Читайте данную работу прямо на сайте или скачайте

Эффективность организации

Эффективность организаций

Каждый человек в течение всей жизни, так или иначе, связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди растут, чатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.

Организация - сложный организм. В нем переплетаются и живаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация. Они веренно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ни правлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности.

Сущность организаций не может быть сведена лишь к формальным структурам или потокам информации, к механическим взаимодействиям или исполнению команд. прощенный подход к функционированию организаций, однобокость в интерпретации их базисных элементов и свойств не позволяют в полной мере использовать их потенциал. Наряду с традиционными экономическими критериями оценки деятельности организаций, основанными на измерении эффективности использования ресурсов, на первый план выходят лнеосязаемые измерители: интеллектуальный капитал, довлетворенность потребителя, социальная прибыль, организационная культура. Во многих случаях такие критерии лучше свидетельствуют о будущих результатах, чем финансовые показатели.

С общественной точки зрения эффективность представляет собой степень достижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов. Какими бы ни были основные или производнные цели, структура организации и ее деятельность, организациоые изменения должны оцениваться по их эффективности. Наряду с этим целесообразно ввести понятие производительности, означающей максимизацию организацией своих целей при минимальной затрате ресурсов. Эффективность и производительность взаимосвязаны, но вместе с тем существуют и определенные отличия.

Известно немало случаев эффективной, но непроизводительной деятельности. Если, например, издержки, связанные с загрязнением воздуха и воды, включаются в баланс доходов и расходов организанции, от которой зависит это загрязнение, то цена продукции будет настолько высока, что может быть принято решение о прекращении ее потребления. Другим примером может служить монополия, котонрая очень эффективна в достижении цели максимизации прибыли путем непроизводительного использования ресурсов.

Таким образом, рассмотрение эффективности с точки зрения ценлей и ресурсов концентрируется на двух условиях: достижение цели является необходимым словием производительной деятельности орнганизации, и производительное использование ресурсов является ненобходимым, но недостаточным словием для эффективности. Эти два момента отражают материальную заинтересованность общества в рензультатах деятельности организации.

Руководители несут ответственность за результаты деятельности организации. Эта ответственность и связанные с ней полномочия вытекают из материальной заинтересованности тех общественных групп, которые предоставляют для организации ресурсы. Например, собственники имущества предоставляют ресурсы предпринимательнским организациям, а налогоплательщики - правительственным орнганизациям. Конечно, эти две группы могут иметь заинтересованность в одной и той же организации или же делить эту заинтересованность с другими группами. Консорциум спутниковой связи, например, являнется примером организации, которая находится на обеспечении как владельцев акций, так и налогоплательщиков; государственный нинверситет находится на обеспечении налогоплательщиков и студентов, оплачивающих обучение. Таким образом, руководители организаций тесно связаны с обществом и в конечном счете ответственны перед теми его группами, которые вкладывают ресурсы в организацию.

Было бы упрощением тверждать, что эффективность организанционной структуры каким-то образом связана со способом, которым общество достигает своих целей посредством использования огранинченных ресурсов. Главное состоит в том, чтобы выявить, как руковондители могут знать, когда и при каких обстоятельствах их организанции действуют эффективно. Действительный процесс оценки эффекнтивности организации значительно сложнее, чем представляется на первый взгляд. Очевидно, что руководители должны правлять органнизацией таким образом, чтобы максимизировать достижение целей при производительном использовании ресурсов. Но проблема состонит в том, как этого добиться.

Под эффективностью управления следует понимать создание благоприятных словий для достижения коллективом предприятия высоких результатов в обусловленные сроки с наименьшими затратами.

В дореформенной централизованной системе правления категория эффективности правления не отделялась от показателей эффективности производства. Последние приводились к затратам на правление (заработной плате или правленческим расходам) и таким образом связывались с результатами труда правленческих работников.

Принципиальное значение для оценки эффективности системы правления имеет выбор базы для сравнения или определения ровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем правления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применятся также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы правления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный ровень эффективности организационной структуры.

Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического ровня анализируемой и проектируемой системой, также отдельных её подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы правления, основанная на использовании количественно- качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность правления по значительной совокупности факторов.

