Книги по разным темам
К вопросу унификации ведения учета и отчетности ЦПИ Восканян Э. А., Зайцева Л. Н, Ленская И. Е. Российская государственная библиотека, Москва, Россия Ставятся вопросы унификации учета деятельности Центров правовой информации в связи с отсутствием единообразия в его организации и ведении; недостаточной методической разработанности принципов формирования системы статистического учета и отчетности, которая позволяет объективно оценивать результаты деятельности ЦПИ; необходимости проведения сравнительного анализа деятельности различных ЦПИ в целях выявления и распространения успешного опыта.
Характеризуются разработанные специалистами ЦПИ РГБ базовые методические рекомендации Методика ведения учета и отчетности ЦПИ на базе основных показателей статистики.
В России сформировалась развитая сеть Центров правовой информации (ЦПИ). К настоящему времени (на конец 2003 г.) в стране создано и официально зарегистрировано около 1000 центров правовой информации, созданных на базе различных типов библиотек, учебных заведений и других учреждений (например, на базе учреждений Минобороны России, Минпромнауки, на базе учреждений Администрации Президента, МВД России, Минюста и т. д.) в 76 субъектах Российской Федерации во всех 7 федеральных округах страны. В условиях проводимой реформы по обеспечению доступа граждан к правовой информации, совокупными силами указанных центров за год обслуживается более 1 000 000 пользователей.
В процессе управления центрами, при решении задач стратегического развития, текущего финансового и материально-технического обеспечения и ряда других проблем, руководители различного уровня неизбежно задаются вопросом, на сколько эффективно работают эти Центры, каковы реальные результаты их работы Не секрет, что ЦПИ работают в не одинаковых условиях, у них разный уровень технической оснащенности, финансовые возможности. В то же время, Центры, сопоставимые по ресурсному обеспечению, укомплектованные одинаковым количеством сотрудников, оснащенные равными по репертуару и объему библиотечными фондами и правовыми базами данных, схожие по составу пользовательской аудитории, по численности населения и развитию инфраструктуры региона, могут иметь различные данные о посещаемости и по-разному учитывать свою деятельность.
Количество выполняемых в иных Центрах справок/запросов (при прочих равных условиях) зачастую разнится на порядок.
Так, например, некоторые библиотеки не учитывают адресные справки и консультации, в других Ч отдельно подсчитываются справки по федеральному, а отдельно Ч по республиканскому законодательству и т. п.
Отсутствие возможности адекватного сопоставления статистических показателей не позволяет провести сравнительный анализ деятельности многих ЦПИ, сделать выводы об эффективности их работы, выявить, применить и распространить успешный опыт. Другими словами, в настоящее время ощущается дефицит необходимой и достаточной управленческой информации о результатах работы отдельных Центров. Отсутствие единых подходов к организации и ведению статистического учета и отчетности обусловлено недостаточной методической разработанностью принципов формирования системы статистического учета и отчетности, которая позволила бы объективно оценивать результаты деятельности ЦПИ.
Такая система действует в российских библиотеках, опыт которых (с учетом специфики ЦПИ) может быть применен в большинстве Центров. Основными компонентами системы являются:
Х организация и ведение библиотечного учета, Х формирование и представление статистической отчетности.
Правильно организованный учет и отчетность играют важную роль в технологии управления (менеджмента). Фиксируя итоги деятельности за определенный период, данные учета и отчетности позволяют создать информационную базу данных, как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений. Опираясь на данные учета и отчетности, ЦПИ могут эффективно и оперативно решать такие задачи организации управления, как:
Х оценка деятельности ЦПИ как части библиотеки и самой библиотеки в целом;
Х регулирование оплаты труда персонала и создание системы стимулирования;
Х создание основы для стратегического управления;
Х принятие решений по бюджету;
Х научно-теоретический анализ выявленных тенденций и закономерностей, действующих в ЦПИ при библиотеках, с учетом их взаимодействия с внешней средой в целом.
Основу организации и ведения учета и отчетности в ЦПИ, может составить система конкретных показателей. Выбор показателей и принятие решение по их утверждению в качестве показателей учета и отчетности является условием формирования стабильной системы характеристик. В этом случае система учета и отчетности ЦПИ должна соответствовать ряду общих и принятых в библиотеках требований:
Х показатели учета и отчетности должны соответствовать планируемым показателям, иначе утрачивается единство информационного механизма управления;
Х система должна быть простой и ясной, по возможности исключать показатели, требующие расчета (это функция анализа), и использовать простые натуральные и стоимостные показатели;
Х учет должен быть оперативен и своевременен (во избежание возможностей для злоупотреблений);
Х учет должен быть максимально полным, т. е. охватывать все стороны деятельности Центров;
Х данные учета и отчетности должны быть достоверными.
