Читайте данную работу прямо на сайте или скачайте
Выставочная деятельность и Public Relations
С О Д ЕЖ А Н И Е
1. ВСТУПЛЕНИЕ
1.1 ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА К ВЫСТАВКЕ
1.2 ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ EXHIBITION TEAM
2. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ В ВЫСТАВКЕ
2.1 ЦЕЛЕВЫЕ СТАНОВКИ ФИРМЫ
2.2 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЯВКИ НА ЧАСТИЕ
2.3 РБот С ВЫСТАВОЧНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ И ДОКУМЕНТАМИ
2.4 ТРАНСПОРТНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
2.5 ЗАКАЗ И ОФОРМЛЕНИЕ СТЕНДА
2.6 МЕЛОЧИ, БЕЗ КОТОРЫХ НЕЛЬЗЯ ОБОЙТИСЬ
3. ПРОВЕДЕНИЕ ВЫСТАВКИ
3.1 КАК ОБЩАТЬСЯ С КЛИЕНТАМИ
4. АНАЛИЗ ПОЛУЧЕННЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ
4.1 СБОР СТАТИСТИКИ
4.2 ЧТО НЕОБХОДИМО ЧЕСТЬ
5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ВЫСТАВОЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И PUBLIC RELATIONS
-------------------------------------------
I.
В современном деловом мире ни один шаг не можета быть сделана без
чета последствий, перспектив или реакции конкурентов. Во всема нужно
меть ориентироваться, все нужно принимать во внимание. Бизнеса не
прощаета мелочей и безответственности. Каждая компания стремиться
занять достойное и принадлежащее ей по праву место в рыночной стихии,
так называемую "нишу".
Наука PUBLICа RELATIONSа -а компаса ва моменты принятия ключевых
решений, при выработке политики поведения фирмы, создания ее имиджа,
образа, проведения рекламных компаний. Большуюа роль ва формировании
"правильного"а восприятия фирмы, ее товаров или слуг играет
ВЫСТАВОЧНЯа ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ. Именно он позволяета использовать все
возможныеа способы для захват рынк и достижения оптимального
результата. PUBLIC RELATIONS ва сфереа выставочного бизнес -а очень
важноеа и вероятно ключевое направление в создании наиболее
благоприятных для компании словий бизнеса. Оно представляета собой
целую отрасль, где порой самыеа незначительные мелочи могута сильно
дискредитировать имя компании или наоборот, поднять его н мировой
ровень.
Необходимо заметить, что PUBLIC RELATIONS в выставочной
деятельности имеет ряд тонких моментов, особых словий, приоритетова и
правил. Поскольку многие менеджеры сталкиваются са ними ва процессе
подготовки к выставке, но придают мало значения, часто ожидаемыйа от
выставки результат получается ниже (или даже противоречит
запланированному).
На первый взгляд, в проведении выставки нет ничего сложного. Но на
самом деле это скрытая от глаз громадная подготовительная работа, сбор
аналитической и статистической информации, подготовк необходимого
оборудования и проч.
Ниже дается одна из точек зрения на такой глобальный предмета как
PUBLIC RELATIONS в выставочной деятельности, зачем это нужно, кака это
используется, приводятся реальные примеры выставочныха мероприятийа и
этапов подготовки к ним.
Как было отмечено выше, выставочная деятельность является одним из
способова рекламы фирмы, ееа продукции и слуг. Для правильного
понимания роли этапова проведения выставочной компании, необходимо
сделать некоторые пояснения: поскольку принятие решения об частии или
неучастии в выставке может принять только 1-е лицо фирмы, у него
ЗАРАНЕЕ должна быть ВСЯ необходимая информация по ВСМа планируемыма в
течении года выставкам, срокам их проведения, обьемам, территориальном
расположении. Только имея такую информациюа можно оценить класс
выставки, ее значение для фирмы и степень необходимости ва ней
частвовать. Действия по составлению (получению) общего плана выставок
можно рассматривать в качестве первого шаг н путиа подготовки к
конкретной выставке.
