	да	нет	да	да
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	15	да	да	да	нет
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	15	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	65	да	да	да	да
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	55	да	да	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	30	да	да	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	90	да	нет	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	90	да	нет	да	да

6-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	30	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	20	да	да	да	да
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	60	да	да	да	нет
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	5	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	65	да	да	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	120	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	120	да	нет	да	да
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	120	да	да	да	нет

7-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	30	да	да	да	да
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	45	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	60	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	60	да	да	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	15	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	65	да	да	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	150	да	да	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	60	да	да	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	55	да	да	да	да

8-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	30	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	10	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	55	да	нет	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	15	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	50	да	да	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	35	да	да	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	45	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	120	да	нет	да	да
Участие в совещаниях Медицинского Управления	90	да	нет	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	60	да	нет	да	да
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	30	да	да	да	да

9-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	30	да	да	да	да
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	30	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	90	да	нет	да	да
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	10	да	да	да	нет
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	15	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	60	да	да	да	да
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	105	да	нет	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	110	да	нет	да	да
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	30	да	да	да	да
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	60	да	да	да	нет

10-й день наблюдений
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	30	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	20	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	15	да	да	да	да
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	40	да	да	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	55	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	65	да	да	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	45	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	70	да	нет	да	да
Проведение фармацевтических кружков	50	да	нет	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	30	да	да	да	да
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	60	да	да	да	нет
Наведение порядка на рабочем месте	60	да	да	да	да

1-я неделя
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	80	да	да	да	да
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	120	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	85	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	270	да	нет	да	да
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	120	да	нет	да	да
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	20	да	да	да	нет
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	70	да	нет	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	100	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	340	да	нет	да	да
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	340	да	нет	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	140	да	нет	да	да
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	90	да	нет	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	215	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	255	да	нет	да	да
Участие в совещаниях Медицинского Управления	160	да	нет	да	да
Проведение фармацевтических кружков	30	да	нет	да	да
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	30	да	да	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	135	да	нет	да	да
Обход помещений аптеки (рабочих мест) в целях ьобеспечения контроля за хранением медикаментов	15	да	да	да	да
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	85	да	да	да	нет

Другие деловые телефонные разговоры	-фактическое время выполнения превысило плановое на	17%
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	-фактическое время выполнения превысило плановое на	38%
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	-фактическое время выполнения превысило плановое на	14%
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	-фактическое время выполнения превысило плановое на	47%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	-фактическое время выполнения превысило плановое на	46%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	-фактическое время выполнения превысило плановое на	67%
Прием посетителей по деловым вопросам	-фактическое время выполнения превысило плановое на	42%
Служебные разъезды (дорога)	-фактическое время выполнения превысило плановое на	76%
Участие в совещаниях Медицинского Управления	-фактическое время выполнения превысило плановое на	66%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	-фактическое время выполнения превысило плановое на	26%

2-я неделя
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	60	да	да	да	да
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	135	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	120	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	240	да	нет	да	да
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	40	да	да	да	да
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	70	да	да	да	нет
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	105	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	305	да	нет	да	да
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	105	да	нет	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	415	да	нет	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	150	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	310	да	нет	да	да
Участие в совещаниях Медицинского Управления	90	да	нет	да	да
Проведение фармацевтических кружков	50	да	нет	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	145	да	нет	да	да
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	180	да	да	да	нет
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	60	да	да	да	да
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	60	да	да	да	нет
Наведение порядка на рабочем месте	60	да	да	да	да

За весь период наблюдения
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	Критериальная оценка
Наименование выполненной работы	Продолжительность данной работы	1	2	3	4
1	2	3	4	5	6
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	140	да	да	да	да
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	255	да	да	да	да
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	205	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	510	да	нет	да	да
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	160	да	да	да	да
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	90	да	да	да	нет
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	70	да	нет	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.)	205	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	645	да	нет	да	да
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	445	да	нет	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	555	да	нет	да	да
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	90	да	нет	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	365	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	565	да	нет	да	да
Участие в совещаниях Медицинского Управления	250	да	нет	да	да
Проведение фармацевтических кружков	80	да	нет	да	да
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	30	да	да	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	280	да	нет	да	да
Обход помещений аптеки (рабочих мест) в целях ьобеспечения контроля за хранением медикаментов	15	да	да	да	да
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	265	да	да	да	нет
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	60	да	да	да	да
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	60	да	да	да	нет
Наведение порядка на рабочем месте	60	да	да	да	да

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительнность работ, всего		В том числе
		Продолжительнность работ, всего		Сократить нельзя		Можно сократить или исключить
		мин.	% к итогу	мин.	% к прондолжинтельнности даннной работы	мин.	% к прондолжинтельнонсти данной работы
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1А	140	2,6%	140	100,0%	0	0,0%
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	2А	255	4,7%	255	100,0%	0	0,0%
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	3А	205	3,8%	200	97,6%	5	2,4%
Другие деловые телефонные разговоры	4А	510	9,4%	450	88,2%	60	11,8%
Переговоры с менеджерами фирм Ц поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5А	160	3,0%	150	93,8%	10	6,3%
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	6А	90	1,7%	0	0,0%	90	100,0%
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	7А	70	1,3%	50	71,4%	20	28,6%
Нерегламентированные перерывы	8А	205	3,8%	0	0,0%	205	100,0%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9А	645	11,9%	645	100,0%	0	0,0%
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	10А	445	8,2%	445	100,0%	0	0,0%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11А	555	10,3%	450	81,1%	105	18,9%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12А	90	1,7%	90	100,0%	0	0,0%
Прием посетителей по деловым вопросам	13А	365	6,8%	300	82,2%	65	17,8%
Служебные разъезды (дорога)	14А	565	10,5%	450	79,6%	115	20,4%
Участие в совещаниях Медицинского Управления	15А	250	4,6%	250	100,0%	0	0,0%
Проведение фармацевтических кружков	16А	80	1,5%	60	75,0%	20	25,0%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17А	30	0,6%	30	100,0%	0	0,0%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18А	280	5,2%	250	89,3%	30	10,7%
Обход помещений аптеки (рабочих мест)	19А	15	0,3%	15	100,0%	0	0,0%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	20А	265	4,9%	200	75,5%	65	24,5%
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21А	60	1,1%	60	100,0%	0	0,0%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22А	60	1,1%	50	83,3%	10	16,7%
Наведение порядка на рабочем месте	23А	60	1,1%	60	100,0%	0	0,0%
Итого:		5400	100%	4600	85,2%	800	14,8%

