Принятие правленческих решений на базе современных информационных технологий в финансовом менеджменте
Описание бизнес-процессов функционирования системы правления финансами
Функционирование системы правления финансами можно отобразить следующими крупненными бизнес-процессами, каждый из который распадается на ряд более мелких:
текущее финансовое планирование: сбор и сведение исходных данных, формирование плана (бюджета) прибылей и бытков, составление и оптимизация платежного баланса (плана или бюджета движения денежных средств), определение источников получения недостающих финансовых ресурсов, формирование прогнозного баланса, доведение твержденных показателей и лимитов и согласование с ними исходных показателей планирования;
управление дебиторской и кредиторской задолженностью (обязательствами) предприятия: чет остатков задолженности, установление лимитов ее возникновения и погашения, оперативный чет движения задолженности, контроль соблюдения лимитов;
оперативное планирование и правление платежами: сбор заявок на платежи, формирование и оптимизация платежного календаря, оперативный чет движения денежных средств, перепланирование календаря платежей по результатам его фактического исполнения, формирование распоряжений на оплату;
анализ выполнения финансового плана, финансовый анализ: сбор и сведение фактических данных; формирование отчетов о выполнении финансового плана, анализ отклонений фактических показателей от плановых, расчет и анализ финансовых коэффициентов.
Текущее финансовое планирование (Схема 3.)
Общее описание
1. Цель текущего финансового планирования - определить, согласовать и твердить плановые финансовые показатели на очередной период (месяц, квартал, год): доходы и расходы предприятия, объемы поступлений и платежей денежных средств, значения статей баланса предприятия на конец периода (состояние дебиторской и кредиторской задолженности, внеоборотных активов и т.п.).
2. Результатом текущего планирования является Финансовый план, состоящий, как правило, из 3-х документов: Плана прибылей и убытков, Плана движения денежных средств и прогнозного баланса. Нередко Финансовый план представляют в виде одного документа, объединяющего показатели Плана прибылей и бытков и Плана движения денежных средств. Единой твержденной формы Финансового плана не существует; как правило, используются формы, приближенные к соответствующим формам бухгалтерской отчетности.
Типовая структура документов Финансового плана представлена на рисунке 1 :
План прибылей и бытков |
|
|
План движения денежных средств |
|
Прогнозный баланс |
|
||
Наименование |
Сумма |
|
Наименование |
Сумма |
|
Наименование |
Сумма |
|
Текущая деятельность |
|
|
Остаток на начало периода |
|
|
ктив |
|
|
Доходы |
|
|
Текущая деятельность |
|
|
Внеоборотные активы |
|
|
от реализации продукции |
|
|
Поступления |
|
|
Е |
|
|
Е |
|
|
от реализации продукции |
|
|
Баланс |
|
|
Расходы |
|
|
Е |
|
|
Пассив |
|
|
производственные затраты |
|
|
Платежи |
|
|
Уставный капитал |
|
|
Е |
|
|
закупка сырья |
|
|
Е |
|
|
Инвестиционная деятельность |
|
|
Е |
|
|
Баланс |
|
|
приобретение основных средств |
|
|
Сальдо по текущей деятельности |
|
|
|
|
|
Е |
|
|
|
|
|
|
|
|
Финансовая деятельность |
|
|
Инвестиционная деятельность |
|
|
|
|
|
продажа облигаций |
|
|
Е |
|
|
|
|
|
Е |
|
|
Финансовая деятельность |
|
|
|
|
|
Прибыль (убыток) |
|
|
Е |
|
|
|
|
|
Налог на прибыль |
|
|
Остаток на конец периода |
|
|
|
|
|
Е |
|
|
|
|
|
|
|
|
Прибыль после налогообложения |
|
|
|
|
|
|
|
|
Распределение прибыли |
|
|
|
|
|
|
|
|
Е |
|
|
|
|
|
|
|
|
Нераспределенная прибыль (убыток) |
|
|
|
|
|
|
|
|
(Рис. 1)
Весь процесс текущего финансового планирования разбивается на несколько этапов:
сбор и сведение исходных данных для планирования;
формирование первоначального варианта Финансового плана;
оптимизация и согласование показателей Финансового плана;
утверждение Финансового плана и доведение его показателей до соответствующих служб.