Таким образом подготовка к конкретнойа выставке, по сутиа дела,
начинается ЗАДОЛГО до нее, пусть даже в косвенной форме. Годовой план
выставок обычно содержит самую общую информацию о предстоящих событиях
(название, тема и сроки выставки) и не дает возможности точно сказать
КАК эти события будут развиваться.
Человек (или команда), отвечающая з подготовку к тойа или иной
выставке (в зависимости от размеров компании, масштаба выставки, etc)
готовит дополнительный точняюший обзор исходя из имеющейся информации.
К слову помянуть, есть два варианта получения исходной информации
о предстоящих выставках: если фирм жеа ранее принимал частиеа в
какой-нибудь иза выставока по профилюа своей деятельности, обычно
организаторы как-бы вносят ее в списки потенциальныха частникова и в
следующий раз сами присылают рекламные проспекты (где, когда, какая
выставка состоится, какова ее цель иа программа), [примера документа
"OFFICIAL INVITATION" см. в ПРИЛОЖЕНИИ 1]; если фирма лишь "собирается
столкнуться" с хлопотами по организации экспозиции н выставке, то
всегда делается запрос по аналогичным пунктам. Естественно, что фирма
может заранее заказать себе частие сразу в нескольких выставках.
Например широкоизвестные компьютерные фирмы (IBM, DELL, Hewlett
Packard, COMPAQ, etc), или производители электронной аппаратуры (SONY,
PANASONIC, PHILIPS, BOSCH, SIEMENS, etc), или лидеры ва строительстве,
легкойа промышленности будут частвовать во всех тематических
выставках: и общих, и узкоспециализированных, чтобы "показать себя",
"посмотреть" на конкурентов, поддержать имидж и марку, дать понять что
крепко стоят на ногах, контролируюта рынок.а [примера документ "ПЛАН
ВЫСТАВОК НА ГОД" см. в ПРИЛОЖЕНИИ 2]
После сбор необходимыха данных, они обобщаются и апопадаюта к
руководителю на стол. Группа подготовки к выставкам (Exhibitionа Team)
сопровождает подготовленный материал своими комментариями выражающими
те или иные пожелания, с четом возможных "+" и "-". Насколько опытная
команда отвечает за подготовку и сбор информации, настолько серьезно и
с максимумом внимания будет принято во внимание каждое мнение и совет
команды руководством фирмы. К сожалению, по имеющейся информацииа из
ряда фирм, часто руководство неа ва состоянии честь всю специфику
методов PUBLIC RELATIONSа иа отодвигаета дельные предложения младших
сотрудникова кака необоснованные и не подкрепленные достаточными
полномочиями (хотя и поручает им заниматься их проработкой).
В одной фирме сложилась ситуация, когд после двуха неудачных
выставок подряд, один из сотрудников проявил инициативу,
пронализировал причины провалова кака бы "со стороны"а и пришела к
выводу, что подготовка была сведена н нета рядома непоследовательных
правленческих решений. Обратившись к руководству с просьбой изменить
целевые становки для выхода из кризис и предупреждая о вероятном
провале следующей выставки, он был несказанно дивлен, слышав в ответ
отповедь о недопустимости изменения принятыха решений вследствии
субординации и казания руководствуа кака какие проблемы решать. В
результате "нежелания" компромисса для достижения поставленнойа цели
из-за ограниченного кругозор руководителя, третья выставка
благополучно потерпела крах, сотрудника волился по собственному
желанию.
Важно, чтобы Exhibition Team имела достаточно права приа принятии
решений и четко ограниченную свободу действий (ресурсов). Така кака во
время подготовки к выставке обычно возникает масс локальныха проблем
не стоящих внимания высшего руководства, но требующих
безотлагательного независимого решения, НЕОБХОДИМО сбалансировать
полномочия согласно ответствености людей и приоритету выполнения.
