Книги, научные публикации
Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права Ф.А. Хараев Организационные возможности повышения эффективности решения Москва, 2003 Хараев Ф.А. Организационные
возможности повышения эффективности решения. /Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2003. - 10 с.
й Хараев Ф.А., 2003 й Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003 2 Со времен основоположников теории научной организации труда (Ф.У.Тейлор, Г.Эмерсон, А.Файоль и др.) важнейшим содержанием управления являются: предвидение, планирование, организация, распорядительство, согласование, контроль. Нарастание динамичности управленческих процессов, как и жизни в целом, в настоящее время потребовало обогащения функций руководства заботой о совершенствовании управленческого труда. Если совершенствование управления есть постоянная функция органа и руководителя, то, видимо, главным критерием его эффективности является повышение оптимальности решений. Возрастание весомости каждого решения и значимости его как управленческой операции укрепляет оптимальность решения, в качестве принципа управления.
Повышение эффективности решения, кроме перечисленных выше, зависит от множества других факторов:
- организационных и производственных структур;
- уровня организации производства;
- технологических процессов;
- степени использования достижений научно-технического прогресса;
- уровня подготовки кадров и стиля руководства;
- организации информационного обслуживания.
Эффективность решений зависит от охвата, сочетания или коллизии интересов отдельных групп трудящихся, учета общественного мнения.
Управленческое решение должно иметь политическое обеспечение, носить определенную плановую направленность, выражать интересы трудящегося народа. Эти требования необходимо выполнять при анализе ситуации, формулировании цели решения, выборе критерия оптимальности и при других этапах принятия н реализации решения.
Неотъемлемым условием эффективности решений является системное рассмотрение проблем управления, определение места и роли данного решения в кругу других проблем, во взаимосвязи с другими управленческими операциями.
Повысить качество решений, их обоснованности, ускорить процедуру выработки решений, полнее и конкретнее учесть требования практики позволяет изучение и использование опыта разрешения различных проблем, учет ошибок и деформаций.
Полезно обобщать не только опыт положительного разрешения проблем, но и ошибки, упущенные возможности, знать детально причины деформации процесса принятия решения на отдельных этапах.
Каждому органу управления следовало бы располагать перечнем мероприятий по достижению цели, а также перечнем дефектных решений, чтобы не повторять их, учить персонал на ошибках. Наиболее часто встречающимися причинами и деформациями можно считать:
- недооценку обстановки, проблемной ситуации, неумение выделить главное, тенденциозный отбор информации, пренебрежение данными, которые не совпадают с взглядами, установками, умонастроением и мнениями субъекта решения, неумение обобщать, объединять воспринимаемые впечатления, увязывать новое с прежним опытом;
- необоснованный оптимизм, отсутствие или недостаточную проницательность, ошибочность модели будущего, радужного настроения;
- медлительность, проявление боязни принятия решения в условиях неполной определенности, неспособность угадывать в этих случаях грядущие события;
- заблуждения по критерию оптимальности, неумение системно мыслить, подбирать комплексные критерии, неспособность различать хорошие решения и хорошие результаты;
- неспособность переносить опыт из одной ситуации в другую, неумение учиться на собственном опыте;
- неумение смотреть в корень дела, предполагать и искать причину ошибок чаще всего в недостаточности компетенции персонала и пренебрежение значением организационных и производственных структур, сложившихся систем связей, технологий и подходов.
Польские исследователи проблем принятия решения отмечают:
- эффект сопротивления: "то, что недоступно ("запретный плод"), становится особенно привлекательным";
- эффект регрессивного мышления: "то, что в действительности произошло, имело наибольший уровень вероятности в прошлом";
- деформации типа groupthink: единомыслие и хорошая атмосфера в группе становится важнее, чем качество принимаемых решений.
Чтобы избежать указанных и других ошибок, практика принятия решений может предложить ряд рекомендаций. Если совершенствование организационных и производственных структур рассматривалось в органе управления одновременно и комплексно с проблемами оптимизации решений, то оправданным можно считать передачу полномочий на принятие решений нижестоящим уровням иерархической лестницы. Чтобы избежать часто встречающейся ошибки - недооценка подготовки проекта и подготовительной работы по реализации решения, надо каждому органу управления обеспечивать соразмерность методов и объемов подготовки к содержанию решения.
Важнейшим резервом повышения эффективности решений является изучение и использование современных приемов и специальных методов: математико-статистических, моделирования, "мозгового штурма", мысленного эксперимента и рефлексивного управления, инверсии, синектики, аналогии, конъюнктивной стратегии, тестирования, морфологического приема экспертной оценки. Структура проблемы определяет, каким из них следует воспользоваться субъекту решения.
