Программа Проводник Windows. Принципы работы функции слияния в Word
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
>Рисунок 9
Условные обозначения:
1 пиктограмма Слияние в новый документ;
2 вставленное поле-заполнитель;
3 окно Составные новые документы;
4 пиктограмма Слияние по электронной почте.
В результате операции слияния создается и открывается на экране новый документ Письма1 (Рисунок 10), каждая из страниц которого представляет собой отдельное поздравление. Остается только распечатать все страницы нового документа с автоматически сформированными поздравлениями.
Рисунок 10 Создаем почтовые конверты
Вданном случае необходимо подготовить только основной документ для почтовых конвертов, так как файл с источником данных мы уже создали на предыдущем этапе и можем им воспользоваться сейчас.
Для этого опять откроем новый документ, но в качестве типа основного документа выберем значение конверты (Рисунок 4). Данный выбор приведет к автоматическому открытию окна Параметры конверта, в котором задается (Рисунок 11):
размер конвертов и
способ их подачи в принтер при печати.
Рисунок 11
Далее открываем известным уже нам способом источник данных иотключаем ненужные строки (те, что содержат данные о мужчинах). Использование одного файла источника данных для создания поздравительных писем и конвертов позволяет сохранить единую последовательность этих двух документов. Что это дает? В результате распечатки мы получим две стопки и первое письмо мы сможем сразу вложить в первый конверт, второе во второй, а двадцать пятое письмо в двадцать пятый конверт. Нам не придется вручную искать нужный конверт для каждого письма.
Теперь можно сохранить основной документ и перейти к добавлению полей-заполнителей. Но сначала вспомним требования к расположению информации на почтовых конвертах.
Фрагмент документаПравила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 22122. На почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата.
Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
…
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, внем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
23. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица полное или краткое наименование, для гражданина фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Итак, постоянной информацией на конверте будет информация оботправителе, которую необходимо напечатать в верхней левой части основного документа. А в его нижней правой части мы добавим поля-заполнители для дальнейшей подстановки информации о каждом адресате. Так как мы готовим поздравления для граждан (а не для юридических лиц), нам необходимо (Рисунок 12):
на одной строке вставить поле Фамилия в дательном падеже ичерез пробел поле Инициалы (или поле Имя и Отчество),
а на следующей строке добавить поле Почтовый адрес.
После этого основной документ для печати почтовых конвертов можно считать подготовленным.
Теперь с помощью операции предварительного просмотра оценим, как будут выглядеть готовые почтовые конверты. Для этого нажнем на пиктограмму Поля/данные (), снимем затенение полей, отжав соответствующую пиктограмму (), и просмотрим готовые почтовые конверты, перелистывая их с помощью пиктограммы Следующая запись () (Рисунок 13).
После предварительного просмотра подготовленных почтовых конвертов необходимо закончить процесс слияния, нажав на пиктограмму Слияние в новый документ ().
Обратите внимание: подготовленный основной документ можно использовать еще много раз для печати почтовых конвертов. Для этого надо всего лишь сохранить файл перед закрытием.
Рисунок 12
Рисунок 13
Условные обозначения:
1 пиктограмма Поля/данные;
2 пиктограмма Затенение полей;
3 пиктограмма Следующая запись.
Говоря о подготовке почтовых конвертов, отметим, что почтовый адрес висточнике данных можно представлять как несколько категорий данных: Улица, дом, квартира, Населенный пункт, Район, субъект РФ, Почтовый индекс. Такое детальное разбиение почтового адреса на категории данных позволит аккуратнее оформить почтовые конверты, расположив разные реквизиты адреса на отдельных ст