Грамотно и тщательно проработанная исходная информация -а это
гарант верного решения. Если "схалтурить"а ва началеа -а нета гарантии
спеха в конце. Нельзя относиться к сбору информации спустя рукава.
Недостоверная информация обязательно рано или поздно вылезета наружу.
Определенный круг людей считают, что если ты заняла стенда на
выставке, то к тебе сразу придет много потенциальныха покупателей или
партнеров. Это не совсем так. Точнее, это совсема неа так. Наличие
стенда и нескольких строчек в каталоге не являются гарантома спешного
бизнеса. Для гарантированного эффект вы должны ЗАИНТЕРЕСОВАТЬ
публику, подкинуть ей что-то новое, повернуть товар другой стороной.
Следует помнить, что большее число покупателей консервативны и не
склонны тратить деньги не разобравшись. Показав "изюминку", бедив в
значимости и необходимости вашей продукции вы завоюете свою "нишу".
Как и ва "беспроигрышных"а лотереяха н выставкеа четко работает
правило 1:4. Это значита что ОДНа покупатель, остановившийся около
вашего стенд -а это ЧЕТЫРЕ апотенциальныха клиент (его друзья,
родственники, знакомые, сослуживцы не попавшие са нима н выставку).
Своего рода эффект "цепной реакции".
Многие факторы работают на вас при более тщательной подготовке: вы
показываете лучшие образцы того что у вас есть, вы легко иа уверенно
пробуете совершенно новые модели (изучая реакцию н них)а не боясь
попасть впросак, вы встречаетесь н "нейтральнойа территории"а и не
давите на клиента, ЗАСТАВЛЯЯ сделать выбор. В конце концова вы видите
перед собой всех ваших конкурентов и можете на месте их сравнить.
Красочно (но не пестро) и качественно оформленный стенд, создадут
ва памяти посетителей четкуюа ассоциацию са образома вашей фирмы.
Корректный, приветливый персонал создадут непринужденную обстановку и
желание иметь с вами дело. Грамотное освещение и музыка (кака вариант)
привлекут всеобщее внимание (возможно даже телевизионщиков, это шанс
бесплатной рекламы) и заставят мереть от зависти конкурентов. Ходовой
товар и мение его продать обеспечат постоянную деловую активность и
капиталооборот.
ПОМНИТЕ!!! Нельзя частвовать в выставке только потому, чтобы
занять стенд и "участвовать".
Выставочный бизнес - это громадный, яркий, эффектный спектакль с
одной стороны. И тяжелая, кропотливая, ежедневная работ са другой.
Приемы PUBLIC RELATIONS лучшают ее содержание, делают ее осмысленной
и значимой. Помните, что важную роль играета КАЖДЯа МЕЛОЧЬ. Вама как
руководителю нужно учитывать все факторы:а Де проводиться выставка
(местоположение критично к масштабу, представительности и количеству
вероятных посетителей); КОГДА (по срокам - выставочный пик приходиться
на серединуа ноября и конеца января);а КМа (давно ли организаторы
занимаются этим бизнесом, хорошо ли они известны).
Обязательно задумайтесь о целевой группе воздействия (ДЛЯ КГо вы
собираетесь частвовать в выставке). Ну и в конце концова СКОЛКо это
потребует ДЕНЕГ (достаточно ли средств у фирмы н это серьезноеа и
ответственное мероприятие в финансовом плане, нужно ли вам это).
Исходя из всего сказанного - принятие арешения сложная задач с
многими неизвестными. Результат решения которой к тому же можета быть
еще растянут и по времениа (после публикации ва центральной газете
рекламы одной строительной фирмы, письма с просьбами о дополнительной
информации приходили в течении 2-х с половиной месяцев.)
II.
Предположим, что Exhibitionа Teamа поработал н славу, вся
необходимая информация была представлена полно и вовремя. Руководство
компании, изучива состояние рынка, приняло решение оба участии в
выставке.