Одним из способов получения новой точки зрения является метод инверсии. Если некоторый объект, например, обычно рассматривается снаружи, то применение метода инверсии означает, что теперь он будет исследован изнутри. Перевернуть вверх дном, вывернуть наизнанку, поменять местами - эти слова характеризуют существо метода инверсии. В качестве иллюстрации метода в литературе по изобретательству приводится такой пример. Пусть задача состоит в том, чтобы на конвейере извлекать ядро из грецкого ореха. Все усилия по раскалыванию, распиливанию, разрезанию и тому подобным операциям по тем или иным причинам не увенчались успехом. Принято обдумывать решение этой задачи, находясь снаружи ореха. Допустим теперь, что при решении этой задачи применяется метод инверсии, и будем рассматривать ее, находясь как бы внутри ореха. Нельзя ли продавить скорлупу изнутри, со стороны ядра? Просверливая в скорлупе маленькое отверстие и нагнетая воздух од давлением, можно расколоть скорлупу и решить эту проблему.
Целесообразна в органах управления разработка с помощью ЭВМ для определенного класса проблем библиотеки стандартных (типовых) решений, а для задач в условиях с неполной информацией и меняющихся условий и параметров - выработка эвристических правил.
Эффективность решения зависит от выбора оптимального сочетания форм обращения руководителя к исполнителям: побуждающего, убеждающего, увещевающего, понуждающего или принуждающего.
В условиях научно-технического прогресса, использования различной оргтехники и автоматизированных систем управления все чаще становится целесообразным создание в различных отраслях крупных объединений. Тогда одновременно создаются возможности дальнейшей систематизации актов принятия решений в отрасли, объединении, обеспечения системного подхода, пользуясь которым, все звенья управления и каждое в отдельности могут по-разному планировать цикл принятия решений. Планирование цикла принятия решений создает возможность преемственности, своевременной увязки различных вопросов, более целенаправленных действий, предварительной подготовки. Появляется возможность использования сетевого графика, построения "дерева целей".
Резервом повышения эффективности решений являются:
расширение коллективных решений, своевременное осуществление корригирования и координирования на основе общественного мнения, приближение места принятия решения к объекту, чтобы оптимально протекала обстановочная афферентация, чтобы субъекты воспользовались объективной наглядной информацией и могли продуктивно мыслить.
Если решения имеют равные или почти равные субъективные вероятности, а объективно оценить последствия этих решений субъекту не удается, то к решению проблемы он должен привлечь специалистов консультантов с большим опытом. Привлечение научных учреждений, организация или использование внедренческих подразделений (предприятий, фирм) также необходимы в настоящее время для повышения эффективности решений. Каждый уровень управления имеет возможность использовать решение вышестоящих инстанций. Качество решения зависит от глубины и широты анализа данной ситуации, привлечения различных специалистов, обогащения конкретным материалом заданной темы. Здесь тоже нужен творческий подход.
Низкая культура организации управления служит причиной тому, что моральное, социальное и материальное стимулирование решений для повышения их эффективности и своевременности разработки не стали правилом, а ведь не только решение в целом, но и каждый его этап требует соответствующей мотивации. Надо, чтобы стало правилом объявление конкурса на лучший проект решения по актуальному вопросу, вовлечение максимального количества специалистов в творческий поиск. Не это ли лучшая форма учебы творчеству? Надо, чтобы каждый трудовой коллектив, добившийся успехов в поиске решений, получил весомое социальное вознаграждение.
Повышение статуса управленческого решения, его качества возможно только при серьезных мерах по совершенствованию подготовки и переподготовки кадров. Действующая в ряде отраслей народного хозяйства система повышения квалификации специалистов должна быть реконструирована, в учебных программах необходимо значительно повысить внимание к проблеме принятия и реализации решения, внедрить преимущественно активные формы обучения:
ситуационные методы, деловые игры, метод ролей, метод естественных психологических экспериментов. На занятиях важно изучить передовой опыт, творческие приемы принятия решения учеными, хозяйственными руководителями. Для повышения квалификации принципиальное значение имеет не только существо решения, открытия, но и приемы и методы достижения цели, изучение процесса поиска. "Ум и заключается в умении правильно обходиться с духовным богатством, пусть оно сначала и невелико. Если ты научишься владеть малым, то и большое для тебя не составит неразрешимой проблемы". Тогда "любое открытие всегда раздвигает горизонты познания и человеческой деятельности.
Люди начинают по-другому видеть окружающий мир, они становятся более зрячими, начинают находить новые пути и направления для своей деятельности" (академик Н.Н.Моисеев).