Blog

Курсовая: Анализ затрат рабочего времени руководителя

1. Введение

2. Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда руководителя

Значение фактора времени

Время и содержание труда руководителя

Характер и содержание работы руководителя

Требования к руководителю

Типичные ошибки руководителя

Причины потерь времени

Принципы эффективного использования времени

3. Современное состояние проблемы.

4. Аналитическая часть

4.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

4.2. Анализ затрат рабочего времени (обработка собранных данных)

6. Заключение

7. Список использованной литературы

*Виды помех, занятий*	*Продолжинтельность, мин.*	*Возможные причины потерь времени*	*Меры по устранению*
1	2	3	4
Нерациональное планнирование (Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (например, оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам, визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.), общественная работа). А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (например, другие деловые телефонные разговоры, просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ), подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов, анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков), прием посетителей по деловым вопросам, проведение фармацевтических кружков)	295	v ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов v отсутствие приноритетов вынполненния работ в течение дня v отсутствие каждодневнного планирования ранбочего дня и сбивание графика работы v игнорирование нормативов ренжинмов труда и отдыха	v выполнение работ пронпорционально их стратенгической значимости (срочности и важности); v ведение предварительнного планирования ранбочего дня; v ведение дневнника рабочего времени v изучение и иснпользование норнмантивов режимов труда и отдыха, уснтановленных в органнизации
Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д.	185	v нереалистичная оценка времени, отнводимого на выполннение отндельных ранбот v ориентация на проблему v сбои в работе из-за ненсогласованности в планнах работ с партннерами и коллегами (подчиненными) v неполадки в работе имеюнщейся оргтехнники, замедляющее процесс работы v недостаточное количество необнхондимой оргтехнники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перенменщений вследстнвие нехватки оргнтехники	v реалистичное планнирование зантрат рабочего времени v ориентация на имеющиеся вознможнности v делегирование полнонмочий v проведение ананлиза потребнонстей в оборудованнии для организанции рабончих мест v закупка дополннинтельных единиц оргнтехники
Обычные дела и лтекучка. Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.	205	v отсутствие планнирования v перенесение важнных дел на бонлее поздний срок v стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными v отсутствие санмондисциплины v прерывание ранботы телефонными звонками	v ставить цели и стремится к их доснтижению v расстановка приноритетов ранбот v самодисципнлинна v формализация отнношений с колленгами и подчиненными (соблюдение субординации)
Транспортные затраты времени (на служебные разъезды)	115	v неверный раснчет затрат вренмени на служебные разъезды v сбои в работе обнщественного транснпорта	v использование служебного транснпорта

Раздел плана менроприятий	Мероприянтия по улучшеннию иснпольнзонванния ранбончего вренмени	Меры по улучшеннию не нужны, т.к. .	Меры по улучшению нужны		Вид коннтроля
Раздел плана менроприятий		Меры по улучшеннию не нужны, т.к. .	Немеднленно (какие)	В теченние года (какие)	Вид коннтроля
1	2	3	4	5	6
Планинронвание рабончего времени	1. Составленние плана в письнменной форме 2. Последонвантельное планинрование рабончего дня 3. Использонвание метода лАльпы 4. Использонвание дневнника рабончего времени 5. Согласонванние долгонсрочных целей с вышестоящим руководством и поднчинненными 6. Улучшить технническое оснанщение ранбочих мест 7. Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)		1. Овладеть знаниями и навыкам сонставления дневного плана. 2. Доведение до сотрудннинков свендений о нормативах труда и отндыха в органнизации 3. Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся	1. Овладеть знаниями и навыкам сонставления долнгосрочнных планов 2. Овладение различными ментодиками планнированния 3. Проведенние исслендований по анализу утомляемонсти сотруднников для уточнения нормативов труда и отндыха в органнизации 4. Провести анализ понтребности сонтрудников в оргтехнике 5. В соответнствии с рензультатом ананлиза осущестнвить закупку и ремонт (модернизацию) ненобходимой оргтехники	Промежунточнный (проводить в конце канжндого ранбончего дня) Итоговый (проводить после вынполнения зандания)
2. Факторы помех	1. Бумажная ранбота 2. Телефон 3. вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству 4. Помехи в работе общественного транспорта 5. Личные разговоры с сонтрудниками 6. Личные разговоры по тенлефону 7. Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.		1. Проведенние струкнтунринзанции ненобхондинмой ранботы. 2. Сниженние доли лтенкучки и отканз от незанпланнинронваннной ранботы. 3. Организация дилегирования части работ 4. Организация временного служебного транспорта 5. Улучшение самодисципнлины	1. Улучшение (автоматизация) системы донкументообонрота 2. Организация постоянного служебного транспорта	Промежунточнный (проводить в конце канжндого ранбончего дня) Итоговый (проводить после вынполнения зандания)