Теперь, когд окончательно ясно "куд мы движемся", можно
приниматься за конкретные действия. Ва идеальнома случае (достаточно
богатойа и сильной компании)а для достижения наибольшего эффекта
желательно где-то за месяца начать проведение рекламныха мероприятия
(вродеа радиорекламы, видеороликов, обьявленийа в газетах) чтобы
заинтересовать публику, заинтриговать ее, вызвать желаниеа прийти и
посмотреть на выставку самому, раза все оба этома говорят. (Забегая
вперед, скажу, что рекламнуюа кампанию нужно продолжать и после
окончания выставки, чтобы держаться на пике внимания и интереса.)
Единственное "НО"а -а такой вида рекламы очень дорог. Поскольку
рекламируется "ничто" - не фирма и не товар, выставк -а то только
богатыеа компании могута себеа позволить выбросить ва эфир тысячи
долларов.
Большинство фирма публикуета ряда материалова в центральных и
специализированных изданиях. Как правило этого достаточно.
Процесс подготовки к выставке можно разбить н несколько этапов:
после определения цели, до выставки и на период выставки составляются:
план деятельности (activity plan); назначаются ответственные
лица (contact persons); определяется порядок организационных
мероприятийа и программа (organization & programs); учитываются
возможные потребности в дополнительных силах и материалах
(applications & materials); план выставки (exhibitionа &а standа map);
базовые расходы (costs согласно текущима расценкам). Послеа окончания
выставкиа проводится чета иа анализа прошедшиха событийа (summaryа &
statistics)а и делаются выводы для использования в дальнейшем
(experience).
ACTIVITY PLAN:а Приа подготовке, составление данного пункт просто
--------------а необходимо. Здесь казываются всеа основные детали
относительно будующей выставки, это своего род костяка дальнейших
действий. Ва Activityа Planа ДЕТАЛНо расписываются цели частия в
выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лиц за
оформление стенда, за организацию и вязку всех мелочей (конкретно кто/что), з доставкуа материалова н стенд. Также дается краткая
информация о других фирмах частниках (дилерах/конкурентах), специфике
выставке и характеру ее проведения. В заключение казывается минимум
бумаг, требующих согласования и подготовки, беза которыха вся работа
будета бессмысленной -а приглашения, билеты, документы н машины,
пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.
MATERIAL:а В качестве одного из приложений к Activity Plan прилагается
---------а подробный список вещей и предметов, которые будут (должны
будут)а взяты н выставку. Наличие данного документ резко
порядочиваета хранениеа и чета вещей, гарантирует своевременное
пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок),
облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.
Другима важныма документома является анкет для чет (опроса)
посетителейа стенда. Для накопления достоверной статистической
информации, руководство компании должно определить перечень
интересующих вопросов и порядок их следования. Подробнее о содержании
анкеты см. ниже.
Кроме вышеуказанных вспомогательных документова существуета особое
приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by directа mail)
иа является ниверсальныма методома привлечения возможныха клиентов.
Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмома фирма-участник
приглашает людей, занятых в данной области н выставочный стенда для
более детального ознакомления са предлагаемыма еюа видома продукции.
Многие компьютерные и строительные фирмы используют ва своей практике
такой способ приглашения специалистов, известных лиц, бизнесменов.
За определенный фиксированный срок, не позднее чема з месяца до
начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА
ЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней казываются всеа реквизиты фирмы (страна,
адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки -а предварительная
регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка
подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами
ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении
заявки, ва ответа посылается подтверждение о регистрацииа фирмы в
каталогеа участникова и выделенииа требуемого количеств мест при
словии оплаты. Оплата частия должна быть произведена в течении 5-10
дней. Подтверждение гарантируета получениеа базового набор слуг.