Эффективность правления отражает результативность обеспечения социально-экономического развития предприятия. В этой связи эффективность правления проявляется в достигнутых показателях результативности всей деятельности предприятия.

Эффективность, как показатель результативности, предполагает соизмерение затрат с результатом. В качестве последнего рассматри-вается прибыль как конечный результат деятельности, в качестве затрат - основные производственные фонды и оборотные средства. Однако резельтат, как экономическое понятие, шире такого толкования. Результат имеет многообразные проявления.

Так, Д. Скотт Синк рассматривает 7 различных результатов:

- действенность;

- экономичность;

- качество;

- прибыльность;

- производительность;

- качество трудовой жизни;

- внедрение новшеств;

При этом под действенностью понимается степень достижения системой поставленных перед ней целей, степень завершения "нужной" работы.

Для оценки действенности используются три критерия:

a) качество - делаем ли мы продукцию, свойства которой

соответствуют определенным требованиям;

б) количество - делаем ли мы нужную для потребителей

продукцию в объемах, обусловленных договорами о поставках;

в) своевременность - выполняем ли мы договорные сроки поставки

продукции.

Экономичность отражает степень использования ресурсов. Этот показатель является измерителем результативности организационной системы в отношении затрат.

Качество связано с понятием качественных признаков, которые отражают конкретные свойства, закладываемые в продукт при его создании.

Прибыльность представляет собой соотношение между валовым доходом и суммарными издержками.

Эффективность может оказаться неопределенным и изменчивым критерием. Один руководитель определяет эффективность размером прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как коннкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общестнвенности, расширение предприятия. Или, например, президент комнпании, преследуя цели снижения себестоимости, завоевания рынка или получения прибыли, направляет ее деятельность по достижению поставленных целей такими методами, которые приводят к возникнновению у подчиненных проблем морального характера, что в конечнном счете наносит щерб предприятию. Какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры и ее изменений. Выбор же подходящего критерия эффективности зависит от конкретных слонвий функционирования, назначения и стратегии организации, принчин осуществляемых изменений.

Опираясь на теорию систем, эффективность можно определить и измерить в пределах, которые являются значимыми для руководинтелей организаций как частных предпринимательских, так и госундарственных. Исходя из этой теории как основы для выбора критенриев эффективности организационной структуры, можно рассмотнреть широкий спектр подходов к ее исследованию и измерению и на этой основе представить общую модель эффективности организацинонной структуры.

В контексте теории систем организация рассматривается как один из элементов системы, которые взаимодействуют друг с другом. Понток вводимых факторов производства (затраты) и выхода продукции (выпуск) является ключевым отправным пунктом в описании органнизации. В простейшей форме организация черпает ресурсы (вводимые факторы производства) из большей системы (внешней среды), обрабатывает эти ресурсы и возвращает их в измененной форме (вынход продукции). На схеме представлены основополагающие элеменнты организации как системы (рис. 1). Организация использует свои ресурсы производительно для обеспечения выпуска продукции. Ее существование зависит от того, насколько она довлетворяет понтребности общества. Если организация перестает довлетворять эти потребности, она становится неэффективной.

ПРОЦЕСС

Выход продукции (выпуск)

Вводимые факторы производства (затраты)

Внешняя среда (условия)

Рисунок 1 Взаимосвязь элементов системы

Понятие организации как системы, которая соотносится с больншей системой, включает категорию обратной связи. Организация занвисит от условий внешней среды, определяющих не только вводимые факторы производства (затраты), но и выход произведенной продукнции (выпуск). Поэтому она в обязательном порядке использует среднства регулирования рыночного спроса. Средствами регулирования выступают каналы информации, которые позволяют организации изунчать спрос. В предпринимательских организациях изучение рынка явнляется важным механизмом обратной связи. В более общем смысле, обратная связь - это динамический процесс, с помощью которого любой организм познает опытным путем внешнюю среду. Обратная связь относится к информации, которая отражает результат действий индивидуума, группы или организации. Теория систем подчеркивает значение реагирования на содержание информации, поступающей в результате обратной связи.

Системный подход заостряет внимание на двух важных сообранжениях: а) в конечном счете выживание организации зависит от ее способности адаптироваться к требованиям внешней среды и б) обнщий цикл вводимые факторыЧпроцессЧвыход продукции должен быть в центре внимания ее руководителей. Критерий оценки резульнтата функционирования должен отражать эти словия обеспечения эфнфективности.