С этой точки зрения к педагогической деятельности целесообразно привлечь крупных ученых, хозяйственных руководителей, изобретателей и рационализаторов, проектировщиков. На примере необходимости обучения принятию и реализации решения можно, как ни на чем другом, убедительно показать, как жизненно значимо создание такой подсистемы учебной деятельности, каким является андрогогика. Учить думать, творить, находить варианты разрешения проблем, уметь создавать творческую обстановку, "роскошь и небрежность воображения" (А.Пушкин) - такова первейшая задача современности. Сложна эта задача, но ее разрешение невозможно отодвигать. "Следует противиться тенденции облегчить то, что не может быть легким, не перестав быть самим собой" (А.Грамши). К тому же надо помнить, что актуальность изучения теории познания, диалектики как методологической основы творческого процесса принятия решения все время возрастает. Диалектика раскрывает многообразие форм и методов познания, подвижный характер их взаимосвязи и переходов, многообразие форм их развития, помогает преодолеть консерватизм мышления, увидеть объект решения с разных точек зрения.
Большим резервом повышения эффективности решении является изучение и внедрение зарубежного опыта подготовки и разрешения проблем. Более 25 лет в США при руководителях работает Ассоциация внутренних консультантов. Задача консультанта - оказание помощи руководителям предприятия в выявлении и разрешении управленческих и производственных проблем и, где возможно, активное участие в реализации своих рекомендации. В ряде стран широко практикуется моделирование решений. Предварительное рассмотрение сотен вариантов решении, составленных с помощью ЭВМ, позволяет безошибочно выбрать оптимальный. Во многих зарубежных фирмах делается попытка существенного изменения традиционных функций управленческих операций. Бухгалтерский учет, например, не только свидетельствует о положении дел, но и прогнозирует, составляет модели будущего. Широкая электронизация является основой творческого переустройства системы управления во всех отраслях жизнедеятельности. История свидетельствует о такой зависимости: трем основным этапам развития техники - инструментализации, механизации, автоматизации, как известно, соответствуют и три основных технологических способа производства, опирающихся на ручной, машинный и творческий труд.
Приведенные пути повышения эффективности решений свидетельствуют о том, что они велики. Повышение эффективности решений будет достигаться по мере реализации задачи, заключающейся в том, что систему управления надо настраивать так, чтобы она вырабатывала такие черты, которые необходимы: деловитость, творческую смелость, чувство ответственности.
История труда - это в значительной степени и история мысли, история решений, которую с познавательной точки зрения надо внимательно разбирать.
Изучение решений государственных деятелей, полководцев, хозяйственников, различных коллективных органов на разных этапах развития общества расширит кругозор, обогатит мировоззрение, благотворно скажется на убеждениях и профессиональных навыках субъекта. Хрестоматия решений, как дидактический материал, учит системному анализу, обобщению, целеполаганию, другим приемам и методам мыслительной деятельности, дает понять сущность переживаемой действительности, так как, зная общее, можно увидеть его в отдельном конкретном случае, с которым сталкивается субъект в данный момент. Хрестоматия решений, как опыт, учит рассматривать заданную проблемную ситуацию с разных точек зрения, "думать широко и о многом" (академик П.С.Александров).
Решения развивают и у тех, кто их принимает, и у тех, кто их изучает, оценочные способности, учат поиску комплексных критериев, необходимых для объективных умозаключений в различных жизненных ситуациях.
Удачно найденное решение в какой-либо области практической деятельности может натолкнуть на интересную мысль, касающуюся другой области. Примеров много. Ассоциация, аналогия, сравнение, представления, воображение, как приемы мыслительной деятельности, естественно, используются в более полной мере в проблемной ситуации при изучении опыта решений в смежных и иногда далеко не смежных областях. Как в любом творческом акте, принятие решения развивает "точное наблюдение и такое множество знаний, какое только возможно в отношении изучаемого предмета" (Дарвин). Решение готовит к системному восприятию действительности, к предвидению событий.
Мера успешности развития мышления, таким образом, зависит от меры овладения приемами и методами принятия решения, которые, как познавательные процессы, содержат в самих себе момент проверки практикой (этап реализации решения). Как правило, знания представляют собой результат решения познавательных задач. Не потому ли теория принятия решений по сравнению с другими психологическими теориями имеет большую предсказательную ценность? Она позволяет с большей вероятностью предвидеть структуру и направленность деятельности, приводящей к выбору и реализации решений.
Ничто так пагубно не сказывается на сознании и поведении человека, как несвоевременные, несправедливые и неверные решения, а также невыполнение решений. Они вносят в коллектив неорганизованность, подозрения, дезориентацию, расхолаживание, безответственность, демобилизацию.
При игнорировании коллективного разума в трудовом коллективе, "привыкая делать все без рассуждений, без убеждения в истине и добре, а только по приказу, человек становится безразличным к добру и злу и без зазрения совести совершает поступки, противные нравственному чувству, оправдываясь тем, что "так приказано" (Н.А.Добролюбов).