Каждый этап, в свою очередь, включает определенный набор действий, которые будут описаны далее.
3. В связи с длительностью процесса (он часто сопоставим с периодом планирования) и большим числом его частников (помимо финансовой службы, в нем частвуют все взаимодействующие с ней подразделения) обычно формируется календарный регламент прохождения этапов: к такому-то числу предоставить исходные данные финансовой службе, к такому-то - согласовать показатели, к такому-то - довести твержденные показатели. Пример такого регламента представлен на диаграмме 1.
4. Результаты текущего планирования используются в других бизнес-процессах правления финансами: твержденные плановые показатели используются в качестве лимитов в правлении задолженностью и платежами; они же являются базой для сравнения с фактическими показателями в процессе анализа выполнения планов.
5. Текущее планирование выполняется в определенных разрезах показателей, в частности:
в разрезе финансовой структуры предприятия, то есть среза его организационной структуры с точки зрения управления финансами, когда среди подразделений, направлений деятельности, проектов выделяются центры финансового уче та (центры прибыли, центры затрат, центры ответственности), для которых ведется планирование и чет доходов и расходов; центры финансового чета могут иметь иерархическую структуру
в разрезе целевых направлений доходов и расходов, которые собираются в единый для предприятия классификатор статей доходов и расходов; классификатор обычно является иерархическим: наименьшие элементы доходов и расходов группируются в статьи, те, в свою очередь, в виды деятельности (текущая, инвестиционная, финансовая); кроме того, поддерживается единство или соответствие классификаций статей финансовой службы, бухгалтерии и планово-экономического отдела для облегчения сопоставления и обмена данными;
в разрезе более мелких плановых периодов: месяцев при планировании на квартал, кварталов при планировании на год;
в разрезе дополнительных характеристик, необходимых в конкретных ситуациях: источников финансирования и объектов строительства - для инвестиционного плана, видов денежных средств, запасов, внеоборотных активов - для планирования их движения и т.п.
Описание действий, выполняемых в процессе текущего планирования.
1. Финансовая служба получает от Планово-экономического отдела и других служб плановые данные в виде следующих документов:
План продаж (сбыта, реализации) - суммы доходов от реализации продукции, товаров и проч. в разрезе статей доходов, центров финансового чета (сбытовых подразделений);
План затрат (смета расходов) - суммы расходов на производство, правление и проч. в разрезе статей расходов и центров финансового чета (подразделений);
План закупок (снабжения) - суммы оборотных средств на закупку материалов, комплектующих, товаров и проч., также в разрезе статей и центров финансового чета;
План движения запасов - оборотная ведомость по видам запасов - товаров, сырья, материалов, продукции;
План движения внеоборотных активов - оборотная ведомость по видам активов - основных средств, финансовых вложений и проч.;
Инвестиционный план (программа) - суммы капитальных вложений, ввода в строй объектов строительства и т.п.;
Состав и названия документов могут меняться, суть же их - предоставление Финансовой службе исходных данных в виде плановых стоимостных показателей подразделений по сферам своей ответственности.
Часть этих данных может формироваться непосредственно самой Финансовой службой: это плановые суммы внереализационных и операционных доходов и расходов, плановые суммы налогов, отчислений в фонды и сборов.
2. Финансовая служба получает из Бухгалтерии фактические данные по остаткам на счетах бухгалтерского чета, используя их для формирования прогнозных остатков дебиторской и кредиторской задолженности, проч. на начало планового периода. Прогнозные остатки могут быть сформированы одним из следующих способов:
к фактическому остатку прибавляется план движения за период до начала планового периода;
к фактическому остатку прибавляются факт движения по данным оперативного чета и оценка ожидаемого движения до начала планового периода;
к фактическому остатку прибавляются факт движения по данным оперативного чета и план движения, отнесенный к остатку периода до начала планового;
непосредственная экспертная оценка возможных значений остатков.