Эффективность следует определять через оптимальный баланс между различными видами деятельности по приобретению и испольнзованию ресурсов. Деятельность организации, которая определяет ее функционирование, охватывает:

1) приобретение ресурсов;

2) произнводительное использование вводимых факторов а

производства по отнношению к выходу продукции;

3) производство товаров или услуг;

4) целесообразное выполнение технических и административных

зандач;

5) инвестирование в организацию;

6) подчинение правилам понведения;

7) довлетворение разнообразных интересов отдельных люндей и их

групп;

Каждый из этих видов деятельности направлен на подндержание цикла вводимые факторыЧпроцессЧвыход продукции и приспособление к внешней среде.

Согласно теории систем, эффективность организации определянется тем, в какой мере она достигает оптимума взаимоотношений во всех видах деятельности. Эффективность представляет собой составнляющую ряда видов деятельности, охватывающих цикл вводимые факторы - процесс - выход продукции и адаптацию к внешней среде. В свою очередь, каждый компонент (структурное подразделение) комнмерческой фирмы Ч будь то производство, сбыт, правление персонанлом, снабжение, проектно-конструкторские работы, исследования и развитие - может быть представлен в виде системы со своими вводинмыми ресурсами, процессом, адаптационной деятельностью, которые должны оптимизироваться для достижения общей организационной эффективности.

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить ровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур правления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию правления.

Комплексный набор критериев эффективности системы правления формируется с чётом двух направлений оценки её функционирования:

по степени соответствия достигаемых результатов становленным целям производственно-хозяйственной организации;

по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и стойчивого достижения конечных целей системы правления при относительно меньших затратах на её функционирование.

Обобщение проведенных в разных странах теоретических и исслендовательских разработок выявило значительное разнообразие концепнций и измерителей организационной эффективности. Это разнонобразие отражает неодинаковые подходы и точки зрения по поводу того, что представляет собой эффективность. Вместе с тем можно тнверждать, что обобщенное понятие эффективности включает в себя ряд известных и четко определенных составляющих. Поддержание оптимального баланса между ними Ч первейшая задача руководинтелей организаций.

Современный ровень анализа организационной эффективности предусматривает чет фактора времени, когда организация рассматнривается как элемент большей системы (внешней среды). Во времеом отрезке организация принимает, перерабатывает и возвращает ренсурсы большей системе. И соответственно окончательная проверка организационной эффективности состоит в том, может ли организанция поддерживать себя во внешней среде. Поэтому выживание являнется предельной или долгосрочной мерой организационной эффективности. Однако руководители и все, кто заинтересован в существонвании организации, должны пользоваться индикаторами, позволяюнщими оценить вероятность ее выживания. Это могут быть, например, индикаторы краткосрочного действия, включающие измерения пронизводительности, производства и довлетворения. Существуют также другие индикаторы, которые называются промежуточными. В данном же случае речь идет о двух критериях - адаптивности и развитии. Взанимосвязь между этими критериями эффективности и фактором вренмени представлена на рис. 2.

Для всех классификаций справедливо то, что число краткосрочнных, промежуточных и долгосрочных критериев может быть величенно или сокращено. Рассмотрим главные из них.

Производство. В данном контексте производство отражает способнность организации выпускать такое количество продукции и такого качества, которое требует потребительский рынок. Показатели пронизводства включают прибыль, объем продаж, долю на рынке и т. п. Эти критериальные показатели относятся непосредственно к тому вынпуску продукции организации, который потребляется покупателями и клиентами.

Производительность. Данный показатель определяется в обычном смысле как отношение выпуска продукции к вводимым ресурсам. Этот критерий краткосрочного действия сосредоточен на всем цикле ввондимые факторы - процесс -а выпуск продукции, однако акцент сделан на элементах вводимые факторы и процесс. Показатели эффекнтивности включают уровень отдачи на капитал или фонды, единицу стоимости, отходов и потерь, простоев. Показатели производительнности обязательно должны выражаться в форме пропорции: прибыль (стоимость или выпуск продукции), отнесенная ко времени.