Процедуру принятия решения надо строить таким образом, чтобы уже его процесс превращался в эффективное воспитательное средство.
Расширение гласности, предусмотренное дальнейшей демократизацией в нашем обществе, должно получить продолжение в трудовых коллективах. Нерешенные проблемы, правду о трудностях следует довести до каждого члена коллектива. Ведь "правда есть первое, главное условие действенности духовного влияния, и потому оно есть первое условие воспитания" (Л.Н.Толстой).
Учет коллективного мнения через участие всех исполнителей в обсуждении проекта решения, выполнение определенных нагрузок в подготовительной работе и реализации решения вырабатывает высокое сознание общественного долга, чувство "хозяина", готовит коллектив к единству воли и единству действия.
Коллективное решение - это учение, совместное искание. При таком подходе управленческая деятельность еще в большей степени содержит известный элемент педагогики.
Каждый член трудового коллектива из исполнителя превращается в субъект решения. Это чрезвычайно важное положение, согласующееся с учением А.Макаренко об этапах развития коллектива. Принятие роли субъекта решения членом коллектива повышает в нем чувства моральной ответственности, сопричастность к общим задачам, чувства гордости и собственного достоинства. Для члена трудового коллектива создаются условия, как никогда прежде, для самовыражения и самоутверждения, он получает импульс к проявлению творчества, инициативы, к росту профессиональной квалификации;
в нем вырабатывается умонастроение, поведенческая установка, характеризующиеся сочетанием общих и личных интересов.
В воспитанном таким образом коллективе каждый его член реагирует на проблемную ситуацию не по инструкции, а принимает самостоятельное нравственно-творческое решение. Заинтересованность в этом случае противостоит равнодушию и безразличию, активная позиция - конформизму, солидарность - разобщенности.
Сошлемся для примера на один из уроков организации управления во время войны. Челябинские танкостроители, ветераны труда И.М.Зальцман и Г.Е.Эдельгауз вспоминают: "... обязательные для исполнения инструкции, циркуляры, приказы, которых было очень мало, представляли в то же время работникам завода право самим на месте принимать решение и находить кратчайшие пути выполнения поставленных задач. Поскольку инициатива всячески поощрялась, люди смело шли на оправданный производственный риск, не опасаясь всевозможных неудач". За годы войны челябинские танкостроители подали 17 322 рацпредложения, из которых 9136 были внедрены.
В условиях самоуправления и самодисциплины в коллективе совершенствуются межличностные отношения: растет товарищеская взаимозависимость, укрепляется коллективизм как черта личности.
Понимание человека включает в себя главное содержание решения - цель, хотя сознание в деятельности "представлено" намного шире, чем в форме цели. Общественное, коллективное мнение при расширении гласности и укреплении актива подтягивает многих к уровню передовых.
Достижение цели вызывает чувство удовлетворения, ощущения подлинности и полноты жизни, дает новые силы для дальнейшего самосовершенствования. Воистину лишь тот человек становится счастливым, кто ставит высокие цели и творчески строит свою деятельность. И здесь "хотелось бы, чтобы счастье пришло как заслуга" (М.Пришвин). Эмоции, вызываемые реализацией решения, можно рассматривать и как "радость узнавания", связанная (по Аристотелю) с программой формирования мыслей, воли субъекта.
Но по закону возвышения потребностей удовлетворение одной потребности порождает следующую. Чем выше цель, тем трудней она дается, тем больше массовой самоотверженности надо проявить. Такова диалектика прогресса, таковы качественные изменения, которые могут произойти в духовном облике члена трудового коллектива, если использовать воспитательные возможности решений. Принятие решения "освобождает" организм от чрезвычайно большого количества степеней свободы. Не потому ли, писал П.Лаплас, "человеческий разум испытывает меньше трудностей, когда он продвигается вперед, чем тогда, когда углубляется в себя самого".
Психологическая наука утверждает, что после достижения какой либо значимой цели, сколь ни трудны были бы заботы, нельзя "растягивать" расслабление. Человеческий организм, как и коллективная психика, подвержен в этот период "болезни достижения". От одних решений следует переходить к подготовке других. Это позволит субъекту сохранить на должном уровне поисковую активность, вырабатывающую иммунитет против заболеваний. Поисковая активность является движущей силой саморазвития, мобилизует организм и коллективную психику для решения творческой задачи.
Принятие и реализация решения, как познавательные и воспитательные процессы, вызывают явление "катарсиса", "очищение знанием".
Как-то Гейне заметил, что каждый человек представляет собою вселенную, которая рождается с ним и с ним умирает, что под каждым надгробным камнем погребена целая всемирная история. В этом смысле история человеческого труда и творчества гораздо интереснее и значительнее истории человека" (М. Горький).