3. Полученные данные проверяются на взаимосвязанность: показатели Плана продаж и Плана закупок должны соответствовать показателям Плана движения запасов и т.п.; выявленные неувязки согласуются с соответствующими службами.
4. Производится сведение излишне детализированных данных для целей финансового планирования: данные по движению запасов в разрезе номенклатуры сворачиваются до групп запасов, соответствующих отдельным статьям производственных затрат, и т.п.
5. Подготовленные данные используются для подготовки проекта Финансового плана, для чего разносятся в соответствующие ячейки становленных плановых форм.
Формирование первоначального варианта финансового плана
1. Получив необходимые исходные данные и произведя их необходимую предварительную обработку, Финансовая служба производит расчет производных показателей: сумм налогов, зависящих от реализации продукции; сумм поступлений от реализации в соответствии с словиями договоров, сумм платежей по закупкам в соответствии с словиями поставщиков и проч.
2. Все вместе эти показатели, разнесенные по установленным формам (Плана прибылей и бытков, Плана движения денежных средств, Прогнозного баланса), формируют первоначальный рабочий вариант Финансового плана. Как правило, этот вариант оказывается несбалансированным: например, расходы могут превысить доходы или суммы платежей по закупкам (особенно при лэкономичной закупке большими партиями) не соответствуют суммам поступлений от реализации и т.п. Поэтому необходим процесс балансировки статей Финансового плана, оптимизации его показателей.
Оптимизация и согласование показателей финансового плана
1. Основной целью оптимизации Финансового плана с точки зрения Финансовой службы является достижение ликвидности платежного баланса предприятия - соответствия сумм платежей суммам поступлений с четом остатков денежных средств, то есть достижения неотрицательных остатков денежных средств на конец планового периода. Второй целью является держание дебиторской и кредиторской задолженности в заданных пределах, то есть приведение конечных остатков задолженности к допустимым значениям.
2. Технологически процесс оптимизации заключается в изменении значений отдельных параметров, перерасчете производных и итоговых показателей, формировании нового варианта Финансового плана и анализе его соответствия вышеописанным критериям (неотрицательность остатков денежных средств и соответствие остатков задолженности лимитам).
3. Выбор изменяемых показателей и величины изменения определяется опытом финансового работника и слабо формализуем, он может быть описан рядом эвристических правил, таких как:
сокращать в первую очередь непроизводственные расходы, не имеющие фиксированную величину (как сумма арендной платы за помещения, канал связи и т.п.) - хозяйственные и канцелярские расходы, проч.;
сокращать платежи по тем договорам, где от этого не зависит их исполнение (с оплатой по отгрузке или сдаче работ) и мал риск начисления штрафных санкций;
увеличивать поступления путем жесточения условий оплаты (требование предоплаты или аванса по вновь заключаемым договорам);
заменять денежные платежи взаимозачетами, применением комбинированных схем оплаты.
В практике работы каждого конкретного предприятия вырабатываются свои приемы балансировки Финансового плана .
4. Изменения показателей, приводящие к балансировке Финансового плана, согласуются в рабочем порядке с ответственными за них службами и фиксируются, остальные отбраковываются и процесс оптимизации продолжается.
5. Если собственными ресурсами Финансовый план сбалансировать не дается, то включаются реально достижимые варианты привлечения заемных средств на различных словиях; процесс заключается в добавлении статей поступлений заемных средств, расходов по процентам за них и платежей по их возврату.
6. Полученный сбалансированный Финансовый план окончательно согласуется с заинтересованными службами и передается руководству для тверждения.
Утверждение Финансового плана и доведение его показателей до соответствующих служб
1. Передаваемый для тверждения Финансовый план обычно сопровождается пояснительной запиской, в которой дается оценка начальной сбалансированности плана, принятые меры по его оптимизации и последствия принятых решений, оценка результирующего варианта плана.