(пример ЗАЯВКИ-КОНТРАТа см. в ПРИЛОЖЕНИИ 3)
Для получения дополнительных слуг, фирма выбирает то, что считает
необходимыма и казывает количество. Так, например, наиболее
распространенными дополнительными услугами являются:а рабочееа место,
аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной
рекламы, тиражирование визиток, проспектов, слуги переводчикова и
вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают
изготавливать свои экспозиционные материалы "н стороне", у
специализированных агенств и на выставку лишь привозить их. Это резко
повышает качество экспозиции, наглядно показываета профессионализма и
индивидуальный подход, но одновременно с этима иа удорожаета стоимость
стенда. (пример ORDER FORM на доп. слуги см. в ПРИЛОЖЕНИИ 4).
К счастью или сожалению буквально НА ВСЕ существует своя плата. С
одной стороны это добно, так как вы точно знаете сколько и за что вы
платите, с другой, вы платите з все, и это величиваета стоимость
частия. Обычной платой является: аренда (до 90%а от общейа стоимости
частия, цена на открытую/закрытую площадь различна);а регистрационные
сборы за фирму или з представителей (еслиа выставк проводиться в
другом городе); стоимость публикации в каталоге; стоимость
монтажа/демонтажа стенда. С плаченной вамиа суммы взимается НСа и
спецналог, также страховой взнос.
!!!Практически во всех случаях фирма-организатор СТРАХУЕТ
фирм-участников. Обратите особое внимание, включена ли страховка одним
из пунктов договора или нет. Если нет - добейтесь этого.
Н сегодняшний день не существует законодательства
регламентирующего тарифы н те илиа иные виды слуга выставочного
бизнеса. Они станавливаются фирмой-организатором выставки по своему
смотрениюа (могута сильно колебаться от выставки к выставке). В
качествеа базовыха используется информация немецкиха и американских
компаний. Хотя сервис у нас на порядок ниже мирового.
В процессе подготовки стенда Вы должны точно знать что вам нужно и
почти всегда как это будет сделано. При составлении договора тщательно
расписывайте каждыйа пункта (тип "Гдеа будута висета светильники?",
"Какого размера шрифт должен быть на фризе?"). Если вы забыли что-то
казать, как минимум ваш стенда Еа БУДТа оборудована согласно вашим
требованиям что может повредить имиджу фирмы, кака максимума фирма
может вообще не попасть на выставку. 8-(((((( (примера прайс-лист на
слуги см. также в ПРИЛОЖЕНИИ 4).
Есть еще одн особенность заказ слуг и оборудования у
фирмы-организатора. При частии в выставке, перед фирмой стоита выбор:
либо делать ВСЕ своими силами, либо обратиться к посторонней помощи.
Некоторые фирмы не страивает стандартный набор, но иа обращаться в
специализированные агенств а(компании) они не хотят
(дорого/неэффективно/нецелесообразно). Для получения ИНДИВИДУАЛЬНОГО
стенда, оформленного согласно вашим требованиям в большинстве случаев,
ваш фирма можета заключить СПЕЦИАЛЬНОЕ СОГЛАШЕИе ва приложение к
основному договору на аренду площади. Ва нема конкретно оговариваются
ВСЕ нестандартные моменты экспозиции, сроки, цена. Основное добство
заключается в отсутствии необходимости бегать и искать подрядчикова на
выполнение плакатов, щитов (таких каких ВМа нужно)а там, слайдов,
листовок, сборных конструкций сям. Вы получаетеа ЛЮОй нестандартный
стенд, самой сложной конструкции и все услуги в одном месте. Это будет
дешевле для вас, если бы вы заказывали каждый вид слуга у отдельного
подрядчика и примерно одинаково по качеству т.к. вспомогательные фирмы
специализируются и живут н этом, имея тесные связи с
фирмой-организаторома выставки. (пример документа, определяющего
основные СЛОВИЯ ЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ см. в ПРИЛОЖЕНИИ 5).