При построении системы показателей деятельности ЦПИ целесообразно принять за основу существующие показатели деятельности библиотек, которые можно объединить в четыре основных блока:
I. Формирования (комплектования и организации) библиотечного фонда, каталогов и БД ЦПИ;
II. Обслуживания пользователей;
III. Материально-технического обеспечения;
IV. Управления персоналом (кадрового обеспечения).
Каждый из блоков имеет свой набор показателей.
Данные об особой части библиотечных фондов Ч правовых БД Ч являются системообразующим ядром для учета и отчетности ЦПИ.
Учет деятельности Центра правовой информации, как и любого другого подразделения библиотеки, методически основывается на технологическом описании библиотечных процессов.
Так, учет фонда ЦПИ проводится на основе Инструкции об учете библиотечного фонда (см.
приложение к Приказу Минкультуры РФ № 590 от 02.12.98). Учет запросов, отказов, мероприятий Ч на основе ГОСТ 7.20-2000 Библиотечная статистика. Первичные учетные документы (в ЦПИ Ч это Журнал учета справок) регламентированы ГОСТом 7.35-81 Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков.
Отдельно хотелось бы остановиться на специфических особенностях запросов, выполняемых в процессе деятельности ЦПИ по справочно-информационному обслуживанию.
Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание в соответствии с ГОСТ 7.20-2000 Библиотечная статистика является запрос Ч устное или письменное обращение на получение библиографической, фактографической или аналитической информации.
Анализ деятельности ЦПИ показывает, что практически все ЦПИ учитывают СИО по числу библиографических (тематических, уточняющих, адресных) справок, фактографических справок и консультаций. Однако, именно в ЦПИ отмечается появления нового типа запроса, который невозможно уложить в жесткие рамки регламентированных ГОСТом типов справок. В частности, в ЦПИ РГБ специалисты пытались выделить новый синтетический тип справки Ч справочно-правовая консультация. Данный тип справки составляет около 10% от общего количества справок. В настоящее время в статистических показателях, подаваемых ЦПИ в отдел сводного планирования РГБ, данный тип справки фиксируется как консультация, что вступает в противоречие с определением этой справки ГОСТом.
В своей годовой отчетности ЦПИ опирается на отчетность библиотеки.
Зачастую центры правовой информации являются структурными единицами библиотек. В этом случае их отчетные статистические показатели находят свое отражение в годовом статистическом отчете, который библиотеки сдают Госкомстату России по форме № 6-НК.
Статистическая отчетность позволяет создать информационную базу данных о состоянии и работе ЦПИ в региональном масштабе и масштабе страны в целом. Поэтому важно помнить, что система статистических показателей не может произвольно меняться: иначе наступает т. н. лобрыв в статистике Ч ситуация, делающая невозможным прослеживание тенденций развития, затрудняющая сопоставление различных периодов развития библиотечно-информационной сферы и общества в целом.
Куда идет и как может использоваться предоставляемый центрами отчетный материал Центры могут ввести в практику отчет перед пользователями и населением в различных формах Ч путем издания печатных отчетов, на конференциях, собраниях читателей, в средствах массовой информации, в электронной форме на сайтах библиотек, самих Центров, а также на Портале ПЦПИ. На данном Портале отчетность Центров может aкумулироваться, при наличии сети ЦПИ в регионах подобная информация имеет огромное значение.
Годовые отчеты Центров можно рассматривать также как способ презентации деятельности ЦПИ, средство формирования позитивного имиджа Центра у реальных и потенциальных потребителей его продукции и услуг.
Строгий учет и отчетность о деятельности Центра правовой информации, использование единой системы основных показателей статистики позволят:
Х объективно оценить работу как конкретного ЦПИ, так и эффективность работы всей сети регионального и федерального масштаба;
Х осуществлять обмен и изучение передового опыта лидеров в интересах развития сети Центров правовой информации;
Х оптимизировать состав и структуру фонда, повышать качество обслуживания пользователей ЦПИ, проводить анализ состава читателей и их запросов и др.
На государственном уровне (если Центр правовой информации существует на бюджетной основе), такая отчетность (добавленная, в частности, сопоставлением платных и бесплатных услуг) может стать весомым обоснованием для предложений по увеличению финансирования Центров.
Учитывая актуальность и важность вышеизложенных вопросов, специалистами Центра правовой информации РГБ по заказу Межрегионального объединения публичных центров правовой информации разработаны базовые рекомендации Методика ведения учета и отчетности ЦПИ на базе системы основных показателей статистики.
Рекомендации будут размещены на портале ПЦПИ. Авторы будут благодарны за замечания и отзывы на данную работу, которые помогут подготовить оптимальный документ, рекомендации которого, как мы надеемся, могут быть использованы в дальнейшем в работе центров правовой информации.