Долгосрочные

Промежуточные

Краткосрочные

(Время)

Выживание

даптивность Развитие

Производство Производительность Удовлетворение

(Критерии)

Рисунока 2 Критерии эффективности и время

Удовлетворение. Рассмотрение организации как общественной системы предполагает, что определенное внимание должно деляться выгоде, получаемой ее членами, покупателями и клиентами. Органинзационная структура эффективна, если она способствует достижению ее целей при минимальных нежелательных последствиях или издержнках. Для работника, например, эффективная организационная струкнтура Ч это структура, которая не допускает потерь или ошибок и обеснпечивает удовлетворенность работой, имеет четкие линии подчинеости и распределения ответственности, позволяет принимать часнтие в решении проблем, придает уверенность в будущем, предоставнляет определенный, статус и возможности для служебного роста и обеснпечивает престижный ровень заработной платы.

даптивность. Данный показатель можно представить как ронвень, при котором организация реагирует на изменения ее внутреей и внешней среды. Адаптивность рассматривается здесь как пронмежуточный критерий, более абстрактный, чем уровень производнства, производительность или довлетворение. Этот критерий отнонсится к способности руководителя воспринимать изменения как внешней, так и внутренней среды организации. Низкая эффективнность организации, проявляющаяся в достижении недостаточного ровня производства, производительности и удовлетворения, сигнанлизирует о необходимости внести изменения в практику и стратенгию правления. Внешняя среда может потребовать выпуска другой продукции или предоставить другие ресурсы, тем самым вызвав ненобходимость изменений. Низкий уровень адаптивности, при котонром организация не может или не хочет приспосабливаться к изменнениям внешней среды, означает грозу ее выживанию.

В отличие от краткосрочных критериев эффективности не сущенствует специальных и конкретных показателей измерения адаптивнности. Организация правления может способствовать проведению политики, которая поддерживает готовность к изменениям; сущенствует также определенная практика правления, которая в случае применения обеспечивает необходимый ровень адаптивности.

Развитие. Его цель состоит в повышении способности организанции выживать в длительной перспективе. Традиционные попытки проведения технической и организационной реконструкции вклюнчают программы обучения правленческого и инженерно-техничеснкого персонала, однако весьма важно расширять сферу развития орнганизации за счет включения ряда психологических и социологиченских подходов.

Введение фактора времени позволяет говорить об эффективности в кратко-, средне- и долгосрочной перспективе. Например, можно оценивать определенную организацию как эффективную с точки зренния таких показателей, как ровень производства, довлетворение и производительность, но как неэффективную при использовании показателей адаптивности и развития. Производитель определенных товаров может быть очень продуктивен в краткосрочной перспектинве, но у него может быть мало шансов на выживание. Таким обранзом, когда речь идет об оптимальном балансе, то имеется в виду и сбалансированность деятельности организации во времени.

Другим аспектом оптимального баланса является обеспечение необходимой взаимосвязи между критериями в рамках определеннонго периода. Не существует фиксированной взаимосвязи между ровннем производства, довлетворением и производительностью. Ни теонретические исследования, ни реальная практика не дают оснований тверждать, что ровень производства и довлетворение тесно связанны. Эти два показателя могут изменяться в одну или в разные сторонны в зависимости от обстоятельств. Поэтому руководителю важно раснпознать необходимость определения потенциальной взаимосвязи понказателей, прежде чем проводить политику воздействия на них.

Известно, что чем отдаленнее будущий период, тем более неонпределенными являются показатели. Прогноз завтрашних событий более определен, чем прогноз событий будущего года. Естественно, что и показатели производства, довлетворения и производительнонсти относительно более конкретны, определенны, доказательны и объективны, чем показатели адаптивности и развития. Это означанет, что значительно проще определить относительную организацинонную эффективность, используя краткосрочные, не долгосрочнные критерии.

Литература

1. Мильнер Б.З. Теория организации Ф.

учебник, Москва, ИНФРА-М, 2004.

2. Д.М. Крук, О.А. Дейнеко, Р.А. Громова Основы правления производством

Учебник для студентов экон. спец. ВЗов, -а М.: Экономика, 1998.

3. А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева. Управление организацией

учебник, Москва, ИНФРА-М, 2005.