Одной из "головных болей" менеджера, ответственного з то "чтобы
всеа было готово к указанному сроку наилучшима образом"а является
доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Вама нужно
ЗАРАНЕЕ казать ЧТО, КОГДА и КУДА вы собираетесь ввозить. Для доставки
всеха необходимыха выставочныха материалов, оборудования н стенд,
составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины
и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано
фирме-организатору (на имя директора)а иа содержать подробный список
ввозимых предметов. В интересах фирмы-участника позаботиться оба этой
мелочи, иначе в один прекрасный (и скорее всего очень ответственный)
момент,вы можете обнаружить что ваши машины не пускают н территорию
выставки или количество вывозимыха вещей немного меньшеа ввозимого.
8-))) Еслиа у васа СЕЙЧСа нета собственныха подходящиха транспортных
средств - договора c транспортной компанией -а временный выхода из
положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и
о ней вспоминают в последний момент.
точните заранее, в течении какого срока ДО и ПОЛе выставки вам
можно ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений и
гарантирует четкий график действий.
Далее, пусть и проблемы с доставкой благополучно решены. Другая
сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее
продумайтеа экспозицию, исходя иза размерова стенда. Правильно ли
освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли
закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамм ва целом?
Существуета несколько базовых конструкций стендов (боксов)
предлагаемых частникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6
размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего
стенда - цена. Иа конечно размера экспозиции. 8-))))))а Компания со
значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший
стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоита подумать, нужно
ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим" и
экспозиция потеряет, не сумея закрыть собой пространство.а (пример
типов стендов см. в ПРИЛОЖЕНИИ 4).
Для оформления стенд рекомендуется воспользоваться слугами
профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой,
единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имиджа фирмы,
являющейся символом веренности, солидности, качества, спокойствия.
(ранее мы же говорили об этом).
EXHIBITION PLAN & STAND MAP:а Являясь наглядныма примерома стенд на
----------------------------а бумаге, позволяет оценить будущую
экспозицию и представить местоположение экспонатов. Карт необходима
для оценки положения стенд относительно входа/выхода, основных
проходов, стендова конкурентов. Можета использоваться для сравнения
затраченных средств в зависимости от выставки и занимаемой площади.
Согласно имеющейся информации, некоторые организаторы выставок
распространяют специальные закрытые (конфиденциальные) анкеты
исключительно для экспонентов. Этот шаг служит чету мнения
фирм-участников "из первых рук", показывает степень их
заинтересованности в продолжении выставочной активности, анализирует
спектр слуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы
представляюта различныеа регионы, заполнение такого род анкеты
помогает становить дополнительную связь связь между ними и добиться
прогресса в достижении общиха целейа н рынке. (примера CONFIDENTIAL
EXHIBITOR QUESTIONNAIRE см. в ПРИЛОЖЕНИИ 6).
Если от вас ничего не зависит (ваш экспозиция настоль обширна,
что пришлось нанимать бригаду рабочих для ее монтажа), не думайтеа о
том что все хорошо и "ребята все сделают без вас". Известена случай с
одной крупной известной компьютерной фирмой когда во время монтажа (за
несколько дней до выставки)а рабочие случайно разбили электронный
агрегат стоимостью более 50а тыс. долларов, являвшимся ЦЕНТРАЛЬНЫМ
экспонатом, и в общем-то целью частия фирмы в выставке. Кака вы сами
видите, назад дороги не было и отказаться от частия ва выставке было
НЕВОЗМОЖНО. Фирма, попавшая под действий форс-мажорныха обстоятельств
вынуждена была, неа считаясь са расходами, послать самолет, чтобы
доставить аналогичную модель к началу выставки. Ва нашиха российских
словиях могут случиться ЛЮЫе неожиданныеа вещи. Есть такжеа масса
примеров банальной кражиа уникальныха экспонатова (всеа лучшее -а на
выставку)а обычными рабочими, имеющимиа к нима доступ. Хотя зачем
спрашивается они им нужны?