2. В процессе тверждения возможно изменение отдельных показателей плана, после чего производится новый пересчет производных и итоговых показателей с возможной потерей сбалансированности и внесением дополнительных изменений для ее восстановления.
3. Утвержденный и пересчитанный план доводится до соответствующих служб в части касающейся, в виде твержденных контрольных показателей и лимитов, обязательных к исполнению или достижению в плановом периоде.
Варианты и особенности текущего планирования
1. Скользящее планирование: план составляется не на определенный календарный период (месяц, квартал, год), на определенный срок - на квартал, полгода, год вперед. При этом обычно используется переменная детальность планирования: ближайший квартал планируется по месяцам, первое полугодие - по кварталам, второе полугодие - общей цифрой. По истечении ближайшего планового периода производится точнение показателей плана на новый срок и детализация очередного планового периода по месяцам и кварталам:
План на период 1.2.01 - 31.1.01 |
|
|
|
|
|
Наименование |
фев.01 |
мар.01 |
2 квартал |
3 квартал |
II полугодие |
Текущая деятельность |
|
|
|
|
|
Е |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
План на период 1.3.01 - 28.2.01 |
|
|
|
|
|
Наименование |
мар.01 |
пр.01 |
2 квартал |
3 квартал |
II полугодие |
Текущая деятельность |
|
|
|
|
|
Е |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Такое планирование:
сокращает разовые затраты на составление годового плана, распределяя их более равномерно в течение года;
позволяет непрерывно контролировать будущее состояние предприятия на заданный срок вперед (при традиционном планировании горизонт прогноза изменяется пилообразно с течением времени);
в то же время в отсутствие фиксированных календарных показателей затрудняет анализ и правление отклонениями фактических показателей от плановых.
2. Финансовое планирование в дочерних и зависимых структурах:
головная организация определяет начальные словия планирования - нормативы расходов и доходов, другие показатели;
готовый и согласованный на местном ровне Финансовый план подлежит тверждению в головной организации, при этом он может быть серьезно изменен, что вызывает необходимость повторения процесса его оптимизации и согласования, сложнение и ужесточение календарного регламента планирования.
5. Контроль исполнения и анализ выполнения финансовых планов, в ходе которых производится сопоставление плановых и фактических показателей, анализ отклонений, также формируются установленные формы отчетности:
- План реализации готовой продукции;
- Товарные балансы;
- Справка о фактической реализации;
- Сальдо по расчетам с бюджетом;
- Справка по НДС;
- Справка о внутренней задолженности предприятий
- Квартальный план по налогам
.
Рис. 8.3.1. крупненная схема процессов Стратегического планирования
Рис. 8.3.2. крупненная схема процессов Тактического планирования в натуральных показателях.
Рис. 8.3.3. крупненная схема процессов Тактического планирования в финансовых показателях
Литература
1. Тимохов А.В. Методические материалы по правлению финансами Аналитический Центр Корпорации Парус
2. Материалы, полученные от корпораций Галактика и Парус, компаний АйТи и Цефей, фирм Атлант-Информ, R-Style Software Lab, Никос-Софт, Звезда-Софт, Эллай, ИнтеГрупп, консультационной компании Росэкспертиза.
3. Обзоры с сайтов.russianenterprisesolutions.com, . finsoft. ru , . parus. ru , .rbc.ru
4. Выдержки из Документации на комплексное предпроектное обследования ювелирного концерна Адамас.
5. 7-мь нот менеджмента. 5-е издание. ЗАО Журнал Эксперт, 2001 г.
6. И.Т. Балабанов, Основы финансового менеджмента, Москва, 1997 г.
7. Книги серии Техника эффективного менеджмента фирмы Carana
8. Реформирование и реструктуризация предприятий, Библиотека ЗАО РОЭЛ Консалтинг.
9. Якокка Ли. Карьера менеджера. М.: - Прогресс, 1991.
10. Теория правленческого чета от Аналитического Центра Концепт, эл. вариант.
[1] Приведенная ниже структура доходной части не означает, что все без исключения российские разработчики оказывают такие слуги