Это может случиться с каждым, в том числе иа са вами!а Неа будьте
верены ни в чем, что ота васа не зависит!а Постоянно контролируйте
процесс монтажа/демонтажа экспонатов!
Во время подготовки к выставке самый критичный фактора -а ВРЕМЯ!
Которого постоянно не хватает. Естественно, иметь 100% веренность во
всем невозможно, но попытка предусмотреть "двойной запаса прочности"
никогда не оказывалась лишней. Как бы смешно это не звучало, будьте
начеку! Согласитесь, что мало смешного будет когда выясниться, что вы
забылиа визитки (и подвелиа шефа)а или неверно направленные лампы
полностью отсвечивают главный плаката c девизома фирмы. Про случай,
когда двое сотрудников одной фирмы прошляпили день недели и опоздали
на стенд на полдня, хотелось бы просто умолчать. "Н ВСЯИй СЛУЧАЙ",
бедитесь ЕЩЕ РАЗ, имеется ли еда и рекламные проспекты ва необходимом
количестве на стенде, запирается ли вспомогательная комната н замок,
подходит ли вилка кофейника к розетке.
Когд вы все это сделаете -а вама не нужно будета об этом
беспокоиться. Вы сможете спокойно и плодотворно работать, посвящая все
свое внимание клиентам.
На период выставки РАСПИШИТЕ распорядок каждого дня. Стенда должен
функционировать бесперебойно иа вероятность пустить потенциального
партнер ва потоке посетителейа из-з отсутствия (перегруженности,
невнимательности)а стендист велика. Обратите особоеа внимание на
одежду. Разные фирмы используют разную стратегию чтобы оставить о себе
хорошее впечатление. Это можета быть абсолютно одинаковая для всех
фирменная униформ са символикой, кепочки, значки, ручки. Или
контрастная одежда. Решите заранее ЧТО ЕЩЕ интересует вас на выставке?
Необходимо ли выделить людей для посещения семинарова или просто
соседних стендов для сбора информации.
c другой стороны, пониманиеа стендистом политики фирмы не
гарантируета грамотного ее проведения. Обратите внимание ваших
сотрудников на следующие тонкости: Существуют несколько основных типов
клиентов - постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры,
бездельникиа и зануды, любителиа "халявы"а и выпивки, жалобщики,
"шпионы". С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения.
Постоянныеа заказчики и важныеа персоны должны получать МАКСИМУМ
внимания и заботы. Завязава однажды контакт, поддерживайтеа его на
ровне. Многие бизнесмены охотнее делятся информацией ва "кулуарах",
при "случайной встрече старых знакомых". Студенты и стажеры в основном
нуждаются ва информации (иногд сверх меры) для самоизучения.
"Халявщики"а иа жалобщики попытаются вовлечь сотрудникова стенд в
бесплодную дискуссию от которой глаза моментально станута квадратными.
Отправляйте их восвояси без колебаний. Но вежливо! ВЕРЕННО И ВЕЖЛИВО.
Не показывайте им что они вас совершенно не интересуют и вы только и
думаетеа кака от ниха избавиться. Используйте гибкую, изматывающую
противника тактику - передавайте ТАКОГО "клиента" друг другу. Пусть им
занимаются все и, одновременно с тем, никто. Реультат агарантирован.
Для другой категории слушателей - шпионов - есть единственный выход:
заметив, что у васа пытаются вытянуть кака можно больше ценной
информации переведите разговора н самую серьезную деловуюа основу.
Сразу станет ясно кто перед вами. Шпион, не владеющий полномочиями
вести переговоры моментально утратита к вама интереса и попытается
далиться. (при желанииа его конечно можно помучить подольше, не
отпуская, но это же другая история).
Во время выставки крайне целесообразно фиксировать Се возможные
контакты и проявлять интереса к любому потенциальному клиенту
(партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она
не должна быть громаднойа по обьему иа нудной по содержанию. Вас
интересуета только ОРГАНИЗАЦЯа -а откуд он, АДРЕС - где он,
ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто
с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.
RESULT ANALYSIS
---------------
По окончании очередной выставки, Exhibition Team может вздохнуть с
облегчением взять двухдневный тайм-аут (если бы так... 8-))))а )а и
опять энергично приняться за дело. Зачем? -а спросите вы.а кака же
анализа результатова проведенной работы? Расширение контактов с
потенциальными клиентами, заинтересованными экспозицией, чет
затраченных средств и розданных материалов.
По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в
котором подробно казывается количество посетителей вообще, количество
посетителей на стенде, количество розданныха проспектов, количество
заполненных анкет. Ва аналитическома документе SUM-UPа данныеа обычно
представляются в виде таблицы: (см. пример ниже)
Статистика стоимости и количества материалов по нескольким выставкам:
---------------------------------------------------------------------
1. 2. 3. 4. 5. 6.
total 6500 3200 4400 2700 1900 10500
rent 5500 2900 3100 2 1300 8700
-----------------------------------------------------------------------------
material 3 2500 3 3500 800 9
given out
total 5 4 4 4500 1200 15
visitors
registered 70 90 130 ?? ?? 370
visitors
За полугодие или год составляется общий обзора по всема выставкам
COSTS, с четом видов затрат (сколько шло на аренду, транспортировку,
командировочные, изготовление рекламныха материалов, еду персонала,
etc). В отдельную папку складываются все счета, по которыма легко
прослеживаются переводимые за слуги деньги. Это делается н случай,
если потребуется точно знать сколько стоил перевозк (скажема двух
контейнеров)а илиа монтажные работы неа ва процентном, денежном
исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли
изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставке к выставке.
(пример % отношений стоимости слуг см. ниже):
Процентное отношение расходов к стоимости выставки:
---------------------------------------------------
аренд транспортировк накладные расходы прочее
2) 85% 7% 5% 3%
3) 78.5% 8% 10.5% 3%
4) а44% 21% 30% 5%
5) 63% 12% 18% 7%
6) 61% 17% 16% 6%
стоимость монтажа/демонтажа - примерно 1/5 часть всех расходов.
стоимость питания 1/6-1/7 всех расходов.
Данные представленные руководству на стол ввиде таблицы, НАГЛЯДНО
показывают обьем того или иного мероприятия ва денежнома выраженииа (а
следовательно масштаб и значимость), затраты на одного посетителя по
отношениюа к общему количеству, процентное соотношение полезных
контактов и деловых встреч.
Имея накопляемую статистику такого рода, службе PR или Exhibition
Team легко прогнозировать своиа действия ва будущем, учитывать ЧТО
представляет для публики наибольший интерес и н что надо обратить
особое внимание. (как пример, хотелось бы заметить, бессмысленность
огромных затрат на рекламу, наряду со слабой подготовкой к работеа с
посетителями).
EXPERIENCE:а По окончании каждойа выставки составляется записка,
----------- отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке,
каким образом они были решены и какие роки следует извлечь в будущем.
Все чтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатята ваша выставочный
опыт и помогут в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки
можно по горячим следам зафиксировать всеа "+"а и "-", понять свои
слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
----------
Ну вота и произошло то событие, ради которого вы напряженно
трудились больше месяца. Что-то забудется, что-то запомнится, но ОПЫТ
навсегда останется с вами. Пусть что-то было недоработано, не чтено,
не проконтролировано. Впереди новые перспективы, новые проблемы.
Достаточно сложно охватить все тонкости такой глобальной сферы как
выставочная деятельность. Используйте приемы Public Relations всегда и
спеха неминуем. Команда, ставящая своей целью прежде всего
становление искренних доброжелательных отношений с окружающима миром,
асумевшая создать и завершить крупный проект, добьется успеха
непременно. Вера в свои силы, профессиональная этика, ответственность
и гибкость - вот основы новой ступени ва развитии бизнеса, новый
ровень проведения выставок, шаг в XXI век.